Soluzioni intelligenti per la gestione dei documenti

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1 Soluzioni intelligenti per la gestione dei documenti Therefore you can

2 Therefore consente l'accesso basato su autorizzazioni e l'archiviazione di documenti di qualsiasi formato. L'accesso immediato alle informazioni più importanti ottimizza l'efficienza Le informazioni sono la linfa vitale della vostra azienda, l elemento portante di un efficiente processo decisionale. È quindi frustrante constatare che, in media, si dedicano più di quattro ore la settimana alla ricerca d informazioni *. Therefore risolve rapidamente le inefficienze mettendo a vostra disposizione un sistema di archiviazione e recupero di facile implementazione, che garantisce a chiunque l accesso immediato a tutte le informazioni necessarie in modo funzionale, economico e sicuro. Therefore agevola l'archiviazione Molto semplicemente, Therefore vi consente di creare un archivio elettronico contenente tutte le informazioni aziendali. Grazie a questo strumento, potete acquisire, organizzare e accedere a contenuti, immagini, documenti, rapporti e altre informazioni di importanza fondamentale per l'azienda. Le informazioni archiviate possono essere facilmente localizzate avvalendosi di un interfaccia universale, o anche via web, quindi i vostri collaboratori potranno lavorare in modo efficiente senza aver bisogno di particolari corsi di formazione. *AIIM Europe 2009 Archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di informazione Nella realtà odierna, le informazioni ci giungono da molteplici fonti, in formati diversi. Ma con Therefore questo non rappresenta un problema. I documenti cartacei, i file elettronici, i codici a barre e le possono essere gestiti con estrema facilità grazie a Therefore. Con Therefore Anywhere, gli utenti possono cercare, modificare e visualizzare i documenti senza essere collegati al server Therefore. Quando si ricollegano, tutte le modifiche vengono sincronizzate. Questa funzionalità consente ai vostri collaboratori di accedere ai documenti per modificarli anche quando non sono in ufficio. DISTRIBUZIONE GESTIONE ACQUISIZIONE SERVER THEREFORE COLLABORAZIONE CONSERVAZIONE RICERCA RECUPERO 2

3 Sicurezza e flessibilità eccellenti Conformità alle normative Su misura per la vostra azienda Therefore consente di definire in modo semplice ma accurato le autorizzazioni da concedere a ogni singolo utente per una maggior sicurezza del sistema. Gli amministratori possono configurare centralmente le limitazioni aziendali, monitorando gli accessi ai diversi documenti o controllando quelli ai quali un particolare utente ha avuto modo di accedere. A ogni file, inoltre, viene applicata automaticamente una firma digitale. Per aiutare la vostra azienda a garantire la conformità dei documenti alle normative in vigore, la funzione Criteri di conservazione consente di cancellare i documenti o di eliminare dall archivio le versioni obsolete, dopo un determinato periodo di tempo. Dai sistemi monoutente di fascia bassa alle implementazioni aziendali per la gestione di migliaia di utenti,therefore è una soluzione totalmente scalabile. Installando Therefore nel server centrale della vostra azienda, potrete gestire facilmente tutti i sistemi informatici delle diverse filiali. Utenti e periferiche di acquisizione, quali scanner e stampanti multifunzione (MFP), potranno essere aggiunti di volta in volta in linea con l'evolversi della vostra realtà aziendale. Therefore vi consente di acquisire, organizzare e accedere a contenuti, immagini, documenti, rapporti e altre informazioni di importanza fondamentale per il vostro business. 3

4 Therefore rivoluziona il modo di gestire e di condividere le informazioni nella vostra azienda. Per rivoluzionare il modo in cui le informazioni sono gestite e condivise all interno della vostra azienda non occorre alcuna precedente esperienza di gestione documentale. Le operazioni di acquisizione, archiviazione, recupero ed elaborazione delle informazioni sono talmente intuitive che qualsiasi dipendente in grado di utilizzare un PC potrà rapidamente destreggiarsi, lavorando in modo più efficiente. Ora chiunque può facilmente trovare ciò di cui ha bisogno Ricerca, selezione e raggruppamento Gli utenti possono cercare informazioni con la stessa facilità con cui le cercano sul web. Oltre a fornire risultati soddisfacenti, la ricerca a testo completo è addirittura in grado di estrarre il testo dai file di immagine. I risultati della ricerca sono presentati in modo simile a quello dei più diffusi motori di ricerca su Internet, rendendo il tutto ancora più intuitivo. Con Therefore Navigator potrete perfezionare le ricerche in tempo reale, visualizzando contemporaneamente i risultati di più ricerche documentali. Le interrogazioni potranno anche essere memorizzate come modelli globali o locali, adattandole alle proprie specifiche esigenze. Supporto OCR Il motore OCR integrato in Therefore consente di salvare i documenti acquisiti in formato PDF ricercabile o PDF/A. Potete cercare il testo desiderato in modo semplice e rapido. Visualizzazione, invio, modifica e stampa Il modulo Therefore Viewer visualizza i documenti all'interno del sistema Therefore, consentendone direttamente la modifica, la distribuzione o la stampa. Gli applicativi specifici cui fanno capo i diversi documenti vengono inoltre richiamati, così da consentire il completo accesso a tutte le funzionalità intrinseche, comprese le opzioni di editing proprie di ciascun applicativo. Acquisizione, indicizzazione e archiviazione Oltre a poter acquisire rapidamente i documenti con uno scanner o un dispositivo MFP Canon, con le funzionalità OCR e i codici a barre di Therefore Capture Client potrà essere effettuata l indicizzazione automatica con un notevole risparmio di tempo. Con la funzione di miglioramento dell'immagine si potrà infine perfezionare la qualità dei file scansiti. 4

5 Supporto di dispositivi mobili Therefore Web Access supporta i display di piccole dimensioni di dispositivi mobili come l'ipad e smartphone compatibili. Gli utenti possono visualizzare i documenti e partecipare ai processi di workflow ovunque sia disponibile l'accesso a Internet. 5

6 Therefore è in grado di integrarsi nei flussi di lavoro esistenti, consentendo di ottenere rapidi successi in molti reparti aziendali, quali: Risorse Umane Finanza Legale Logistica IT Migliorare l'effficienza con il flusso di lavoro Therefore Questa potente funzione vi consente di creare una serie di flussi di lavoro, trasformando il modo in cui le informazioni fluiscono all interno della vostra azienda.* I modelli modificabili permettono di visualizzare i processi, mentre la funzionalità drag and drop agevola la conversione dei flussi di lavoro cartacei in efficienti flussi di dati digitali. La possibilità di esprimere le attività in giorni, ore o minuti consente di verificare facilmente quale operatore sta eseguendo un dato lavoro in un determinato momento, risolvendo quindi rapidamente qualsiasi inefficienza procedurale. L integrazione perfetta nel processo operativo dell utente garantisce risultati rapidi Therefore non solo migliora sostanzialmente il modo in cui utilizzate le informazioni, ma fa soprattutto attenzione al modo in cui lavorate. Alla base di questo sistema si trova il potente Therefore Solution Designer che garantisce la flessibilità necessaria per definire i flussi di lavoro e le politiche di archiviazione, gestire le impostazioni e importare le nuove licenze. Avrete così il pieno controllo della situazione e potrete assicurarvi un rapido ritorno sugli investimenti. Perfetta integrazione con Microsoft SharePoint Gli utenti di SharePoint possono trarre enorme vantaggio dall integrazione con Therefore, che migliora l acquisizione e la gestione delle informazioni cartacee di importanza fondamentale per l'azienda. Therefore opera sotto SharePoint per formalizzare l indicizzazione e l archiviazione dei documenti. Questo riduce inoltre le dimensioni del database SharePoint, che può così lavorare alla massima velocità, a prescindere dal volume di dati. Integrazione di Desktop con gli applicativi Windows Therefore si integra con tutti gli applicativi Microsoft Office, inclusi PowerPoint, Word ed Excel. Il sistema archivia i documenti e i relativi dati d indicizzazione utilizzando menu standard. Questo garantisce il pieno controllo sulle revisioni e la disponibilità di un elenco completo degli audit. * Multiple Workflows è incluso gratuitamente in Therefore Business Edition. 6

7 Therefore si integra perfettamente con tutte le applicazioni di Microsoft Office Therefore Server Dispositivo multifunzione Back-up File Scanner documentale Connettore universale Therefore Gli utenti possono ora integrare Therefore con altri applicativi Windows realizzati da terzi senza la necessità di codificare. È possibile configurare profili per finestre di dialogo in altre applicazioni e associare combinazioni di tasti di scelta rapida da utilizzare per eseguire l'azione desiderata. Questo connettore, configurabile in pochi minuti, può essere utilizzato con molte applicazioni basate su Windows utilizzando combinazioni di tasti di scelta rapida. Disponibile in due edizioni (Business e Workgroup), offre agli utenti numerosi vantaggi: Possibilità di reperire documenti archiviati in Therefore mentre si lavora in un applicativo di terzi. Possibilità di scansire o salvare un documento in Therefore etichettandolo con informazioni provenienti dall applicativo di terzi. Risparmio di tempo in quanto non è necessario passare da un applicativo all'altro per reperire le informazioni. Miglioramento della precisione e del servizio clienti grazie all'autocompilazione dei campi con conseguente riduzione della necessità di inserire a mano i dati. Applicazioni ERP Output dal mainframe COLD/ ERM Integrazione SAP certificata Therefore può essere integrato direttamente nel sistema SAP NetWeaver in uso. Esso agisce come archivio centrale delle principali informazioni aziendali, rendendone più veloce la condivisione e l'utilizzo. Archiviazione di La tracciabilità delle diventa sempre più importante ai fini della conformità. Therefore si integra perfettamente con Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server e IBM Lotus Notes, consentendo di salvare le proprie e i relativi allegati in modo facile, sicuro e protetto. Workstation Accesso al browser web Integrazione con ecopy ShareScan ed ecopy PDF Pro Office Per ampliare ulteriormente le capacità di gestione delle informazioni, l'integrazione con ecopy ShareScan consente agli utenti di scansire, indicizzare e salvare i documenti provenienti da dispositivi MFP Canon direttamente in Therefore. E Therefore si integra inoltre automaticamente con ecopy PDF Pro consentendovi di modificare i PDF prima di salvarli direttamente in Therefore. 7

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