Guida. all'autovalutazione dell'ispettore

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1 Applicazione della tecnica dell'ispezione da parte degli operatori delle Autorità Competenti Territoriali verso gli operatori del settore alimenti Guida all'autovalutazione dell'ispettore 1/11

2 1. Prefazione 2. Introduzione 3. Il significato dell' autovalutazione 4. I prerequisiti del processo di autovalutazione 5. Organizzazione dell'autovalutazione 6. Attuazione dell'autovalutazione 7. Esito della autovalutazione 2/11

3 1. Prefazione L esigenza di attivare questo percorso formativo nasce in relazione ai risultati emersi a seguito degli audit art. 4 c.6 REG 882/2004/CE condotti dal settore Prevenzione, Sanità Pubblica, Fasce Deboli, Sicurezza Alimentare e Sanità Animale dalla Regione Liguria presso le 5 AASSLL liguri nel 2011 e 2012, nonché dalle risultanze degli audit condotti dal Ministero della Salute sul sistema ligure dei controlli ufficiali relativi all igiene e all esportazione dei prodotti alimentari di origine non animale, dei materiali e degli oggetti destinati a venire a contatto con alimenti (MOCA), nonché agli additivi e l audit di sistema condotti nel Il progetto formativo si inserisce pertanto nelle azioni adottate dal settore Prevenzione, Sanità Pubblica, Fasce Deboli, Sicurezza Alimentare e Sanità Animale finalizzate alla sistematizzazione delle attività svolte da parte del personale assegnato alle articolazioni organizzative che si occupano di sicurezza alimentare appartenenti al Dipartimento di Prevenzione. Il percorso formativo in particolare ha lo scopo di supportare le Autorità competenti territoriali Liguri nell' ambito delle attività di controllo ufficiale con specifico riferimento all' applicazione della tecnica dell'ispezione in conformità a quanto previsto dall' art. 10 del Regolamento (CE) n, 882/ /11

4 2. Introduzione La presente versione di questa Guida all'autovalutazione dell'ispettore prende spunto, contestualizzata all'ambito delle attività di controllo ufficiale in ambito della sicurezza alimentare svolte da parte delle Autorità Competenti Territoriali, anche da quanto emanato nell' anno 2006 da parte del Ministro per le riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione con la Direttiva per una pubblica amministrazione di qualità che invita le amministrazioni ad impegnarsi in percorsi di miglioramento continuo delle prestazioni, a partire dall'adozione sistematica di pratiche di autovalutazione realizzate avvalendosi degli strumenti di autodiagnosi definiti a livello internazionale,. L' obiettivo del presente documento è supportare il personale appartenente alle Autorità Competenti Territoriali ad incrementare l'efficacia delle attività di controllo ufficiale attraverso anche la condivisione tra pari delle migliori pratiche disponibili. Il documento e gli allegati allo stesso devono essere letti avendo a riferimento le definizioni contenute nel Regolamento (CE) n. 882/2004 e le altre norme cogenti emanate a livello europeo, nazionale, regionale e locale sull argomento. 4/11

5 3. Il significato dell' autovalutazione Il processo di autovalutazione è un attività complessa che richiede l integrazione di diversi fattori, sia gestionali che tecnici. Nel proporre l utilizzo e la diffusione di strumenti per l autovalutazione occorre chiarire il senso e le finalità di questo processo, che gli attori in esso impegnati devono fare propri per il buon esito dell attività. A tale scopo vale la pena riportare alcuni principi fondamentali sottesi all applicazione corretta di questo processo all interno delle Autorità Competenti Territoriali. Il dispositivo illustrato nelle pagine seguenti richiede, infatti, che la funzione di autovalutazione risponda alle seguenti esigenze: Integrare la valutazione nel processo decisionale della struttura organizzativa. La valutazione deve costituire una componente fondamentale del processo di gestione strategica complessivo della struttura e rappresentare un punto di riferimento per la definizione iniziale degli obiettivi da raggiungere, sarebbe improprio e controproducente percepirla come mero esercizio fine a se stesso, destinato a produrre un Report finale più o meno interessante. Integrare la valutazione interna con la valutazione esterna La valutazione interna garantisce, attraverso il coinvolgimento degli operatori appartenenti alle Autorità Competenti Territoriali che è indispensabile per innescare i processi di miglioramento, un giudizio basata sulla più ampia conoscenza dello stato di fatto; la valutazione esterna garantisce il rigore e l oggettività del giudizio. 5/11

6 Integrare l analisi qualitativa con l analisi quantitativa Al fine di ottenere una valutazione completa e corretta occorre fare in modo che l analisi qualitativa, effettuata di norma attraverso l autovalutazione sia svolta a partire dall analisi dei dati quantitativi precedentemente rilevati. Integrare la valutazione nell organizzazione della Struttura La valutazione dovrebbe rappresentare un attività permanente e trasversale dell' Autorità Competente Territoriale, non un esercizio da svolgere episodicamente, sulla spinta di qualche fattore contingente. Estendere l attività di valutazione a tutti i processi ed a tutte le risorse che determinano la realizzazione dei risultati E' necessario prendere in considerazione in modo integrato tutti i processi che generano il prodotto finale e le risorse (umane, materiali, tecnologiche, finanziarie, ecc.) che sono state impegnate, evitando di fermarsi alla sola rilevazione dell informazione sul prodotto stesso. 4. I prerequisiti del processo di autovalutazione Al fine di attuare in modo efficace il processo di autovalutazione è opportuno da parte della Direzione dell'autorità Competente Territoriale promuovere e supportare i seguenti elementi: - Illustrazione chiara dei compiti fondamentali che competono all'organizzazione ed impegno a prendere parte attiva al processo di valutazione; - Garantire al personale assegnato un adeguato grado di autonomia nello svolgimento del 6/11

7 proprio lavoro al fine di favorire un clima di dialogo e di rispetto reciproco - Promuovere un 'approccio al lavoro basato su elementi di riscontro oggettivi (le evidenze) - Garantire un adeguato tempo per eseguire il processo di autovalutazione 5. Organizzazione dell'autovalutazione L'organizzazione del processo di autovalutazione è strettamente correlata alla tempistica prevista dal presente progetto formativo, a livello locale devono essere garantire le condizioni descritte nel paragrafo i prerequisiti del processo di autovalutazione,inoltre tutte le risorse necessarie per l' esecuzione delle attività di affiancamento descritte nel programma dell'evento. 6. Attuazione dell'autovalutazione L' esecuzione del processo di autovalutazione da parte dell'ispettore è opportuno che si svolga alcuni giorni prima dell attività di affiancamento con il faciltatore esterno (se possibile almeno 3) dedicando un tempo congruo tenuto conto della complessità dell'attività ispettiva che dovrà essere svolta come da programma dell' evento formativo. L'ispettore ai fini dell' attuazione dell'autovalutazione provvederà a compilare la scheda allegata ( Allegato nr.1 scheda di autovalutazione) alla presente guida per renderla disponibile al facilitatore designato al momento dell'attività di affiancamento. 7/11

8 7. Esito autovalutazione Punti di forza: Aree di miglioramento : Commenti: 8/11

9 Allegato nr.1 scheda di autovalutazione Data e ora inizio compilazione della scheda di autovalutazione: Nominativo ispettore: Struttura organizzativa di appartenenza: Riferimenti attività di addestramento Data esecuzione fase di addestramento: Ragione Sociale impresa alimentare oggetto dell' attività di controllo ufficiale: Metodo e tecnica di controllo ufficiale adottata: Obiettivo dell' attività di controllo ufficiale: Durata prevista dell'attività di controllo ufficiale: Punto oggetto di autovalutazione Conoscenza generale argomento Legislazione di riferimento ( inserire nella colonna seguente le principali norme cogenti ritenute di riferimento per l' esecuzione dell' attività ispettiva) Disponibilità di procedure documentate per esecuzione attività ispettiva ( riportare nella casella seguente i riferimenti delle procedure documentate che si intendono utilizzare per l' esecuzione dell' attività ispettiva) Disponibilità modulistica per esecuzione attività ispettiva ( riportare nella casella seguente i riferimenti della modulistica che si intende adottare per eseguire l' attività ispettiva) Buone pratiche di riferimento per esecuzione attività ispettiva ( riportare elenco nella casella Autovalutazione Completa conoscenza O Medio livello di conoscenza O Basso livello di conoscenza O Note 9/11

10 seguente) Conoscenza programmazione annuale attività della struttura organizzativa di appartenenza Conoscenza delle indicazioni della struttura organizzativa di appartenenza riguardo l' attività ispettiva oggetto di addestramento Preparazione materiale necessario all ispezione ( inserire elenco nella colonna seguente) Consultazione e preparazione fascicolo dell OSA (riportare elementi essenziali, es. data ultima att.controllo ufficiale,obiettivo,esito controllo uff.) Descrizione schematica elementi da indagare per raggiungere obiettivo del controllo ufficiale (fonti di informazioni selezionate per ciascun elemento, campionamento informazioni) Altro: Completa conoscenza O Medio livello di conoscenza O Basso livello di conoscenza O Completa conoscenza O Medio livello di conoscenza O Basso livello di conoscenza O Data e ora chiusura compilazione della scheda di autovalutazione : Firma autovalutatore: 10/11

11 Legenda: Nr Termine significato 1 Completa conoscenza 2 Medio livello di conoscenza 3 Basso livello di conoscenza La conoscenza riguarda la totalità dei contenuti e delle attività pertinenti correlati all'attività ispettiva da eseguire. La conoscenza riguarda i principali contenuti e le principali attività pertinenti correlati all'attività ispettiva da eseguire. La conoscenza riguarda esclusivamente alcuni contenuti e alcune attività pertinenti correlati all'attività ispettiva da eseguire. 11/11