EasyPROtection. La soluzione software per Commercialisti e Consulenti Fiscali. DATI E DOCUMENTI PROTETTI Sempre. Ovunque.

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1 EasyPROtection La soluzione software per Commercialisti e Consulenti Fiscali DATI E DOCUMENTI PROTETTI Sempre. Ovunque.

2 La Soluzione per Commercialisti e Consulenti fiscali La realtà operativa degli Studi Commercialisti è caratterizzata dalla produzione e dalla consultazione di voluminose documentazioni trattate in modo digitale. L elemento che connota la maggior parte di questi documenti è l altissimo livello di criticità e sensibilità dell informazione La soluzione software EasyPROtection, basata sulla tecnologia di Boole Server, risponde alle necessità di riservatezza e di segretezza propria della professione del Commercialista e garantisce i massimi livelli di qualità del servizio offerto ai propri Assistiti: RENDE SICURO IL VOSTRO LAVORO, nel completo rispetto della normativa vigente sulla Privacy, senza alterarne il ciclo di sviluppo e di produzione; GARANTISCE LA PROTEZIONE ASSOLUTA delle pratiche cliente e dei documenti riservati dello Studio Professionale; RENDE TEMPESTIVO E SICURO LO SCAMBIO della documentazione interna allo Studio e delle comunicazioni e trasmissione di atti con gli Assistiti; ASSICURA UN LIVELLO DI RISERVATEZZA ADEGUATO alle norme dettate dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; SI INTEGRA SENZA ALCUNA DIFFICOLTA nell infrastruttura informatica e tecnologica esistente. Una cassaforte digitale accessibile solo alle Persone ed ai Clienti autorizzati del vostro Studio, secondo le modalità stabilite dal Titolare Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 2

3 Caratteristiche di EasyPROtection Le caratteristiche principali di EasyPROtection seguenti aspetti: si possono riassumere nei SICUREZZA I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l autorizzazione alla decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer. Anche quando l informazione è trasmessa via sia la mail che i suoi allegati possono SPARIRE dopo 1 ora, 1 giorno, 1 settimana (quando volete)! GOVERNANCE E CONTROLLO Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e memorizzate in qualunque momento: il Commercialista può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali operazioni sono state effettuate su di essi. DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI Ciascun commercialista crea e personalizza in tempo reale il proprio Archivio Protetto in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se mantenerlo riservato o condividerlo con clienti esterni e di stabilire selettivamente gli accessi a determinati documenti, definendone anche le modalità (lettura, modifica, copia, stampa). IL WATERMARK E una funzionalità per condividere il documento con una filigrana indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark: dimostra l'originalità di un documento non contraffatto; evita la distribuzione di copie non autorizzate; segna il percorso del documento, utilizzando un marchio differente per ogni Cliente. Applicazione di Watermark digitale Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 3

4 Caratteristiche di EasyPROtection CIFRATE Tramite la funzionalità Mail Encryption è possibile attivare la protezione di Boole Server alle inviate e ricevute direttamente con Outlook. TEMPESTIVITA ED EFFICIENZA La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA). Viene creata una nuova cartella di archivazione in cui saranno conservate e disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a disposizione immediatamente l ultima versione aggiornata del documento. SEMPLICITA DI UTILIZZO Non sono richieste competenze tecniche specifiche per gestire le autorizzazioni di accesso e configurare i profili abilitati ad utilizzare il sistema: il Commercialista responsabile dei dati può modificare in tempo reale le caratteristiche del proprio Archivio Protetto in piena autonomia, senza la necessità di rivolgersi a personale specializzato. GARANZIA DI RISERVATEZZA Gli amministratori del sistema informatico infatti non sono autorizzati ad accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i responsabili dei dati hanno facoltà di accedere ad essi e configurare condivisioni e privilegi di accesso. TRASMISSIONE SICURA DEI DATI I file sono scambiati in modalità cifrata, all interno degli Archivi Protetti, esclusivamente tra il Commercialista designato e il suo Assistito anche tramite e su qualunque tipo di device (ipad, iphone, Tablet Android, Notebook...). Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 4

5 Esempio di utilizzo Un Commercialista, tramite EasyPROtection, crea l Archivio Protetto riservato al Cliente A secondo le specifiche esigenze dello stesso. Trasferisce all interno dell Archivio i file o i documenti digitalizzati di proprio interesse (Bilanci, Contratti, Dichiarazioni ) con un semplice Copia/Incolla. Rende accessibile l Archivio solo al proprio Assistito e alle persone autorizzate, consentendo loro di scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via . Ogni volta che un Cliente salverà un nuovo file nel suo Archivio o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, il Commercialista di riferimento riceverà una notifica via mail. Il Cliente A può visionare i documenti anche quando si trova fuori ufficio in tutta sicurezza: il documento NON ESCE dallo studio del Commercialista e, senza specifica autorizzazionenone, non è possibile COPIARLO, SALVARLO sul pc, STAMPARLO, o FOTOGRAFARLO a video anche quando viene trasmesso via . In questo modo viene garantita la sicurezza anche nel caso di furto o perdita del pc o del device mobile. Avvocato Milano ARCHIVIO PROTETTO Cliente A Roma Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

6 Un caso pratico Un Commercialista, durante una riunione di un Consiglio d Amministrazione di un suo Cliente, ha necessità di consultare alcuni documenti riservati, custoditi nel suo studio professionale. Grazie alla soluzione EasyPROtection il Commercialista può consultare tutti i dati in quel preciso istante, accedendo all Archivio Protetto in assoluta sicurezza. Infatti, anche se il pc viene lasciato acceso e incustodito, i documenti non possono essere stampati, copiati o fotografati a video ma sono visibili solo in quel preciso istante. (è inteso che, in caso di debita abilitazione, il Commercialista può stampare il documento durante la riunione). I documenti sensibili sono al sicuro nella cassaforte digitale dello studio: anche in caso di furto o smarrimento del proprio notebook, il professionista non incorre nel pericolo che altri possano appropriarsi dei documenti riservati consultati durante la riunione. Boole Server EasyPROtection include: Licenza Server SMB Advanced Watermark File Versioning Mail Encryption N 20 licenze User N 5 licenze Guest Supporto e mantenimento per un anno Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

7 CONTATTI : Software Factory Boole Server srl via Rutilia 10/ Milano info@booleserver.com Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 7