PORTALE PER GESTIONE REPERIBILITA Manuale e guida O.M. e ufficio distribuzione

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1 PORTALE PER GESTIONE REPERIBILITA Manuale e guida O.M. e ufficio distribuzione Portale Numero Verde Vivisol pag. 1 di 31

2 INDICE 1. INTRODUZIONE SCHERMATA PRINCIPALE REPERIBILITÀ RICERCA OPERATORE GESTIONE CSTV GESTISCI CONSEGNATARIO E SERVIZI GESTISCI CONSEGNATARI GESTISCI COMUNE GESTISCI SERVIZIO REPORT GESTISCI REPERIBILITÀ GESTISCI UTENTE...30 Portale Numero Verde Vivisol pag. 2 di 31

3 1. INTRODUZIONE Lo scopo del portale è quello di avere una gestione più veloce, affidabile e condivisibile della reperibilità degli operatori per i servizi Vivisol in tutta Italia. L utilizzo del portale permette di conoscere e visualizzare eventuali cambiamenti e variazioni al programma della reperibilità in tempo reale, senza passaggio di file o di altro tipo di informazione. Il portale è accessibile su internet attraverso una qualsiasi connessione. Il portale è organizzato a livelli, secondo questa tipologia: Amministratore di sistema Operation manager Ufficio distribuzione Operatore di call center Ogni utente ha permessi di scrittura e lettura diversi a seconda del proprio livello di accesso. Ogni azione compiuta sul portale viene registrata tramite un LOG che memorizza la data, l azione compiuta e l utente che l ha effettuata. Portale Numero Verde Vivisol pag. 3 di 31

4 2. SCHERMATA PRINCIPALE Visione della schermata di accesso Dalla schermata principale del portale, una volta inseriti username e password, è possibile accedere al menù con le diverse scelte e le diverse funzionalità su cui operare. Vedremo in dettaglio le diverse sezioni che compongono il portale. Ogni sezione è accompagnata da un help in linea sempre visibile che aiuta l utente nell utilizzo delle funzionalità. Portale Numero Verde Vivisol pag. 4 di 31

5 3. REPERIBILITÀ Questo menù serve a visualizzare in funzione dell ora a cui si sta accedendo il responsabile (CSTV o consegnatario) da contattare per attività tecniche / logistiche. (i.e. In orario di apertura CSTV non apparirà nessun reperibile, ma i dati del CSTV) Dal menù reperibilità è possibile accedere a due diverse modalità per la ricerca del reperibile : Per comune Per indirizzo di una preselezionata città. I comuni e le città che possono essere visualizzati dipendono dal centro a cui l utente è agganciato. È compito dell OM comunicare eventuali variazioni ai dati dei comuni che fanno parte del territorio servito dal CSTV di competenza. Per la ricerca per comune, bisogna scegliere il tipo di servizio e il comune di riferimento, oltre che la data per la quale si intende ricercare il reperibile. Una volta confermato si accede ad una schermata che mostra la lista o il nominativo del reperibile. Portale Numero Verde Vivisol pag. 5 di 31

6 Nella stessa pagina viene mostrata la catena telefonica che l operatore del call center può chiamare nel caso che il reperibile di riferimento risulti irraggiungibile a seguito di diversi tentativi. L ordine di priorità è dato dal contatto in testa fino a quello in basso. Se invece si ha necessità di ricercare la reperibilità per le diverse zone in cui può essere suddivisa una città, si deve scegliere Ricerca per indirizzo, selezionare quale città si vuole visualizzare e si verrà reindirizzati alla pagina che mostra la cartina della città suddivisa per le diverse zone. Portale Numero Verde Vivisol pag. 6 di 31

7 L help in linea suggerisce di cliccare su Cerca un indirizzo a Catania, si aprirà una pagina di Google map su cui poter inserire una via da ricercare, e si otterrà un segnaposto che si posizionerà su una parte colorata. Questa zona colorata corrisponde ad una zona della città, si potrà quindi operare come prima scegliendo servizio, parte della città e data per la ricerca del reperibile. Portale Numero Verde Vivisol pag. 7 di 31

8 Per la città di Milano, è stato integrato all interno del portale il servizio dell ASL di Milano con il quale è possibile sapere a quale distretto appartiene un dato indirizzo e permettere all operatrice di ricercare per la zona corretta della città. Compito dell OM è informare circa gli aggiornamenti nelle suddivisioni impostate nelle varie città che ricadono nel territorio di competenza del CSTV. Portale Numero Verde Vivisol pag. 8 di 31

9 4. RICERCA OPERATORE Questo menù serve a visualizzare tutti i nominativi dei reperibili inseriti dal CSTV con informazioni riguardanti recapiti e servizio per il quale sono attivati. La ricerca di un operatore è gestita attraverso una sezione apposita che permette di scegliere quale criterio adottare per la ricerca dello stesso. Si può scegliere per : CSTV ( verrà restituita una lista con i nominativi di tutti gli operatori collegati al centro. Si può chiamare il numero di telefono tramite SKYPE nel caso che skype sia installato sul Pc su cui si sta accedendo al portale. ) Portale Numero Verde Vivisol pag. 9 di 31

10 Si può ricercare per servizio e comune Si può ricercare per cognome ( si può inserire anche una parte dello stesso ) Oppure si può scegliere di visualizzare tutti i nominativi. Ovviamente sono visibili solo i nominativi degli operatori collegati al centro su cui si ha il permesso di accesso. Portale Numero Verde Vivisol pag. 10 di 31

11 5. GESTIONE CSTV Attraverso questo menù è possibile accedere alla schermata per il cambio degli orari e/o dei dati del CSTV su cui si ha la competenza, o accedere alla finestra che permette di controllare quali comuni sono serviti da un particolare consegnatario/tecnico. Cliccando su Vedi orari CSTV si accede alla seguente pagina. Dopo aver scelto il CSTV da voler visualizzare ( nel caso che si abbia competenza su più CSTV ) vengono mostrati i dati del centro prescelto. Portale Numero Verde Vivisol pag. 11 di 31

12 I dati sono modificabili facilmente e diventano immediatamente visibili agli operatori del Call-Center. 6. GESTISCI CONSEGNATARIO E SERVIZI In questa sezione si ha la possibilità di inserire, modificare e cancellare sia i consegnatari/tecnici, i comuni che i servizi Vivisol sul singolo comune o sull intera provincia GESTISCI CONSEGNATARI Dalla voce di menù inserisci consegnatario è possibile immettere i dati del nuovo consegnatario/tecnico e legarlo ai servizi che esso espleta. Portale Numero Verde Vivisol pag. 12 di 31

13 Cliccando nel riquadro scegli un comune su cui opera il tecnico si ottiene una griglia che mostra l identificativo del servizio assegnato al comune in questione. Portale Numero Verde Vivisol pag. 13 di 31

14 Basterà immettere il valore desiderato nella casella area per poter legare il consegnatario/tecnico in questione al servizio relativo. Se nella sezione servizi espletati dall operatore si clicca su un servizio che non è codificato nel comune, il software informerà l utente consigliando di attivare un nuovo servizio relativo. Si faccia riferimento al paragrafo 6.3 per comprendere come attivare un nuovo servizio. Se il consegnatario/tecnico svolge più servizi codificati in maniera differente bisogna provvedere ad inserire nuovamente i dati del consegnatario con la relativa area. Cliccando su modifica/verifica consegnatario vi è la possibilità di modificare i dati relativi al consegnatario in questione. Portale Numero Verde Vivisol pag. 14 di 31

15 Oltre ai dati relativi al tecnico, vi è la possibilità di sapere a quali aree è assegnato. Cliccando sulla riga corrispondente si accede ad una pagina che mostra i comuni assegnati a quell identificativo di area Portale Numero Verde Vivisol pag. 15 di 31

16 Se si ha necessità di modificare l area assegnata al tecnico, come prima, bisogna scegliere un comune di riferimento e verificare la codifica dei servizi ad esso associato. Se nell effettuare la modifica si immette un identificativo di area già assegnato al tecnico/consegnatario, il software provvede ad informare l utente che l identificativo di area immesso è già presente nella lista del tecnico. Per cancellare un tecnico, basta andare nella sezione Cancella consegnatario, una volta condotta la ricerca del tecnico Si sceglie il consegnatario/tecnico da una lista e si provvede alla sua cancellazione. Portale Numero Verde Vivisol pag. 16 di 31

17 6.2. GESTISCI COMUNE Da questa sezione è possibile creare un nuovo comune e assegnare le aree di servizio. Basta inserire il nome del comune e il cap e poi selezionare un comune limitrofo a cui fare riferimento per l associazione dei servizi, in tal modo il comune viene codificato come il comune limitrofo. Se si ha necessità di inserire un servizio aggiuntivo rispetto al comune di riferimento, vedere la sezione 6.3 Gestisci servizi. Prima di associare un comune verificare i servizi attivi sul comune di riferimento o dalla voce Modifica/verifica Comune o dalla sezione report. Cliccando su Modifica/verifica comune si accede alla pagina dedicata al comune in cui, oltre alle informazioni circa nome, provincia, cap e altri viene mostrata la lista dei servizi attivi sul comune con la possibilità di verificare i consegnatari/tecnici abbinati al comune per ogni servizio. Portale Numero Verde Vivisol pag. 17 di 31

18 Cliccando sulla freccia relativa ad ogni servizio si ottiene la lista dei consegnatari/tecnici. Per cancellare il comune bisogna andare nella sezione cancella comune e dopo la ricerca del comune, che mostra i dati del comune per una più sicura consultazione, cliccare sul pulsante cancella. Portale Numero Verde Vivisol pag. 18 di 31

19 6.3. GESTISCI SERVIZIO Si può inserire un nuovo servizio, associando ad esso un identificativo univoco, sui comuni o su intere province che non hanno ancora quel particolare servizio richiesto. Si possono attivare più servizi contemporaneamente, che saranno quindi identificati dallo stesso numero di area, e decidere di assegnarli o ad un singolo comune o ad un intera provincia. Se uno dei servizi selezionati è già presente sul comune o sulla provincia il software avviserà l utente invitandolo a controllare la codifica dei servizi attraverso la sezione report. Allo stesso modo si opera se si vuole modificare un servizio preesistente ( per cui allo stesso verrà associato un nuovo numero identificativo ) o per cancellare un servizio ( per cui verrà eliminato l identificativo dello stesso dal comune). Bisogna fare attenzione sul fatto che quando viene creato, modificato o cancellato un servizio, non vi sono tecnici associati o quelli precedentemente associati non lo saranno più, bisognerà quindi provvedere a creare un nuovo consegnatario/tecnico o associare la nuova area al tecnico come mostrato nel paragrafo 6.1. Portale Numero Verde Vivisol pag. 19 di 31

20 7. REPORT È possibile creare dei report come file di excel in cui si riassumono i dati su cui opera il software per poterli verificare e in caso modificare. I report possibili sono : Report reperibilità che mostra i dati della reperibilità, suddivisa per servizio, caricati sul centro Report servizi e comuni che mostra la suddivisione dei comuni e della codifica dei servizi Reprto tecnici e consegnatari che mostra la lista degli operatori per centro Questa è la schermata per il report dei dati della reperibilità Portale Numero Verde Vivisol pag. 20 di 31

21 Questa è la schermata per la creazione del report dei tecnici/consegnatari legati ad un particolare centro. Mentre da questa finestra si può creare il report per la conoscere la codifica dei servizi per tutti i comuni legati ad un centro o per una particolare provincia. Quando viene cliccato il tasto invia in qualsiasi delle tre schermate viste, apparirà una finestra di dialogo che chiede se salvare o aprire il file creato, suggeriamo di cliccare su salva per poter avere il file a disposizione sul proprio computer e consultarlo con più facilità. Portale Numero Verde Vivisol pag. 21 di 31

22 8. GESTISCI REPERIBILITÀ Questa è sicuramente la sezione più interessante del portale, la sezione che permette la gestione della reperibilità. Con verifica reperibilità si possono visualizzare i programmi di reperibilità precedentemente registrati. Si sceglie il servizio e il cstv collegato, la data di riferimento si ottiene una schermata di questo tipo Portale Numero Verde Vivisol pag. 22 di 31

23 Cliccando sulla riga corrispondente si accede alla finestra con cui è possibile modificare la reperibilità del tecnico selezionato Il pulsante Reperibile per tutta l area di competenza del CSTV se attivato assegna al tecnico tutti i comuni di pertinenza del centro anche se nei giorni feriali il tecnico/consegnatario non serve alcuni di essi. Poiché in alcune zone d Italia un tecnico ha assegnato più di una zona potrebbe capitare che per un dato servizio il nome del tecnico compaia più volte come nell immagine sottostante: Portale Numero Verde Vivisol pag. 23 di 31

24 Se vogliamo modificare una data reperibilità bisogna andare a cliccare sulla riga corrispondente, si può essere sicuri su quale zona si sta modificando la reperibilità cliccando sulla colonna Paesi dalla quale si apre una pagina che mostra tutti i paesi interessati alla data reperibilità. In ogni caso nella schermata di modifica della reperibilità verranno mostrati solo i consegnatari/tecnici che possono ricoprire la stessa area di intervento. Con inserisci reperibilità si accede alla finestra in cui, selezionando servizio e CSTV si ottiene una lista degli operatori abilitati a compiere tale servizio. Portale Numero Verde Vivisol pag. 24 di 31

25 Si sceglie l operatore a cui assegnare la reperibilità e le date di inizio e fine oltre che gli orari nel giorno iniziale e in quello finale. Con il pulsante Reperibile anche LOX ( visibile solo quando il servizio selezionato è GOX o LOX ), al consegnatario/tecnico viene assegnata in automatico anche la reperibilità per il servizio complementare a quello scelto. Portale Numero Verde Vivisol pag. 25 di 31

26 È possibile creare un programma della reperibilità, selezionando l intervallo temporale con cui la reperibilità del tecnico si ripete. Ad esempio al tecnico/consegnatario si sta per assegnare una reperibilità che va dal 3 Gennaio al 9 Gennaio 2011 e che si ripeterà ogni 21 giorni fino al 31 dicembre Il sistema provvede in automatico ad assegnare al tecnico la settimana di reperibilità ogni 21 giorni. Se il sistema ha già memorizzato una reperibilità per il tecnico in un periodo che ricade nell intervallo scelto, apparirà un messaggio che avvisa della necessità di ricontrollare il piano di reperibilità per il tecnico in questione. Se il tecnico/consegnatario è abbinato a più zone di intervento una volta inserita la reperibilità per una data zona, la reperibilità sarà duplicata su tutte le aree assegnate al tecnico. Basta quindi scegliere il nome del tecnico/consegnatario dalla lista che appare senza preoccuparsi se appare più di una volta. Inoltre per la città di Milano è stata predisposta una pagina ad hoc per l inserimento della reperibilità. Scegliendo il servizio e il centro di SESTO S.S.Giovanni oltre alla normale pagina già mostrata appare una sezione che deve essere utilizzata solo per la città di Milano. Portale Numero Verde Vivisol pag. 26 di 31

27 Sempre nel menù gestisci reperibilità vi è la possibilità di inserire, modificare e cancellare le note associate al servizio, in modo tale che, quando l operatrice andrà a compiere una ricerca relativa a quel servizio, oltre al nome del reperibile apparirà anche la nota salvata in precedenza. Da vedi note reperibilità si possono vedere le note registrate per servizio. Per l inserimento invece andare su Inserisci note reperibilità si apre tale schermata Portale Numero Verde Vivisol pag. 27 di 31

28 Dalla quale salvare la nota relativa. L operatrice del call center otterrà l informazione quando andrà a compiere la ricerca della reperibilità per il servizio e il centro su cui è stata salvata la nota. Portale Numero Verde Vivisol pag. 28 di 31

29 Se si clicca su Comuni assegnati al consegnatario Si accede ad una pagina dove si deve dapprima ricercare il consegnatario/tecnico, così come visto nel paragrafo 4 e una volta scelto il soggetto si possono visualizzare in ordine alfabetico i comuni da esso serviti. Portale Numero Verde Vivisol pag. 29 di 31

30 9. GESTISCI UTENTE L OM ha la possibilità di creare, modificare e cancellare un utente da assegnare ad un collega dell ufficio distribuzione, Una volta inserito tutti i campi l utente avrà le credenziali di accesso per l utilizzo del portale. Per la modifica dei parametri si accede dapprima ad una schermata con i nominativi degli utenti su cui si ha il permesso di accesso : Portale Numero Verde Vivisol pag. 30 di 31

31 Cliccando sulla riga corrispondente si accede alla schermata per la modifica dei parametri. Tutte le operazioni compiute sul portale sono memorizzate in un registro in cui, oltre al nome dell utente, viene salvata la data e l ora e l operazione compiuta. Portale Numero Verde Vivisol pag. 31 di 31