egest procurement L integrazione semplice e veloce della filiera produttiva Archimedia commerciale@archi.it

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1 egest procurement L integrazione semplice e veloce della filiera produttiva Archimedia commerciale@archi.it

2 egest system procurement - l uovo di Colombo Che cos è? E un modulo applicativo che consente di gestire in modo completamente automatizzato la filiera dei fornitori, integrandola mediante l uso della posta elettronica A chi si rivolge? A tutte le aziende ed organizzazioni che vogliono gestire in modo efficace, rapido ed economico i fornitori Come Funziona? La posta elettronica da anni, è diventata lo strumento più utilizzato dalle organizzazioni per comunicare con tutti gli operatori della propria filiera produttiva. egest procurement sfrutta la flessibilita della posta elettronica per integrare i fornitori nel proprio sitema informativo. egest preleva dal sistema gestionale i documenti come: ordini a fornitori, ordini di conto lavoro, avvisi di DDT, le previsioni di fatture e li converte in Interattive ( che contengono campi modificabili dal ricevente) e le invia ai fornitori. L inviata mette a disposizione del fornitore alcuni campi liberi come, quantità, prezzo, data di consegna,pagamento, dove inserire i valori proposti. Una volta completata l operazione il fornitore, semplicemente premendo un tasto di invia risposta potrà aggiornare l ordine del cliente. Questa soluzione fa si che la grande flessibilità di uno strumento come l diventi un mezzo per interagire con il sistema gestionale del cliente egest procurement mantiene traccia di tutte le comunicazioni intercorse fra cliente e fornitore garantendo la tracciabilità di ogni transazione di acquisto Cosa deve fare il fornitore per operare con egest procurement? Nulla, il fornitore deve disporre solamente di una casella dove ricevere gli ordini e rispondere direttamente alla richiesta utilizzando il proprio client di posta

3 Come funziona egest procurement egest procurement: ciclo di gestione dei documenti per la SCM esempio ordine di fornitura Fase1: Generazione ordine Fase3: Accettazione o richiesta di modifica ordine egest procurement Il sistema gestionale genera l ordine per il fornitore Fase2 trasformazione ordine in L ordine / offerta viene trasformato in un interattiva ed inviato al Fornitore L ordine accettato ed approvato ritorna al sistema gestionale del cliente per aggiornarlo si Approvato? no In caso di mancata approvazione o richiesta di modifiche l ordine può essere reinviato al fornitore Fornitore Il fornitore accetta, modifica o rifiuta l ordine e lo reinvia direttamente al cliente sempre tramite L ordine ritorna al cliente per l approvazione

4 e-gest system Procurement e-gest procurement gestisce solamente gli ordini a fornitori?: No, può fare molto di più, ad esempio si possono gestire le richieste d offerta,gli ordini di conto lavoro con la documentazione tecnica allegata Monitorare lo stato delle conferme d ordine e sollecitare in automatico le risposte da parte dei fornitori Verificare le date di consegna previste o ripianificare le consegne e la produzione Inviare con un solo comando l intero portafoglio ordini al fornitore Inviare al fornitore il modello di DDT o fattura che deve essere prodotto per la consegna. Predisporre la stampa dell etichette con il barcode del prodotto direttamente presso il fornitore Valutare l affidabilità dei fornitori per il sistema di qualità Gestire tutta la documentazione elettronica di ogni transazione e metterla a disposizione del fornitore che può richiederla via in qualsaisi momento Gestire le contestazioni

5 Sistema aperto sicuro ed affidabile Permette di comunicare con qualsiasi altro sistema applicativo gestionale mediante XML Si integra con tutti i sistemi EDI per lo scambio documenti I documenti inviati al fornitore sono garantiti dalla firma digitale Tutte le informazioni vengono crittografate La soluzione tiene traccia di tutti i documenti tra cliente e fornitore archiviando tutte le comunicazioni intercorse eliminando ogni possibile contestazione

6 Vantaggi per il cliente Quali sono i vantaggi per il cliente? Rapida integrazione di tutti fornitori della filiera Riduzione dei costi e degli errori derivanti dagli ordini di fornitura Riduzione del magazzino per una migliore pianificazione degli acquisti Riduzione del capitale circolante Riduzioni delle contestazioni da parte dei fornitori Possibilità di aggiornamento dei prezzi di acquisto direttamente dagli ordini a fornitore Pianificazione più accurata delle consegne e migliore affidabilità nella pianificazione della produzione E quali sono i vantaggi per il fornitore? Nessun costo di formazione all uso di procedure Nessun investimento tecnologico l è l unico strumento di lavoro richiesto al fornitore Possibilita di disporre in tempo reale del plafond ordini con i piani di consegna previsti Gestire le transazioni in tempo reale grazie all utilizzo di una Possibilità di integrare (se richiesto) mediante XML il proprio sistema informativo

7 Le aree Funzionali Prev. di Consegna / Sollecito ORDINI DI ACQUISTO ORDINI DI C/LAVORO ORD. APERTI/ PIANI CONS. RICHIESTE d OFFERTA NON CONFORMITA PERFORMANCE EVALUATION egest procurement FATTURE Powered by IUNGO DOCUMENTI Di TRASPORTO DOC. ALLEGATA Stampa Etichette BAR-CODE c/o Fornitori IUNGOprocurement

8 La richiesta d offerta a fornitore Il cliente invia un documento digitale ( interattiva) con alcuni campi modifcabili. IL fornitore può interagire inserendo nei campi liberi i valori di offerta. Premento il tasto INVIO OFFERTA il documento ritorna al cliente per la valutazione finale. In caso di accettazione i valori inseriti dal fornitore diventeranno la base del documento d ordine. Indirizzo@ .it Pulsante invio offerta

9 LA GESTIONE ORDINI D ACQUISTO La gestione degli ordini di acquisto funziona esattamente come la richiesta di offerte. Il documento digitale con i campi interattivi viene inviato al fornitore che può accettare o modificare l ordine di acquisto e restituirlo semplicemente premendo il tasto INVIA ORDINE. L ordine confermato viene quindi processato dal sistema gestionale Funzionalità del modulo degli acquisti Importazione automatica Ordini di Acquisto da gestionale Inserimento allegati (disegni, etc, XML) Spedizione Ordine al fornitore Esportazione automatica Conferme al gestionale Importazione automatica chiusure delle singole righe d ordine Funzionalità per il fornitore: Conferma rapida dell ordine Possibilita di proporre modifiche sui campi abilitati.

10 GESTIONE ORDINI DI CONTO LAVORO Il modulo di gestione del conto lavoro permette, una gestione simile ad i moduli precedenti con in aggiunta la possibilità di attivare controlli aggiuntivi legati agli ordini di conto lavoro Funzionalità del modulo Importazione automatica Ordini di C/Lavoro Inserimento allegati per ogni riga d ordine (disegni, etc,xml) Spedizione Ordine al fornitore Esportazione automatica conferme ricevute al sistema gestionale Importazione automatica chiusure delle singole righe d ordine Funzionalità per il fornitore: Conferma rapida dell ordine Possibilità di proporre modifiche sui campi abilitati

11 PREVISIONI DI CONSEGNA / SOLLECITO Documento di sollecito spedizioni Il documento viene spedito automaticamente (funzione parametrizzabile) con giorno di spedizione della settimana e orizzonte di consegna considerato, predefinito per fornitore Funzionalità per il fornitore: Può confermare la consegna Può proporre di modificare la data di consegna, la quantità o solamente i campi abilitati

12 STATO DEGLI ORDINI APERTI Il sistema permette una gestione in tempo reale dello stato degli ordini (ordine/riga d ordine) aperti evidenziando gli ordini con richieste di modifiche, confermati, annullati, proposti. Lo stato dell ordine può essere evidenziato da colori che richiamano immediatamente la situazione in essere Gestione stato degli ordini Confermati in toto od in parte Con richiesta di modifica In attesa Annullati Proposti Letti o non letti Non aperti

13 DOCUMENTAZIONE ALLEGATA Gestione della documentazione allegata Ad ogni riga d ordine è possibile allegare dei documenti Allegati per importazione automatica da parte del fornitore (XML, Txt, EDI, etc) Allegati tecnici (pdf, doc,dwf,dwg,etc)

14 STAMPA ETICHETTE E BARCODE Etichette con barcode stampa remota c/o fornitore Dati: codice articolo descrizione articolo codice a barre dell articolo Numero ordine Riga ordine.. Funzionalità stampa singola stampa multipla

15 DOCUMENTI DI TRASPORTO INVIO AL FORNITORE DEL DOCUMENTO DDT PREVISIONALE Il fornitore può: - selezionare l indicazione riga in consegna - Modificare la quantità di merce in consegna - Inserire il n bolla di consegna - Inserire la data bolla e/o data consegna prevista - creazione automatica.pdf paking list Campi modificabili

16 INVIO AL FORNITORE DELL AUTO-FATTURA VIENE INVIATA AL FORNITORE UNA CON IL MODELLO DI FATTURA ATTESA Generazione Autofattura indicazione al fornitore della fattura attesa sulla base delle bolle ricevute e dei successivi controlli IL FORNITORE PUO : Accettare o rifiutare la fattura Proporre di modificare o accettare l importo totale delle consegne previste per il mese

17 PERFORMANCE EVALUATION - VALUTAZIONE QUALITA DEI FORNITORI Il modulo permette di: Scegliere gli indicatori da utilizzare per monitorare i fornitori Indicare quale intervallo di tempo analizzare Analisi drill-down Realizzare on-line il report richiesto analizzando lo storico delle negoziazioni Spedire il report al fornitore

18 Sistema Qualità: GESTIONE DELLE NON CONFORMITA Gestione delle non conformità relative ai fornitori Man. Non Conformità Azioni correttive Preventive

19 I settori di riferimento La soluzione, grazie ad una elevata configurabilità ed un eccellente livello di flessibilità si presta ad essere utilizzata in svariati settori produttivi. In particolare sono attualmente attive applicazioni in: Manifatturiero Sanitario ed ospedaliero Abbigliamento e Fashion Produzione Abbigliamento Distribuzione Alberghiero e ristorazione Grande distribuzione organizzata Farmaceutico Finanziario ed assicurativo Pubblica ammistrazione Telecomunicazioni Trasporti Multimediale

20 Referenze E molti altri ancora

21 VANTAGGI DELLA SOLUZIONE E uno strumento che permette di: Integrare VERAMENTE e MOLTO VELOCEMENTE tutti i fornitori e terzisti Aumentare la reattivita e flessibilita della sua azienda diminuire i tempi di consegna Migliorare l affidabilita dei fornitori Semplificare le attivita di procurement dalla richiesta d acquisto alla Fattura Misurare le performance dei fornitori Annullare i tempi di carico di magazzino Annullare i tempi di aggiornamento dei prezzi di acquisto

22 Domande e risposte Che benefici si ottengono utilizzando la soluzione? Riduzione del lead-time di fornitura Miglioramento dell'affidabilità delle consegne Maggiore efficienza interna (nessun fax, aggiornam. automatico del gestionale, etc.) Le aziende che lo utilizzano riscontrano risparmi tangibili, tra cui: - riduzione dei costi interni superiore al per cento; - riduzione verticale delle consegne in ritardo; - miglioramento significativo della «qualità» della relazione con i fornitori (tempi di consegna, segnalazione anomalie, tempi di conferma/modifica, etc.). Quanto tempo si impiega per integrare tutto il parco fornitori? Poche settimane. In fase iniziale è consuetudine, per ogni buyer, integrare 4-8 fornitori alla settimana. Ci sono stati casi con tassi di integrazione anche molto superiori. Perchè è così semplice integrare TUTTI i fornitori? Perchè rispetta le procedure ed il modo di lavorare dei fornitori (nessun costo, nessun sito da visitare, nessuna password da ricordare, nessuna procedura da modificare). Rispetto alle tante soluzione di e-procurement su WEB, la soluzione rispetta il modo di lavorare e gli investimenti di tutti i fornitori. Dalle previsioni di acquisto alla fatturazione il fornitore, grande o piccolo che sia, dialoga in modo semplice e sicuro (vedi sotto), utilizzando pochi comandi presenti nei messaggi.

23 Domande e risposte I fornitori devono sostenere dei costi? NO. I fornitori NON sosterranno alcun costo, ne ora ne mai. I fornitori ricevono infatti un semplice messaggio di posta elettronica. Gli ordini e le comunicazioni scambiate sono sicuri? SI. La soluzione dispone di un modulo di firma digitale che garantisce la criptazione e la validità legale dei messaggi scambiati. Utilizzando il modulo per la firma digitale è molto più sicuro del fax (che invece può essere facilmente falsificato). Che formazione deve essere fatta ai fornitori? Nessuna. E sufficiente informare il fornitore della nuova modalità di invio degli ordini/consegna ed eventualmente supportarlo telefonicamente per rispondere al primo ordine; E possibile sollecitare al fornitore la conferma delle date concordate? SI. E possibile impostare dei solleciti automatici (es. qualche giorno prima della scadenza), semi automatici o manuali (previa indicazione delle righe da sollecitare). E possibile allegare dei documenti alle singole righe? SI. E possibile di allegare file alle singole righe sia in automatico che operando manualmente.

24 Domande e Risposte Qualcuno oltre al mittente ed al destinatario qualcun altro può leggere i messaggi scambiati con i fornitori? NO. Quando la soluzione viene installata in azienda e viene attivato il modulo di firma Digitale, NESSUNO oltre al mittente ed al destinatario del messaggio puo leggerne il contenuto. Nessun intermediario può decifrare e leggere i messaggi. Non esiste nessun computer esterno nel quale risiedano tutti i documenti scambiati (con il rischio che un domani queste informazioni possano essere utilizzati per fini diversi): i documenti, utilizzando l infrastruttura della posta elettronica, vanno direttamente dal cliente al fornitore, senza alcun intermediario predefinito. E necessario l intervento di esterno per aggiungere o togliere dei fornitori dalla gestione? NO.L inserimento di nuovi fornitori e l eliminazione di vecchi viene realizzata direttamente dagli utenti. Quanto tempo impiego a riaggiornare il fornitore se perde tutti gli ordini? Il tempo di un click. Semplicemente premendo un tasto il cliente può rinviare al fornitore la situazione attuale di tutti gli ordini aperti.

25 Grazie e arrivederci