Manuale d uso. 1. Introduzione

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1 Manuale d uso 1. Introduzione Questo manuale descrive il prodotto Spazio 24.7 e le sue funzionalità ed è stato elaborato al fine di garantire un più agevole utilizzo da parte del Cliente. Il manuale d uso considera esclusivamente le funzionalità base del prodotto: la gestione del sito web, la gestione della rubrica, la gestione degli sms e delle . Non vengono invece esaminati i servizi aggiuntivi, i quali sono acquistabili anche separatamente e sono dotati di un proprio specifico manuale d istruzioni. Il prodotto Spazio 24.7 nasce dall integrazione fra la tecnologia di Internet e della telefonia mobile, e presenta due lati: un lato utente ossia la pagina web, (si veda il capitolo 2) ed un lato amministrativo (l Amministrazione, si veda il capitolo 3). Quest ultimo permette di gestire l attività di comunicazione verso l utenza sia tramite la pagina web sia tramite i messaggi sms. 2. Pagina web La pagina web fornita da Spazio 24.7 è il mezzo con cui il Cliente segna la propria presenza nel mondo di Internet: attraverso di essa il Cliente acquisisce visibilità e può comunicare con gli utenti del web. La pagina occupa lo spazio web identificato dal dominio precedentemente scelto dallo stesso Cliente. Figura 1: la pagina web di Spazio

2 La pagina web di Spazio 24.7 ha una struttura predefinita ma è personalizzabile nei suoi contenuti informativi. Come si può notare dall esempio in figura 1, l ipotetico Cliente Mario Rossi ha la possibilità di personalizzare l intestazione della pagina ed il suo sottotitolo, la foto ed il testo, oltre che inserire le proprie informazioni di contatto (indirizzo, città, telefono e fax, cellulare, ed ). Il Cliente può inoltre allegare alla propria pagina web un documento, visualizzabile e scaricabile dagli utenti, in cui comunicare informazioni più dettagliate di qualsiasi natura: nell esempio Mario Rossi ha allegato il proprio curriculum vitae. Infine risulta possibile fornire attraverso la pagina la propria Vcf Card, ossia il file, interpretato dal software Microsoft Outlook, esplicativo del proprio contatto. La personalizzazione della pagina web viene compiuta direttamente dal Cliente grazie all apposito strumento (Gestione pagina web, si veda il paragrafo 3,3) presente nell Amministrazione. Il Cliente può in altre parole non solo provvedere all inserimento delle informazioni citate, ma anche aggiornarle e correggerle in qualsiasi momento. Fa eccezione il cambiamento del numero di cellulare il quale è deciso al momento dell acquisto del prodotto ed è modificabile solamente attraverso l invio di una all indirizzo info@spazio247.it dalla casella di posta indicata come contatto dal Cliente (si veda il paragrafo 3,3 a proposito del campo ). 3. Amministrazione 3,1 Schermata principale L Amministrazione è lo strumento preposto alla gestione dell intero prodotto Spazio 24.7: è costruito come un insieme di interfacce grafiche pensate per un utilizzo semplice ed intuitivo da parte del Cliente. Si accede all Amministrazione tramite la form di log in collocata nella pagina web in alto a destra. La form di log in permette il riconoscimento del Cliente in base alla digitazione dei dati user e password, i quali sono assegnati al momento dell attivazione del prodotto e che risultano modificabili successivamente direttamente dal Cliente. Il log in esprime chiaramente una procedura di sicurezza volta a garantire che solo il Cliente, e nessun altro, possa avere accesso all area di amministrazione del prodotto Spazio Nella schermata principale dell Amministrazione si possono osservare i suoi moduli (Servizi base) e funzionalità fondamentali: Status (paragrafo 3,2); Gestione pagina web (paragrafo 3,3); Gestione rubrica (paragrafo 3,4); Gestione sms (paragrafo 3,5); Gestione (paragrafo 3,6); Supporto (paragrafo 3,7); Richiedi servizi aggiuntivi (paragrafo 3,8). Ognuna delle sezioni dell Amministrazione presenta le proprie specifiche opzioni d uso. E possibile muoversi tra le pagine interne dell Amministrazione impiegando i link torna alla pagina principale e indietro. Nella parte superiore della schermata, a sinistra, sono presenti altri due link: Esci, che rimanda ad una schermata di log in; Sito web, che rimanda alla pagina web. 2

3 L indicatore a destra (Disponibilità sms) segnala in ogni momento il credito (ovvero la quantità) di sms residuo. Dal credito del Cliente vengono progressivamente scalati i messaggi sms inviati. Quanto descritto è osservabile dalla figura 2. Figura 2: la schermata principale dell Amministrazione. 3,2 Status Il prodotto Spazio 24.7 ha una validità pari a 12 mesi e richiede annualmente di essere rinnovato. Lo Status è quindi l indicatore che segnala sempre la data di attivazione o rinnovo del prodotto (attivato dal) e quella della sua scadenza (scadenza). E sempre possibile richiedere la disattivazione del prodotto mediante l opzione richiedi disattivazione. La procedura di disattivazione necessita di esplicita conferma del Cliente in quanto comporta la disabilitazione di tutte le funzionalità, sia lato utente 3

4 che lato amministrazione, collegate al prodotto. La richiesta di disattivazione inoltrata prima del termine dei 12 mesi non compromette comunque le possibilità di utilizzo fino alla scadenza. 3,3 Gestione pagina web Il modulo Gestione pagina web riguarda l inserimento e l aggiornamento delle informazioni destinate a comparire on line, nella pagina web personale del Cliente. Cliccando sull unica funzione presente, modifica pagina, si accede ad una schermata che contiene i campi necessari alla compilazione della pagina. I primi sono i campi identificativi del Cliente ed hanno carattere obbligatorio. Login Name. Il login name ( User ) è il nominativo che identifica il Cliente nella procedura di log in (si veda paragrafo 3,1) necessaria all accesso all Amministrazione. Nome visualizzato. E il nome che compare nella testata della pagina web e costituisce la sua intitolazione. Password. La password è il codice alfanumerico che, in combinazione al login name, permette il riconoscimento del Cliente nella procedura di log in. All interno della schermata Gestione pagina web è necessario digitare la password ogni volta che si decide di modificare e/o confermare i dati, salvo quanto scritto successivamente a proposito dell opzione Ricordati la mia password... Nuova Password. Il campo Nuova Password deve essere compilato se e quando il Cliente decida di modificare la password inizialmente comunicata. Conferma Password. Il campo Conferma Password deve essere compilato al fine di confermare il cambio della password. . L indirizzo di posta elettronica del Cliente rappresenta sia un canale di comunicazione verso gli utenti, sia il contatto di riferimento impiegato dalla redazione di Spazio L indirizzo indicato nel campo , infatti, è quello ufficialmente impiegato per comunicare avvisi relativi il funzionamento del prodotto, confermare la ricezione di richieste d acquisto, notificare l attivazione o disattivazione di servizi, inoltrare le fatture di pagamento, rispondere a richieste di supporto. I campi successivi sono invece rivolti al completamento dei contenuti della pagina. Professione/Azienda. Il campo Professione/Azienda vuole rappresentare la qualifica del Cliente e costituisce il sottotitolo della pagina web. Naturalmente il contenuto di questo campo è libero e può essere quello che il Cliente ritiene più opportuno alla propria presentazione agli utenti. Testo della pagina. E il campo collegato al testo visualizzato nella pagina web. Nell apposita casella è possibile digitare il testo che si desidera, entro il limite di 500 caratteri, e formattarlo con l utilizzo delle seguenti opzioni: : per annullare l ultima modifica effettuata nella formattazione del testo. : per ripristinare l ultima modifica annullata nella formattazione del testo. : per applicare lo stile grassetto ( bold ) al testo selezionato. : per applicare lo stile corsivo ( italic ) al testo selezionato. : per sottolineare ( underline ) il testo selezionato. : per applicare la modalità apice al testo selezionato. : per applicare la modalità pedice al testo selezionato. 4

5 : per eliminare la formattazione precedentemente attribuita al testo. : per inserire un elenco numerato. : per inserire un elenco puntato. : per ridurre il margine di rientro nel paragrafo. : per aumentare il margine di rientro nel paragrafo. : per inserire un link ipertestuale al testo selezionato. : per tagliare il testo selezionato. : per copiare il testo selezionato. : per incollare il testo precedentemente tagliato o copiato. Indirizzo. L indirizzo di riferimento del Cliente, comprensivo eventualmente di numero civico. Città. La città, eventualmente preceduta da codice di avviamento postale. Telefono. Il numero di telefono fisso che si desidera comunicare all utenza. Fax. L eventuale numero di fax che si desidera comunicare all utenza. Foto. Lo spazio Foto si riferisce all immagine che il Cliente decide di far apparire nella pagina web, a sinistra dell intestazione (titolo e sottotitolo). L immagine deve essere inserita attraverso l apposito campo sfoglia, il quale consente di selezionare un file esistente all interno del computer che si sta impiegando. Il file da inserire deve appartenere necessariamente ad uno di questi formati:.gif,.jpg,.jpeg,.png. Le dimensioni dell immagine devono essere: 148 (larghezza) x 100 (altezza) pixel. Il peso massimo consentito del file è pari a 3 Mb. Nome del documento. Il nome del documento che si desidera allegare alla pagina web. Documento. Il file del documento da allegare alla pagina web. Il documento deve essere inserito attraverso il campo sfoglia predisposto. Il file da inserire deve appartenere necessariamente ad uno di questi formati:.doc,.pdf,.xls,.zip. Il peso massimo consentito del file è pari a 3 Mb. Documento VCF (Vcf Card). Lo spazio Documento VCF riguarda l inserimento del file (.vcf) che visualizza i contatti del Cliente, tramite il software di posta elettronica Microsoft Outlook. Il file deve essere inserito attraverso l apposito campo sfoglia. L opzione Ricordati la mia password.., collocata a fondo pagina, permette di memorizzare la password inizialmente inserita ed evita al Cliente di digitarla ad ogni accesso. Cliccando su invia vengono confermate le informazioni inserite nella schermata e queste vengono immediatamente visualizzate nella pagina web. La figura 3 mostra in modo immediato come l ipotetico Cliente Mario Rossi abbia utilizzato le funzionalità della schermata modifica pagina per personalizzare la propria pagina web (si confronti con la figura 1). 5

6 Figura 3: la schermata modifica pagina 6

7 3,4 Gestione rubrica Il modulo Gestione rubrica è rivolto all organizzazione dei contatti del Cliente: consente cioè di inserire nuovi contatti, di visualizzare la lista completa della rubrica e di aggiornare i dati dei contatti già esistenti. La funzione nuovo contatto riguarda l aggiunta di un nuovo contatto alla rubrica. Per ogni contatto, le informazioni che possono essere inserite sono: Nome. Cognome. Società (o gruppo di appartenenza). . Cellulare, che esprime un campo obbligatorio. Il click sul bottone invia determina l aggiornamento della rubrica. Figura 4: la schermata nuovo contatto La funzione importa contatti da outlook è pensata per consentire al Cliente di importare nella rubrica di Spazio 24.7 i contatti personali presenti sul software di posta Microsoft Outlook. L importazione avviene per il tramite della creazione di un file.csv, all interno dello stesso Outlook, e del suo successivo caricamento all interno della schermata importa contatti da outlook dell Amministrazione. La procedura da seguire, sia per quanto riguarda Outlook che per quanto riguarda Outlook Express, è illustrata in modo esaustivo nei tutorial scaricabili dalla medesima schermata. Cliccando su invia la rubrica viene aggiornata immediatamente con i dati dei contatti importati da Outlook. 7

8 Figura 5: la schermata importa contatti da outlook Entrando in lista contatti è possibile visualizzare la rubrica vera e propria, ovvero l elenco di tutti i contatti inseriti ed esistenti, ordinati alfabeticamente secondo il campo cognome. La scritta in rosso, ad inizio schermata, segnala il numero complessivo dei contatti presenti. Per ogni contatto, cliccando su modifica è possibile aggiornare, o semplicemente visualizzare, i dati del singolo utente. Cliccando invece su elimina si può cancellare il contatto dalla rubrica. Sia nel caso di modifica dei dati che nel caso di cancellazione del contatto dalla lista contatti, è necessaria una conferma dell operazione. Figura 6: la lista contatti della rubrica 3,5 Gestione sms Gestione sms è il modulo dell Amministrazione che riguarda il controllo della comunicazione via sms. Il mittente dei messaggi inviati è stabilito dal Cliente all atto di acquisto del prodotto: il Cliente può decidere se come mittente dei messaggi deve apparire: 8

9 Il proprio numero di cellulare (nell esempio: ). Un testo, come il proprio nome, la denominazione dell azienda, il dominio web..etc. Si consiglia al Cliente la scelta di un testo avente un numero di caratteri non superiore a 11, estensione massima visualizzata mediamente dal display di un telefono cellulare. Successivamente all acquisto del prodotto, il Cliente può richiedere la modifica del campo mittente (sia esso un numero di cellulare che un testo) inviando una mail all indirizzo info@spazio247.it dalla casella di posta indicata come contatto dal Cliente (si veda il paragrafo 3,3, a proposito del campo ). La funzione invio sms concerne l invio generico di messaggi sms. La schermata chiede di digitare il numero di cellulare di uno o più destinatari (cliccando sul bottone aggiungi destinatario, sino ad un massimo di 10 volte) ed il testo del messaggio (con 160 caratteri utilizzabili). Cliccando su invia si accede ad una pagina di anteprima che chiede la conferma sulla spedizione del messaggio. Con la conferma il messaggio viene inviato ai numeri di cellulare digitati. Figura 7: la schermata di invio sms Con la funzione invio sms a contatti in rubrica il Cliente può inviare un messaggio sms scegliendo i destinatari tra gli utenti presenti in rubrica (cioè nella lista contatti). Ciò avviene selezionando i destinatari nella lista di tutti i contatti, che compare nella finestra a sinistra (nominata Rubrica), e spostandoli nella finestra a destra (Destinatari) utilizzando il bottone freccia a destra. Al contrario è possibile deselezionare i destinatari mediante il bottone freccia a sinistra. Le opzioni seleziona tutti e deseleziona tutti servono rispettivamente per scegliere di inviare il medesimo messaggio a tutti gli utenti in rubrica, e per resettare la lista dei destinatari. Da notare che la finestra Rubrica riporta unicamente i contatti dei quali si abbia il numero di cellulare. 9

10 Dopo aver scelto il testo e cliccato su invia, compare una pagina di riepilogo in cui è richiesta la conferma sull esecuzione dell operazione. Figura 8: la schermata di invio sms a contatti in rubrica Nel caso in cui il Cliente abbia importato la propria rubrica di Outlook su Spazio 24.7, e qualora tale rubrica organizzi gli utenti per gruppi, il Cliente dispone dell ulteriore funzione invia sms per gruppi. In questo caso la schermata richiede di scegliere i destinatari del messaggio sms mediante il menù Seleziona gruppi. I gruppi di utenti sono semplicemente quelli impostati nella rubrica di Outlook esportata: pertanto per aggiornare i gruppi e la loro composizione è necessario fare una re-importazione della rubrica. Dopo aver digitato il testo del messaggio e aver cliccato su invia appare, anche in questo caso, una schermata di riepilogo che richiede la conferma della spedizione. 10

11 Figura 9: l invio sms per gruppi L archivio sms inviati è la pagina che propone l elenco completo dei messaggi sms spediti dal Cliente dalla Gestione sms del proprio Spazio Per ogni sms vengono riportati, oltre al testo, la data e l ora di invio, ed anche la funzione della Gestione sms tramite cui è stato inviato (ad esempio: invio sms o archivio sms). L opzione inoltra permette di re-inviare il messaggio, elimina di cancellarlo dall archivio. Figura 10: l archivio sms 11

12 L utilizzo delle tre funzioni di invio sms deve in ogni momento tenere conto del credito disponibile. Come detto esso è segnalato continuamente dall indicatore rosso in alto a destra. Quando il credito si riduce al di sotto di 20 sms, un apposito avviso nella schermata principale dell Amministrazione consiglia al Cliente di provvedere con l acquisto di una ricarica. Nel caso in cui il Cliente voglia procedere all invio di un numero di messaggi superiore al credito residuo, un avviso (nella pagina di conferma di spedizione) blocca l invio ed invita ad acquistare una ricarica sms. Analogamente, qualora il credito si azzeri, il Cliente non ha l opportunità di procedere ad alcun invio senza aver prima acquisito una ricarica. L accreditamento di una ricarica sms si realizza con l opzione richiedi ricarica sms. La schermata richiedi ricarica sms consiste semplicemente nella selezione della ricarica che si desidera tra le opzioni disponibili: Quantità sms Prezzo totale - IVA esclusa - Prezzo totale - IVA inclusa - Costo sms - IVA inclusa ,67 50,00 0, ,33 100,00 0, ,67 200,00 0, ,67 500,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0,10 I prezzi delle ricariche sms sono comunque suscettibili a variazioni. Una volta selezionata la ricarica che si desidera acquistare e cliccato su invia viene visualizzata una pagina di richiesta conferma d acquisto. Con la conferma, la richiesta viene inoltrata e immediatamente giunge al Cliente una mail che riepiloga i dati dell ordine effettuato e propone le informazioni necessarie al pagamento: attualmente l unica modalità di pagamento ammessa è il bonifico bancario. Effettuato il pagamento, la ricarica viene accreditata: ciò è prontamente notificato alla casella di contatto del Cliente (paragrafo 3,3 a proposito del campo ). con una mail a cui è allegata la fattura del pagamento. Naturalmente la conferma dell avvenuto accredito si ha dall indicatore sulla disponibilità degli sms. Figura 11: la schermata richiedi ricarica sms 12

13 3,6 Gestione Spazio 24.7 assegna ai propri Clienti 10 account di posta elettronica. Il modulo Gestione consente quindi di monitorare la situazione relativa agli account attivati e quella degli account che è ancora possibile attivare. Per la precisione la lista illustra il numero e l elenco degli account attivati, ed inoltre indica quanti account sono ancora disponibili. A vantaggio del Cliente, la medesima schermata fornisce in allegato un tutorial per la configurazione del software di posta elettronica Microsoft Outlook sul proprio personal computer. Figura 11: la schermata lista . L opzione richiedi attivazione permette di inoltrare la richiesta di attivazione di nuovi account , nell ambito dei 10 a disposizione del Cliente. La schermata chiede di digitare l indirizzo di posta da attivare e la relativa password di accesso: nel caso di richiesta d attivazione di più account contemporaneamente è necessario cliccare più volte sul bottone aggiungi mail. Cliccando su invia, e dando conferma all operazione, la richiesta di attivazione viene inoltrata. L avvenuta attivazione degli account richiesti è comunicata tramite (si veda il paragrafo 3,3 a proposito del campo ), e può essere riscontrata, naturalmente, dalla pagina lista . Il Cliente può richiedere l attivazione dei propri account in un unica soluzione oppure liberamente in più momenti successivi. Non è invece prevista la possibilità di modificare o disabilitare gli account, una volta attivati. 13

14 Figura 12: la schermata richiedi attivazione . 3,7 Supporto Il modulo Supporto è finalizzato alla richiesta di assistenza sul funzionamento del prodotto Spazio Grazie a questo, infatti, il Cliente ha la possibilità di segnalare in modo immediato l esistenza di problemi di malfunzionamento, oppure richiedere precisazioni e chiarimenti ulteriori rispetto a quanto illustrato in questo manuale d uso. L unica funzione esistente, richiedi supporto, consiste in una schermata del tutto simile ad un interfaccia di invio di una mail: ciò che viene richiesto è la digitazione dell oggetto del messaggio e del suo testo. Cliccando su invia la richiesta viene inoltrata: il Cliente otterrà una risposta, alla propria casella di contatto (si veda il paragrafo 3,3 a proposito del campo ) in tempi brevi. Figura 13: la schermata di richiesta supporto 3,8 Richiedi servizi aggiuntivi 14

15 I Servizi aggiuntivi rappresentano le funzionalità extra di Spazio 24.7 in quanto non rientrano tra i servizi (i Servizi base) offerti all interno del prodotto Spazio I Servizi aggiuntivi possono essere acquistati dal Cliente contestualmente all acquisto del prodotto base e perciò attivati immediatamente. In caso contrario il Cliente può richiederne l attivazione in uno o più momenti successivi, a propria discrezione. A quest ultimo scopo è quindi rivolta la funzione richiedi servizi aggiuntivi, sempre presente nella schermata principale dell Amministrazione, che consente di accedere ad una pagina interna di selezione e richiesta (multipla) dei servizi. La schermata richiedi servizi aggiuntivi illustra in ogni momento quali sono i servizi extra attivabili ed il loro costo annuale. Una volta selezionati i servizi che si desidera acquistare e cliccato su invia viene visualizzata una pagina di richiesta conferma d acquisto. Con la conferma, la richiesta di attivazione viene inoltrata e immediatamente giunge al Cliente una mail che riepiloga i dati dell ordine effettuato e propone le informazioni necessarie al pagamento (tramite bonifico bancario). Effettuato il pagamento, il servizio (o i servizi) richiesto viene attivato. L avvenuta attivazione viene comunicata all indirizzo di contatto del Cliente (si veda il paragrafo 3,3 a proposito del campo ) con una mail a cui è allegata la fattura del pagamento. La conferma dell attivazione è altresì visibile direttamente sull Amministrazione, infatti i moduli relativi ai servizi attivati vengono visualizzati nella schermata principale, sotto il titolo Servizi aggiuntivi. L illustrazione del funzionamento di ogni singolo servizio aggiuntivo è affidata ad uno specifico manuale consegnato al Cliente all atto dell attivazione. Figura 14: la schermata richiedi servizi aggiuntivi 15