Address Book Conversion Utility Guida per l utente

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1 Address Book Conversion Utility Guida per l utente

2 Struttura del manuale Cap. 1 Cap. 2 Cap. 3 Cap. 4 Operazioni preliminari Installazione della Address Book Conversion Utility Creazione dei file di rubrica Appendice In fase di scrittura è stata prestata particolare attenzione nel garantire che il presente manuale fosse privo di imprecisioni e omissioni. Tuttavia, nell ottica di una politica di miglioramento continuo dei prodotti, Canon sarà lieta di fornire ulteriori spiegazioni eventualmente richieste dai propri utenti.

3 Sommario Uso del manuale iii Simboli utilizzati nel manuale iii Schermate iv Abbreviazioni utilizzate nel manuale iv Marchi v Capitolo 1 Operazioni preliminari Panoramica della Address Book Conversion Utility Flusso delle operazioni Per convertire le rubriche di altri programmi Per creare delle nuove rubriche Capitolo 2 Installazione della Address Book Conversion Utility Configurazione di sistema richiesta Installazione della Address Book Conversion Utility Disinstallazione della Address Book Conversion Utility Capitolo 3 Creazione dei file di rubrica Conversione dei file di rubrica Creazione di nuovi file di rubrica Capitolo 4 Appendice Indice analitico ii

4 Uso del manuale Simboli utilizzati nel manuale IMPORTANTE Indica le voci o le precauzioni che è importante rispettare per evitare che un utilizzo improprio del prodotto provochi dei danni al sistema. NOTA Indica le voci di riferimento o le informazioni supplementari che è opportuno conoscere. Nel manuale, i tasti e i pulsanti vengono indicati nel modo seguente: Pulsanti utilizzati per il funzionamento del programma... [Impostazioni] iii

5 Schermate A seconda dell ambiente operativo in uso, l aspetto delle schermate riprodotte nel presente manuale può differire da ciò che viene effettivamente visualizzato sullo schermo. I pulsanti e le impostazioni citati in una procedura sono contrassegnati da un segno circolare, come mostra la schermata di esempio seguente. Quando si utilizzano più pulsanti o impostazioni, il segno circolare viene riprodotto su tutti gli elementi interessati. 6 Fare clic sul pulsante [OK]. Fare clic qui Abbreviazioni utilizzate nel manuale Il sistema operativo Microsoft Windows 98 viene citato come Windows 98. Il sistema operativo Microsoft Windows Millennium Edition viene citato come Windows Me. Il sistema operativo Microsoft Windows NT 4.0 viene citato come Windows NT. Il sistema operativo Microsoft Windows 2000 viene citato come Windows Il sistema operativo Microsoft Windows XP viene citato come Windows XP. Il sistema operativo Microsoft Windows viene citato come Windows. iv

6 Marchi Windows e Windows NT sono marchi registrati della Microsoft negli Stati Uniti e in altri paesi. Adobe Acrobat è un marchio registrato della Adobe Systems Incorporated. Lotus e Lotus Notes sono marchi registrati della Lotus Development Corporation o Lotus Development Japan. Altri nomi di prodotti e società citati nel presente manuale possono essere marchi o marchi registrati dei rispettivi proprietari. v

7 Operazioni preliminari 1 Questo capitolo fornisce una panoramica del programma e delle procedure operative. CAPITOLO Panoramica della Address Book Conversion Utility Flusso delle operazioni Per convertire le rubriche di altri programmi Per creare delle nuove rubriche

8 Panoramica della Address Book Conversion Utility 1 Operazioni preliminari La Address Book Conversion Utility è un applicazione stand-alone che consente di importare i dati dei file di indirizzi da Lotus Notes (di seguito citato semplicemente come Notes), da Microsoft Exchange (di seguito citato semplicemente come Exchange) e da altri programmi di gestione della posta elettronica, e di convertirli in un formato utilizzabile dalle periferiche Canon. Address Book Conversion Utility Importa I programmi seguenti possono essere utilizzati per creare il file di rubrica: á Lotus Notes á Microsoft Exchange á Canon Fax Driver á Microsoft Outlook á Microsoft Outlook Express Salva/ Salva con nome Aggiunta, modifica o eliminazione di voci Apri File di rubrica originale (*.abu) Il formato di file originale del programma.) Esporta Importazione nella periferica mediante lõiu remota Poiché i dati delle rubriche memorizzati in alcune altre applicazioni vengono convertiti direttamente, l uso della Address Book Conversion Utility fa sì che non si debbano ricreare rubriche, aumentando l affidabilità del relativo contenuto. Una volta completata l importazione, è possibile utilizzare la Address Book Conversion Utility anche per aggiornare le voci con nuove informazioni oppure per semplificarne l utilizzo da parte degli utenti. NOTA File di esportazione (*.abk) Periferica Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk), utilizzare l IU remota. Questo programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull uso dell IU remota, consultare il manuale di istruzioni fornito con l IU remota. Per la registrazione (importazione) mediante l IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore. 1-2 Panoramica della Address Book Conversion Utility

9 Flusso delle operazioni Questo programma consente di convertire e successivamente esportare i file di rubrica (*.abk) per la registrazione nella periferica mediante l importazione dei file di rubrica creati con altre applicazioni o mediante la creazione di nuove voci. La procedura varia a seconda del metodo selezionato. Una volta installato il software, eseguire una delle seguenti procedure. Per informazioni sulle operazioni non descritte in questo manuale, consultare la Guida in linea. Per visualizzare la Guida in linea, eseguire il programma e successivamente selezionare [Guida in linea] dal menu [?]. Per convertire le rubriche di altri programmi 1 Operazioni preliminari Installare il software Scegliere il metodo di importazione Aggiungere, modificare o eliminare gli indirizzi desiderati Esportare i file di rubrica (*.abk) Per informazioni dettagliate su ciascuna delle operazioni indicate, fare riferimento a Conversione dei file di rubrica (vedere a pag. 3-2). Flusso delle operazioni 1-3

10 Per creare delle nuove rubriche Installare il software 1 Aggiungere le voci Operazioni preliminari Aggiungere, modificare o eliminare gli indirizzi desiderati Esportare i file di rubrica (*.abk) Per informazioni dettagliate su ciascuna delle operazioni indicate, fare riferimento a Creazione di nuovi file di rubrica (vedere a pag. 3-8). 1-4 Flusso delle operazioni

11 Installazione della Address Book Conversion Utility 2 CAPITOLO Questa sezione descrive come installare la Address Book Conversion Utility. Quando si esegue il file Setup.exe, viene avviata una procedura guidata che assiste l utente attraverso tutte le singole fasi del processo di installazione. Configurazione di sistema richiesta Installazione della Address Book Conversion Utility Disinstallazione della Address Book Conversion Utility

12 Configurazione di sistema richiesta Per eseguire la Address Book Conversion Utility, è richiesto uno dei sistemi operativi seguenti. 2 Installazione della Address Book Conversion Utility Windows 98 Windows Me Windows NT 4.0 (Service Pack 4 o successivo) Windows 2000 Windows XP 2-2 Configurazione di sistema richiesta

13 Installazione della Address Book Conversion Utility Per installare la Address Book Conversion Utility, eseguire la procedura indicata di seguito. NOTA Per installare la Address Book Conversion Utility da Windows NT 4.0 o Windows 2000/ XP, è necessario collegarsi come amministratore. 2 1 Accendere il computer e avviare Windows. 2 Fare doppio clic sull icona [Setup.exe]. Una volta visualizzata la finestra seguente, l installazione viene avviata. Installazione della Address Book Conversion Utility Dopo qualche istante, la finestra viene sostituita da una schermata di benvenuto. NOTA In alcuni sistemi operativi, è possibile che l icona di avvio del programma di installazione sia [Setup] anziché [Setup.exe]. Installazione della Address Book Conversion Utility 2-3

14 3 Fare clic sul pulsante [Avanti]. 2 Installazione della Address Book Conversion Utility 4 Fare clic sul pulsante [Avanti] per accettare il percorso di installazione predefinito. Per utilizzare la configurazione predefinita, fare clic su [Avanti] per passare alla fase successiva. Per modificare il percorso di installazione, fare clic sul pulsante [Sfoglia] e selezionare una nuova posizione. 2-4 Installazione della Address Book Conversion Utility

15 5 Viene avviata l installazione. 2 6 Fare clic sul pulsante [Fine]. Installazione della Address Book Conversion Utility L installazione è completa e viene visualizzato il desktop di Windows. Installazione della Address Book Conversion Utility 2-5

16 Disinstallazione della Address Book Conversion Utility Questa sezione descrive come disinstallare la Address Book Conversion Utility. Attenersi alle procedure descritte di seguito per eseguire il processo di disinstallazione. 2 Installazione della Address Book Conversion Utility NOTA Per disinstallare la Address Book Conversion Utility da Windows NT 4.0 o Windows 2000/XP, è necessario collegarsi come amministratore. 1 Fare clic sul pulsante [Avvio] e selezionare [Impostazioni] _ [Pannello di controllo]. Viene visualizzato il [Pannello di controllo]. 2 Fare doppio clic sull icona [Installazione applicazioni]. Viene visualizzata la finestra [Proprietà Installazione applicazioni]. (In alcuni sistemi operativi, anziché la finestra [Proprietà Installazione applicazioni] viene visualizzata la finestra [Installazione applicazioni].) 2-6 Disinstallazione della Address Book Conversion Utility

17 3 Selezionare [Address Book Conversion Utility], quindi fare clic sull apposito pulsante ([Aggiungi/Rimuovi] o [Cambia/Rimuovi], a seconda del sistema operativo in uso) per avviare la disinstallazione. 2 Viene avviato il programma di disinstallazione. NOTA Quando viene visualizzato il messaggio che richiede la conferma dell eliminazione dei file comuni, fare clic sul pulsante corrispondente all opzione desiderata. Se non si è certi di poter eliminare senza rischi i file comuni, fare clic su [No a tutti]. Installazione della Address Book Conversion Utility Disinstallazione della Address Book Conversion Utility 2-7

18 Creazione dei file di rubrica 3 Questo capitolo descrive come importare le rubriche da altri pacchetti software e come crearne di nuove. CAPITOLO Conversione dei file di rubrica Creazione di nuovi file di rubrica

19 Conversione dei file di rubrica Questa sezione descrive come convertire i file di rubrica creati con altri programmi (Microsoft Exchange, Lotus Notes, ecc.) e come creare dei file di rubrica per la registrazione in una periferica Canon. 3 1 Fare clic sul pulsante [Avvio], quindi selezionare [Programmi] [Address Book Conversion Utility] [Address Book Conversion Utility]. Creazione dei file di rubrica Quando si avvia la Address Book Conversion Utility, viene visualizzata una schermata simile a quella precedente. Dopo alcuni istanti, viene aperta la finestra di dialogo [Nuova rubrica]. 2 Selezionare il tipo di rubrica, quindi fare clic sul pulsante [OK]. Solo fax, posta elettronica: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche prive di numeri a selezione rapida. Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche che supportano i numeri a selezione rapida. 3-2 Conversione dei file di rubrica

20 3 Dal menu [Impostazioni], selezionare [Preferenze]. 4 Nella finestra di dialogo [Preferenze] effettuare le impostazioni necessarie per ciascuna scheda, quindi fare clic sul pulsante [OK]. 3 [Numero a selezione rapida] Impostare il valore massimo per i numeri a selezione rapida da aggiungere all indirizzo. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida. Creazione dei file di rubrica [Numero di voci da esportare] [File registro] [Server di Exchange] [Server di Notes] [Rubrica] [Impostazioni di conversione dei dati] Specificare un valore compreso nell intervallo tra 0 e 9999 per il numero massimo di voci che possono essere esportate. Di norma, il valore specificato in questo punto è il numero massimo di voci che può essere registrato nella periferica. Se durante un esportazione viene superato questo numero, appare un messaggio di avviso. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica Solo fax, posta elettronica. Specificare il percorso del file registro per l esportazione degli eventuali messaggi di errore, ecc. durante la conversione dei dati degli indirizzi. Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi esportati da Exchange. Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi esportati da Notes. Specificare quando si ottiene una rubrica creata con un programma diverso da Exchange o Notes. Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi. Conversione dei file di rubrica 3-3

21 5 Dal menu [File], selezionare [Importa]. 6 Selezionare il metodo di importazione, quindi fare clic sul pulsante [OK]. 3 Creazione dei file di rubrica Aggiorna voci esistenti con lo stesso nome: (Non disponibile) Aggiorna le voci che hanno lo stesso nome di quelle che si stanno modificando. È possibile selezionare questa opzione anche quando le voci sono già state aggiunte. Aggiorna voci esistenti con lo stesso nome e aggiungi nuove voci: Aggiungi tutte le voci come nuove voci: Aggiorna le voci che hanno lo stesso nome di quelle che si stanno modificando e aggiunge le voci con nomi nuovi. Aggiunge come nuove voci le voci che si stanno attualmente modificando. 7 Selezionare il tipo di rubrica da importare. 3-4 Conversione dei file di rubrica

22 NOTA Il tipo di rubrica è definito dall applicazione utilizzata per crearla. Selezionare [Rubriche] se la rubrica è stata creata con un programma diverso da Exchange o Notes. 8 Fare clic sul pulsante [Sfoglia] e selezionare il file di rubrica da importare, quindi fare clic sul pulsante [Apri]. NOTA Se al punto 7 è stata specificata l opzione [Rubriche], non è più necessario selezionare la rubrica. Fare clic sul pulsante [OK] per visualizzare la finestra di dialogo [Seleziona le voci da importare dalla rubrica]. Selezionare le voci da aggiungere, quindi fare clic sul pulsante [OK]. Passare al punto Creazione dei file di rubrica 9 Fare clic sul pulsante [OK]. Conversione dei file di rubrica 3-5

23 10 Per correggere una voce importata, selezionarla e successivamente fare clic su [Modifica] [Modifica]. Per aggiungere una nuova voce, selezionare [Modifica] [Aggiungi nuova voce]. 3 Creazione dei file di rubrica NOTA Per modificare una voce o per aggiungerne una nuova, è anche possibile selezionarla mediante un doppio clic oppure fare clic su di essa con il pulsante destro del mouse ed effettuare una selezione dal menu a comparsa visualizzato. 11 Dal menu [File], selezionare [Esporta]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Impostazioni di esportazione]. NOTA Per esportare solo alcune voci, selezionare le caselle di controllo presenti a sinistra di ciascuna voce. È anche possibile salvare le voci in file di rubrica (*.abu) univoci esclusivi di questo programma senza esportarle. A tale scopo, selezionare [File] [Save]. 12 Fare clic sul pulsante [Sfoglia]. 3-6 Conversione dei file di rubrica

24 13 Immettere il nome del file di esportazione (*.abk), quindi fare clic sul pulsante [Apri] Selezionare il tipo di rubrica (Numero di fax, Indirizzo di posta elettronica) esportato. Creazione dei file di rubrica 15 Fare clic sul pulsante [OK]. Il file di rubrica (*.abk) viene creato. A questo punto, la procedura di creazione dei file di rubrica è terminata. È possibile registrare i file di rubrica importati (*.abk) mediante l IU remota. NOTA Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica, utilizzare l IU remota. Questo programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull uso dell IU remota, consultare il relativo manuale di istruzioni. Per la registrazione (importazione) con l IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore. Conversione dei file di rubrica 3-7

25 Creazione di nuovi file di rubrica Questa sezione descrive come immettere delle nuove voci e come creare dei file di rubrica per la registrazione in una periferica Canon. 3 1 Fare clic sul pulsante [Avvia], quindi selezionare [Programmi] [Address Book Conversion Utility] [Address Book Conversion Utility]. Creazione dei file di rubrica Quando si avvia la Address Book Conversion Utility, viene visualizzata una schermata simile a quella precedente. Dopo alcuni istanti, viene aperta la finestra di dialogo [Nuova rubrica]. 2 Selezionare il tipo di rubrica, quindi fare clic sul pulsante [OK]. Solo fax, posta elettronica: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche prive di numeri a selezione rapida. Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche che supportano i numeri a selezione rapida. 3-8 Creazione di nuovi file di rubrica

26 3 Dal menu [Impostazioni], selezionare [Preferenze]. 4 Nella finestra di dialogo [Preferenze], effettuare le impostazioni necessarie per ciascuna scheda, quindi fare clic sul pulsante [OK]. 3 [Numero a selezione rapida] Impostare il valore massimo per i numeri a selezione rapida da aggiungere all indirizzo. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida. Creazione dei file di rubrica [Numero di voci da esportare] Specificare un valore compreso nell intervallo tra 0 e 9999 per il numero massimo di voci che possono essere esportate. Di norma, il valore specificato in questo punto è il numero massimo di voci che può essere registrato nella periferica. Se durante un esportazione viene superato questo numero, appare un messaggio di avviso. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica Solo fax, posta elettronica. [File registro] [Impostazioni di conversione dei dati] Specificare il percorso del file registro per l esportazione degli eventuali messaggi di errore, ecc. durante la conversione dei dati degli indirizzi. Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi. 5 Dal menu [Modifica], selezionare [Aggiungi nuova voce]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Aggiungi nuova voce]. Creazione di nuovi file di rubrica 3-9

27 6 Immettere la nuova voce, quindi fare clic sul pulsante [OK]. 3 Creazione dei file di rubrica Nome: Tipo: Destinazione: Rep./Div.: Numero di accesso: Numero a selezione rapida: Immettere un nome per la voce (massimo 127 caratteri, campo obbligatorio) Selezionare il tipo di dati della voce. Immettere il numero di fax o l indirizzo di posta elettronica (campo obbligatorio) Immettere il nome del reparto o della divisione (massimo 255 caratteri.) Immettere la password di riferimento dell indirizzo (numeri interi composti da un massimo di 7 cifre) Per impostazione predefinita viene impostato il numero più basso possibile. L intervallo consentito per il numero da immettere è compreso tra 1 e il numero specificato in Preferenze-Numero a selezione rapida. (Questa opzione è disponibile solo se è stato selezionato il tipo di rubrica con numeri a selezione rapida ) È possibile aggiungere un numero illimitato di voci selezionando ripetutamente [Aggiungi nuova voce] dal menu [Modifica] Creazione di nuovi file di rubrica

28 NOTA È anche possibile salvare le voci in file di rubrica (*.abu) univoci esclusivi di questo programma senza esportarle. A tale scopo, selezionare [File] [Salva]. 7 Dal menu [File], selezionare [Esporta]. 8 Fare clic sul pulsante [Sfoglia]. 3 9 Immettere un nome per il file di esportazione (*.abk), quindi fare clic sul pulsante [Apri]. Creazione dei file di rubrica Creazione di nuovi file di rubrica 3-11

29 10 Selezionare il tipo di rubrica (Numero di fax, Indirizzo di posta elettronica) da esportare. 3 Creazione dei file di rubrica 11 Fare clic sul pulsante [OK]. Il file di rubrica (*.abk) viene creato. A questo punto, la procedura di creazione dei nuovi file di rubrica è terminata. È possibile registrare i file appartenenti alla rubrica importati (*.abk) mediante l IU remota. NOTA Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica, utilizzare l IU remota. Questo programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull uso dell IU remota, consultare il relativo manuale di istruzioni. Per la registrazione (importazione) con l IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore Creazione di nuovi file di rubrica

30 Appendice 4 CAPITOLO Indice analitico

31 Indice analitico D Destinazione, 3-10 E N Nome, 3-10 Numero a selezione rapida, 3-10 Numero di accesso, 3-10 Nuova voce, Appendice Esporta, 3-6, 3-11 F Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida, 3-2, 3-8 File di esportazione, 1-2, 3-7, 3-11 File di rubrica, 1-2 File di rubrica originale, 1-2 Flusso delle operazioni, 1-3 P Periferica, 1-2 Preferenze, 3-3, 3-9 R Rep./Div., 3-10 I Importa, 1-2, 3-4 IU remota, 1-2 M Metodo di importazione, 3-4 S Solo fax, posta elettronica, 3-2, 3-8 T Tipo, 3-10 Tipo di rubrica, 3-2, 3-8 V Voce importata, Indice analitico

32 Pub No. SE-IJ-404-V1 CANON INC MADE IN JAPAN