ANAGRAFE ALUNNI ISTRUZIONI PER LE SCUOLE PARITARIE Linee guida per la trasmissione delle nuove iscrizioni a.s. 2010/11

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1 ANAGRAFE ALUNNI ISTRUZIONI PER LE SCUOLE PARITARIE Linee guida per la trasmissione delle nuove iscrizioni a.s. 2010/11 Al fine di poter trasmettere i dati delle Iscrizioni per l a.s. 2010/11 le scuole paritarie devono essere in possesso delle credenziali di accesso al portale SIDI ( È inoltre necessario verificare che con queste utenze sia possibile accedere all area Alunni Gestione Alunni Anagrafe Nazionale. Di seguito vengono riportate le operazioni preliminari per poter accedere all applicazione SIDI Anagrafe Nazionale. Come profilarsi per accedere all Anagrafe alunni Se non si è in possesso delle credenziali di accesso al Sidi, questi i passi da effettuare: sul sito del Miur ( nell area Scuole, selezionare la voce Scuole non statali SIDI: richiesta utenze ; riempire i campi richiesti e quindi cliccare su Registrazione ; inserire le informazioni anagrafiche richieste nella pagina che si apre successivamente; ricevuta l di conferma, la richiesta perviene al referente della sicurezza dell USP o USR che dovrà approvarla; dopo l autorizzazione del referente, la scuola riceve automaticamente un altra contenente user name e password per accedere all area riservata alla gestione delle utenze; ricevute le credenziali di accesso, l utente dovrà provvedere alla richiesta di profilatura come descritto qui di seguito. Le scuole paritarie già in possesso delle credenziali di accesso che entrando sul Sidi non visualizzano l area Alunni Gestione Alunni, dovranno: selezionare la voce Scuole non statali SIDI: richiesta utenze, all interno dell area Scuole, sull home page del sito del Miur; inserire user name e password nello spazio dedicato agli utenti registrati, rispettando le eventuali maiuscole; selezionare la funzione Variazione scuole di riferimento ; si consiglia di inserire tutte le scuole per le quali è necessario operare, a prescindere dalla specifica applicazione; selezionare la funzione Richiesta profilo e successivamente il pulsante Richiesta inserimento profilo ; nel menù a tendina delle Applicazioni scegliere Gestione alunni ; Vers. del 24/03/2010 Pag 1 di 5

2 nel menù a tendina dei Profili scegliere Utente paritarie infanzia o Primarie o I grado o II grado; dopo aver selezionato Inserisci richiesta, scegliere nel menù a tendina le scuole relative al profilo selezionato (per esempio, le scuole di II grado per il profilo Utente paritarie II grado) e confermarle con il pulsante Seleziona ; cliccare su Inserisci richiesta in modo che lo stato della richiesta risulti inoltrato; il referente della sicurezza dell Usr o dell Usp dovrà approvare la richiesta. Di seguito, si descrivono le principali operazioni da compiere per trasferire in modo corretto i dati all Anagrafe Nazionale Alunni. Cosa verificare prima di iniziare l attività Sul file di testo da trasmettere in Anagrafe verificare che: nel primo record siano impostati: - il Codice dell applicativo di segreteria, un campo di quattro caratteri che, per i software di fornitori accreditati, viene rilasciato dal Miur, mentre, per quelli di fornitori non accreditati o in caso non si disponga di alcun programma di gestione degli alunni, deve essere posto uguale a NOSW ; - la Versione del software, un campo che individua la data in cui il produttore dell applicativo locale ha accreditato il proprio flusso presso il Ministero, e che, per i software non accreditati o in assenza di software, deve essere ; gli stati di cittadinanza e di nascita siano quelli del Sidi (consultare tra le Guide Operative il link Codici Stati esteri (utilizzati nel Sidi) presente nell area dei Procedimenti Amministrativi della pagina principale del SIDI alla voce Anagrafe Nazionale Alunni i codici fiscali siano sempre impostati e congruenti ai dati anagrafici dell alunno; l anno cronologico, ovvero l anno di corso dell alunno, contenga valori ammissibili (da 1 a 5, con la possibilità di utilizzare il valore 6 solo per i flussi trasmessi dagli istituti tecnici agrari). Prestare particolare attenzione nel caso dei licei classici, dove il campo Anno di corso deve assumere i valori 1, 2, 3, 4 e 5 e non IV ginnasio, V ginnasio, I, II e III liceo. per l Anno scolastico, sia riportato l anno iniziale (ad esempio, per l a.s. 2010/2011 è corretto riportare 2010). Inoltre, fare attenzione che le date di nascita degli alunni siano coerenti con gli anni di corso ai quali vengono iscritti, particolarmente nelle scuole dell infanzia dove l anno cronologico è utilizzato per indicare la fascia d età. Ulteriori informazioni su come realizzare il file.txt da trasferire in Anagrafe nazionale sono disponibili alla voce Come predisporre i dati per l invio, nella Vers. del 24/03/2010 Pag 2 di 5

3 sezione Guide operative dell area informativa Anagrafe nazionale alunni, Procedimenti amministrativi dell home page del portale Sidi. Accesso alla funzione Anagrafe alunni L applicazione è disponibile sul portale Sidi al percorso Alunni Gestione Alunni - Anagrafe nazionale; da qui è possibile trasmettere le iscrizioni per l a.s. 2010/11. All accesso, l utente trova i profili associati e la relativa lista delle scuole. Se l elenco non corrisponde al proprio contesto di operatività, è necessario adeguarlo attraverso le funzioni disponibili nell area Scuole, sull home page del sito del Miur, come descritto nel precedente paragrafo Come profilarsi per accedere all Anagrafe alunni. Alla pagina Lista scuole associate, si deve selezionare nel filtro Anno scolastico corrente, posto in coda all elenco delle scuole, l anno scolastico 2010/2011. Trasmissione flussi Le segreterie scolastiche creano il file di dati da trasmettere al portale Sidi. Per inviare il file, bisogna: cliccare sulla voce di menù Trasmissione flussi e indicare la fase di trasmissione nel filtro Flusso (ISCRIZIONI); nella schermata successiva, selezionare con il tasto Sfoglia il file da trasferire, quindi cliccare sul tasto Invia. Un messaggio informerà dell avvenuto trasferimento del file sul sistema centrale. Per accertarsi dell esito positivo della trasmissione del file Consultare la voce di menù Visualizzazione Log : il log sarà disponibile dopo l esecuzione delle procedure di controllo del flusso trasmesso che di norma avviene ogni ora. Visualizzazione log Per verificare l invio dei flussi, si deve cliccare su Visualizzazione log e scegliere in Flusso la fase di trasmissione (ISCRIZIONI) che si intende controllare, quindi premere Ricerca. Se non si sceglie nessuna tipologia di errore, si ottiene l elenco di tutti i flussi inviati. L esito positivo dell elaborazione dei dati è confermato dall etichetta NO alla voce Con errore. In presenza di flussi con errore, selezionando il singolo flusso e cliccando sul pulsante Visualizzazione Log, sarà possibile consultare il dettaglio degli errori rilevati. Vers. del 24/03/2010 Pag 3 di 5

4 Utilizzare il filtro Tipologia errore per visualizzare i flussi con quel particolare errore. In caso di errori si può direttamente sul SIDI modificare le anomalie con le funzioni disponibili alla voce Gestione dati alunno oppure correggere i dati sul file, in locale, e quindi trasmettere di nuovo il flusso. Gestione dati alunno Sotto la voce di menù Gestione dati alunno sono state riunite tutte le funzioni d inserimento, ricerca, modifica, cancellazione e visualizzazione di una singola iscrizione. Si raccomanda, prima di tutto, di impostare lo Stato alunno come Iscritto. In particolare: per accedere alla visualizzazione, modifica, e cancellazione dei dati di un alunno si devono impostare appositi filtri di selezione nella sezione Criteri di Ricerca. Sono previste due modalità di ricerca alternative, puntuale per nominativo e/o codice fiscale oppure per classe e sezione. Prestare particolare attenzione alle ultime due colonne dell elenco restituito in output che segnalano, con un semaforo rosso, le posizioni da correggere. E necessario rimuovere tutti gli errori e non trascurare di riportare le stesse correzioni nell anagrafe locale del pacchetto di gestione della segreteria. Per modificare, visualizzare o cancellare una singola iscrizione selezionare dall elenco lo studente e cliccare sul relativo tasto modifica in fondo alla pagina. per inserire una nuova iscrizione cliccare sul tasto Inserisci della sezione Inserisci alunno. o Digitare il codice fiscale del neo-iscritto nella apposita casella; nel caso in cui il codice fiscale sia già stato censito nell Anagrafe in relazione ad una precedente frequenza, i dati anagrafici e di residenza risulteranno già valorizzati e successivamente salvare o Se lo studente non è mai stato censito nell Anagrafe occorrerà digitare tutti i dati tramite la relativa maschera d imputazione. Si ricorda che non è possibile modificare i dati anagrafici principali (nome, cognome, sesso, luogo e data di nascita) di un neo-iscritto che siano già stati confermati da una precedente verifica da parte dell Agenzia delle Entrate. La cancellazione dell iscrizione, invece, è sempre permessa. Vers. del 24/03/2010 Pag 4 di 5

5 Esportazione dati Con la funzione Esportazione dati, impostando lo Stato alunno come Iscritto, la scuola può riprodurre, in formato excel e pdf, i dati trasmessi o inseriti direttamente sull Anagrafe Nazionale e salvarli sulla propria postazione di lavoro Si tratta di un ulteriore strumento attraverso il quale è possibile verificare le nuove iscrizioni comunicate in Anagrafe. Nella tabella, colonna Stato Agenzia delle Entrate, viene riportato un numero che corrisponde al codice di errore dell Agenzia delle Entrate, e precisamente: 00 VALIDATO DATI ESATTI Codice fiscale fornito esatto, validato e con dati anagrafici coincidenti con quelli presenti sulla base informativa dell'agenzia delle Entrate. 03 VALIDATO DATI ESATTI Codice fiscale fornito esatto, validato ma i dati anagrafici non risultano coincidenti con quelli presenti sulla base informativa dell'agenzia delle Entrate. 16 VALIDATO CF SOSTITUITO I dati anagrafici risultano coincidenti con quelli presenti sulla base informativa dell'agenzia delle Entrate e il codice fiscale fornito risulta non corretto; il codice fiscale è stato sostituito e validato. 22 VALIDATO CF RECUPERATO I dati anagrafici risultano coincidenti con quelli presenti sulla base informativa dell'agenzia delle Entrate e il codice fiscale fornito risulta errato; il codice fiscale è stato recuperato e validato. 23 VALIDATO CF E DATI RECUPERATI Codice fiscale fornito errato. La posizione è stata validata recuperando il codice fiscale e i dati anagrafici. 50 CF DA VALIDARE Codice fiscale relativo a nuovo inserimento non ancora inviato per verifica all Agenzia delle Entrate. 51 CF IN ATTESA DI VALIDAZIONE Codice fiscale relativo a nuovo inserimento/modifica inviato per verifica all Agenzia delle Entrate. 97 DATI ESATTI BASE OMOCODICA Codice fiscale esatto appartenente a soggetto con omocodice 99 NON VALIDATO CF NON VALIDATO Codice fiscale non validato e non deducibile dai dati anagrafici trasmessi. Per saperne di più In Guide operative dell area Anagrafe nazionale alunni - raggiungibile dall home page del portale Sidi, all interno di Procedimenti amministrativi, si possono trovare tutte le indicazioni necessarie a trasferire correttamente il flusso di anagrafe e soprattutto il Tracciato record al quale attenersi, oltre al Manuale utente, indispensabile per conoscere le funzioni dell Anagrafe nazionale realizzate sul Sidi. Vers. del 24/03/2010 Pag 5 di 5