FATTURAZIONE A PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Trinità, li 29/05/2015. Clienti In Outsourcing

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1 FATTURAZIONE A PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Trinità, li 29/05/2015 Clienti In Outsourcing In ottemperanza della normativa (DM 55 del ) relativa alla nuova modalità di fatturazione con la Pubblica Amministrazione, entrante in vigore a partite dal , seguono le Note Operative necessarie per la gestione di questa problematica sull applicativo Atlante (AS400). Questa implementazione riguarda le Fatture di Vendita emesse 74Ter e Compravendita (sia Singole che Cumulative), le Fatture di Vendita da prima Nota, gli Estratti Conto e le relative Fatture Diritti. Alcune premesse: La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La Fattura PA ha le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio. l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni. 1

2 Prerequisiti: Analizziamo come attivare questa nuova procedura su Atlante (As400): PERSONALIZZAZIONI - Archivi di Base; Parametri; Personalizzazioni Posizionarsi all interno della videata 13 ed indicare: - Registro IVA Vendite Ordinarie che verrà utilizzato in fase di Emissione Fattura P.A.; tale registro deve essere obbligatoriamente creato nel caso in cui l Agenzia emetta Fatture di Vendita Ordinarie a Pubblica Amministrazione. - Registro Iva Vendite 74Ter che verrà utilizzato in fase di Emissione Fattura P.A.; tale Registro deve essere obbligatoriamente creato nel caso in cui l Agenzia emetta Fatture di Vendita /4Ter a Pubblica Amministrazione - Codice Iva che verrà utilizzato per tutta la gestione relativa all Intermediazione (es. Escluso art. 15); per una maggiore comprensione fare riferimento al Paragrafo a pagina 9 Nel caso di Emissione Estratto Conto Cumulativo con fattura Diritti punto A; - Codice Causale per Fattura Intermediazione Pubblica Amministrazione: indicare la causale contabile che verrà utilizzata in fase di Registrazione Estratto Conto per una maggiore comprensione fare riferimento al Paragrafo a pagina 9 di questa documentazione Nel caso di Emissione Estratto Conto Cumulativo con fattura Diritti Punto A N.B. i parametri indicati nella videata sottostante sono da considerarsi a puro titolo di esempio. Passare alla successiva videata 14 e compilare il campo Regime Fiscale in base alle indicazioni sotto riportate; i rimanenti campi (Dati stabile organizzazione, ecc.) devono essere gestiti solo nel caso in cui l Agenzia Viaggi abbia una Rappresentanza Legale in Italia ma Residenza Estera. N.B. Nel campo Nazione è necessario indicare il Codice ISO relativo alla Nazione in cui risiede l Agenzia Viaggi (IT per l Italia) 2

3 Il campo Regime Fiscale deve essere scelto tra i valori sotto evidenziati: In aggiunta a quanto sopra riportato, segnaliamo che è stato implementato un nuovo valore: - RF19 Regime forfetario (art. 1, c.54-89, L.190/2014) Sempre rimanendo all interno della videata 14 posizionarsi all altezza del campo Data attivazione Split Payment per Pubblica Amministrazione e verificare cghe sia impostato 0/00/00. Per quanto riguarda la gestione Split Payment vi invitiamo a visionare la relativa documentazione. PERSONALIZZAZIONI FATTURAZIONE NUOVA IMPLEMENTAZIONE - Archivi di Base; Parametri; Personalizzazioni Fatturazione Indicare all altezza del campo Reg. Iva fatture fiscali intermediaz. PA il registro Iva NON Fiscale che verrà utilizzato per le Fatture emesse in Sostituzione del Tour Operator per i clienti intestatari di pratica che hanno l attivazione della fattura elettronica. TABELLE CAUSALI CONTABILI - Per comodità visualizziamo le Tabelle presenti in Atlante Plus, anche se gli stessi parametri possono essere indicati nelle corrispondenti tabelle in Atlante/Tropico (AS400) con alcune differenze che analizzeremo nel prossimo punto. Percorso: Archivi di base, Tabelle generiche; Causali Contabili Richiamare le Causali Contabili interessate alla gestione Fatture P.A. e compilare il campo sotto evidenziato. 3

4 - Nel caso in cui L utente non utilizzi Atlante Plus bensì Atlante (As400) segnaliamo che all interno delle Causali Contabili (percorso: Archivi di Base; Tabelle Generiche; Causali di Contabilità) è presente il campo Tipo documento x fattura PA in cui è possibile indicare una tra le opzioni sotto evidenziate: TD01 TD02 TD03 TD04 TD05 TD06 FATTURA ACCONTO/ANTICIPO SU FATTURA ACCONTO/ANTICIPO SU PARCELLA NOTA DI CREDITO NOTA DI DEBITO PARCELLA TABELLE CODICI IVA Percorso: Archivi di base, Tabelle Generiche; Codici Iva Richiamare i Codici Iva interessati alla gestione fatture P.A. e compilare il campo sotto evidenziato. Per le Operazioni Imponibili non è necessario indicare alcun Parametro. Nel caso in cui L utente non utilizzi Atlante Plus bensì Atlante (As400) segnaliamo che all interno dei Codici Iva (percorso: Archivi di Base; Tabelle Generiche; Codici Iva) è presente il campo Natura per fattura Pa in cui è possibile indicare una tra le opzioni sotto evidenziate: Relativamente a quanto sopra evidenziato segnaliamo che è stato implementato un nuovo valore: - N6 Inversione Contabile (Reverse Charge) 4

5 TABELLE MODALITA PAGAMENTO Percorso: Archivi di Base, Tabelle generiche; Modalità Pagamento Richiamare le Condizioni di pagamento interessate alla gestione fatture P.A. e compilare i 2 campi sotto evidenziati - Nel caso in cui L utente non utilizzi Atlante Plus bensì Atlante (As400) segnaliamo che all interno delle Modalità di Pagamento (percorso: Archivi di Base; Tabelle Generiche; Pagamenti è presente il campo Condizioni pagamento PA in cui è possibile indicare una tra le opzioni sotto evidenziate: Sempre all interno delle Modalità di Pagamento è presente il campo Modalità pagamento PA in cui è possibile indicare una tra le opzioni sotto evidenziate: Si segnala che il valore sopra riportato MP08 ha cambiato significato in Carte di Pagamento 5

6 Si segnala che sono stati implementati 4 nuovi valori, ovvero: MP18 MP19 MP20 MP21 bollettino di C/C Postale; SEPA Direct Debit; SEPA Direct Debit Core; SEPA Direct Debit B2B; PERSONALIZZAZIONE BOLLI VIRTUALI NUOVA IMPLEMENTAZIONE Prima di accedere a questa funzione è necessario procedere alla creazione di 2 specifici Conti nel proprio piano dei conti: a) Conto di COSTO per i Bolli Virtuali Pubblica Amministrazione; questo Conto verrà movimentato per i Documenti P.A. assoggettati a Bollo qualora il Cliente intestatario del Documento abbia impostato il valore N all altezza del campo Addebito Spese Bollo (si ricorda che questo campo è presente, in anagrafica cliente, nel pannello Dati Fiscali Contabili 2); b) Conto PATRIMONIALE per i Bolli Virtuali Pubblica Amministrazione. Terminata questa operatività possiamo passare alla fase successiva su Atlante (AS400). Percorso: Archivi di Base, Parametri; Personalizzazione Bolli Virtuali Lasciare inalterati i valori presenti nelle prime tre videate, confermare esclusivamente con invio; Compilare la quarta videata indicando una Descrizione da riportare sui documenti per l applicazione del bollo virtuale per le pubbliche amministrazione, il Conto patrimoniale ed il Conto di Costo precedentemente inseriti. 6

7 TABELLA NAZIONE Percorso: Archivi di base, Tabelle Generiche; Nazione. Richiamare i Codice Nazione relativo all Italia (che, ricordiamo, deve coincidere con il Codice Nazione indicato nella seconda videata della funzione Personalizzazioni ) e verificare che nel campo Codice Iso sia riportato il valore IT. ANAGRAFICA CLIENTI - Analizziamo quali nuovi campi sono stati introdotti nella Anagrafica Clienti; Per comodità visualizziamo i dati presenti in Atlante Plus, anche se gli stessi parametri possono essere indicati nelle corrispondenti anagrafiche in Atlante/Tropico (AS400). (Atlante PLUS): - Richiamare l anagrafica cliente interessata; cliccare sulla funzione Anagrafica Estesa ; - Selezionare la voce Dati E/C e fatture, Estratto Conto ed impostare = Nessuno la voce Voucher/Pratiche 74t Cpv in Estrattoconto - Impostare la Stampa Estratto Conto = Cumulativo scegliendo tra le varie opzioni possibili proposte cliccando sulla tendina sotto evidenziata. - Impostare il campo Diritti anche in Estratto Conto = N ; - Impostare il campo Emissione Fattura Diritti = per Biglietti, Pratiche, Voucher - Impostare il campo Stampa fattura 74Ter/Bgt su Estratto Conto = Non riportare 7

8 - Verificare che il campo Stampa E.C. Voucher sia impostato = Y ; nel caso non lo fosse attivarlo. - Impostare il campo Stampa Totale bgt su Bolla/Estratto Conto = Y Una volta terminato potete confermare questa videata. Nel caso in cui alcuni determinati campi si evidenziassero di colore Rosso significa che alcune impostazioni non sono corrette; in tal caso è sufficiente posizionare il mouse su di essi senza cliccare e leggere la relativa spiegazione. - Sempre nella Anagrafica Cliente, all interno del pannello Fiscali Contabili2 è presente un nuovo campo Fatturazione Elettronica P.A. tramite il quale si specifica che per questa Anagrafica Cliente è attivo lo scarico XML per le Fatture emesse a Pubbliche Amministrazioni; se questo campo viene attivato è obbligatorio compilare anche l adiacente Cod. Dest. Per fatturaz. PA. Questo valore deve essere richiesto direttamente alla P.A. oppure ricavandolo dal seguente sito internet: Deve inoltre essere compilato il campo Data inizio fatt. Elettronica P.A. ed il campo Riferimento Amministrazione.. NUOVA IMPLEMENTAZIONE - Sempre nella Anagrafica Cliente, all interno del pannello Fiscali Contabili2 è possibile impostare il valore Y all altezza del campo Addebito Spese Bollo. In questo caso, nel momento in cui sul Documento sarà evidenziato il Bollo, il sistema provvederà a generare automaticamente la seguente scrittura contabile: CLIENTE CONTO PATRIMONIALE BOLLI VIRTUALI P.A. in Dare in Avere Diversamente, nel caso in cui sia impostato il valore N, nel momento in cui sul Documento sarà evidenziato il Bollo, il sistema provvederà a generare automaticamente la seguente scrittura contabile: CONTO COSTO BOLLO VIRTUALE P.A. CONTO PATRIMONIALE BOLLI VIRTUALI P.A. in Dare in Avere 8

9 - Sempre nella Anagrafica Cliente, all interno del pannello Fiscali Contabili2 è presente una nuova opzione in base alla quale possibile, per i Clienti definiti come Pubblica Amministrazione, non generare il file XML e la Fattura per l Estratto Conto. Per ottenere questo risultato è sufficiente Impostare il valore N all altezza del campo sotto evidenziato: NUOVA IMPLEMENTAZIONE - Sempre nella Anagrafica Cliente, all interno del pannello Fiscali Contabili2 è Presente una nuova funzione Scorporo Iva Dettaglio xml P.A Se è impostato = N il comportamento del programma rimane inalterato; Se è impostato = Y nel file xml generato dal Documento P.A. gli Importi presenti nelle righe di dettaglio saranno riportati al netto dell Iva. Nulla varia invece per la Stampa cartacea del Documento. Nel caso in cui l Utente non utilizzi Atlante Plus bensì Atlante (AS400) segnaliamo che i campi sopra evidenziati si possono rilevare in base alle seguenti indicazioni: - Richiamare l anagrafica Cliente interessata; - Selezionare la funzione Dati Biglietteria/Front Office ; - Posizionarsi nella videata 1 ed impostare = C il campo Tipo E/C - Sempre rimanendo nella stessa videata impostare = Y il campo Stampa Totali Bgt su E/C - Posizionarsi nella videata 2 ed impostare = N il campo Stampa ft 74T/Cpv bgt in E/C ; - Selezionare la funzione Dati Voucher/Front Office ; posizionarsi nella videata 1 ed impostare = Y il campo Stampa E/C Voucher 9

10 - Sempre rimanendo nella stessa videata impostare = C il campo Emissione Fattura Diritti - Sempre rimanendo nella stessa videata impostare = N il campo Stampa Vou/Prt 74/ter/Compravendita in E/C ; - Sempre rimanendo nella stessa videata premere Invio. Impostare = N il campo Diritti anche in E/C ; - Selezionare la funzione Dati Fiscali/Contabili ; posizionarsi nella quarta videata ed impostare i valori opportuni nei campi sotto evidenziati. Sempre rimanendo nella stessa funzione ma posizionandoci nella seconda videata impostare i valori opportuni nel campo Addebito Spese Bollo Sempre rimanendo nella stessa funzione ma posizionandoci nella quarta videata impostare i valori opportuni nel campo Genera xml pa anche x e/c Sempre all interno d ella quarta videata impostare i valori opportuni nel campo Scorporo Iva dettaglio XML PA - Al termine confermare le impostazioni modificate. 10

11 FUNZIONAMENTO DELLA PROCEDURA - Nel caso in cui l Utente emetta Fattura 74Ter / Compravendita Singola o Cumulativa ad un Cliente definito come Pubblica Amministrazione (il documento può essere generato sia in fase di Chiusura Pratica sia nella specifica procedura presente in BackOffice), il programma provvederà a generare come sempre la classica stampa del Documento, a movimentare il relativo Registro Iva analizzato all inizio della Documentazione nei prerequisiti e contemporaneamente verrà scaricato il relativo File XML nella Area Ftp dell Agenzia; - Nel caso di Emissione Estratto Conto Cumulativo con fattura Diritti, verranno generati due distinti documenti, entrambi denominati Fattura : a) una Fattura per la parte di Intermediazione con il relativo file XML; il documento avrà come Aliquota Iva quella impostata nei Prerequisiti (pagina 2, campo Codice iva documenti intermediazione Pubblica Amministrazione ; e come Causale Contabile quella impostata sempre nei Prerequisiti (pagina 2, campo Codice causale x fattura intermediazione Pubblica Amministrazione ; b) una Fattura per i Diritti di Agenzia (tradizionale) con il relativo file XML: - In Contabilità Ordinaria la Fattura relativa all Intermediazione NON viene contabilizzata; viene invece movimentata esclusivamente la parte IVA; - La fattura relativa ai Diritti di Agenzia invece viene regolarmente movimentata sia per qualto riguarda le Contropartite (Cliente a Ricavi) sia per quanto riguarda l IVA; - A questo punto all Utente non rimane che entrare nella propria Area FTP in base alle seguenti istruzioni: c) Sul proprio Pc aprire Risorse del Computer ; d) Digitare in caratteri MINUSCOLI nella barra Indirizzo il seguente percorso: ftp://ftp.siapcn.it; e) All interno della videata che si aprirà cliccare con il pulsante destro del mouse quindi selezionare la funzione Accedi Come ; f) Digitare, nella ulteriore videata che si presenta, l Utente e la Password necessari per accedere alla vs. area Ftp; ricordiamo che queste credenziali di accesso NON sono quelle da voi quotidianamente utilizzate per Atlante Plus. Nel caso in cui non vi ricordaste questi dati potete richiederli a Siap contattando il Servizio Tecnoline al numero oppure scrivendo una mail all indirizzo: tecnoline@siapcn.it. g) aprire la cartella PUBAMM, copiare il file sul proprio Pc, autentificare il file con la firma digitale e inviarlo tramite la procedura indicata dal Ministero. h) Seguono a partire da pagina 10, per vs. consultazione, le indicazioni operative scaricate dal sito del Ministero necessarie per autentificare la Fattura P.A. e le modalità di Invio del documento. 11

12 Firmare la FatturaPA Ogni file FatturaPA trasmesso deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: l integrità delle informazioni contenute nella fattura; l autenticità dell emittente; Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale tenendo presenti i seguenti vincoli tecnici: il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma: o CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010, o XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre L unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella enveloped. Inoltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI= oppure con URI= #iddoc dove iddoc indica l identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l attributo URI all interno degli elementi Reference. In base al formato di firma adottato, l estensione del file assume il valore.xml.p7m (per la firma CAdES-BES) oppure.xml (per la firma XAdES-BES). il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, e che assume il significato di riferimento temporale. 10

13 Inviare la FatturaPA Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio. Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l invio dei file: Posta Elettronica Certificata (PEC) Invio via web Servizio SDICoop - Trasmissione Servizio SDIFTP Servizio SPCoop - Trasmissione Invio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che: garantisce l invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati, attesta con valenza legale l invio e la ricezione dei messaggi al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L invio mediante PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. Per fare richiesta di una casella di PEC ci si può rivolgere ai gestori presenti nell elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale. L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. L'indirizzo PEC a cui destinare i file è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it. Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Nota bene: il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del file FatturaPA. Invio via web Il Sistema di Interscambio mette a disposizione, su questo sito, un applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio attraverso un interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in posssesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'agenzia delle Entrate. 11

14 Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes. Il soggetto che usa il canale Web per l invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti. Invio tramite Servizio SDICoop - Trasmissione Il Servizio SDICoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito. Invio tramite Servizio SDIFTP Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol ). L'utilizzo di tale modalità presuppone una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito. Vai all applicazione Accreditare il canale Istruzioni per il servizio SDIFTP - pdf Per scaricare tutti file necessari per interagire con il Servizio SDIFTP consultare la sezione Documentazione Sistema di Interscambio Si consiglia di consultare la sezione File, fatture e messaggi per una descrizione dettagliata dei file messaggio prodotti dal SdI Invio tramite Servizio SPCoop-Trasmissione Il Servizio SPCCoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (webservices) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall'agenzia per l'italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito. 12