ref building AREA ASSET AREA PROPERTY AREA FACILITY AREA AGENCY SCHEDA DI PRODOTTO CONSISTENZA CATASTO FISCALITA GESTIONE DOCUMENTALE CAD GIS

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1 ref building SCHEDA DI PRODOTTO CONSISTENZA CATASTO AREA ASSET FISCALITA GESTIONE DOCUMENTALE CAD GIS LOCAZIONI ATTIVE LOCAZIONI PASSIVE AREA PROPERTY INCASSI MOROSITA SERVIZI AL FABBRICATO CONDOMINI FORESTERIE ACQUISTI AREA FACILITY AREA AGENCY MANUTENZIONE PROGRAMMATA RICHIESTE DI INTERVENTO PROGETTI VOICE PORTAL VENDITE

2 INDICE MODULO MANUTENZIONE PROGRAMMATA MANUTENZIONE PROGRAMMATA Gestione del catalogo dei servizi Patrimonio da manutenere Personale Tecnico e Squadre di Manutenzione Manutenzione Preventiva Programmata Ordini di lavoro Sintesi Funzionale 7 2 DI 8

3 MODULO MANUTENZIONE PROGRAMMATA 1.1 MANUTENZIONE PROGRAMMATA Il modulo Manutenzione Programmata di ref building contiene tutte le funzioni ed i processi relativi alla programmazione degli interventi di manutenzione, controllo, ispezione e misurazione, pianificati in base ad apposita normativa, a documentazione di carattere tecnico, quali libretti e manuali di manutenzione e ad enti di certificazione. I processi principali gestiti sono i seguenti: 1. Gestione del catalogo dei servizi 2. Patrimonio da manutenere 3. Personale Tecnico e Squadre di Manutenzione 4. Manutenzione preventiva programmata 5. Ordini di lavoro Gestione del catalogo dei servizi La gestione del catalogo manutentivo in ref building assume una connotazione flessibile ed è caratterizzato da una alimentazione per step. In primo luogo sono registrate le schede tecniche. In seguito vengono definite a sistema le attività da associare alle singole schede. Per questa tipologia di informazione vengono registrati dati rilevanti quali: Periodicità e frequenza dell attività; Durata (in minuti); Attività eseguibile con impianto in servizio o fuori servizio; Mansione e specializzazione del tecnico per esecuzione attività; Oggetto da mantenere (a livello edile o impiantistico) organizzabile per tipo e classe. La definizione è completata da una procedura che associa le varie attività alle schede di riferimento. Vale la pena sottolineare la presenza di un ulteriore livello di specifica implementabile costituito dalle singole operazioni che compongono le attività. 3 DI 8

4 1.1.2 Patrimonio da manutenere ref building consente la definizione degli oggetti su cui eseguire gli interventi pianificati. Quanto affermato assume valenza sia in relazione al patrimonio impiantistico così come in relazione ai componenti edili e gli elementi architettonici degli oggetti immobiliari. Questo consente la definizione di insiemi e sottoinsiemi su cui eseguire determinate attività programmate, in base ad una logica di servizio. Vale la pena sottolineare che l applicazione, nella gestione del processo, consente di definire i periodi di funzionamento e di fermo impianto aggiunto a raggruppamenti logici e gerarchici di oggetti, finalizzati alla ottimizzazione del giro visite/interventi da parte del personale tecnico Personale Tecnico e Squadre di Manutenzione La gestione del personale tecnico in ref building permette la definizione dei tecnici interni ed esterni all azienda, corredando la banca dati di informazioni rilevanti ai fini della pianificazione degli interventi quali disponibilità oraria, ferie e ore di straordinario. L applicazione consente un articolazione dei tecnici come di seguito indicato: Gestori: rappresentano le aziende che offrono il servizio tecnico di manutenzione singolarmente o in raggruppamenti ed associazioni temporanee; Tecnici: rappresentano i singoli tecnici appartenenti ad un gestore; Fornitori esterni: rappresentano ditte o tecnici esterni al gestore, chiamati eventualmente ad operare su una quota e sul totale dei servizi tecnici. E possibile definire l anagrafica delle risorse disponibili per l erogazione delle prestazioni e corredare il set di informazioni con attributi qualitativi e quantitativi che assumono particolare rilevanza nei processi di pianificazione delle attività manutentive e nella definizione del relativo programma. Si fa riferimento a: anagrafica degli skill e delle competenze dei tecnici; associazione ai singoli tecnici di patentini, certificazioni ed abilitazioni rilasciate da appositi enti; disponibilità oraria per singola risorsa; disponibilità giornaliera per singola risorsa, in considerazioni di ferie ed assenze pianificate; monte ore in aggregato, a livello di gestore, o specifico, a livello di tecnico; 4 DI 8

5 gestione dei periodi feriali, dei giorni festivi e degli straordinari. ref building consente, inoltre, la definizione e la gestione di squadre di manutenzione e la catalogazione dei dispositivi e dotazioni dei tecnici, intese come apparecchiature ed strumenti utilizzati nelle attività di manutenzione Manutenzione Preventiva Programmata La manutenzione preventiva programmata consente la schedulazione dinamica degli interventi a periodicità prefissata sia di conduzione che di manutenzione degli impianti. ref building permette di elaborare i record di riferimento a livello di simulazione, offrendo la possibilità di una analisi degli interventi, in termini di scostamenti e di disponibilità delle risorse; la relativa validazione genera il programma di manutenzione ed alimenta la banca dati dei relativi ordini di lavoro. Il Sistema prevede la gestione dei seguenti processi: Pianificazione: o per aree organizzative; o per livelli gerarchici degli oggetti di facility (beni del patrimonio impiantistico ed edile soggetti ad attività di manutenzione ovvero l insieme di oggetti su cui verranno svolte tutte le attività definite a livello di catalogo manutentivo); o per tipologia di attività di manutenzione. elaborazione e definizione del programma di manutenzione; personalizzazione dei piani e programmi di manutenzione; gestione delle sovra-assegnazioni; monitoraggio dei carichi di lavoro; gestione operativa del programma di manutenzione; gestione dello storico; registrazione di ogni informazione inerente l attività di manutenzione programmata svolta; monitoraggio giornaliero delle attività da svolgere. ref building consente la definizione del programma di manutenzione attraverso un approccio di pianificazione a risorse finite degli interventi. Il Sistema, infatti, va ad associare il catalogo dei servizi manutentivi, composto come descritto in precedenza, agli oggetti da mantenere ed alla disponibilità, in termini di monte ore, del gestore e dei propri tecnici. In questo contesto, il totale delle ore di attività deve essere minore o al più uguale al totale del monte ore disponibile. 5 DI 8

6 Un ulteriore approccio implementato consente la gestione di pianificazione temporale a scadenze prefissate ; in tale ambito l intervento di manutenzione viene schedulato ad una data fissa. Di seguito alcune caratteristiche dei processi di programmazione offerti da ref - building: programma di manutenzione tecnologico (impiantistica) ed edile (componenti edilizie); programmazione su singolo/i oggetto o a livello massivo; gestibilità di oggetti di riferimento (raggruppamenti gestionali di oggetti definibili in base a criteri di ottimizzazione quali localizzazione, tipologia, ecc.); gestione dei ritardi e degli aggiustamenti; work-flow autorizzativi ed autentificativi; gestione del programma simulato e del programma operativo; analisi del programma su supporti grafici (Gantt di pianificazione); replicazione del programma e possibilità di definizione dello stesso sulla base delle precedenti elaborazioni (a cui è possibile apportare modifiche ed aggiustamenti); sistemi di comunicazione tra le varie unità aziendali interessate alla gestione operativa della manutenzione preventiva programmata Ordini di lavoro Come anticipato, la definitiva elaborazione del programma di manutenzione, genera automaticamente i relativi ordini di lavoro. ref building supporta la gestione completa ed il monitoraggio degli ordini di lavoro scaturiti dal programma di manutenzione: creazione dell ordine di lavoro, puntuale o massiva; validazione ed assegnazione dell ordine di lavoro; consuntivazione ed entrata merci (chiusura O.d.l.); localizzazione grafica dell intervento; gestione dei dati e delle informazioni di ritorno. A livelli di chiusura dell ordine di lavoro e conseguente inserimento delle informazioni di ritorno, ref building utilizza, come standard, la registrazione manuale. Moduli accessori ed opzionali implementano l imputazione dei dati di ritorno dell ordine attraverso: Penna ottica; PDA / Palm; 6 DI 8

7 Pocket PC; Table PC Sintesi Funzionale Si descrivono di seguito i processi di sintesi e le relative funzionalità gestite dal modulo Manutenzione Programmata. PROCESSO Gestione Tecnici (interni ed esterni) FUNZIONALITA Gestione delle società di manutenzione (Gestori) Gestione dei Tecnici Gestione dei Fornitori esterni MANUTENZIONE PROGRAMMATA Gestione delle informazioni sui Tecnici Gestione report (per OdL) Manutenzione programmata Anagrafica degli skill e delle competenze dei tecnici Disponibilità oraria per singola risorsa Disponibilità giornaliera per singola risorsa, in considerazioni di ferie ed assenze pianificate Monte ore in aggregato, a livello di gestore, o specifico, a livello di tecnico Gestione dei periodi feriali, dei giorni festivi e degli straordinari Report degli interventi per tipologia Report di ricorrenza degli interventi per cespite/oggetto Report di ripartizione dei costi (preventivi e consuntivi) di manutenzione per cespite Report riepilogativo di utilizzo delle risorse Report riepilogativo dei materiali Scadenziari periodici per cespite, per risorsa, per intero incarico/commessa, o per tipologia d intervento Gestione del piano di manutenzione (catalogo dei servizi schede ed attività) Elaborazione e definizione del programma di manutenzione Personalizzazione dei piani e programmi di manutenzione Gestione delle sovra-assegnazioni Monitoraggio dei carichi di lavoro Gestione operativa del programma di manutenzione Gestione dello storico 7 DI 8

8 Registrazione di ogni informazione inerente l attività di manutenzione programmata svolta Monitoraggio giornaliero delle attività da svolgere Generazione e gestione degli ordini di lavoro per attività programmate Consuntivazione Pianificazione Manutenzione Programmata Per aree organizzative Per livelli gerarchici degli oggetti di facility (oggetti del patrimonio impiantistico soggetti ad attività di manutenzione) Per tipologia di attività di manutenzione MANUTENZIONE PROGRAMMATA Processi di Programmazione disponibili Registrazione/Chiusura Ordini di Lavoro (OdL) Gestione Rientro Contabile Programma di manutenzione tecnologico (impiantistica) ed edile (componenti edilizie) Programmazione su singolo/i oggetto o a livello massivo Testa impianto, ovvero raggruppamento gestionale di oggetti impiantistici definibile in base a criteri di ottimizzazione (localizzazione, tipologia, ecc.) Gestione dei ritardi e degli aggiustamenti Work-flow autorizzativi ed autentificativi Gestione del programma simulato e del programma operativo Analisi del programma su supporti grafici (Gantt di pianificazione) Replicabilità del programma e possibilità di definizione dello stesso sulla base delle precedenti elaborazioni Manuale Penna ottica PDA / Palm Pocket PC Table PC Gestione Buono Entrata Merci (BEM) Gestione workflow autorizzativo Registrazione documento di costo Contabilizzazione e consuntivazione Caricamento documenti di costo via batch 8 DI 8