Procedura di gestione dei documenti di origine esterna e di protocollo < PQ 01B >

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1 I I S Ettore Majorana Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) PQ01/B Rev 3 del 10/05/2003 Pag 1/6 Procedura di gestione dei documenti di origine esterna e di protocollo < PQ 01B > EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: DSGA Responsabile Commissione Qualità Dirigente scolastico

2 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Gestione documenti e dati di origine esterna 5.1 Leggi, delibere, convenzioni 5.2 Manuali, schede tecniche, cataloghi e listini 5.3 Informazioni relative a eventi di interesse specifico 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni Scopo Lo scopo di questa procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per la gestione controllata dei documenti di origine esterna nell Istituto Tecnico Industriale Statale Ettore Majorana di Cesano Maderno per: consentire un uso appropriato dei documenti di origine esterna. Un altro scopo di questa procedura è di definire i criteri per la diffusione delle comunicazioni all'interno dell'istituto. Campo di applicazione La presente procedura si applica: alle attività di gestione dei documenti di origine esterna; alle attività di comunicazione all interno dell Istituto. Definizioni e riferimenti Circolare: documento di comunicazione interna o rivolta all utenza; Delibera: documento che riporta una decisione di un organo collegiale; POF ( piano dell offerta formativa dell Istituto ) : documento della programmazione d Istituto, in riferimento alle scelte organizzative, formative e all uso delle risorse; Piano di lavoro: documento che comunica la programmazione dell attività didattica del docente; Registro di classe: documento di registrazione delle presenze dei docenti e degli alunni e delle attività giornaliere della classe; Registro del docente: documento di registrazione delle presenze e delle valutazioni degli studenti, dell attività didattica del docente, dei rapporti con le famiglie; Regolamento: insieme di prescrizioni da rispettare; Protocollo: riferimento legislativo DPR n 482 del 20/10/1998; MIUR: Ministero dell Istruzione, Università e Ricerca; USR: Ufficio Scolastico Regionale; CSA: Centro Servizi Amministrativi.

3 Responsabilità Addetti alla lettura della posta elettronica Addetti Ufficio Protocollo Dirigente Scolastico Addetti all ufficio acquisti DSGA Scaricano i documenti presenti nelle caselle assegnate secondo le istruzioni specifiche e le passano all'ufficio Protocollo. Protocollano i documenti in ingresso all'istituto secondo le vigenti disposizioni legislative. Esamina i documenti protocollati e decide relativamente a: affissione agli Albi, emissione di circolari, distribuzione controllata, a seconda degli argomenti dei documenti stessi. Conservano e aggiornano, almeno annualmente, cataloghi e listini. Esamina la posta, dopo il controllo del DS Gestione documenti e dati di origine esterna Questa procedura regolamenta la gestione dei documenti di origine esterna ossia: Leggi e normative, delibere interne dell'istituto (CdI, CdD), convenzioni Documenti che scaturiscono dagli adempimenti di legge: documento di valutazione dei rischi, piano di evacuazione, certificato prevenzione incendi, conformità impianti elettrici, concessione edilizia, eventuali scarichi non fognari, adempimenti rispetto al Decreto Ronchi Registro carico e scarico, formulari. Manuali tecnici delle apparecchiature (a cura del costruttore) e schede tecniche dei prodotti acquistati. Comunicazioni di manifestazioni, mostre, eventi culturali o tecnologici specifici. Ogni documento emesso nell ambito dell Istituto andrà riferito ad una di queste tipologie e dovrà essere codificato e gestito secondo quanto prescritto in questa Procedura. Le successive due tabelle si riferiscono rispettivamente alla gestione di: leggi, delibere, convenzioni; manuali tecnici e schede tecniche; comunicazioni relative a eventi di interesse specifico; cataloghi e listini prezzi di fornitori.

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5 5.1 Leggi, delibere, convenzioni Fasi Elementi in ingresso Descrizione Elementi in uscita 1 Aggiornamento annuale delle leggi pertinenti 2 Aggiornamenti periodici 3 Protocollo 4 Trasmissione a DS e diffusione delle comunicazioni Temi di legislazione scolastica Gazzetta Ufficiale Riviste specifiche (Notizie della Scuola) Sito ministeriale Istruzione operativa rete intranet (Is Op 01/PQ 01B) Legislazione scaricata dal sito Istruzione operativa protocollo (Is Op 02/PQ01B) Programma CRE-SO Legislazione scaricata dal sito Gazzetta Ufficiale 5 Adempimenti Specifiche leggi 6 Conservazione dei documenti relativi ad adempimenti Documenti scaturiti da adempimenti legislativi Il DS su proposta del DSGA, acquista ogni anno il software di aggiornamento della raccolta Temi di legislazione scolastica e rinnova l abbonamento alla Gazzetta Ufficiale e gli abbonamenti a riviste specifiche del settore. La raccolta Temi di legislazione scolastica è conservata in biblioteca. Le Gazzette Ufficiali vengono conservate per due anni in biblioteca e quindi nell archivio di deposito. La persona addetta alla lettura della posta elettronica scarica la legislazione dal sito ufficiale del Ministero dell Istruzione, secondo le modalità indicate nella Is Op 01/PQ01B e la trasmette all'ufficio Protocollo, secondo le disposizioni date dal DS. Tutta la documentazione è sottoposta al "protocollo" da parte dell'ufficio preposto, secondo le modalità indicate nell Is Op 02/PQ01B. L'effettuazione del protocollo avviene secondo le vigenti disposizioni legislative: DPR n 428 del 20/10/1998. Il DS, se l'argomento della legge è di interesse generale, predispone eventualmente una circolare ufficiale e fa affiggere la legge in uno degli appositi Albi, a secondo dell'argomento. Quando l'argomento è specifico per un'area, una materia di docenza, indica i destinatari sul testo del documento e lo consegna al personale dell'ufficio Protocollo perché ne siano fatte copie da distribuire agli interessati. Il personale addetto alla distribuzione dei documenti evidenzia l avvenuta consegna della copia agli interessati con un elenco firme da allegare al testo originale. Le delibere del CdI, del CdD sono affisse negli appositi Albi. Quando la disposizione legislativa prevede la predisposizione di documenti specifici in adempimento alle prescrizioni, il DS. affida a commissioni dedicate o, eventualmente, a esperti esterni lo studio della situazione e la stesura dei documenti. Tutti i documenti originali a seguito di adempimenti legislativi sono conservati nell archivio di protocollo (segreteria) per due anni solari e quindi nell archivio di deposito. Gli adempimenti legislativi riferiti al DL 626/94 sono conservati nell ufficio del DS. Temi di legislazione scolastica archiviati in biblioteca Gazzetta Ufficiale archiviata Riviste specifiche Legislazione scaricata dal sito Legislazione scaricata dal sito Circolari, legislazione scolastica, delibere affisse all'albo Copie di documenti distribuite agli interessati e elenco firme per la distribuzione Documenti di adempimento alle prescrizioni Documenti conservati presso l archivio protocollo e di deposito Documenti relativi al DL 626/94 conservati nell ufficio del DS.

6 5.2 Manuali, schede tecniche, cataloghi e listini Fasi Elementi in ingresso Descrizione Elementi in uscita 1 Ricevimento documento 2 3 Consegna della documentazione Lettura della documentazione Manuali tecnici Schede tecniche Documenti di trasporto (DdT) Cataloghi e listini Manuali tecnici Schede tecniche DdT con evidenza di avvenuta consegna Cataloghi e listini Documentazione tecnica nei laboratori L'avvenuta consegna dei documenti tecnici a corredo delle apparecchiature o dei prodotti acquistati è evidenziata dall'addetto ricevente (addetto all ufficio di magazzino) sul DdT. I cataloghi e i listini vengono consegnati all addetto all ufficio di magazzino dall addetto al protocollo (che riceve la posta). La documentazione è quindi consegnata, dall addetto all ufficio di magazzino, ai responsabili dei laboratori. Per quanto riguarda cataloghi e listini, se di carattere generale, vengono trattenuti in magazzino, se di carattere specifico, vengono consegnati in biblioteca o ai responsabili dei laboratori interessati. La documentazione è esaminata dai responsabili di laboratorio che, quando lo reputano necessario in relazione ai requisiti di sicurezza o alla complessità dell'utilizzo, elaborano documenti operativi per facilitare l'utilizzo dell'attrezzatura o del prodotto. Manuali tecnici Schede tecniche DdT con evidenza di avvenuta consegna Cataloghi e listini Documentazione tecnica nei laboratori Cataloghi e listini consegnati Eventuali istruzioni d'uso per attrezzature/prodotti 5.3 Informazioni relative a eventi di interesse specifico Fasi Elementi in ingresso Descrizione Elementi in uscita 1 Ricevimento comunicazioni dall'esterno 2 Trasmissione al DS 3 Protocollo 4 Diffusione delle comunicazioni Siti specifici (MIUR, USR, CSA, Intranet, posta elettronica) Monitor WEB Comunicazioni postali elettronica) Posta manuale elettronica) vistati Posta manuale vistata elettronica) protocollati (con eventuale indicazione di urgenza) Posta manuale protocollata (con eventuale indicazione di urgenza) L addetto all Ufficio di Protocollo scarica tutti i documenti presenti giornalmente nei siti indicati (MIUR, USR, CSA, intranet, posta elettronica) e li trasmette al DS. La posta manuale è trasmessa al DS. I documenti presenti nel sito Monitor WEB sono controllati e scaricati quotidianamente dal DS Il DS vista la posta, evidenzia l urgenza della comunicazione sul testo del documento e i nominativi degli interessati; consegna i documenti da protocollare trattenendo quelli da inserire nel protocollo riservato ( gestito personalmente dal DS) Tutta la documentazione, vistata dal DS, è sottoposta al "protocollo" da parte dell'ufficio preposto. L'effettuazione del protocollo avviene secondo le vigenti disposizioni legislative (DPR 482 del 20/10/1988) L addetto all Ufficio di Protocollo distribuisce o fa distribuire copia delle comunicazioni, secondo le stesse modalità previste al paragrafo 6.1. Se la comunicazione è di particolare urgenza e di interesse generale viene portata al centralino per la distribuzione. Documenti da Siti specifici (MIUR, elettronica); Posta manuale Documenti prelevati da Monitor WEB elettronica) vistati Posta manuale vistata elettronica) protocollati Posta manuale protocollata Elenco firme per la distribuzione Copie del documento

7 6. Documenti di riferimento Is Op 01/PQ 01B Is Op 02/PQ 01B Programma CRE-SO 7. Registrazioni Comunicazioni affisse all'albo e protocollate Protocollo Elenco firme per la distribuzione Dati inseriti nel programma CRE-SO 8. Funzioni destinatarie DS DSGA Personale assistente tecnico Rev. 1 del 26/03/03: emissione definitiva. 9. Storia delle revisioni Rev. 2 del 28/04/03: in seguito all audit del 31/03/2003 in quanto la Rev 1 emessa senza le firme di emissione dei responsabili di emissione, verifica ed approvazione. Rev. 3 del 10/05/03: in seguito all audit del 7/05/03 in quanto si è deciso di separare la procedura di gestione della documentazione del sistema qualità dalla procedura di gestione dei documenti di origine esterna e di protocollo.