Ministero degli Affari Esteri GUIDA OPERATIVA ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONI DI CONTEST PER GLI UFFICI CONSOLARI DI II CATEGORIA

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1 Ministero degli Affari Esteri GUIDA OPERATIVA ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONI DI CONTEST PER GLI UFFICI CONSOLARI DI II CATEGORIA

2 INDICE 1 INTRODUZIONE ACCESSO ALLA PROCEDURA DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI AMMINISTRAZIONE SISTEMA VARIAZIONE PASSWORD PERCEZIONI UFFICI ONORARI REGISTRAZIONE AGGIORNAMENTO VALIDAZIONE REGISTRO RIAPERTURA TRIMESTRE STAMPA REGISTRO STAMPA MARCHE UTILIZZATE Pag.1

3 1 INTRODUZIONE È stata realizzata una procedura uniforme con cui gli Uffici dipendenti di II Categoria possono comunicare alla propria Rappresentanza di riferimento la lista delle percezioni introitate. Tenuto conto che gli uffici consolari di seconda categoria non possono accedere alla rete privata della pubblica amministrazione (Ripa) ma solo alla rete pubblica di Internet, le nuove funzioni sono state sviluppate sull applicazione CONTEST che è accessibile anche dalle sedi fuori Ripa. Le nuove funzionalità prevedono l inserimento delle percezioni consolari, la validazione da parte degli organismi preposti e l interrogazione/stampa dei dati. Le Rappresentanze di riferimento potranno visualizzare e Validare/Rifiutare le informazioni inserite tramite un apposita funzione sul Portale di contabilità estera SIBI. Sulla Home Page del programma CONTEST-Percezioni Consolari è disponibile la guida operativa e il numero telefonico con relativi orari per contattare, se necessario, il Servizio di Assistenza. REQUISITI SOFTWARE Per utilizzare il programma CONTEST-Percezioni Consolari è necessario disporre di un PC con sistema operativo Windows ed installare il software Java (JRE Java Runtime Environment), nella Versione più recente proposta. Tale installazione viene richiesta automaticamente dal programma al momento del primo collegamento, se non già presente sul PC utilizzato. Si ricorda che per poter effettuare tale installazione l utente deve avere necessariamente i privilegi di Amministratore, deve cioè avere la possibilità di installare programmi sul proprio PC. Sarà necessario aggiornare la versione di Java ogni qualvolta sarà richiesto dal programma stesso. Per installare Java si può accedere al seguente link ed effettuare il download e l installazione seguendo le indicazioni fornite dal sito: Pag.2

4 Accettare l ultima versione proposta IN ogni caso, completata l installazione si consiglia di riavviare il PC. Non si richiedono particolari versioni di Windows né del browser. E necessario che siano abilitati i popup (Strumenti > Blocco popup > Disattiva blocco popup) Per la visualizzazione delle stampe è necessario aver installato sul PC Acrobat Reader. 2 ACCESSO ALLA PROCEDURA L interfaccia utente adottata è stata realizzata tenendo conto il più possibile degli standard in uso in ambiente internet. Al programma, CONTEST-Percezioni Consolari si accede tramite l indirizzo internet che viene comunicato contestualmente alle credenziali di accesso ( Quando viene visualizzata la seguente maschera di login: Pag.3

5 è necessario digitare il Nome Utente e Password comunicati, prestando attenzione anche all uso corretto del carattere maiuscolo/minuscolo. Si consiglia, per maggior sicurezza, di modificare la password dopo il primo accesso tramite l apposita funzione di seguito descritta. Su tale maschera saranno a breve resi disponibili il manuale utente e i riferimenti per contattare il Servizio di Assistenza (nr. telefonico ed indirizzo ). Superato il controllo utente/password il programma mette a disposizione un menu principale contenente tutte e sole le funzionalità abilitate che si presenta con una struttura del tipo di seguito riportato: Per accedere alla singola funzione è necessario: aprire la cartella interessata (per Es. Percezioni Uffici Onorari ), cliccando con il mouse sull icona selezionare la funzione desiderata con il mouse. REGOLE GENERALI DI NAVIGABILITÀ E DI UTILIZZO DELLE FUNZIONI Pag.4

6 Una volta aperta la funzione desiderata, per spostarsi da un informazione digitabile all'altra, è possibile, in alternativa, l'uso del tabulatore ( ) o del mouse. Per maggiore facilità d uso, è stato adottato in tutto il programma il seguente standard: - le informazioni non digitabili sono presentate in azzurro - le informazioni obbligatorie da digitare in giallo - le informazioni digitabili, ma non obbligatorie, in bianco. L acquisizione in banca dati delle informazioni digitate avviene solo tramite l attivazione del pulsante Esegui presente in basso a destra dello schermo. Per passare da una funzione ad un altra, è sufficiente selezionare la nuova funzione dal menu che è sempre disponibile sulla sinistra dello schermo. Si ricorda, prima di passare ad una nuova funzione, di concludere e confermare l operazione precedente tramite il pulsante Esegui per evitare la perdita dei dati digitati. Se si richiede la chiusura dell applicazione senza aver concluso e confermato tutte le operazioni avviate, il sistema invia un opportuno messaggio che segnala le operazioni lasciate in sospeso. L utente potrà, in alternativa: confermare la chiusura dell applicazione, con conseguente perdita di tutte le informazioni relative alle operazioni lasciate in sospeso annullare la richiesta di chiusura, così da poter ritornare sulle operazioni non completate e provvedere, attivando l Esegui, alla conferma delle stesse. Pag.5

7 3 DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI 3.1 AMMINISTRAZIONE SISTEMA La cartella contiene un unica funzione che permette di modificare la password di accesso della propria utenza VARIAZIONE PASSWORD Tale funzione, accessibile da ogni utente, consente la modifica della password. Nella casella Identificativo Utente il sistema visualizza il nome utente con cui si è acceduto al programma. Nel campo Vecchia password si inserisce la password in uso e nel campo Nuova password la nuova password che si vuole utilizzare. Cliccando sul pulsante Esegui (in basso a destra) la nuova password viene salvata nella Banca dati. 3.2 PERCEZIONI UFFICI ONORARI La cartella contiene le funzioni che consentono di registrare le Percezioni, validarle, visualizzarle e stamparle. La funzione di Validazione (Validazione di I livello) è indispensabile e propedeutica per permettere alla Sede di riferimento di visualizzare sul portale SIBI le percezioni del trimestre ed apporre la propria Validazione (Validazione di II livello) o il Rifiuto. Tramite il portale SIBI le Rappresentanze possono vedere e stampare i registri degli Uffici dipendenti di competenza. Qualora sia necessario apportare variazioni ai dati dopo che questi sono già stati validati occorre effettuare l annullamento della Validazione tramite l apposita funzione di Riapertura del trimestre meglio descritta nel seguito REGISTRAZIONE La funzione permette di inserire i dati riguardanti le singole Percezioni accertate. Pag.6

8 Quando si accede alla funzione il programma prospetta il seguente schermo: Nella parte superiore della maschera sono già impostate le informazioni riguardanti l esercizio contabile corrente e la tipologia Percezioni Consolari. Nella parte inferiore viene prospettata una lista in cui è presente il pulsante Ins tramite cui è possibile inserire una nuova Percezione. Tale lista prospetta via via l elenco delle Percezioni inserite nel corso della sessione di lavoro e che saranno registrate sulla banca dati al momento dell attivazione del pulsante Esegui. Se necessario è possibile scegliere un diverso esercizio di gestione contabile. INSERIMENTO Cliccando sul pulsante Ins il programma apre una ulteriore finestra in cui devono essere digitate le informazioni riguardanti la singola Percezione da registrare nel sistema: Pag.7

9 Le informazioni in giallo vanno obbligatoriamente digitate, quelle in bianco sono facoltative, quelle in azzurro non devono essere digitate. Per procedere nell inserimento, nel caso in cui non venga applicata l esenzione, dopo aver inserito il numero di marche per ciascun taglio utilizzato, deve essere attivato il pulsante Calcola (posizionato nella seconda riga della maschera accanto al campo totale importo in Euro ): il sistema in tal modo calcolerà automaticamente l Importo Totale delle marche in Euro che sarà visualizzato nell apposito spazio azzurro a sinistra del pulsante stesso. Qualora il servizio fornito dall Ufficio Onorario venga erogato a titolo gratuito (non ha quindi un costo) non si devono digitare né gli importi né il numero di marche ma è necessario invece mettere la spunta sulla casella Gratuito e selezionare dall apposita lista il Motivo di Esenzione. Per proseguire l operazione si deve selezionare il pulsante Continua a fronte del quale il programma ritorna alla maschera precedente e visualizza nella lista le informazioni relative alla Percezione appena inserita. A sinistra di ogni riga inserita sono presenti due pulsanti: Canc e Modif ; il primo permette la cancellazione della Percezione appena inserita mentre il secondo ne consente la rettifica dei dati. CANCELLAZIONE Selezionando il pulsante Canc il programma apre una finestra in cui richiede la conferma per proseguire nell operazione di cancellazione con cui verrà eliminata definitivamente la Percezione selezionata. Pag.8

10 Quindi, selezionando il pulsante Continua il programma prosegue con la cancellazione mentre se si seleziona il pulsante Annulla viene annulla la richiesta di cancellazione. MODIFICA Selezionando il pulsante Modif il programma prospetta i dati inseriti (non ancora memorizzati in banca dati) e ne permette la modifica. Il funzionamento è analogo alla funzione di Inserimento. Al termine delle modifiche, per proseguire l operazione bisogna selezionare il pulsante Continua a fronte del quale il Pag.9

11 programma ritorna alla pagina precedente e visualizza nella lista le principali informazioni della Percezione modificata. MEMORIZZAZIONE SULLA BASE INFORMATIVA (BANCA DATI) Come già detto, al termine della sessione di lavoro per ciascuna funzione utilizzata, per memorizzare definitivamente i dati sulla Base informativa è necessario attivare il pulsante Esegui presente in basso a destra dello schermo. Il sistema propone il seguente messaggio: su cui si deve attivare il pulsante OK a fronte del quale il programma conclude la sessione di lavoro AGGIORNAMENTO La funzione di aggiornamento permette di modificare/cancellare Percezioni registrate nella Banca dati e non ancora Validate o Rifiutate (dalla Rappresentanza di riferimento). Nel caso in cui le percezioni siano state Validate solo al I livello dall Ufficio tramite Contest, oppure il Registro sia stato Rifiutato dalla Rappresentanza di riferimento, per poter rettificare una percezione precedentemente registrata è necessario utilizzare la funzione Riapertura Trimestre per revocare la validazione. Una volta modificati i dati è possibile poi effettuare nuovamente la Validazione del registro. Nel caso in cui invece le percezioni siano state Validate al II livello dalla Rappresentanza di riferimento non sarà più possibile apportare modifiche alle percezioni del Registro Validato. All attivazione della funzione il programma prospetta una maschera su cui sono già impostate le informazioni riguardanti l esercizio corrente, il Trimestre e la tipologia Percezioni Consolari. Se necessario si può modificare il Trimestre per il quale si vogliono effettuare gli aggiornamenti Pag.10

12 delle relative percezioni. È possibile, per restringere la ricerca delle percezioni da aggiornare, indicare/selezionare uno o più degli ulteriori parametri di ricerca (Articolo della tariffa, Data operazione, Richiedente). Quindi attivando il pulsante Cerca il programma prospetta il seguente schermo su cui, nella parte inferiore della pagina, elenca le Percezioni relative ai parametri di ricerca indicati. A sinistra di ciascuna Percezione sono presenti i pulsanti Canc e Modif. Selezionando Canc è possibile cancellare la Percezione, mentre tramite il pulsante Modif è possibile rettificarne i dati. Nel caso di modifica il sistema prospetta uno schermo su cui sono riportati i dati della percezione da rettificare. Pag.11

13 Quindi è possibile modificare le informazioni e poi attivare il bottone Continua. Al termine della sessione di lavoro, per memorizzare definitivamente le modifiche apportate nella Base informativa si deve attivare il tasto Esegui presente in basso a destra VALIDAZIONE REGISTRO La funzione permette di Validare al I Livello le Percezioni relative ad un trimestre o ad un periodo del trimestre stesso. Tale Validazione di I livello è indispensabile e propedeutica per consentire alla Sede di riferimento di Validare a sua volta (Validazione di II Livello) o Rifiutare il registro delle percezioni per il periodo da rendicontare. La Validazione di II Livello da parte della Rappresentanza di riferimento congela il registro per il periodo Validato e non è più possibile modificare le percezioni in esso contenute, mentre il Rifiuto consente successivamente di Riaprire il trimestre ed apportare eventuali rettifiche. La validazione di I Livello può essere revocata tramite la funzione Riapertura Trimestre, descritta nel seguito, per apportare eventuali modifiche alle percezioni del registro. E possibile e si deve Validare anche un Registro vuoto (senza operazioni) qualora nel periodo da rendicontare non vi siano state percezioni. Quando si entra nella funzione il programma prospetta il seguente schermo: Su tale schermo è necessario selezionare: l esercizio il trimestre e l intervallo date relativi al periodo da Validare il Nome e Cognome del Titolare dell Ufficio che Valida e poi attivare il tasto Esegui presente in basso a destra. Tale operazione blocca la modifica/cancellazione delle percezioni del trimestre. Pag.12

14 3.2.4 RIAPERTURA TRIMESTRE La funzione consente di riaprire un trimestre/periodo solo se risulta Validato al I Livello o Rifiutato dalla Rappresentanza di Riferimento. La riapertura di un trimestre/periodo consente successivamente di effettuare operazioni di inserimento o aggiornamento delle percezioni del periodo selezionato. Naturalmente, al termine delle modifiche apportate alle percezioni sarà necessario Validare di nuovo le Percezioni del trimestre tramite l apposita funzione. Selezionata la voce di menu Riapertura Trimestre il sistema prospetta il seguente schermo: Su tale schermo è necessario selezionare: l esercizio il trimestre e l intervallo date relativi al periodo da riaprire il Nome e Cognome del Titolare dell Ufficio che richiede l operazione e poi attivare il tasto Esegui presente in basso a destra. Il sistema verifica che il periodo indicato sia stato precedentemente Validato al primo Livello o Rifiutato dalla Rappresentanza di Riferimento. In caso di controllo negativo invia un messaggio bloccante, altrimenti procede alla riapertura del periodo indicato STAMPA REGISTRO La funzione permette di stampare l elenco delle Percezioni per un Esercizio/Trimestre indicati. Quando si entra nella funzione il programma prospetta il seguente schermo: Pag.13

15 Per richiedere la stampa è necessario indicare obbligatoriamente l esercizio, mentre l indicazione del trimestre e del periodo (Dal Al) è facoltativa. Se viene selezionato anche il trimestre ed il periodo il programma visualizzerà l elenco delle Percezioni relative al periodo indicato, altrimenti visualizza tutte le Percezioni registrate per l esercizio selezionato. Per proseguire è necessario attivare il pulsante Esegui a fronte del quale il sistema prospetta il seguente schermo: su cui si deve selezionare la voce Visualizza stampa. In tal modo il programma prospetta in formato pdf l elenco richiesto: Pag.14

16 Per stampante il prospetto visualizzato deve essere utilizzata l apposita opzione del browser (File Stampa) STAMPA MARCHE UTILIZZATE La funzione permette di stampare il riepilogo delle marche utilizzate per ciascun taglio nell Esercizio/Trimestre/Periodo indicati ed il Totale Generale. Quando si attiva la funzione il programma prospetta il seguente schermo: Per richiedere la stampa è necessario indicare obbligatoriamente l Esercizio ed il Trimestre. Può essere anche indicato un periodo specifico all interno del Trimestre selezionato. Per proseguire è necessario attivare il pulsante Esegui a fronte del quale il sistema prospetta il seguente schermo: Pag.15

17 su cui si deve selezionare la voce Visualizza stampa. In tal modo il programma prospetta in formato pdf l elenco richiesto: Per stampante il prospetto visualizzato deve essere utilizzata l apposita opzione del browser (File Stampa). Pag.16