CitySoftware SEGRETERIA DELIBERE DETERMINE ALBO PRETORIO. Info-Mark srl

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1 CitySoftware SEGRETERIA DELIBERE DETERMINE ALBO PRETORIO Info-Mark srl Via Rivoli, 5/ GENOVA Tel. 010/ Fax 010/ Sito internet:

2 Gli Atti amministrativi del Comune vengono gestiti da City Software attraverso tre moduli applicativi: 1. Delibere: che gestisce gli atti emessi da un Organo deliberante (Giunta, Consiglio, Commissario o quant altro) e ne segue l iter dalla generazione della proposta alla pubblicazione dell atto 2. Determine: che consente ai Responsabili di Servizio di emanare le Determine tenendo sotto controllo i budget messi a loro disposizione dal P.E.G. 3. Albo Pretorio: che gestisce le pubblicazioni sull Albo Pretorio, oltre che degli Atti amministrativi, anche di tutti gli altri documenti per i quali la normativa prevede la pubblicazione su internet (Albo Pretorio online). I tre moduli che, installati su un server, possono essere utilizzati da un numero illimitato di utenti, consentono una gestione degli atti amministrativi del Comune sia in modalità distribuita (coinvolgendo tutti i Servizi) sia in modalità accentrata (circoscritta alla Segreteria).

3 La scelta del tipo di organizzazione viene lasciata al Comune. Nel primo caso i programmi vengono messi a disposizione di tutti i Servizi che intervengono nel processo di generazione del provvedimento riducendo al minimo la circolazione della carta e ottimizzando i tempi. Nel secondo caso seguono il metodo di organizzazione più tradizionale che concentra in Segreteria le operazioni di formalizzazione dell atto amministrativo. In entrambi i casi viene creata una base dati omogenea e uniforme contenente su data base relazionale i dati sintetici di tutti gli atti amministrativi e, su documenti in formato.pdf, i relativi testi richiamabili direttamente dal programma. Tale base dati resta a disposizione di tutti gli uffici dell Ente che la possono interrogare utilizzando diverse chiavi di ricerca, quali numero e anno dell Atto, servizio, operatore, argomento, una parola o frase contenuta nell oggetto, ecc. Dopo la pubblicazione sull Albo pretorio online per il periodo richiesto dalla normativa, se il Comune dispone del ns. Portale del Comune, gli atti (in particolare le delibere) possono essere trasferiti direttamente nella sezione del sito dedicata agli Atti amministrativi per la consultazione permanente da parte della cittadinanza.

4 Delibere Il Programma gestisce il processo di emissione delle delibere dal momento della formulazione della proposta alla pubblicazione dell atto sull Albo Pretorio. La Proposta di Delibera può essere caricata direttamente dall ufficio proponente o dalla Segreteria, a seconda se il Comune ha optato per una soluzione distribuita o accentrata. Per la battitura del testo il programma si interfaccia direttamente con Microsoft Word sfruttandone le funzioni di Stampa unione. A completamento della proposta Il responsabile del servizio proponente esprime il parere tecnico e, se la delibera comporta spesa, il Servizio Ragioneria, dopo i dovuti controlli, appone il visto contabile. Quando la Segreteria convoca la Seduta inserisce nell Ordine del Giorno tutte le proposte che dovranno essere discusse, scegliendole fra quelle pronte per la discussione. Per le sedute del Consiglio vengono stampate anche le lettere di convocazione ai consiglieri, le comunicazioni agli organi di stampa ed eventuali altri documenti collegati.

5 Dopo la Seduta la Segreteria, per ciascun punto all O.d.G, segnala l esito e i Presenti/Assenti; il programma trasforma i punti approvati in Delibera assegnandone il numero automaticamente; quelli rinviati restano a disposizione per essere messi all O.d.g. di una seduta successiva. I testi delle delibere approvate vengono quindi completate e impaginate definitivamente da parte dell addetto della Segreteria utilizzando le funzioni di Microsoft Word richiamate direttamente dal programma. Le delibere così completate vengono trasferite dal sistema sull Albo Pretorio che assegna loro il numero di pubblicazione. Vengono quindi stampate in Originale e in Copia e trasformate in PDF per la consultazione e la pubblicazione sull Albo Pretorio online Il programma consente poi di stampare gli elenchi di trasmissione ai Capigruppo e il libro indice da tenere agli atti. La base dati così creata può essere facilmente interrogata da tutti gli uffici fornendo al programma uno o più parametri di ricerca (Organo deliberante, data, servizio proponente, argomento, data di inizio pubblicazione, data di esecutività, una parola o una frase contenuta nell oggetto, ecc.). Le nuove delibere, dopo la pubblicazione sull Albo Pretorio online per il periodo previsto, possono essere trasferite anche sul portale Internet del Comune per la consultazione successiva da parte della cittadinanza.

6 Determine Il programma può essere messo a disposizione di ogni Servizio o Settore che emette Determine e della segreteria del Sindaco per le Ordinanze e i Decreti. La determina viene allestita in forma di bozza da parte del personale del Servizio e successivamente confermata dal Responsabile con assegnazione del numero in automatico. In questa fase il programma mette a disposizione dell operatore le funzioni di Microsoft Word per la battitura del testo, dandogli anche la possibilità di sfruttare dei modelli preconfezionati o di utilizzare come base una determina analoga fatta in precedenza. Al momento della conferma della determina da parte del Responsabile del servizio, se si tratta di una determina d impegno ed è attivo il collegamento con la Contabilità, il sistema controlla immediatamente che i capitoli di bilancio coinvolti siano assegnati a quel Servizio e che presentino la necessaria disponibilità; superati i controlli viene effettuata la prenotazione di impegno. In maniera analoga, per le determine di sub-impegno e di liquidazione gli stessi controlli vengono fatti non sul capitolo, ma sull impegno da scaricare.

7 Alla Ragioneria, che dovrà apporre il visto contabile, resta solo il compito di rendere esecutivo il movimento contabile dopo avere verificato la correttezza dell imputazione sul capitolo per le determine d impegno e del riferimento all impegno da scaricare per quelle di sub-impegno e di liquidazione. Questo sistema oltre ad ottimizzare i tempi eliminando un passaggio (il caricamento dell impegno da parte della Ragioneria), dà ai Servizi lo strumento per gestire meglio le risorse messe a loro disposizione in fase di impostazione del bilancio o del P.E.G.. Le determine confermate dalla Ragioneria e quindi diventate esecutive vengono passate dalla Segreteria al modulo Albo Pretorio per la pubblicazione nella forma prevista dal regolamento comunale (per lo più sotto forma di elenchi); il modulo Albo Pretorio assegna all elenco il numero di pubblicazione. Al termine del loro iter le determine vengono trasformate in documenti.pdf non più modificabili e messe a disposizione di tutti i Servizi per l interrogazione. Analogamente al modulo delle Delibere, il programma consente poi la stampa degli elenchi di trasmissione ai Capigruppo o al Sindaco e del libro indice da tenere agli atti. La base dati così creata può essere facilmente interrogata da tutti gli uffici fornendo al programma uno o più parametri di ricerca (Data, Servizio, argomento, data di inizio pubblicazione, data di esecutività, una parola o una frase contenuta nell oggetto, fornitore, capitoli di bilancio interessati, ecc.).

8 Albo Pretorio Questo programma consente di gestire il Registro dell Albo Pretorio, dove confluiscono, oltre agli atti amministrativi del Comune, anche tutti gli altri documenti da affiggere. E costituito da due moduli distinti, uno in locale e uno su Web (Albo Pretorio online). Il modulo in locale gestisce sostanzialmente il registro degli atti da affiggere assegnando un numero progressivo ad ogni atto e predisponendo gli stessi ad essere pubblicati su Web. I documenti da pubblicare possono provenire direttamente dai moduli che gestiscono gli atti amministrativi o essere caricati manualmente dall operatore se provenienti da altri uffici o Enti esterni.

9 Dovendo essere pubblicati sull Albo Pretorio online, è necessario che i documenti siano disponibili su supporto informatico non modificabile; a questo scopo il programma mette a disposizione le funzioni di scannerizzazione dei documenti cartacei e degli eventuali allegati per predisporli alla pubblicazione online. Se il documento è già stato scannerizzato dall ufficio protocollo viene agganciato automaticamente. Una volta registrati e predisposti per la pubblicazione online gli atti vengono trasmessi al modulo su Web e cioè all Albo Pretorio online, accessibile con un semplice link dal sito ufficiale del Comune. Gli atti resteranno pubblicati solo per il periodo previsto dalla normativa per quel tipo di documento; sarà il programma a renderli automaticamente visibili alla data stabilita dall operatore come inizio pubblicazione e ad oscurarli alla scadenza del periodo previsto. Per la ricerca dei documenti pubblicati sono disponibili delle funzioni di ricerca che consentono di rintracciare il documento con estrema facilità.