GESTIONE PRENOTAZIONE RICOVERI ELETTIVI

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1 AZIENDA OSPEDALIERA DELLA PROVINCIA DI PAVIA Sede Legale: Viale Repubblica, PAVIA Tel Telefax GESTIONE PRENOTAZIONE RICOVERI ELETTIVI Rev. n Descrizione modifica Firma Data Rev. n 5 Modifica titolo,criteri di utilizzo e modifica scheda di prenotazione Giugno 2012 Rev. n 4 Classi priorità pag 5; Ricovero pag 6; scheda prenotazione Febbraio 2010 Rev. n 3 Agosto 08 Rev. n 2 triplice copia pag. 5; codice fiscale nella scheda di prenotazione ricovero pag. 7 Maggio 08 Rev. n 1 Maggio 05 Rev. n 0 Gennaio 05 Preparato: Ufficio Accreditamento Controllato: Direzioni Mediche ed Amministrative di Presidio Verificato e approvato: Direzione Sanitaria aziendale Direzione Amministrativa aziendale

2 1. PREMESSA 3 2. SCOPO DEFINIZIONE TEMPO DI ATTESA 3 3. CAMPO DI APPLICAZIONE 3 4. RESPONSABILITÀ 3 5. DESCRIZIONE DEL PROCESSO PRENOTAZIONE DEL RICOVERO E INSERIMENTO IN LISTA D ATTESA ECCEZIONE ALL UTILIZZO DEL SOFTWARE ADT WEB DIAGRAMMA DI FLUSSO 4 6. CLASSI DI PRIORITÀ MODIFICHE DELLA LISTA D ATTESA 5 7. PRE-RICOVERI CHIRURGICI (C.D. PROGETTO DESIO) 5 8. RICOVERO 5 9. ACCESSIBILITÀ ALLE LISTE D ATTESA RIFERIMENTI LEGISLATIVI ALLEGATI 6

3 1. Premessa La procedura prevede l immissione diretta della prenotazione del ricovero nel sistema ADT web e l inserimento immediato in lista di attesa. L utilizzo del sistema ADT web gestione delle prenotazioni dei ricoveri elettivi è la modalità standard da utilizzare in sostituzione della tenuta del registro cartaceo. La scheda di prenotazione ricovero cartacea è da utilizzare solo nei casi specificati in procedura. 2. Scopo La modalità informatizzata garantisce di: assicurare un accesso equo alle prestazioni di ricovero; semplificare il percorso degli utenti; individuare le responsabilità, in merito alla prenotazione ed immissione in lista di attesa; assicurare la massima trasparenza, il rispetto dei tempi d attesa e della normativa sulla privacy; semplificare il percorso di vigilanza continua del processo; contribuire al processo di de-materializzazione già in atto. 2.1 Definizione tempo di attesa Periodo che intercorre tra il momento della conferma dell esistenza del bisogno da parte del medico specialista e il momento dell effettivo ricovero. 3. Campo di applicazione Tutte le richieste di ricovero non urgenti. 4. Responsabilità Direzione Sanitaria Aziendale e Direzioni Mediche di Presidio attuano il controllo nell applicazione della procedura con la verifica del rispetto dei tempi di attesa; medico specialista della struttura convalida o propone il ricovero, attiva la prenotazione del ricovero e l immissione in lista d attesa; responsabile di U.O. accede alla gestione prenotazione e convalida l inserimento, dopo aver verificato la completezza dei dati e la congruenza tra la condizione clinica e la classe di priorità prevista dal medico specialista; coordinatore di U.O. o altro personale dedicato alla gestione della lista di prenotazione dei ricoveri che, autorizzato dal responsabile, contatta il paziente/familiare di riferimento per concordare i tempi e le modalità specifiche del caso; personale amministrativo dell ufficio accettazione provvede all accettazione del paziente al momento del ricovero. 5. Descrizione del processo Il ricovero elettivo è una prestazione "non urgente da programmare per un periodo successivo al momento in cui il clinico ha rilevato l indicazione al ricovero stesso. Possono proporre il ricovero i MMG, (medici di medicina generale), i PLS (pediatri libera scelta), gli specialisti territoriali, ospedalieri o privati, ma l'ammissibilità al ricovero, ordinario o day-hospital, dovrà essere sempre convalidata dal medico specialista ospedaliero dell'u.o. di riferimento per la specifica patologia. 5.1 Prenotazione del ricovero e inserimento in lista d attesa Il medico specialista, eseguita la visita negli ambulatori/uu.oo. aziendali, accede, per la registrazione della prenotazione, al programma ADT Web dell U.O. di pertinenza ricerca o inserisce i dati identificativi del paziente e completa con le informazioni cliniche dedotte durante la visita, compilando tutti i campi previsti; il sistema informatico genera un numero progressivo, che fa fede come numero della prenotazione del ricovero nel rispetto dell inserimento in lista d attesa; Il sistema, in base alla priorità inserita, indica la data utile entro cui effettuare il ricovero. La definizione della data dipende da fattori quali la necessità di effettuare il prericovero per accertamenti diagnostici e/o esami pre-operatori, la disponibilità del posto letto, l inserimento in lista operatoria secondo il grado di priorità e/o la programmazione delle liste operatorie. Il coordinatore/personale dedicato della U.O. o dall ambulatorio del prericovero/desio contatterà il paziente per confermare-ridefinire la data prevista e le specifiche del ricovero. Il responsabile di U.O. conferma l effettiva data di ricovero. 3

4 5.2 Eccezione all utilizzo del software ADT web. Il medico specialista, definita l ammissibilità al ricovero, redige la Scheda di prenotazione del ricovero programmato (all.1) in formato cartaceo nei seguenti casi: Per le visite effettuate dallo specialista dell U.O. di competenza presso lo studio privato. In caso di temporaneo blocco del funzionamento del programma ADT-Web. Il medico compilerà tutti i campi previsti nella scheda ad esclusione del numero di prenotazione e custodirà la scheda provvedendo successivamente all inserimento nel sistema ADT-Web. La Scheda di prenotazione del ricovero programmato, unica per tutta l Azienda (foglio singolo in sostituzione della triplice copia) contiene i medesimi dati previsti nel programma informatico ADT- Web, ed è scaricabile dal sito aziendale con il seguente percorso: Area Qualità e sicurezza del paziente -> Percorso del paziente ->Accesso e Continuità assistenza. La diversa modalità di prenotazione non deve influire sul percorso del paziente. Note Quando si riportano i dati dalla scheda cartacea al programma informatico, riportare la data di effettiva prenotazione, indicata sulla scheda cartacea, stampare la scheda e inserire in cartella clinica. 5.2 Diagramma di flusso VISITA AMBULATORIALE SPECIALISTICA PER CONFERMARE LA NECESSITÀ DI RICOVERO 1) Medico specialista effettua la visita presso Ambulatori /Poliambulatori dell A.O. Inserisce la prenotazione del ricovero dal programma ADT-Web 2) Medico specialista effettua la visita presso studio privato Oppure il sistema ADT web non è attivo Medico specialista compila la scheda di prenotazione cartacea, al rientro in A.O. inserisce la prenotazione del ricovero dal programma ADT-Web Responsabile U.O. convalida la prenotazione e conferma la data di ricovero? NO Motivare la decisione e proporre nuova data insieme al medico specialista SI Il personale dedicato contatta il paziente per confermare la data prevista e le specifiche del ricovero. Il paziente si presenta all Ufficio accettazione con richiesta del ricovero codice fiscale tessera sanitaria/codice STP Indagini diagnostiche Pre-ricovero RICOVERO 4

5 6. Classi di priorità L ordine di effettivo accesso alle prestazioni di ricovero programmato si determina sulla base dei seguenti elementi elencati in ordine di priorità: classe di priorità clinica (categorie A B C D); ordine cronologico di inserimento in lista; disponibilità delle risorse necessarie per il ricovero (ad esempio disponibilità di un certo operatore, di sala operatoria, di esami diagnostici particolari o altro); altre variabili, definite in relazione alla severità del quadro clinico presente, alla prognosi, alla tendenza al peggioramento, alla presenza di dolore e/o deficit funzionale e implicazioni sulla qualità della vita, casi particolari che richiedono di essere trattati in breve tempo, ecc. I pazienti con eguale livello di priorità devono essere trattati secondo l ordine cronologico di prenotazione. L elenco delle diverse patologie, con relative priorità cliniche, è presente in ogni Unità Operativa. Il tempo massimo d attesa dovrà essere garantito per il 95% dei pazienti a prescindere dall individuazione delle priorità d accesso alle medesime. La Circolare n. 28/SAN del prevede le classi di priorità per il ricovero di tipo medico o chirurgico. classe A = Ricovero entro 30 giorni per i casi clinici che possono aggravarsi rapidamente al punto da diventare emergenti o da determinare grave pregiudizio alla prognosi. classe B = Ricovero entro 60 giorni per i casi clinici che presentano intenso dolore o gravi disfunzioni o grave disabilità, ma che non manifestano la tendenza ad aggravarsi rapidamente al punto di diventare emergenti né possono, per l attesa, ricevere grave pregiudizio alla prognosi. classe C = Ricovero entro 180 giorni per i casi clinici che presentano minimo dolore, disfunzione o disabilità, ma che non manifestano la tendenza ad aggravarsi né possono, per l attesa, ricevere grave pregiudizio alla prognosi. classe D = Ricovero senza attesa massima definita per i casi clinici che non causano alcun dolore, disfunzione o disabilità. Questi casi devono, comunque, essere effettuati almeno entro 12 mesi. 6.1 Modifiche della lista d attesa Possono disporre la variazione il Responsabile di U.O. e il medico proponente, a seguito del modificarsi delle condizioni cliniche, oppure di rinuncia per motivi legati alla situazione personale del paziente stesso o per motivi strutturali/organizzativi della A.O. (quali l indisponibilità dell operatore o della sala operatoria) o ancora in caso di particolari evenienze epidemiologiche che modifichino, sostanzialmente, le abituali percentuali di saturazione dei posti letto. È possibile apportare modifiche all ordine di priorità sul programma informatico, sempre annotando la data delle modifiche, il motivo, il nome di chi ha disposto la variazione. Nel caso di modifiche legate alla A.O. è lo stesso Responsabile medico che si incarica di comunicare e motivare telefonicamente la eventuale variazione della lista al paziente, incaricandosi di aggiornare i dati presenti nel programma. 7. Pre-ricoveri chirurgici (c.d. Progetto Desio) Nel caso di ricoveri programmati per intervento chirurgico con pre-ricovero il coordinatore di U.O. consegna l elenco dei pazienti da pre-ricoverare agli infermieri del servizio DESIO. Al paziente vengono fornite le relative indicazioni. Il giorno prefissato il paziente si reca nei locali dedicati al prericovero dove sarà preso in carico dal personale per gli accertamenti clinici e di laboratorio previsti. Qualora il medico anestesista preveda ulteriori accertamenti, si provvederà a comunicare il nuovo programma al paziente e all U.O. di appartenenza. Se dopo aver effettuato tutti gli esami di pre-ospedalizzazione, il paziente rinuncia volontariamente al ricovero o all intervento chirurgico, lo stesso potrà ritirare l esito degli esami effettuati solo dopo il pagamento della quota dovuta come indicato nel modulo Esecuzione esami pre-ricovero chirurgico, pubblicato sul sito web aziendale in: Area riservata -> Modulistica -> Moduli uso interno per utenza 8. Ricovero Il giorno del ricovero il paziente, o suo accompagnatore, si presenta all Ufficio Accettazione con: richiesta del ricovero redatta su ricettario del Servizio Sanitario da parte del medico che propone il ricovero (in genere il Medico Specialista della Struttura Ospedaliera o il MMG), codice fiscale, 5

6 tessera sanitaria/codice STP (in caso di stranieri, analogo documento in corso di validità, limitatamente alle prestazioni previste). Il personale amministrativo, accede al sistema ADT web, verifica la corrispondenza del nominativo presente in lista d attesa con il documento di riconoscimento e la tessera sanitaria o codice fiscale; Completa l inserimento dei dati presenti nel programma ADT WEB, attiva il ricovero generando un numero progressivo/identificativo della cartella clinica e invia il paziente all U.O. NOTA: In fase di registrazione del ricovero il personale amministrativo accerta la volontà del paziente a dare comunicazioni in merito al proprio stato di salute a terzi e appone la spunta nell apposita sezione del programma ADT web. 9. Accessibilità alle liste d attesa L accesso alla lista è permesso alla Direzione Sanitaria ed al personale di accettazione. Nel caso di richiesta di verifica della lista di attesa da parte di soggetti terzi, la stessa dovrà essere soddisfatta con l esclusione dei dati identificativi dei pazienti. 10. Riferimenti legislativi Deliberazione n IX/2633 del 06/12/2011 all.11 Attività di controllo tempi di attesa. DGR n IX/1775 del 24/05/2011 recepimento dell intesa tra il Governo e le province Autonome di Trento e Bolzano sul piano Nazionale di governo delle liste di attesa per il triennio Circ. Regione Lombardia n. 28/SAN del definisce le classi di priorità di ricovero Piano nazionale di governo delle Lista di attesa (PNGLA ). Linee guida per le agende di prenotazione dei ricoveri ospedalieri programmabili, progetto mattone Tempi d attesa ASSR anno Legge 724/94 all art.3, comma 8, istituisce, il registro delle prestazioni specialistiche ambulatoriali e dei ricoveri ospedalieri. D.Lgs 196/2003 in materia di riservatezza 11. Allegati all.1 Scheda di prenotazione ricovero programmato 6