ARCHIVIAZIONE CARTACEA E ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA L IMPORTANZA DEL DOCUMENTO DIGITALE ALDO LONCIARI. Dottore Commercialista Revisore contabile

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1 ARCHIVIAZIONE CARTACEA E ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA L IMPORTANZA DEL DOCUMENTO DIGITALE ALDO LONCIARI Dottore Commercialista Revisore contabile VENEZIA MESTRE via Torino, 107 tel fax TRIESTE via Fabio Severo, 48 tel fax info@lonciari.it

2 CONOSCENZA DELLE INFORMAZIONI L informazione: è una risorsa essenziale per il funzionamento di una organizzazione. La gestione dell informazione nelle aziende è di importanza strategica

3 INFORMAZIONI E COMPETITIVITA Necessità di gestire in modo efficiente ed integrato tutte le informazioni disponibili. Necessità di informazioni (documenti) per prendere decisioni tempestivamente imposte dal mercato. Tali decisioni hanno un impatto su: 1. profitto, 2. qualità dei servizi offerti 3. efficienza 4. Immagine. In definitiva, la disponibilità delle informazioni può portare a un grande vantaggio competitivo.

4 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Conservare i documenti cartacei significa sostenere: Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla localizzazione degli archivi. Costi di archiviazione e di gestione degli archivi. Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento). Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.). Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626). Costi per la vigilanza degli ambienti. Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili).

5 LA DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Il motore del processo di trasformazione è La Digitalizzazione delle Informazioni In tale contesto il Documento Informatico occupa un ruolo fondamentale

6 IL DOCUMENTO CLASSICO IL Documento ANALOGICO È un oggetto materiale. È in originale ed eventualmente in copia. Documento analogico: È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in documento originale e copia. Documento analogico originale: Il documento analogico che può essere unico o non unico. Documento analogico originale NON unico: E il documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

7 IL DOCUMENTO INFORMATICO È un oggetto immateriale. Ogni copia è un originale. Più precisamente: IL DOCUMENTO MODERNO Documento informatico: È la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, creato con un processo di elaborazione elettronica che forma valori binari.

8 UNA NUOVA SCRITTURA con l avvento del Documento Informatico e nata una nuova scrittura ART. 8 TUDA (D.P.R. 445 del 28/12/2000) modificato dal ART. 20 CAD (Codice dell Amministrazione Digitale) D.Lgs 7/3/2005 DPCM 13/01/2004 Regole Tecniche I bit sono il nuovo alfabeto il flusso degli elettroni il nuovo inchiostro

9 LA FIRMA DIGITALE E lo strumento che garantisce l autenticità e l integrità di un DOCUMENTO INFORMATICO

10 LA FIRMA DIGITALE NON INGANNI IL TERMINE FIRMA Le firme tradizionali non c entrano nulla

11 IL SISTEMA DELLE FIRME FIRMA ELETTRONICA l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. (Tale firma può essere generata con qualsiasi strumento: password, PIN, digitalizzazione della firma autografa ecc.)

12 IL SISTEMA DELLE FIRME FIRMA DIGITALE Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra di loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. (Bisogna rivolgersi ad un certificatore accreditato es. Infocamere per utilizzare: smartcard o token USB, eventuale lettore di smart-card. La procedura di firma consiste nell inserimento del PIN di protezione).

13 IL CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE Il documento cui è apposta una firma elettronica E liberamente valutabile in giudizio Il documento cui è apposta una firma digitale Ha l efficacia di cui all art c.c.

14 IMPORTANZA DELLA FIRMA DIGITALE Smaterializzazione dei documenti fiscali (D.M. Ministero Econ. Finanz. 23/01/2004) Fatturazione elettronica (D.Lgs. 52/04) Archiviazione e Conservazione digitale (Delibera CNIPA n. 11/04) Funzionamento della PEC (DPCM 15/11/2005 n. 26; DPR 11/2/2005 n. 68)

15 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE OTTICA Delib. CNIPA 11/2004 D.M CAD D.Lgs. 82/2005. Il Documento INFORMATICO e il Documento ANALOGICO Possono essere soggetti a due TIPOLOGIE diverse di MEMORIZAZZIONE Il Processo di memorizzazione consiste nella trasposizione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici (art. 1, lett. g. delib. CNIPA). ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA È finalizzata alla sola semplificazione gestionale dei documenti informatici Ha lo scopo di rendere un documento anche analogico non deteriorabile

16 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE OTTICA Delibera CNIPA n 11/2004 D.M C.A.D. Archiviazione Elettronica (Art. 2, 2 comma delib. CNIPA n. 11/2004): E il processo di memorizzazione di documenti informatici UNIVOCAMENTE IDENTIFICATI mediante un CODICE DI RIFERIMENTO. Tale operazione seppur non obbligatoria è antecedente alla procedura di conservazione. Per l archiviazione elettronica non sussistono gli obblighi di cui alla delibera CNIPA (modalità operative libere). Conservazione sostitutiva E finalizzata a consentire la SMATERIALIZZAZIONE di scritture e documenti con modalità idonee a renderli non deteriorabili, perciò disponibili nel tempo in tutta la loro INTEGRITA e AUTENTICITA.

17 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Riferimenti Normativi: T.U. in Documentazione Amministrativa DPR n. 445/2000 Codice Amministrazione Digitale CAD (D.L.vo N. 82/2005) Delibera CNIPA n. 11/2004 D.M Regolamenta la conservazione di documenti informatici e documenti analogici secondo le norme prescritte e consente al termine del processo di conservazione la DISTRUZIONE del DOCUMENTO ANALOGICO. Regole tecniche in generale: 1. Memorizzazione dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte su appositi supporti ottici; 2. Apposizione del RIFERIMENTO TEMPORALE e della FIRMA DIGITALE.

18 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 DEFINIZIONI E PRECISAZIONI UTILI Supporti Ottici Mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l impiego di tecnologia laser (dischi ottici Worm e CD-R; magneto ottici e DVD). Inoltre in considerazione dell evoluzione tecnologica è consentito l utilizzo di altri supporti di memorizzazione (art. 8) idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali : Es. Server.

19 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM CAD D.Lgs 82/2005 DEFINIZIONI E PRECISAZIONI UTILI Validazione Temporale (ai sensi dell articolo 1, comma 1, lettera b) del Codice della PA digitale): il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili ai terzi Riferimento Temporale informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto (pubblico o privato) che effettua la conservazione digitale, ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Marca Temporale un evidenza informatica che consente la validazione temporale; essa è una firma digitale (del servizio di timestamping) che contiene l indicazione del momento in cui viene generata e attesta che, in un certo momento, il documento cui viene apposta esiste.

20 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 DEFINIZIONI E PRECISAZIONI UTILI Evidenza Informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica Impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita ottenuta mediante l applicazione di un opportuna funzione di hash ad una sequenza di simboli binari d origine Funzione Di Hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari che la generi, e risulti altrettanto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali

21 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 Responsabile della conservazione (art. 5) Compiti: Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità Consente l esibizione Archivia e rende disponibili, per ogni supporto di memorizzazione: 1. descrizione del contenuto dell insieme dei documenti 2. estremi identificativi del responsabile 3. estremi identificativi delle persone delegate 4. indicazione delle copie di sicurezza Mantiene archivio dei software dei programmi in gestione Verifica funzionalità del sistema e dei programmi in gestione Adotta misure di sicurezza logica e fisica del sistema e delle copie di sicurezza Richiede la presenza del pubblico ufficiale Definisce e documenta le misure di sicurezza da rispettare per il riferimento temporale Verifica periodicamente, almeno ogni 5 anni, la leggibilità dei documenti conservati Provvede se necessario al riversamento diretto o sostitutivo

22 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 Conservazione sostitutiva di DOCUMENTI INFORMATICI (art. 3) 1. Memorizzazione su supporti ottici 2. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione

23 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 1 comma) DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI NON UNICI 1. Memorizzazione dell immagine su supporti ottici 2. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione

24 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 2 comma) DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI UNICI 1. Memorizzazione dell immagine su supporti ottici 2. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del PUBBLICO UFFICIALE Il quale attesta la conformità del documento memorizzato con l originale

25 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 RIVERSAMENTO 1. RIVERSAMENTO DIRETTO: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Non Vi Sono Particolari Modalità. (Esempio: produzione copie di sicurezza) 2. RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. (ART. 3, 2 CO ART. 4, 4 CO, Delibera CNIPA)

26 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO DI DOCUMENTI INFORMATICI CONSERVATI (ART.3, 2 co) 1. Memorizzazione su altri supporti ottici 2. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3. In caso di documenti informatici sottoscritti digitalmente Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del PUBBLICO UFFICIALE il quale attesta la conformità del documento riversato con l originale

27 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO DI DOCUMENTI ANALOGICI (ART.4, co 4 ) 1. Memorizzazione su altri supporti ottici 2. Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3. In caso di documenti ORIGINALI UNICI Apposizione, sull insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del PUBBLICO UFFICIALE il quale attesta la conformità del documento riversato con l originale

28 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI (ART. 4, 3 COMMA) La DISTRUZIONE di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è CONSENTITA soltanto DOPO il completamento della PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.

29 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 I DOCUMENTI ESCLUSI DALLA DISTRUZIONE (art. 6, 4 comma, T.U. n. 445/2000 ART. 43, 4 comma CAD) Può essere distrutto qualunque documento che non abbia valore storico ed artistico o sul quale il ministero per i beni e le attività culturali abbia potere di controllo. In generale, i documenti con valenza sia civilistica che fiscale possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva. Tuttavia, certe tipologie di documenti potranno essere sottoposte a conservazione sostitutiva solo quando l autorità competente si pronuncerà in merito. Ad esempio, non è ancora chiaro se radiografie e cartelle cliniche siano fra le categorie di documenti smaterializzabili oppure no.

30 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 OBBLIGHI DI ESIBIZIONE In caso di visita ispettiva da parte dell autorità, il contribuente dovrà presentare la documentazione richiesta secondo quanto previsto del DM 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Sebbene il comma 1 dell art. 6 preveda l obbligo da parte del contribuente di stampare la documentazione su richiesta dell autorità notiamo una novità importante. Il comma 2 ammette la possibilità di presentare la documentazione per via telematica, preludendo ad uno snellimento delle procedure di controllo.

31 DELIBERAZIONE N 11/ SCHEMA GENERALE

32 LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Delibera CNIPA n. 11/2004 DM C.A.D. D.Lgs 82/2005 REGOLE AGGIUNTIVE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI TRIBUTARI (D.M ) Marcatura temporale in luogo del riferimento temporale Ordine cronologico delle registrazioni Nessuna soluzione di continuità nel periodo d imposta Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni sui redditi, trasmissione alle competenti Agenzie fiscali, dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale Esibizione tramite messa a disposizione anche del cartaceo o per via telematica Termini di conservazione: Quindicinale per fatture Annuale per gli altri documenti

33 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - VANTAGGI QUANTIFICABILI La smaterializzazione dell archivio storico è un operazione semplice e può essere un buon metodo per introdurre gradualmente una completa soluzione di gestione documentale in azienda. I vantaggi che porta sono Spazio -il recupero di spazi, con conseguente riduzione di costi per gli spazi occupati dall archivio cartaceo. Carta Tempo di ricerca -il recupero delle informazioni in modo più rapido ed efficiente. Trasmissione documenti 8 Aumento di produttività del personale - minor costo di conservazione dei documenti, individuato come costo del recupero fisico e costo per la cura e la conservazione dei documenti e degli ambienti in cui sono contenuti.

34 VANTAGGI NON QUANTIFICABILI La sicurezza agli accessi; Integrazione delle immagini dei documenti ai dati gestionali; Utilizzo titolario di classificazione dei documenti; Accessibilità ai disabili; Flessibilità di gestione dei documenti: un documento può essere ricercato secondo qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento.

35 PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La procedura di conservazione sostitutiva si compone almeno di 5 passaggi: 1) identificazione di tutti i documenti interessati; 2) estrazione dalla base dati e preparazione del file da firmare; 3) sottoscrizione con firma qualificata; 4) richiesta della marca temporale, 5) trasporto e distruzione della carta.

36 CONCLUSIONI L archiviazione sostituiva, conviene perché a pari costo, apre la strada all adozione di sistemi di gestione documentale più rapidi ed efficienti. L archiviazione sostitutiva introduce gradualmente in azienda un nuovo modo di lavorare permettendo agli utenti (nel lungo periodo) di abituarsi e di apprezzarne i molteplici lati positivi.

37 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC) DPR 11/2/2005 n. 68 DPCM 2/11/2005 E un sistema di trasporto di documenti informatici che presenta molte similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale che fornisce al mittente LA CERTEZZA (A VALORE LEGALE) DELL INVIO DELLA CONSEGNA

38 I SOGGETTI COINVOLTI NELLA PEC MITTENTE: è il soggetto che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici DESTINATARIO: è il soggetto che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici GESTORI: soggetti, pubblici o privati, che erogano il servizio di posta elettronica certificata e che gestiscono domini di posta elettronica certificata Il mittente ed il destinatario che intendono fruire del servizio di Posta Elettronica Certificata devono rivolgersi ad uno dei GESTORI inclusi nell elenco tenuto dal CNIPA

39 FUNZIONAMENTO DELLA PEC La certificata deve essere spedita dal mittente al proprio gestore; Il messaggio inviato deve essere sottoscritto dal mittente con la firma DIGITALE; Il gestore prende in carico la mail ed invia una ricevuta al mittente (cosiddetta prima ricevuta o ricevuta di accettazione); Il gestore del mittente invia il messaggio al gestore del destinatario, il quale provvede alla consegna nella casella di PEC del destinatario. Lo stesso gestore del destinatario provvede ad inviare la ricevuta di avvenuta consegna riportando data e ora in cui il suddetto messaggio è stato consegnato;

40 Invia la Ricevuta di accettazione MITTENTE GESTORE PEC del mittente Compone il messaggio e si collega al gestore di PEC Identifica l utente e fa i controlli formali e di sicurezza Invio Ricevuta di presa in carico al gestore del mittente Imbustamento e trasmissione messaggio GESTORE PEC del destinatario Identifica l utente e fa i controlli formali e di sicurezza Invio Ricevuta di consegna al mittente Imbustamento e trasmissione messaggio Casella di posta elettronica del DESTINATARIO LETTURA MESSAGGIO

41 VALORE LEGALE DELLA PEC Il sistema di posta elettronica certificata consente di effettuare l invio di documenti informatici avendo la garanzia di una certificazione e dell avvenuta (o mancata) consegna Il servizio è pertanto un sistema di comunicazione elettronica che stabilisce una sorta di equivalenza tra il messaggio certificato e la tradizionale raccomandata A/R. Art.6 DPR 11/2/2005 n. 68 : La ricevuta di avvenuta consegna fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione

42 VANTAGGI DELLA PEC Vantaggi in termini di tempo (code agli uffici postali); Vantaggi in termini economici:la PEC non va a peso Il costo unitario medio della PEC si può valutare attorno ai 0,40 euro ed è notevolmente inferiore a quello della tradizionale raccomandata A/R (circa 3 euro); Semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione; Semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca; Facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali; Velocità della comunicazione; Possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio ufficio o abitazione (basta un qualsiasi pc connesso ad internet e un normale browser web), ed in qualunque momento grazie alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica; diversamente dalla raccomandata, nella ricevuta di avvenuta consegna sono presenti anche i contenuti del messaggio originale.

43 GRAZIE PER L ATTENZIONE ALDO LONCIARI Dottore Commercialista Revisore contabile VENEZIA MESTRE via Torino, 107 tel fax TRIESTE via Fabio Severo, 48 tel fax info@lonciari.it