Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva

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1 ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva Giugno 2015 INDICE A) INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO... 2 AGGIORNAMENTO STAND ALONE/SERVER... 2 AGGIORNAMENTO CLIENT... 4 B) CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING... 5 CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING TRAMITE IL SERVIZIO WEB IXCE... 5 Configurazione conservazione OUTSOURCING... 5 CONSERVAZIONE OUTSOURCING... 6 Visualizzazione pacchetti di versamento... 9 MODIFICA INDICI MASSIVA pag. 1

2 A) INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO Prima di installare la nuova release è necessario ESEGUIRE UN SALVATAGGIO generale degli archivi, e del Data Base. Prima di procedere con le operazioni di backup e/o di aggiornamento, assicurarsi che non vi siano terminali collegati all interno dell applicativo. Il presente aggiornamento può essere utilizzato per: aggiornamento dalla release ; aggiornamento dalla release ; Procedere come riportato nelle pagine che seguono. Attenzione! Prima di procedere con l aggiornamento, disattivare gli antivirus presenti sui computer sui quali si desidera installare l applicativo e chiudere gli eventuali altri programmi Buffetti. Verificare che il programma o il motore server dell applicazione non siano in esecuzione e che non sia collegato nessun utente delle stazioni Client. AGGIORNAMENTO STAND ALONE/SERVER 1) Introdurre il CD nell apposito lettore ed attendere che compaia la maschera di selezione della lingua. Nel caso in cui non venga avviato automaticamente, seguire le seguenti istruzioni: 1.a) 1.b) 1.c) posizionarsi sul desktop del computer, cliccare due volte sull icona denominata My Computer/Risorse del Computer; cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo del CD-Rom; con il tasto sinistro del mouse selezionare la voce Autoplay. pag. 2

3 2) All avvio del programma di aggiornamento, viene visualizzata una maschera simile alla seguente. 3) Appena finita l estrazione dei file di installazione, appare un messaggio simile al seguente. 4) Alla pressione del tasto Si viene verificato il tipo di installazione presente. 5) Successivamente viene proposta una maschera con l elenco degli aggiornamenti disponibili. In questa videata vengono visualizzati gli aggiornamenti disponibili per ACO. Il link Note aggiornamento consente di visualizzare le note di rilascio, nelle quali sono riepilogate tutte le modifiche effettuate. 6) Il tasto Aggiorna consente l avvio dell aggiornamento del prodotto. pag. 3

4 AGGIORNAMENTO CLIENT Eseguito l aggiornamento nella postazione SERVER, l aggiornamento dei client avviene in modo automatico. All avvio di ACO Client, verrà verificata la presenza di aggiornamenti eseguiti sul Server. Se il Server risulta correttamente aggiornato alla versione , verrà avviata automaticamente anche l aggiornamento della postazione Client. pag. 4

5 B) CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING TRAMITE IL SERVIZIO WEB IXCE La normativa prevede che le fatture digitali siano sottoposte a conservazione elettronica tramite marcatura temporale e firma digitale. E possibile assicurare la conservazione a norma delle fatture sia in HOUSE ( Conservazione on-site) che in OUTSOURCING. Grazie al servizio WEB IXCE prestato dal partner Able Tech,è stata implementata la conservazione in outsourcing delle fatture elettroniche PA. Per dare la possibilità di omogeneità di conservazione per periodo di imposta, oltre le fatture elettroniche PA, sarà possibile conservare, tramite il servizio in outsourcing anche le fatture attive analogiche. Configurazione conservazione OUTSOURCING Nel menu Tabelle è stata inserita una nuova gestione che permette di configurare le aziende per le quali si desidera impostare la conservazione in outsourcing delle fatture emesse. Per ogni azienda presente nell archivio, sarà possibile definire di utilizzare la conservazione outsourcing per le fatture emesse sia elettroniche che analogiche. pag. 5

6 Configurazione account di pubblicazione Per poter pubblicare i documenti sul portale di Able Tech è necessario configurare l account da utilizzare. Tramite la funzione Account presente nella tool bar della Gestione Configurazione Provider outsourcing, sarà possibile salvare le impostazioni dell utente per accedere al portale di pubblicazione dei documenti da conservare. Nella gestione per la configurazione dell account relativo al provider in outsourcing, è possibile impostare più account che potranno essere utilizzati in sede di conservazione sostitutiva. Tramite la funzione Verifica è possibile controllare la validità delle credenziali inserite. CONSERVAZIONE OUTSOURCING pag. 6

7 Nel menu Conservazione sostitutiva, è stata inserita una nuova funzionalità che permette la creazione dei pacchetti di versamento da inviare in conservazione outsourcing tramite il servizio web IXCE (portale di Able Tech). Tramite la suddetta funzionalità verrà avviata una procedura guidata che permette di selezionare i documenti per i quali creare dei pacchetti di versamento da inviare sul portale di Able Tech. Nel campo Ente, verranno visualizzati tutte le aziende per le quali è stato configurato il provider in outsourcing per le classi documentali Fatture Emesse o Fatture emesse elettroniche. pag. 7

8 Passo di selezione dell account Nel secondo passo del wizard sarà possibile indicare i parametri di connessione al portale di Able Tech. Se sono stati impostati gli account nell apposita tabella Configurazione provider outsourcing, sarà possibile selezionare uno degli account impostati. Alla pressione del bottone Avanti, viene effettuata la verifica della validità delle credenziali. Se il controllo di validità avrà esito positivo sarà possibile passare al passo successivo, nel quale sarà possibile indicare l anno o le date di selezione dei documenti da pubblicare in outsourcing. Passo di selezione documenti Nel passo di selezione documenti, vengono elencati i documenti selezionati secondo i criteri impostati nei passi precedenti. pag. 8

9 Per ogni documento vengono effettuati i controlli di validità del documento e dei relativi dati inseriti. Tramite un apposita tool bar sarà possibile: - Firmare i documenti non firmati in precedenza. - Selezionare i documenti per i quali creare il pacchetto di conservazione - Visualizzare le anomalie per ogni documento Passo di creazione lotti/pacchetti di versamento per la conservazione outsourcing Dopo il passo di anteprima dei lotti/pacchetti da pubblicare, verrà visualizzato il passo di creazione e pubblicazione sul portale di Able Tech. Visualizzazione pacchetti di versamento Dopo aver creato e pubblicato il pacchetto di versamento, sarà possibile visualizzare i pacchetti generati tramite l apposita funzionalità richiamabile dal menu Conservazione sostitutiva/visualizzazione pacchetti di versamento Per ogni pacchetto generato sarà possibile visualizzare i dati identificativi del pacchetto e i documenti che sono stati inseriti nel pacchetto di versamento. pag. 9

10 Cancellazione dei pacchetti di versamento La cancellazione dei pacchetti di versamento, comporta la cancellazione dei pacchetti dal Database di ACO, e la modifica dello stato a SCARTATO dei documenti sul portale di AbleTech, I pacchetti di versamento con stato SCARTATO non verranno presi in considerazione nel processo di conservazione sostitutiva da parte di Able Tech. MODIFICA INDICI MASSIVA E stata aggiunta una nuova funzionalità che permette la modifica massiva degli indici dei documenti archiviati. La funzionalità è attivabile tramite la voce a menu Archivio\Gestione Documenti\ Modifica indici massiva. Tramite la suddetta funzionalità sarà possibile modificare il valore di un indice per tutti i documenti selezionati. Naturalmente è necessario che tutti i documenti selezionati appartengano allo stesso tipo documento. pag. 10

11 Tramite il bottone Modifica Indici si attiverà una finestra nella quale selezionare l indice da modificare e il relativo valore pag. 11