ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva

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1 ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva Luglio 2013 INDICE A) INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO... 2 AGGIORNAMENTO STAND ALONE/SERVER... 2 AGGIORNAMENTO CLIENT... 4 B) ELENCO MODIFICHE... 5 CREAZIONE AZIENDA... 5 CREAZIONE ENTI/AZIENDE... 5 GESTIONE ENTI... 5 IMPORTAZIONE DA GESTIONALE... 5 FIRMA DIGITALE E MARCATURA TEMPORALE... 6 AGGGIORNAMENTO.NET FRAMEWORK MARCA TEMPORALE DI ARUBA... 6 GESTIONE MULTI ENTI CERTIFICATORI IN CONSERVAZIONE E CREAZIONE IMPRONTA 6 MODIFICHE VARIE... 9 RIEPILOGO ANOMALIE IN CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA... 9 IMPORTAZIONE DA SCANNER... 9 CONFIGURAZIONE DATABASE GESTIONALI ESTERNI MODIFICA INDICI STAMPA ETICHETTE BARCODE FIRMA E CONVERSIONE PDF/A TELEMATICO FACILE pag. 1

2 A) INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO Prima di installare la nuova release è necessario ESEGUIRE UN SALVATAGGIO generale degli archivi, e del Data Base. Prima di procedere con le operazioni di backup e/o di aggiornamento, assicurarsi che non vi siano terminali collegati all interno dell applicativo. Il presente aggiornamento può essere utilizzato per: aggiornamento dalla release ; Procedere come riportato nelle pagine che seguono. Attenzione! Prima di procedere con l aggiornamento, disattivare gli antivirus presenti sui computer sui quali si desidera installare l applicativo e chiudere gli eventuali altri programmi Buffetti. Verificare che il programma o il motore server dell applicazione non siano in esecuzione e che non sia collegato nessun utente delle stazioni Client. AGGIORNAMENTO STAND ALONE/SERVER 1) Introdurre il CD nell apposito lettore ed attendere che compaia la maschera di selezione della lingua. Nel caso in cui non venga avviato automaticamente, seguire le seguenti istruzioni: 1.a) posizionarsi sul desktop del computer, cliccare due volte sull icona denominata My Computer/Risorse del Computer; 1.b) cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo del CD-Rom; 1.c) con il tasto sinistro del mouse selezionare la voce Autoplay. pag. 2

3 2) All avvio del programma di aggiornamento, viene visualizzata una maschera simile alla seguente. 3) Appena finita l estrazione dei file di installazione, appare un messaggio simile al seguente. 4) Alla pressione del tasto Si viene verificato il tipo di installazione presente. 5) Successivamente viene proposta una maschera con l elenco degli aggiornamenti disponibili. In questa videata vengono visualizzati gli aggiornamenti disponibili per ACO. Il link Note aggiornamento consente di visualizzare le note di rilascio, nelle quali sono riepilogate tutte le modifiche effettuate. 6) Il tasto Aggiorna consente l avvio dell aggiornamento del prodotto. pag. 3

4 AGGIORNAMENTO CLIENT Eseguito l aggiornamento nella postazione SERVER, l aggiornamento dei client avviene in modo automatico. All avvio di ACO Client, verrà verificata la presenza di aggiornamenti eseguiti sul Server. Se il Server risulta correttamente aggiornato alla versione , verrà avviata automaticamente anche l aggiornamento della postazione Client. pag. 4

5 B) ELENCO MODIFICHE CREAZIONE AZIENDA CREAZIONE ENTI/AZIENDE E stata modificata la creazione delle aziende sia in tutte le importazione documenti sia dall apposita gestione. Rispetto al passato i dati relativi al tipo ente, ambiente e Codice ente non saranno più considerati campi chiave per la creazione di una nuova azienda. Gli unici campi che determineranno se un azienda è esistente o meno saranno la partita iva e il Codice Fiscale. GESTIONE ENTI Nella gestione Enti, sia in immissione sia in variazione di un ente esistente, se viene indicata una partita iva già esistente verrà dato il messaggio bloccante del seguente tipo: Se invece viene indicata una partita iva non presente in archivio, ma un codice fiscale presente, allora verrà dato un messaggio di attenzione, ma l azienda verrà comunque creata. Nella tabella seguente verranno riepilogati i controlli effettuati nella fase di creazione azienda Partita iva Codice fiscale Messaggio Creazione azienda Esistente Esistente bloccante NO Esistente Non esistente bloccante No Esistente Assente bloccante No Non esistente Esistente attenzione Si Assente Esistente bloccante No Non Esistente Non Esistente Nessuno Si Assente Non esistente Nessuno Si Non esistente Assente Nessuno Si Assente Assente Bloccante No IMPORTAZIONE DA GESTIONALE La creazione delle aziende è stato rivisto anche in tutte le importazioni di documenti provenienti dai gestionali. Nelle suddette gestioni è stata eliminata la possibilità di utilizzare il codice ente per la verifica dell esistenza dell azienda. Quindi così come per l inserimento Enti dall apposita gestione, anche in importazione dai gestionali, per la creazione di una nuova azienda, verrà verificata la presenza in archivio della partita iva o il codice fiscale. pag. 5

6 Dalla configurazione delle importazioni, è stata eliminata la possibilità di scegliere il tipo di controllo sulla verifica azienda. FIRMA DIGITALE E MARCATURA TEMPORALE AGGGIORNAMENTO.NET FRAMEWORK 3.5 E stata aggiornata la libreria di firma digitale e marcatura temporale. Tale aggiornamento ha reso necessario l utilizzo del.net Framework 3.5. Quindi nella fase di installazione dell aggiornamento, subito dopo aver concluso l aggiornamento del programma, verrà verificata la presenza del.net Framework 3.5, e nel caso in cui non fosse presente nel pc, verrà visualizzato un messaggio del seguente tipo: MARCA TEMPORALE DI ARUBA E stata implementata la possibilità di utilizzare la marca temporale rilasciata dall ente certificatore ARUBA. Nella gestione Enti certificatori, è stata inserito un nuovo ente certificatore ed è stato implementato GESTIONE MULTI ENTI CERTIFICATORI IN CONSERVAZIONE E CREAZIONE IMPRONTA pag. 6

7 Nelle procedure di Conservazione sostitutiva e Creazione impronta, è stata implementata la possibilità di utilizzare le marche temporali di più enti certificatori. In questo modo, in un unico processo di conservazione e/o generazione impronta, sarà possibile utilizzare le marche temporali di più enti certificatori. Nel passo di inizializzazione della firma digitale e marcatura temporale, è stata inserita una griglia con l elenco degli enti certificatori gestiti. Per ogni Ente certificatore viene riportata la descrizione, il nome utente e password per accedere al servizio, e il numero di marche temporali disponibili. Se nella tabella Enti Certificatori non sono stati indicati nome utente e password, tramite il bottone Modifica, sarà possibile indicare i dati mancanti Tramite la finestra di modifica credenziali sarà possibile modificare anche il numero di marche disponibili pag. 7

8 pag. 8

9 Selezione delle marche temporali da utilizzare Tramite la nuova griglia, nello stesso processo di conservazione, potranno essere utilizzate marche di più enti certificatori. Ad esempio, se nel processo di conservazione sono richieste 6 marche, e si dispone di 1 sola marca su infocert, sarà possibile selezionare anche una altro ente certificatore come Aruba dal quale verranno utilizzate le 5 marche necessarie a completare il processo di conservazione. MODIFICHE VARIE RIEPILOGO ANOMALIE IN CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Nel passo di selezione dei documenti da conservare è stata aggiunta la funzionalità che permette di stampare il riepilogo delle anomalie segnalate nella griglia. IMPORTAZIONE DA SCANNER E stata modificata la modalità di creazione dei pdf generati dall immagine scansionata, è stata implementata la possibilità di scegliere il formato immagine da utilizzare nella conversione in pdf. Per dare la possibilità di ottenere dei file di dimensioni più contenute oltre al tiff già gestito, è possibile convertire il pdf utilizzando il jpeg come formato immagine. Nei parametri azienda è stata inserita una sezione nella quale poter selezionare il formato predefinito da utilizzare. Se non viene impostato alcun formato, verrà utilizzato il TIFF. pag. 9

10 CONFIGURAZIONE DATABASE GESTIONALI ESTERNI Nella configurazione di database relativi a gestionali esterni come OpenManager, ExpertUP, è stata implementata la possibilità di selezionare i livelli del piano dei conti da utilizzare. Quindi tramite delle caselle di selezione, sarà possibile definire, in ricerca anagrafiche da db esterni, in tipo di livelli del piano dei conti da utilizzare. Quindi ad esempio se seleziono solo Mastro e capoconto, nella ricerca anagrafiche verranno abilitati solo i suddetti campi. MODIFICA INDICI Nella griglia di visualizzazione documenti del pannello Modifica indici è stato inserito il nuovo campo relativo all'utente che ha archiviato il file. Inoltre è stato sistemata la visualizzazione del valore nel campo "Modificato da". STAMPA ETICHETTE BARCODE E stata implementata la possibilità si modificare e/o cancellare Risolta l anomalia per la quale veniva stampato un foglio bianco tra una pagina e l'altra Risolta l errore nella denominazione del barcode, infatti il primo codice della seconda pagina era uguale al successivo nonostante la descrizione diversa. (nell'esempio allegato MD-132 viene letto come MD-133). FIRMA E CONVERSIONE PDF/A Risolto l anomalia per la quale, con grandi quantità di documenti, a volte veniva dato un errore nelle fasi di firma digitale massiva e conversione in pdf/a massivo TELEMATICO FACILE Corretta l anomalia che bloccava l importazione dei file di tipo Ricevute F24 prodotto da Telematico Facile. pag. 10

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