INDICAZIONI UTILI ALL UTILIZZO NUOVA POSTA ELETTRONICA

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1 INDICAZIONI UTILI ALL UTILIZZO NUOVA POSTA ELETTRONICA Accesso alla casella di posta Personale L accesso può avvenire o partendo dall area riservata del sito web (Intranet) selezionando Web Mail Fig. 1 Accesso dalla Intranet o digitando nella barra dell indirizzo del browser web l indirizzo: I browser supportati sono: Internet Explorer v.7 o superiore Mozilla Firefox v.3 o superiore Safari v.3 o superiore Chrome v.2 o superiore Una volta collegato si presenterà la seguente maschera di login:

2 Fig. 2 Schermata di autenticazione Indicare nel campo Indirizzo il proprio indirizzo completo, ovvero: inizialenomecognome@comune.casalecchio.bo.it e nel campo Password la propria password di dominio: quella che utilizzi per accedere al PC. Gestione della casella di posta elettronica: La schermata iniziale predefinita è la seguente: Fig. 3 Maschera iniziale riquadro di navigazione barra degli strumenti orizzontale barra degli strumenti verticale

3 Dal riquadro di navigazione si visualizza l elenco delle cartelle, sulla destra la lista dei messaggi contenuti nella posta in arrivo. In questa pagina è possibile compiere tutte le operazioni che consentono la gestione della posta in arrivo, ovvero ordinare i messaggi (per data, mittente, soggetto, dimensione ) visualizzarne il testo, eliminarli, spostarli o copiarli in una cartella, rispondere, inoltrare o ricercare, stampare, comporre un nuovo messaggio. Tutto questo utilizzando i comandi presenti nella barra degli strumenti orizzontale: Come comporre un nuovo messaggio: Cliccare su Nuovo nella barra degli strumenti orizzontale, si apre la seguente schermata (Fig. 4) Fig. 4 Composizione Nuovo Messaggio E possibile scegliere il destinatario dalle rubriche a disposizione. Cliccando su Destinatario si aprirà la fig.5 Da utilizzare per allegare file. Cliccando su Allega si aprirà la fig.6 Opzioni avanzate di Invio: - messaggio urgente - chiedi conferma dell avvenuta lettura - chiedi conferma dell avvenuta consegna Fig. 5 Selezione Destinatario E possibile scegliere dai Contatti Personali, dalla Rubrica condivisa del Servizio se presente, o dalle Rubriche di Adopera, ASCInsieme e del Comune di Casalecchio di Reno.

4 Fig. 6 Inserimento Allegati Cliccare su Sfoglia per aprire l Esplora Risorse e selezionare il file da allegare 2- Cliccare sul pulsante Allega al messaggio 3- Cliccare Terminato per completare l operazione

5 Come inserire la firma personalizzata: Per inserire automaticamente la propria firma alla fine di ogni messaggio, selezionare Opzioni dalla barra degli Strumenti verticali e successivamente Componi. Fig. 7 Inserimento Firma Nelle Opzioni di composizione inserire il testo desiderato così come in fig. 7 e salvare.

6 Gestione Cartelle: L'elenco delle cartelle viene visualizzato sul lato sinistro della pagina iniziale. Per visualizzare il contenuto di una cartella è sufficiente fare clic sulla cartella desiderata. Il contenuto della cartella viene visualizzato a destra. Fig. 8 Inserimento Allegati Le Cartelle Personali sono cartelle ad accesso esclusivo dell account che si è autenticato. Oltre ad una serie di cartelle predefinite è possibile crearne di nuove Le Cartelle condivise sono cartelle alle quali hanno accesso 2 o più utenti in lettura/scrittura, in particolare troverete la cartella Posta in arrivo delle caselle di posta di staff alle quali avete diritto di accedere e la Rubrica del Servizio se presente Le Cartelle Pubbliche sono cartelle alle quali hanno accesso tutti gli utenti del Comune in sola lettura, in particolare troverete le Rubriche contenti gli indirizzi dei dipendenti di ASCInsieme, Adopera e del Comune.

7 Cartelle Personali Nella barra degli strumenti verticale selezionare Opzioni e quindi Cartelle. La pagina Opzioni Cartelle consente di gestire le cartelle e le sottocartelle. È possibile creare, rinominare ed eliminare cartelle, nonché impostare i diritti di condivisione in modo da autorizzare altri utenti a visualizzare o modificare il contenuto delle cartelle. Fig. 9 Opzioni Cartelle Per creare una nuova cartella 1.Fare clic su Opzioni, quindi su Cartelle per passare alla pagina Cartelle 2.Digitare il nome della cartella nella casella Nuova cartella nella parte superiore della pagina 3.Se si desidera creare una sottocartella di una cartella esistente, selezionare la cartella nell'elenco a discesa 4.Selezionare il tipo di cartella che si desidera creare: , Calendario, Rubrica, Attività o Note 5.Fare clic su Crea 6.Fare clic su Salva o su Terminato nella barra degli strumenti Per rinominare una cartella 1.Fare clic su Opzioni, quindi su Cartelle per passare alla pagina Cartelle 2.Fare clic su Rinomina accanto alla cartella alla quale si desidera assegnare un altro nome 3.Digitare il nuovo nome della cartella 4.Fare clic su Salva modifiche Per Eliminare una cartella Quando si elimina una cartella, vengono eliminati anche tutti i messaggi in essa contenuti. Accanto a ogni cartella della pagina Cartelle viene visualizzato il numero totale di messaggi presenti nella cartella 1.Fare clic su Opzioni, quindi su Cartelle per passare alla pagina Cartelle 2.Fare clic su Elimina accanto alla cartella da eliminare 3.Fare clic su OK

8 Gestione dei Contatti Ogni utente ha a disposizione una cartella Contatti ovvero una Rubrica dove annotare indirizzi di posta elettronica, numeri telefonici e altre informazioni sui contatti. Fig. 10 Creazione del Contatto Per visualizzare la cartella Contatti fare clic su Contatti nel riquadro di navigazione o sull icona Rubrica della barra degli strumenti verticale Creazione di un contatto 1. Fare clic su Contatti nel riquadro di navigazione 2. Fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti e selezionare Contatto 3. Immettere il nome, l'indirizzo di posta elettronica e tutte le altre informazioni desiderate sul contatto. I campi relativi al nome e all'indirizzo di posta elettronica sono obbligatori, mentre gli altri sono facoltativi 4. Fare clic su Salva Modifica di un contatto 1. Fare clic su Contatti nel riquadro di navigazione 2. Fare doppio clic sul contatto 3. Apportare le modifiche desiderate alle informazioni 4. Fare clic su Salva Eliminazione di un contatto 1. Fare clic su Contatti nel riquadro di navigazione 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto e scegliere Elimina nel menu di scelta rapida oppure fare clic sul contatto da eliminare e selezionare l'icona Elimina nella barra degli strumenti 3. Fare clic su OK per confermare l'eliminazione del contatto Creazione di un Gruppo di Contatti 1. Fare clic su Contatti nel riquadro di navigazione 2. Fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti e selezionare Lista di distribuzione 3. Immettere il nome del gruppo ed inserire il nome del contatto e il relativo indirizzo , oppure aggiungere contatti già esistenti in rubrica cliccando su Aggiungi Contatti 4. Fare clic su Salva

9 Importanti Avvertenze per l utilizzo delle Caselle di Posta di Staff Come accennato in Fig.8 la posta in entrata delle caselle di posta dei servizi o di staff è consultabile accedendo alla propria casella di posta nell elenco Cartelle condivise. In questo caso occorre tenere presente che se si risponde ad una di queste mail il mittente risulterà essere la persona che si è autenticata. Esempio: Mario Rossi accede alla sua casella di posta mrossi@comune.casalecchio.bo.it, legge e risponde ad una mail inviata al suo servizio servizio.assistenza@comune.casalecchio.bo.it, ebbene quella mail risulterà inviata da Mario Rossi e non da Servizio Assistenza e verrà salvata nella posta inviata di Mario Rossi. I colleghi di Mario Rossi che, come lui consultano la posta del servizio, non possono quindi verificare se e chi ha risposto a quella mail, a meno che Mario Rossi non inserisca nella sua mail di risposta in CCR l indirizzo della casella del servizio servizio.assistenza@comune.casalecchio.bo.it. Solo in questo modo i colleghi potranno visualizzare la risposta nella posta in arrivo del servizio stesso. N.B in questa situazione tutte le nuove mail saranno inviate da Mario Rossi, non è possibile comporre un nuovo messaggio a nome Servizio Assistenza Una soluzione alternativa per la gestione della posta delle caselle di staff è quella di accedere direttamente con l account della casella di posta del servizio. Riprendendo l esempio di prima Mario Rossi può aprire la sua casella di posta personale e in una nuova pagina web quella del servizio questa volta autenticandosi (fig. 2) come: servizio.assistenza@comune.casalecchio.bo.it password = password (dopo il primo accesso è possibile personalizzare la password) In questo caso il mittente che risponde o che scrive nuove mail risulterà essere il Servizio Assistenza, occorre quindi inserire rigorosamente la firma del mittente. N.B Le criticità di questa seconda soluzione sono 2 1. è possibile aprire due caselle di posta web solo utilizzando 2 tipi di browser differenti 2. è possibile accedere alle caselle di staff uno alla volta: il collega che si autentica per secondo provoca la disconnessione del collega che era già autenticato e magari stava componendo una mail della casella di staff.