Guida alla rilevazione degli stakeholder. Requisiti di uno Stakeholder Engagement.

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Battistina Stella
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1 Guida alla rilevazione degli stakeholder. Requisiti di uno Stakeholder Engagement. Nell ambito delle attività previste dagli adempimenti di legge relativi agli obiettivi di performance (Dlgs 150/09) ed alla rilevazione del Controllo di Gestione per l anno 2013, l Istituto Centrale ha avviato la: Rilevazione dei procedimenti esposti a rischio di corruzione ed individuazione degli stakeholder (L 190/2012) - che prevede la progettazione e pianificazione di metodologie, attraverso processi sistematici, per l identificazione e la mappatura degli stakeholder, nonché, per la pianificazione e stesura della mappatura dei procedimenti esposti a rischio di corruzione attività riferita all obiettivo di performance 2013; Lo Stakeholder Engagement è l impegno a far proprio il principio dell inclusività, il che significa riconoscere agli stakeholder interni ed esterni il diritto ad essere ascoltati ed accettare l impegno di rendicontare la propria attività e le proprie scelte. E in questo contesto che l Istituto Centrale per procedere alla rilevazione e mappatura dei propri stakeholder ha adottando i principi di analisi indicati nel Piano Triennale della Performance del Mibac e nelle procedure di Stakeholder Engagement (basato su standard internazionali AA1000 SES). Tale attività di analisi porta, in modo capillare all interno dell organizzazione, la consapevolezza e l obbligo di individuare, e successivamente ascoltare, coloro i quali, a qualunque titolo, sono influenzati o possono influenzare le attività, ivi compresi i rapporti interni delle Aree ICBSA. L organizzazione e quindi ogni individuo è obbligato a conoscere ed a farsi carico delle aspettative, al fine di coadiuvare ed incentivare l intera l organizzazione ad agire per il meglio. L impegno del singolo nella rilevazione accresce e approfondisce la conoscenza dell organizzazione stessa; i valori che sono affermati o creati dal dialogo rafforzano la sua reputazione e la sua statura etica. Perché ciò accada, tali diritti e doveri hanno bisogno di essere stabiliti e messi in pratica in modo credibile ed efficace. Quindi per giungere all applicazione pratica di questa rilevazione si invita ad una riflessione su tutti quei gruppi (stakeholder) che influenzano e/o sono influenzati dalle attività dell organizzazione dell Area di riferimento, dai suoi prodotti o servizi e dai relativi risultati di performance. Questa definizione (stakeholder) comprende, come già esposto, tutti coloro che possono avere una certa conoscenza o visione dell organizzazione. E chiaro che l analisi evidenzierà, tra le Aree dell ICBSA, differenti categorie di stakeholder, ciascuno caratterizzato da modalità e livelli diversi di coinvolgimento e spesso con aspettative differenti e contrastanti. Per l identificazione degli stakeholder si suggerisce di seguire i criteri elencati:

Responsabilità gli stakeholder verso i quali l organizzazione ha, o potrebbe avere, responsabilità legali, finanziarie ed operative sotto forma di regolamenti, contratti, politiche o codici di

2 Responsabilità gli stakeholder verso i quali l organizzazione ha, o potrebbe avere, responsabilità legali, finanziarie ed operative sotto forma di regolamenti, contratti, politiche o codici di comportamento Influenza gli stakeholder con potere di influenza o di decisione Vicinanza/Prossimità gli stakeholder con cui l organizzazione interagisce maggiormente, compresi gli stakeholder interni (ad esempio, lavoratori in outsourcing), quelli con cui esistono relazioni consolidate e quelli dai quali l organizzazione dipende per le proprie operazioni quotidiane (ad esempio, le autorità locali, i fornitori locali, i fornitori di infrastrutture locali) Dipendenza gli stakeholder che, direttamente o indirettamente, dipendono dalle attività e dall operatività dell organizzazione, sia in termini economici/finanziari (ad esempio, se l organizzazione è l unica fonte di impiego sul posto o il solo fornitore di beni di prima necessità Rappresentatività - gli stakeholder che, attraverso la regolamentazione o per consuetudine e cultura possono legittimamente farsi portavoce di un istanza o interesse, compresi i senza voce ovvero persone o gruppi incapaci di rappresentare loro stessi, come l ambiente e le generazioni future, rappresentanti sindacali, leader delle comunità locali Intento politico e strategico gli stakeholder con cui l organizzazione direttamente o indirettamente ha a che fare per via delle proprie politiche e scelte (ad esempio, i consumatori, le comunità locali, il management dei lavoratori in outsourcing e franchising), inclusi coloro che possono fornire indicazioni su tematiche e rischi emergenti (ad esempio,, le organizzazioni della società civile, il mondo accademico). Fig 1 STAKEHOLDER. Criteri

Il processo di identificazione e mappatura degli stakeholder prevedere, inoltre, il raggruppamento degli stakeholder in categorie e sottocategorie che presentino le medesime affinità come

3 Il processo di identificazione e mappatura degli stakeholder prevedere, inoltre, il raggruppamento degli stakeholder in categorie e sottocategorie che presentino le medesime affinità come esemplificato di seguito: Fig 2 STAKEHOLDERS ICBSA In questa fase, si richiede un ulteriore riflessione su l identificazione degli stakeholder in base alla capacità di influenza e quella di interesse che essi sono in grado di esercitare: occorre definire i "fattori di influenza" di ciascun stakeholder individuato. La capacità di influenza dei singoli portatori di interesse è determinata dalla loro: dimensione, rappresentatività, risorse attuali e potenziali, conoscenze e competenze specifiche, collocazione strategica; occorre stabilire il "livello di interesse" di ciascun stakeholder rispetto alla sua l'incidenza e alla sua "capacità di pressione". Il "livello di interesse" è stabilito da due fattori: l'incidenza della politica considerata rispetto alla sfera di azione e agli obiettivi del portatore di interesse individuato e dalle iniziative di pressione che gli stakeholder possono mettere in campo per promuovere o rivendicare i propri interessi o per favorire una propria partecipazione al processo decisionale.

4 Basso Interesse Alto Bassa Influenza Stakeholder deboli categorie che è doveroso coinvolgere Alta Stakeholder appetibili categorie che è opportuno coinvolgere Stakeholder essenziali categorie che è necessario coinvolgere Fig 3 Tabella influenza/interesse Incrociando in una tabella influenza e interesse si otterranno tre categorie di stakeholder: gli stakeholder essenziali, cioè coloro che è necessario coinvolgere perché hanno alto interesse e alta influenza rispetto alla politica di riferimento e, quindi, forte capacità di intervento sulle decisioni che l Amministrazione vuole adottare; gli stakeholder appetibili, cioè coloro che opportuno coinvolgere poiché hanno basso interesse ma alta influenza. Questa categoria può essere rappresentata da gruppi di pressione o da opinion leader in grado di influenzare l opinione pubblica rispetto a determinate tematiche; gli stakeholder deboli, cioè coloro che hanno alto interesse ma bassa influenza. Questa categoria è rappresentata da soggetti che non hanno i mezzi e gli strumenti per poter esprimere in modo forte e omogeneo i propri interessi; questi soggetti coincidono spesso con le fasce destinatarie delle politiche dell Amministrazione ed è quindi opportuno coinvolgerle nella formulazione delle politiche stesse. Questa rilevazione dovrà stabilire processi sistematici finalizzati a: dare agli stakeholder non ancora identificati la possibilità di dare voce alle proprie istanze o identificare le opportunità (ad esempio, attraverso linee dedicate, rappresentanti locali, focus group o ricerche che vadano oltre il puro e semplice coinvolgimento) ove opportuno, fare in modo che tutti siano ascoltati, senza restrizioni o limitazioni, garantendo un processo indipendente e scevro da qualunque condizionamento da parte dell organizzazione. prevedere meccanismi di rappresentanza dei così detti stakeholder muti (ad esempio, le generazioni future, l ambiente). Per ultimo, ma non di minore importanza, si evidenzia che ogni analisi e relativi risultati dovranno far leva su tre principi chiave: la trasparenza, intesa come la capacità di rendere conto agli stakeholder la conformità alle norme di legge, agli standard, ai codici, ai principi, alle politiche ed altri regolamenti volontari.

5 la rispondenza, intesa come capacità di dare risposta alle aspettative degli stakeholder L identificazione e la mappatura degli stakeholder, in questa fase non darà luogo al coinvolgimento degli stakeholder, mentre è prevista una fase di pubblicazione e comunicazione finale, nella quale gli stakeholder individuati saranno resi partecipi del processo di analisi attuato con diverse modalità (on line ). Bianca Maria Zaccheo Membro Commissione Trasparenza

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