Introduzione: scopo del documento, organizzazione e funzioni dell amministrazione

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1 PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L'INTEGRITA' art. 10 d. lgs. 33/2013 Sommario Introduzione: scopo del documento, organizzazione e funzioni dell amministrazione Procedimento di elaborazione e adozione del Programma Scopo del programma Trasparenza, accesso e obblighi di pubblicazione Programma, interventi e azioni specifiche per la garanzia della trasparenza e la partecipazione dei portatori di interessi Ruoli e responsabilità per l individuazione dei contenuti del programma Coinvolgimento degli stakeholder nell aggiornamento e nella conoscenza del programma Iniziative di comunicazione della trasparenza Strumenti di comunicazione per la diffusione dei contenuti del programma Le giornate di formazione sulla trasparenza e sull integrità Processo di attuazione del Programma Individuazione dei soggetti responsabili della pubblicazione e dell aggiornamento dei dati Misure organizzative per assicurare la regolarità e la tempestività dei flussi informativi e per realizzare / adottare gli strumenti della trasparenza Sistema di monitoraggio dell attuazione del Programma... 8 Allegati... 8 Allegato 1 Organigramma TASK s.r.l... 8 Allegato 2 Determinazione dei dati e delle informazioni soggetti a pubblicazione obbligatoria... 8 Allegato 3 Atto di nomina del responsabile per la trasparenza... 8 Allegato 4 Programma dettagliato delle azioni e individuazione dei compiti e delle responsabilità per la trasparenza dell attività e la pubblicazione dei documenti e dei dati... 8 Allegato 5 Documento tecnico CIVIT garanzia di completezza e aggiornamento dei dati e dei contenuti... 8 Introduzione: scopo del documento, organizzazione e funzioni dell amministrazione 1

2 Il presente Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità (di seguito per brevità denominato Programma ) è adottato da TASK s.r.l. (di seguito società), ai sensi dell art. 10 del d. lgs. 33/2013, al fine di specificare: - le modalità; - i tempi di attuazione; - le risorse dedicate, sia materiali e tecnologiche, sia umane; - gli strumenti di verifica dell efficacia delle iniziative; per l attuazione degli obblighi di pubblicazione e di trasparenza previsti dalla normativa vigente, ivi comprese le misure organizzative volte ad assicurare la regolarità e la tempestività dei flussi informativi, di cui all articolo 43, comma 3 del d. lgs. 33/2013. Il presente Programma viene adottato dall Amministratore Unico della società, secondo le indicazioni fornite dall Autorità Nazionale Anti Corruzione (A.N.A.C.). Il presente Programma definisce i documenti, le informazioni e i dati da pubblicare sul proprio sito web aziendale, nella sezione denominata Amministrazione trasparente, istituita, ai sensi dell art. 9 del d. lgs. 33/2013. All interno di detta sezione sono pubblicati gli oggetti informativi, ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni fornite dall A.N.A.C. e dalla Funzione Pubblica, al fine di favorire la conoscibilità delle attività della società. In particolare, la trasparenza, ai sensi dell art. 1, comma 1 del d. lgs. 33/2013, è intesa come accessibilità totale delle informazioni concernenti l organizzazione e l attività delle pubbliche amministrazioni, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull utilizzo delle risorse pubbliche. Pertanto, essa concorre ad attuare il principio democratico e i principi costituzionali di uguaglianza, di imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell utilizzo di risorse pubbliche, integrità e lealtà nel servizio della collettività. Considerato che TASK s.r.l. è società pubblica soggetta a controllo da parte delle pubbliche amministrazioni, il Programma viene adottato al fine di far conoscere l attività che viene svolta a favore delle pubbliche amministrazioni. Task rappresenta infatti un centro servizi territoriale per l erogazione, la promozione e il dispiegamento di soluzioni tecnologiche e servizi alla pubblica amministrazione, al cittadino e all impresa. La società rappresenta in tal senso un centro di competenza che promuove strategie cooperative e forme associate di gestione per assicurare nuovi strumenti e metodologie, formazione, consulenza e assistenza Le principali funzioni e servizi svolti dalla società a favore degli enti riguardano: 2

3 - gestione rete SINP per interconnettere la PA locale, integrare le applicazioni informatiche e sviluppare nuove vie di comunicazione, consentendo ad enti e ad altre realtà locali di condividere il loro patrimonio informativo e di offrire servizi ai cittadini. - Progettazione realizzazione e gestione siti istituzionali e portali tematici, software e applicativi per la comunicazione multicanale, soluzioni di e-government ed e-commerce per ottimizzare la gestione e la condivisione dei dati ed offrire servizi al cittadino. - Servizi di consulenza, assistenza e formazione, per garantire uno sviluppo sostenibile in materia di e-government. La società è gestita da un Amministratore Unico e, nello statuto, è previsto un Comitato di Coordinamento, che svolge funzioni di indirizzo e di controllo. Si riporta in allegato la schematizzazione grafica dell organizzazione della società, sotto forma di organigramma (allegato 1). 1. Procedimento di elaborazione e adozione del Programma 1.1. Scopo del programma Il presente Programma ha la finalità di far conoscere sia l organizzazione della società, sia l attività che la società svolge a favore degli enti partecipanti, per tre scopi fondamentali: a) sottoporre al controllo diffuso l organizzazione e l attività svolta; b) assicurare la conoscenza dei servizi resi alle amministrazioni, nonché delle loro caratteristiche quantitative e qualitative e relative modalità di erogazione; c) prevenire fenomeni corruttivi, secondo la definizione contenuta nel Piano Nazionale Anti Corruzione e promuovere l integrità Trasparenza, accesso e obblighi di pubblicazione La nozione di trasparenza, richiamata in precedenza, segna una autentica novità nel nostro ordinamento giuridico, soprattutto rispetto alla natura e alla portata del diritto di accesso disciplinato dalla legge 241/1990. L accesso, così come tradizionalmente inteso, ha ad oggetto esclusivamente documenti amministrativi (definiti come la rappresentazione del contenuto di un atto) e richiede una motivazione da parte dell interessato, il quale deve dimostrare di avere un interesse diretto, concreto e attuale da difendere o da curare. La nozione di trasparenza (inizialmente introdotta dall art. 11 del d. lgs. 150/2009 e attualmente ripresa negli stessi termini dal d. lgs. 33/2013), quale accessibilità totale alle informazioni, comporta che chiunque 3

4 senza alcuna distinzione soggettiva e senza obbligo di motivazione ha diritto di accedere a informazioni (non documenti) per finalità di controllo diffuso. Unico limite a tale forma di accessibilità è da rinvenire nel d. lgs. 196/2003 (ossia nel codice della privacy), il quale prevede che i soggetti pubblici (ossia le pubbliche amministrazioni) possono comunicare o diffondere a soggetti privati (quindi cittadini, imprese e utenti di prestazioni di servizio pubblico) solamente se previsto da legge o da regolamento. Pertanto, la trasparenza comporta l accessibilità alle informazioni e le pubbliche amministrazioni devono favorire la piena conoscibilità della propria organizzazione, del proprio agire e dell impiego delle risorse pubbliche, sul modello della accountability, tipico delle società per azioni, che devono rendere conto ai propri azionisti dei risultati raggiunti e dell uso delle risorse disponibili, per favorire un controllo esteso sull operato degli amministratori. La garanzia della trasparenza si sostanzia non solo sotto forma di garanzia dell accessibilità totale alle informazioni, ma anche con una serie di obblighi di pubblicazione, che ai sensi dell art. 2, comma 2 del d. lgs. 33/2013. La pubblicazione deve avvenire in conformità alle specifiche e alle regole tecniche e riguarda i documenti, le informazioni e i dati concernenti l organizzazione e l attività delle pubbliche amministrazioni, cui corrisponde il diritto di chiunque di accedere ai siti direttamente ed immediatamente, senza autenticazione ed identificazione. In allegato 2 al presente Programma è riportato l elenco dei dati da pubblicare nella sezione Amministrazione Trasparente, ripreso dall allegato A del d. lgs. 33/2013, opportunamente adattato alle esigenze della società, con l indicazione dei documenti, dati e informazioni oggetto di pubblicazione, dei tempi di aggiornamento e della responsabilità di redazione / pubblicazione Programma, interventi e azioni specifiche per la garanzia della trasparenza e la partecipazione dei portatori di interessi La garanzia della trasparenza, intesa come accessibilità totale alle informazioni, non si limita alla sola pubblicazione di dati e informazioni, ma richiede anche l adozione di una serie di interventi e di azioni, intese a far sì che l ente favorisca quel patto di corresponsabilità tra governo territoriale e comunità locale, per cui il Programma prevede l adozione di una serie di azioni, di seguito indicate: 1) ricognizione dei dati già pubblicati sul sito web aziendale; 2) aggiornamento della sezione Amministrazione trasparente e delle sottosezioni presenti sul sito web istituzionale; 3) pubblicazione dei dati e delle informazioni sul sito web aziendale: ai sensi dell art. 3 del d. lgs. 33/2013, secondo quanto indicato nell allegato 2 al presente programma; 4) adozione degli strumenti della trasparenza: aggiornamento della struttura del sito web secondo le prescrizioni contenute nel d. lgs. 33/2013; istituzione sezione Amministrazione Trasparente sul sito web aziendale; aggiornamento delle sottosezioni; 4

5 5) utilizzo della PEC: incentivazione dell uso della PEC per le comunicazioni aziendali nei confronti dei soci, delle pubbliche amministrazioni e degli esercenti pubblici servizi, nonché di professionisti e società, i cui indirizzi sono presenti sull INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi PEC). Per il buon andamento dell attività societaria e la corretta gestione delle risorse pubbliche, nell ottica della reciproca lealtà e della garanzia di reciproca fiducia, la pubblicazione dei dati sul sito aziendale deve consentire ai soci e ai cittadini un effettiva conoscenza dell azione svolta dalla società Ruoli e responsabilità per l individuazione dei contenuti del programma Con il presente Programma si descrivono le azioni intraprese dalla società per adempiere agli obblighi di trasparenza e pubblicazione, previsti dalla normativa di settore. Di seguito si riporta una tabella con l indicazione delle fasi, che caratterizzano la redazione e l adozione del Programma, e dei soggetti responsabili dell attuazione delle azioni necessarie: Fase Attività Soggetti Responsabili Elaborazione / aggiornamento del Redazione Gruppo lavoro aziendale e Programma Triennale responsabile della trasparenza Adozione del Programma Adozione Amministratore unico Triennale Attuazione del Programma Pubblicazione dei contenuti Aree Triennale Attuazione strumenti per la Aree trasparenza Controllo dell attuazione del Responsabile della trasparenza Programma e degli strumenti Monitoraggio e audit del Attività di monitoraggio periodico Responsabile della trasparenza Programma triennale da parte di soggetti interni del Comune sulla pubblicazione dei dati Attività di monitoraggio sulla Responsabile della trasparenza realizzazione degli strumenti per la trasparenza Verifica e rapporto Enti soci (art. 22 d. lgs. 33/2013) dell assolvimento degli obblighi in materia di trasparenza e integrità Ai fini della redazione del Programma, del monitoraggio delle azioni da intraprendere e dell attuazione del Programma sono fondamentali la figura ed il ruolo del responsabile per la trasparenza, nominato, ai sensi dell art. 43 del d. lgss. 33/2013, con atto dell amministratore unico della società in allegato 3 al presente documento. Nell allegato 4 sono riportate le azioni e gli strumenti che in concreto la società si impegna ad adottare in attuazione del presente Programma, adottato dall amministratore unico della società, ai sensi dell art. 10 5

6 del d. lgs. 33/2013, e aggiornato con cadenza annuale, tenendo conto dei suggerimenti, delle indicazioni e favorendo la partecipazione e il confronto con le associazioni esponenziali degli interessi dei cittadini. Il Programma dettagliato, di cui all allegato 4, indica in particolare le iniziative previste per garantire: a) un adeguato livello di trasparenza; b) la legalità e lo sviluppo della cultura dell integrità Coinvolgimento degli stakeholder nell aggiornamento e nella conoscenza del programma Vengono individuati come stakeholder (ossia portatori di interessi), al fine di un loro coinvolgimento per la realizzazione e la verifica dell efficacia delle attività proposte nel presente programma, gli enti pubblici, che detengono partecipazioni societarie, altre pubbliche amministrazioni, che hanno rapporti istituzionali con i soci e imprese e cittadini, per quanto di interesse rispetto ai servizi offerti dalla società ai propri soci. Le esigenze di trasparenza, rilevate dagli stakeholder, sono di volta in volta segnalate al responsabile della trasparenza, da parte delle aree e degli uffici societari, che raccolgono suggerimenti, segnalazioni o reclami. Il responsabile della trasparenza a sua volta segnala tali esigenze all amministratore unico, al fine di tenerne conto nella selezione dei dati da pubblicare e nell elaborazione delle iniziative finalizzate a favorire e a sostenere la trasparenza, nonché per la legalità e la promozione della cultura del rispetto della lealtà e dell integrità. Per favorire il coinvolgimento dei portatori di interesse la società si impegna a: 1) creare spazi (ad esempio nella forma di FAQ o guide sintetiche) all interno del sito istituzionale; 2) organizzare incontri di formazione dedicati alla trasparenza. La società ha curato e curerà la formazione del personale sulle tematiche della trasparenza, legalità e promozione della cultura dell integrità, al fine di favorire la conoscenza delle disposizioni di settore, la condivisione delle esperienze e il miglioramento continuo. L attività di formazione ha ad oggetto sia i profili normativi e organizzativi, sia quelli di natura tecnologica, al fine di favorire la conoscenza tecnica degli strumenti utilizzati per la pubblicazione dei contenuti e le modalità per garantire l utilizzo di formati aperti e riutilizzabili. 2. Iniziative di comunicazione della trasparenza 2.1. Strumenti di comunicazione per la diffusione dei contenuti del programma La società pubblica il presente programma sul proprio sito e lo trasmette per posta elettronica ai propri soci. 6

7 2.2. Le giornate di formazione sulla trasparenza e sull integrità La società organizza incontri di formazione rivolti ai propri dipendenti in tema di trasparenza e integrità, quale strumento fondamentale per il coinvolgimento dei collaboratori per la valorizzazione della trasparenza, nonché per la promozione di buone pratiche inerenti la cultura dell integrità. 3. Processo di attuazione del Programma Il Programma è attuato secondo quanto indicato nell allegato 4 al presente documento, ove sono riportate le azioni da intraprendere con la indicazione delle responsabilità e dei tempi di attuazione Individuazione dei soggetti responsabili della pubblicazione e dell aggiornamento dei dati Di seguito, si descrivono le funzioni ed i ruoli degli attori, interni all ente, che partecipano, a vario titolo e con diverse responsabilità, al processo di formazione, adozione e attuazione del presente Programma. 1) L amministratore unico adotta inizialmente il Programma Triennale della Trasparenza e della Integrità e con cadenza annuale i relativi aggiornamenti. 2) Il responsabile della trasparenza ha il compito di controllare il procedimento di elaborazione e di aggiornamento del Programma Triennale. A tal fine, promuove e cura il coinvolgimento delle aree, avvalendosi del contributo dei dipendenti della società. 3) I soci, ai sensi dell art. 22 del d. lgs. 33/2013, verificano l assolvimento degli obblighi in materia di trasparenza e integrità. 4) Ciascun dipendente, per la parte di propria competenza, pubblica i dati e da attuazione al presente Programma Misure organizzative per assicurare la regolarità e la tempestività dei flussi informativi e per realizzare / adottare gli strumenti della trasparenza Spetta al Responsabile della Trasparenza svolgere i compiti previsti dall art. 43 del d. lgs. 33/2013, ossia: 1) attività di controllo sull adempimento da parte della società degli obblighi di pubblicazione previsti dalla normativa vigente, così come indicati nell allegato 2 al presente programma; 2) assicurare la completezza, la chiarezza e l aggiornamento delle informazioni pubblicate, sollecitando e invitando i dipendenti a procedere alla pubblicazione dei dati secondo le indicazioni contenute negli allegati 2 e 4 al presente programma; 3) svolgere le attività di monitoraggio e di controllo; 7

8 4) segnalare all amministratore unico il mancato o ritardato adempimento agli obblighi di pubblicazione; 5) provvedere all aggiornamento del Programma, tenendo conto dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dai portatori di interessi, indicati in precedenza. I dipendenti garantiscono il tempestivo e regolare flusso delle informazioni da pubblicare, ai fini del rispetto dei termini stabiliti dalla normativa vigente e secondo quanto riportato dagli allegati 2 e 4 al presente programma. Il responsabile della trasparenza segnala ai dipendenti, che si occupano della progettazione dei siti e della gestione dei relativi contenuti, le esigenze di adeguamento della struttura del sito web societario Sistema di monitoraggio dell attuazione del Programma Il monitoraggio dell attuazione del programma è svolto dal responsabile per la trasparenza, che svolge i compiti indicati nell allegato 4 al presente documento e quelli previsti nell atto di nomina. Allegati Allegato 1 Organigramma TASK s.r.l. Allegato 2 Determinazione dei dati e delle informazioni soggetti a pubblicazione obbligatoria Allegato 3 Atto di nomina del responsabile per la trasparenza Allegato 4 Programma dettagliato delle azioni e individuazione dei compiti e delle responsabilità per la trasparenza dell attività e la pubblicazione dei documenti e dei dati Allegato 5 Documento tecnico CIVIT garanzia di completezza e aggiornamento dei dati e dei contenuti 8

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