Per eseguire una ricerca parziale si deve anteporre o seguire il carattere asterisco alla parola. Esempio

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1 Sommario MANUALE OPERATIVO PORTALE SAP... 2 Requisiti minimi... 2 CLIENTI... 2 CREAZIONE NUOVO CLIENTE... 3 DESTINAZIONI... 4 SELEZIONE CLIENTE PER ORDINE... 4 ORDINE... 4 MODIFICA DATA EVASIONE... 5 IMPOSTAZIONE DESTINAZIONI... 5 MODIFICA MODALITA PAGAMENTO... 5 MODIFICA TIPO EVASIONE... 5 MODIFICA % SPESE TRASPORTO... 5 INSERIMENTO RIGHE... 5 DEFINIZIONE TIPO POSIZIONE (righe omaggio)... 6 CAMBIO DEL SETTORE MERCEOLOGICO... 6 MODIFICA RIGA ORDINE... 6 SALVATAGIO ORDINE... 7 CANCELLAZIONE ORDINE... 7 STAMPA ORDINE... 7 CREAZIONE ORDINE SPECIALE... 7 ORDINI DI RESO... 8 ESTRATTO CONTO... 8 POSTA ELETTRONICA... 9 STATISTICHE

2 MANUALE OPERATIVO PORTALE SAP Indirizzo : portaleagenti.datacol.com Requisiti minimi utilizzare il browser Internet Explorer Consigliata risoluzione video 1280 X 1024 immettere utente e password poi cliccare su. Ad accesso effettuato cliccare su una delle voci del menù COME ESEGUIRE UNA RICERCA Per eseguire una ricerca parziale si deve anteporre o seguire il carattere asterisco alla parola. Esempio PAROLA DA RICERCARE COSA SCRIVERE NEL CAMPO Ragione sociale che inizia con AUTO AUTO* Ragione sociale che contiene AUTO *AUTO* Ragione sociale che termina con AUTO *AUTO Con le medesime modalità si possono eseguire ricerche miste utilizzando anche parti di dati. Esempio per ricercare Autotrasporti Rossi si può scrivere Auto*Ros*. Questo criterio si applica in qualsiasi campo delle maschere di ricerca (clienti, ordini etc). CLIENTI Cliccare sul menù clienti, appare la schermata di ricerca. Qui si possono inserire i parametri per ricercare i clienti, cliccare sul pulsante. Nell elenco dei clienti appare la colonna ICONA che identifica lo stato cliente e la colonna MOTIVO che definisce il motivo del blocco cliente quando il semaforo è giallo. cliente annullato : non è possibile caricare ordini 2 cliente con blocco contabile per scaduto (sigla motivo SC), non è possibile caricare ordini

3 cliente con blocco contabile per diffida (sigla motivo DF), non è possibile caricare ordini SCHEDA CLIENTE Le informazioni del cliente sono organizzate in diverse cartelle, dati generali cliente, funzioni partner (elenco delle destinazioni associate al cliente), documenti dove è possibile consultare la scheda informativa del Cerved, Estratto conto clienti Inoltre nella scheda Dati generale clienti è presente la classe di rischio cliente aggiornata dal Cerved (sia con il valore e sia graficamente con un icona). Questa informazione viene anche visualizzata nella testata ordine, se presente. CREAZIONE NUOVO CLIENTE Cliccare sul pulsante, si apre la scheda per l inserimento del nuovo cliente. Compilare tutti i campi ove è presente l asterisco, sono campi obbligatori. Ad esempio per eseguire la ricerca della località, dopo la immesso la nazione (Paese) e la provincia cliccare sull icona a destra della località, successivamente si apre la finestra di ricerca con alcuni campi compilati. Cliccando su Avviare ricerca saranno visualizzate tutte le località con codice nazione IT e provincia VR. 3

4 Cliccando sulla località interessata si ritorna nella scheda del nuovo cliente con i campi località e CAP già valorizzati. DESTINAZIONI Per gestire le nuove destinazioni, dalla scheda cliente selezionare la scheda, per aggiungere una nuova destinazione cliccare sul pulsante. A questo punto si procede con il caricamento dei dati impostando per prima il ruolo partner (tipo destinazione), completare con i dati del cliente. Cliccare su OK per confermare il caricamento. La destinazione può essere creata anche dalla gestione ordini. SELEZIONE CLIENTE PER ORDINE Per creare un nuovo ordine partendo dal riepilogo clienti, cliccare sul pulsante a sinistra della riga La riga cambia di colore, cliccare sul pulsante per passare alla fase di creazione ordine. ORDINE Nella barra dei menù cliccare su, per creare un nuovo ordine cliccare sul pulsante. Nella nuova finestra impostare il codice cliente e selezionare il tipo documenti. Il cliente (o committente) può essere ricercato utilizzando l help di ricerca, ovvero cliccando sull icona. Dopo aver impostato il dati necessari per iniziare a creare l ordine, cliccare sul pulsante. Le informazioni della testata ordine sono suddivise su più cartelle, 4

5 si può impostare la data di consegna, modalità di pagamento, il tipo di evasione, il trasportatore ed è visibile il totale dell ordine impostano le note di testata. si può impostare la destinazione merci o fattura (con possibilità di crearle). è visibile il totale provvigione, lo stato dell ordine, ora di creazione ordine, utente si MODIFICA DATA EVASIONE Nel folder modificare il campo per cambiare la data di evasione. IMPOSTAZIONE DESTINAZIONI Per poter modificare le destinazioni si deve aver caricato almeno una riga nell ordine. Cliccare sul folder, con il pulsante si seleziona una delle destinazioni presenti in anagrafica mentre se si deve creare una nuova destinazione cliccare sul pulsante (la modalità è quella riportata nel capitolo dei clienti). MODIFICA MODALITA PAGAMENTO Cliccare sul folder ed impostare la modalità richiesta MODIFICA TIPO EVASIONE Cliccare sul folder e modificare il tipo evasione MODIFICA % SPESE TRASPORTO Cliccare sul folder apparirà la dicitura ESENTE. e modificare il valore delle spese di trasporto. Se il cliente è esente INSERIMENTO RIGHE Per iniziare a caricare le righe ordine cliccare sul pulsante Nella schermata successiva digitare il codice materiale e premere INVIO ( dopo l invio apparirà la descrizione del materiale, il tipo di posizione, il settore merceologico ed i listini). Per eseguire la ricerca cliccare sul simbolo che si trova a destra del campo Articolo. 5

6 Terminata la fase di compilazione della posizione ordine, cliccare il pulsante, se è tutto corretto la riga viene memorizzata altrimenti vi verrà segnalato l eventuale errore (prezzo minimo non raggiunto, articolo non valido etc). Per inserire un nuovo articolo, inserire il codice articolo e premere invio, altrimenti se si vuole uscire da questa fase cliccare sul pulsante. DEFINIZIONE TIPO POSIZIONE (righe omaggio) Per cambiare il tipo di posizione, ad esempio da Vendita ad Omaggio, selezionare l elenco a discesa evidenziato in figura. CAMBIO DEL SETTORE MERCEOLOGICO MODIFICA RIGA ORDINE Entrati nel dettaglio della riga si può : modificare il tipo posizione : selezionare un listino per l articolo Per cambiare il settore merceologico della posizione, ad esempio da Impianti a Costruzioni, selezionare l elenco a discesa evidenziato in figura. 6

7 selezionare uno sconto dall elenco sconti/provvigioni impostare un percentuale di maggiorazione impostare la quantità nel caso in cui si seleziona il prezzo composto, il campo prezzo unitario diventa modificabile. La colonna a destra del prezzo di listino, indica il moltiplicatore prezzo ovvero se il prezzo indicato è 9,86 ed il moltiplicatore è 10 per calcolare il prezzo unitario si deve dividere per 10 (in questo caso il prezzo sarà di 0,986). 1. Una volta impostati i valori della riga ordine si deve cliccare sul pulsante, 2. se i controlli formali della vendita risultano positivi si abilita il pulsante che si trova in alto a sinistra. 3. Cliccando quest ultimo si salva la riga, altrimenti cliccando si annullano i dati inseriti e si ritorna nella videata del riepilogo ordini. SALVATAGIO ORDINE Per salvare l ordine cliccare sull icona., per parcheggiare l ordine cliccare sul pulsante CANCELLAZIONE ORDINE Per cancellare un ordine, dal riepilogo ordini selezionare l ordine (cliccando sul quadrato a sinistra del riepilogo ) e cliccare sul pulsante che si trova in fianco al pulsante crea nuovo ordine. Possono essere eliminatati solo gli ordini che non sono stati trasferiti sul sistema. STAMPA ORDINE Per stampare o salvare l ordine, dal riepilogo ordini selezionare l ordine ed entrare in visualizzazione. Nella testata ordine cliccare sul pulsante. CREAZIONE ORDINE SPECIALE 1. Selezionare il tipo ordine, 2. cliccare sul pulsante per aggiungere una nuova riga, 3. nel campo del codice articolo scrivere dummy fuoricat oppure cliccare sul pulsante e premere invio. Se si clicca sul pulsante DUMMY bisogna posizionarsi con il mouse all interno del campo codice articolo, cliccare e premere invio per la decodifica. 7

8 4. Entrati nella posizione modificare la descrizione dell articolo : ORDINI DI RESO Si può accedere agli ordini di reso o tramite il riepilogo clienti (selezionando il cliente e premendo il pulsante ) oppure dal menù Ordini si seleziona la voce. In quest'ultima modalità per caricare l'ordine di reso cliccare. Per iniziare a creare un nuovo ordine di reso, seguire i passi sotto indicati : 1. Inserire il codice cliente 2. Inserire il numero fattura SD (quella che inizia con 9) 3. Selezionare il motivo del reso (aprire l elenco a discesa) 4. Premere OK per confermare Se viene trovata la corrispondenza tra cliente e numero fattura si può iniziare a caricare l'ordine di reso. Cliccare sul pulsante per visualizzare gli articoli della fattura da inserire nell'ordine di reso. Nella quantità di reso viene visualizzata la quantità della fattura al netto di precedenti resi, modificarla se necessario. Per selezionare le righe cliccare sul quadrato che si trova a sinistra del numero posizione. Per modificare una riga, selezionarla cliccando sul pulsante che si trova a sinistra del numero posizione l'icona da selezionare è. e poi sull'icona. Stessa procedura per eliminare la riga con la differenza che Completato il caricamento dell'ordine di reso cliccare su, l'ordine sarà salvato e dovrà essere confermato dal proprio superiore. Quando l'ordine è autorizzato dalla Sede, lo stato ordine sarà Autorizzato ed all'interno dell'ordine sarà presente il pulsante per la stampa. ESTRATTO CONTO Per accedere alla consultazione dell estratto conto cliccare sul menù e successivamente sul sottomenù estratto conto. Cliccando sul pulsante dei parametri di ricerca, si visualizzano tutti i dati dell estratto conto dei propri clienti. 8

9 Il risultato è il seguente : Per stampare l estratto conto cliccare sul pulsante. L estratto conto è visibile anche dalla scheda del cliente selezionando la scheda. POSTA ELETTRONICA 1. Configurazione profilo posta : cliccare sulla voce, questa attività deve essere eseguita la prima volta (o ad ogni rinnovo di password). 2. Cliccare sul pulsante, 3. impostare il proprio indirizzo mail nel campo 4. la password (quella del portale GOW) nel campo. 5. Per salvare le impostazioni cliccare su. A questo punto cliccando sul menù si accede alla propria casella di posta. ATTENZIONE! Ogni volta che si modifica la password nel GOW si deve ripetere questa operazione. STATISTICHE / STAMPA REPORT Cliccando si accede al menù delle statistiche movimenti clienti o delle stampe. Nel menù delle statistiche possono essere eseguite le ricerche per articolo, n.fattura e cliente con le stesse modalità delle altre funzionalità. Il risultato può essere esportato anche in excel (cliccando sul pulsante ). Con la funzione si possono visualizzare i pdf delle stampe relative alle chiusure mensili o dei dati estratti giornalmente. Dall elenco a discesa selezionare il tipo di report e poi cliccare sul pulsante per visualizzarlo. Il pdf può essere anche salvato (attraverso la funzione di acrobate reader). 9