UNITÀ DI RACCOLTA AVIS PROVINCIALE PARMA RELAZIONE ANNUALE 2014 PROVINCIALE PARMA

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1 UNITÀ DI RACCOLTA AVIS PROVINCIALE PARMA RELAZIONE ANNUALE 214 PROVINCIALE PARMA

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3 Sommario - Premessa.. Pag. 3 - Risultati Obiettivi Specifici 214. Pag. 3 - Progetti di Miglioramento Punti di Raccolta. Pag. 7 - Analisi Indicatori 214. Pag. 8 - Dati Statistici Raccolta Pag. 12 Allegati All. 1 Relazione visite audit 214 All. 2 Relazione Formazione 214 All. 3 Riorganizzazione dei punti di raccolta All. 4 Progetto Trasporto del sangue_5_12_214 All. 5 Registrazione NC e AC Anno 214 All. 6 Monitoraggio Tamponi Colturali 214 Ringrazio per la collaborazione alla stesura del documento: Dotti Rossana Fontanesi Cristina Zanichelli Manrico Pag. 3 di 16

4 PREMESSA Il l Unità di Raccolta AVIS Provinciale Parma ha ricevuto finalmente il documento d accreditamento. Lavoro in AVIS dal 1989 e in questi ultimi 4 anni ho assistito e in parte partecipato ad una rivoluzione copernicana della struttura organizzativa dell Unità di Raccolta. Gruppo qualità, dipendenti, collaboratori sanitari e associativi hanno svolto un grande lavoro di squadra per rispondere ai requisiti generali e specifici richiesti dall accreditamento; l applicazione delle normative ha generato scontri, incomprensioni, ma anche un approccio professionale e oggettivo alle problematiche sanitarie ed organizzative. In questo contesto si è rafforzato il rapporto e il confronto con il nostro Responsabile Tecnico il Direttore del SIT e con le altre figure professionali, quali il coordinatore e il responsabile qualità. Insieme abbiamo collaborato alla stesura e integrazione di procedure/istruzioni operative. La relazione annuale della qualità 214 è suddivisa in quattro sezioni principali: 1. Analisi degli Obiettivi Specifici Progetti di Miglioramento dei Punti di Raccolta Indicatori Raffronto dati statici relativi alla raccolta 214 / 213. Risultati Obiettivi Specifici 214 Gli obiettivi programmati all inizio del 214, derivano in parte dalle non conformità riscontrate durante la visita di accreditamento di ottobre 213 ed evidenziate nel verbale dell Agenzia Regionale Emilia Romagna. L intenso lavoro intrapreso nel 214 ha cercato di raggiungere gli obiettivi pianificati: MIGLIORAMENTO DELLA CARTA DEI SERVIZI E stata rivista la carta dei servizi, nella quale sono state inserite tutte le informazioni dei punti di raccolta, quali: indirizzo, telefono, , giorni ed orari apertura della sede, indicazioni sulla accessibilità della sede. AUDIT PUNTI DI RACCOLTA Nei mesi di settembre ed ottobre 214 sono state effettuate in collaborazione con il SIT le visite ispettive dei punti di raccolta della rete provinciale atti a verificare: Lo stato delle azioni di miglioramento intraprese dai punti di raccolta. La congruenza fra il layout (depositato in comune) e il reale utilizzo dei locali. Per le specifiche si rimanda all allegato allegato Relazione visite di audit 214. Pag. 4 di 16

5 RIORGANIZZAZIONE PUNTI DI RACCOLTA Per rispondere alla criticità evidenziata nel verbale dell accreditamento: uno degli elementi più critici rilevati è quello relativo alla non idoneità strutturale di alcune delle sedi di prelievo e in linea con quanto richiesto nel Piano Sangue , il Consiglio Direttivo dell Unità di Raccolta durante la riunione del ha discusso e approvato un piano di riorganizzazione, nel quale sono stati definiti i parametri scelti e un crono programma per la riorganizzazione della rete provinciale. Nel documento sopra descritto si è deliberato la chiusura definitiva della attività di raccolta nel sedi in cui era già stata sospesa il per carenze strutturali che non garantivano la sicurezza del donatore e degli operatori: 1. Calestano 2. Compiano 3. Monchio delle Corti 4. Neviano Arduini 5. Palanzano 6. Polesine 7. Terenzo 8. Tizzano 9. Tornolo In attuazione del piano di riorganizzazione si è anche deciso la chiusura dei sei seguenti punti di raccolta a partire dal : 1. Bardi 2. Bore 3. Pellegrino Parmense 4. Pieveottoville 5. Varano Melegari Per maggiori informazioni si legga il documento allegato redatto dal Consiglio Direttivo: Riorganizzazione dei punti di raccolta. RIQUALIFICAZIONE DELLE LE COMPETENZE Vedi allegato Relazione Formazione 214 redatto dalla Dott.ssa Scognamiglio. FORMAZIONE ADDETTI ACCETTAZIONE ASSOCIATIVI E stato tenuto il primo corso formativo rivolto ai collaboratori associativi impegnati nell accettazione del donatore durante le sedute di prelievo come descritto nel piano degli obiettivi 214. Pag. 5 di 16

6 PERCORSO DONATORE E stato realizzato un poster con carpette di diverso colore per facilitare il percorso del donatore presso i punti di raccolta dell UdR. INSERIMENTO VIDEO FORMATIVI SUL SITO QUALITÀ Sono stati inseriti sul sito qualità condiviso con il SIT ( gallery/) i seguenti video: Lavaggio sociale delle mani. BLS-D Primo soccorso. Il Percorso Trasfusionale (CNS). Cos è il sangue (CNS). Il Prelievo Venoso. LETTINI ELETTRIFICATI Tutti i punti di raccolta carenti hanno provveduto all acquisto dei lettini elettrificati in linea con quanto richiesto nei requisiti tecnologici. BILANCE MISCELAZIONE Il giorno si è svolto un incontro d area vasta Emilia Nord a seguito della comunicazione di aggiudicazione alla ditta FRESENIUS KABI del sistema in service per la raccolta e produzione di emocomponenti. A partire dal mese di agosto 214 è iniziato l utilizzo delle le bilance automatizzate in tutti i punti di raccolta, in accordo con quanto descritto nei requisiti tecnologici. SOMMINISTRAZIONE QUESTIONARI Sono stati somministrati i questionari come specificato nelle azioni del piano obiettivi 214, vedi relazione allegata redatta dal Presidente dell AVIS Provinciale Giuseppe Scaltriti. PROCEDURE DI VALIDAZIONE IONE DEL TRASPORTO In collaborazione con il SIT sono state realizzate le procedure di convalida del trasporto. Durante la loro stesura sono state evidenziate carenze per quanto riguarda il trasporto del sangue durante il periodo invernale, in quanto le temperature nel vano frigorifero non erano né monitorate né tracciate. Per porre rimedio a questa criticità è stato realizzato un progetto di miglioramento, presentato al Direttore del SIT nel mese di dicembre. Il progetto ha portato alla sostituzione dei vecchi frigoriferi con un sistema a temperatura controllata (vedi allegato Progetto Trasporto del sangue_5_12_214 ). Procedure realizzate con il SIT per la convalida del trasporto del sangue e degli emc: P76 CONVALIDA QUALIFICAZIONE - CHANGE CONTROL P76 COD.IO2P76L26A METODOLOGIE TECNICHE PER RISK ASSESSMENT PC5L26A A PIANO DI CONVALIDA DEL TRASPORTO Pag. 6 di 16

7 PROCEDURA DI MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE CONDIVISA CON IL SIT E stata integrata la procedura del SIT con un paragrafo relativo alle modalità di manutenzione delle apparecchiature in uso presso l UdR. PROGRAMMAZIONE RACCOLTA L UdR in relazione a quanto definito nel documento programmatico della raccolta del Direttore del ST e a quanto richiesto nel Piano sangue , 215, sta riorganizzando la modalità di chiamata passando da un sistema cartaceo (cartoline) ad un sistema basato sulla convocazione dei donatori tramite prenotazione. ACCETTAZIONE DONATORE ONLINE A partire dal mese di ottobre 214 la nostra U.d.R. su richiesta del Direttore del SIT, ha reso possibile la connessione ADSL in tutti i punti di raccolta della provincia, modificando così l accettazione del donatore da una modalità offline ad una online. Questa modalità ha modificato le modalità d etichettatura delle sacche e delle provette, garantendo un sistema più sicuro e in linea con quanto richiesto dai requisiti organizzativi. A riguardo sono stati fatti incontri formativi con il personale collaboratore per spiegare la nuova modalità operativa. OBIETTIVI 214 PIANIFICATI NON REALIZZATI Gli obiettivi pianificati per il 214 erano 17, di questi, tre non sono stati realizzati; questi ultimi saranno inseriti dalla Direzione tra gli obiettivi specifici del 215: Consegna referti analisi ai donatori Miglioramento comunicazione interna. Collegamento delle procedure approvvigionamento e formazione alla procedura principale del SIT. Pag. 7 di 16

8 Progetti di Miglioramento Punti di Raccolta 214 PUNTO DI RACCOLTA DI CORNIGLIO Criticità: requisito (NO) Il progetto di miglioramento presentato in data 29/1/214 è stato realizzato, non vi è stato bisogno di richiedere una nuova autorizzazione, in quanto la destinazione d uso dei locali è rimasta invariata. PUNTO DI RACCOLTA DI FORNOVO Criticità: requisiti (no) Il progetto di miglioramento presentato in data 5/2/214 è stato realizzato, non vi è stato bisogno di richiedere una nuova autorizzazione, in quanto la destinazione d uso dei locali è rimasta invariata. La sala ristoro prima di questa modifica era stata impropriamente trasferita al piano inferiore, quindi la realizzazione del progetto ha riportato la corretta destinazione d uso dei locali come specificato in layout. PUNTO DI RACCOLTA DI LANGHIRANO Criticità: requisito n (no) I lavori di realizzazione dell area ristoro sono stati conclusi, il nuovo locale è stato autorizzato. PUNTO DI RACCOLTA DI SORAGNA Criticità: requisito n (NO) Il bagno è stato realizzato e la sede autorizzata. PUNTO DI RACCOLTA DI TRAVERSETOLO Criticità: requisito n (no) L area ristoro individuata nel progetto di miglioramento è stata realizzata, il punto di raccolta di Traversetolo è in attesa dell adeguamento dell autorizzazione sanitaria, della quale ha fatto regolare richiesta al Comune di Traversetolo. Pag. 8 di 16

9 Analisi Indicatori Unità di Raccolta 214 Si espone un breve commento unicamente per gli indicatori che non hanno raggiunto lo standard atteso: Gestione Apparecchiature (P3 UdR) Nel corso del 214 abbiamo effettuato 19 riparazioni alle apparecchiature in uso e più precisamente: Tipo Apparecchiatura Proprietà Apparecchiatura Spesa Riparazione a carico N 7 - Sfigmomanometri UdR UdR N 2 - Separatori Cellulari SIT SIT N 5 - Saldatori UdR Contratto Full Risk UdR N 1 - Elettrocardiografo UdR UdR N 1 - Lettino Visita UdR UdR N 2 - Defibrillatori UdR In garanzia Qualificazione dei fornitori (P5 UdR) La valutazione dei fornitori ha evidenziato una posizione soggettiva problematica. Menarini, fornitore non qualificato anche nel 214, a causa delle valutazioni insufficienti sia per quanto riguarda i tempi di risposta che la qualità del prodotto fornito che spesso non viene testato a seguito delle modifiche. Manca la comunicazione e il relativo aggiornamento di Guyb ogni volta che viene effettuata una variazione al programma Millennium del Servizio Trasfusionale. Non Conformità Anno 214 (P6UdR) Le fasi del processo dove si è riscontrato il maggiore numero di non conformità sono: Chiamata (Segreteria sanitaria): la non conformità più ricorrente, ad oggi non ancora risolta, è il mancato aggiornamento dei computer portatili utilizzati per effettuare l accettazione del donatore in trasferta. Tale problematica è ancora attuale anche se oggi l accettazione viene fatta esclusivamente online. In caso di malfunzionamento della connessione ADSL, i server utilizzati per l emergenza informatica risultano aggiornati solo in parte (UdR dicembre 214 mentre Fidenza settembre 214) e pertanto non attendibili. Accettazione: le NC si riferiscono sostanzialmente a difficoltà di connessione alla rete interna ad ADSL. Locali: durante le visite di AUDIT sono state rilevate non conformità relativamente al layout dei locali di alcuni punti di raccolta,in quanto mancava il timbro del comune sulla planimetria. I punti di raccolta hanno provveduto a sanare la carenza riscontrata mediante la produzione di documenti completi. Fase del processo dove è stata riscontrata la NC Chiam. Accett. Selez. Racco. Traspor. Organiz. Locali Totale NC Per un approfondimento si rimanda all allegato: Mod.2 P6 UDR_REGISTR NC e AC_214 Pag. 9 di 16

10 Somministrazione questionari (P7 UdR) Vedi documento allegato (Valutazione Questionari 214). Raccolta Sangue Intero (P12 UdR) Gli indicatori di qualità di prodotto si sono mantenuti entro gli standard attesi, tranne l indicatore delle sacche incomplete (< 45 ml ) che da un valore percentuale dello,58 %(14 sacche) registrato nel 213 è passato allo,92 %(231 sacche) del 214. L aumento macroscopico di questo indicatore non può essere solo imputato alle difficoltà tecniche del personale addetto al prelievo, ma deriva sostanzialmente da un duplice concausa: da un lato l utilizzo delle bilance meccaniche fino a giugno 214 e dall altra il contemporaneo incremento dei controlli sul peso della sacca da parte del Servizio Trasfusionale. Tale problematiche si ritiene superata con l avvento delle bilance elettroniche a partire da luglio 214. Disinfezione Cutanea (P13 UdR) Nell anno 214 sono stati eseguiti 45 tamponi colturali per verificare la corretta modalità di disinfezione cutanea da parte degli operatori. Di questi, 6 referti sono risultati positivi. Durante i mesi d agosto, settembre, novembre e dicembre, il Direttore del SIT ha deciso di sospendere i controlli a causa della carenza di sangue. Numero Tamponi Positivi Referto Tipo Disinfettante Tipo Tampone Negativi Iodio Clorexdina Sterile No Sterile 22 (3 Positivi) 23 (3 Positivi) 45 13,3 % Allego tabella riepilogativa dettagliata (Monitoraggio Tamponi Colturali 214). Percentuale Positività Emergenza Clinica (P14 UdR) Delle 24 reazioni avverse solo 3 casi hanno richiesto un supporto assicurativo (,1%). Reazioni Indesiderate e Incidenti Gravi (P2UdR) Su un totale di donazioni sono avvenute 24 reazioni avverse, con una percentuale dello,89 % comunicate al Servizio Trasfusionale per l inserimento nel sistema di emovigilanza SISTRA. Segue tabella riepilogativa con gli eventi suddivisi per età, numero donazioni e peso corporeo per una valutazione più approfondita dei dati. Pag. 1 di 16

11 Riepilogo Reazioni Avverse Anno 214 Reazioni Sistemiche Lieve Reazioni Vasovagali Immediati Moderata Grave Lieve Reazioni Vasovagali Ritardati Moderata Grave 1 1 Totali Reazioni Locali 214 Ematomi Tromboflebiti Lieve 15 2 Moderata Grave Lieve Moderata Grave Totali Reazioni Avverse distribuite per età, numero donazioni effettuate e peso corporeo Età G F M Totali n donazioni G F M 1a a-1a a-2a a 1 3a-4a e oltre 1 2 Totali Peso donatore G F M 5/6 Kg /7 Kg /8 Kg oltre 8 Kg Totali A M G L A S O N D A M G L A S O N D A M G L A S O N D Tot. % , , , Tot. % 7 29, , ,67 9 3, , Tot. % 64 26, , , , Pag. 11 di 16

12 Gestione delle emergenze tecnologiche e organizzativa (P21UdR) Nonostante alcune problematiche relative al malfunzionamento dell hardware l UdR ha comunque portato a termine l attività di raccolta. Gestione modalità di chiamata (P22UdR) E in via d approntamento un sistema di rilevazione mensile, in ordine alle risposte positive alla chiamate d emergenza effettuate. Pag. 12 di 16

13 Dati Statistici Raccolta - Anno 214 SANGUE ED EMOCOMPONENTI PRESSO UDR 214/ Sangue Intero Plasma Piastrine Sangue Intero Plasma Piastrine ,82% + 6,47 % + 4,5 % Totale: (- 6,25 %) Totale: Sangue Intero Plasma Piastrine 468 Pag. 13 di 16

14 ESCLUSO FIDENZA E PARMA) 214 / 213 SANGUE UDR PROVINCIA (ESCLUSO FIDENZA E PA 214 Sangue Intero ,65% 213 Sangue Intero Sangue Intero punti di raccolta (escluso Fidenza e Parma) Flaconi sangue Intero Anno Pag. 14 di 16

15 SANGUE ED EMC PUNTO DI RACCOLTA PARMA 214/ Sangue Intero ,3 % Plasma ,58 % Sangue Intero 7.98 Totale: 1.76 (+ 5,6 %) Totale: Plasma Punto di Raccolta Parma Sangue Intero Plasma Degli 835 donatori venuti a donare sangue intero presso il punto di raccolta di Parma 2445 sono della provincia di Parma. Pag. 15 di 16

16 PUNTI DI RACCOLTA Bardi Bedonia Berceto Bore Borgotaro Busseto Calestano DONAZIONI SI PRESSO IL PDR DI PUNTI DI RACCOLTA PARMA 15 Palanzano 1 Parma 25 Pellegrino 1 Pieveottoville 3 Polesine Parmense 39 Roccabianca 52 Sala Baganza DONAZIONI SI PRESSO IL PDR DI PARMA Collecchio 162 Salsomaggiore 5 Colorno Compiano Corniglio Felino Fidenza Fontanellato 96 San Secondo 2 Scurano 4 Sissa 93 Solignano 12 Soragna 59 Sorbolo Fontevivo 122 Terenzo 74 Fornovo Lagrimone Langhirano Lesignano Bagni 42 Tizzano 46 Tornolo 53 Torrile 28 Traversetolo Medesano 116 Trecasali 16 Mezzani Monchio Montechiarugolo Neviano 18 Varano 33 Varsi 7 Vigatto 25 Zibello SEZIONI CHE HANNO SOSPESO L ATTIVITÀ IN GENNAIO 214. Pag. 16 di 16

17 Donatori Provincia che hanno Donato Sangue Intero a Parma (San Pancrazio) Bardi Bedonia Berceto Bore Borgotaro Busseto Calestano Collecchio Colorno Compiano Corniglio Felino Fidenza Fontanellato Fontevivo Fornovo Lagrimone Langhirano Lesignano Bagni Medesano Mezzani Monchio Montechiarugolo Neviano Noceto Palanzano Pellegrino Pieveottoville Polesine Parmense Roccabianca Sala Baganza Salsomaggiore San Secondo Scurano Sissa Solignano Soragna Sorbolo Terenzo Tizzano Tornolo Torrile Traversetolo Trecasali Varano Varsi Vigatto Zibello Flaconi SI

18 214/213 SANGUE ED EMOCOMPONENTI PUNTO DI RACCOLTA FIDENZA Sangue Intero ,34% Plasma , 11% Sangue Intero Totale: 1492 (- 5,32 %) Totale: Plasma Punto di raccolta Fidenza Categoria Sangue Intero Plasma

19 SANGUE ED EMC SIT 214/ Sangue Intero Plasma Piastrine Sangue Intero Plasma ,54% - 19,91 % + 4,5 % Totale: (- 7,1 %) Totale: 1.21 Piastrine Servizio Trasfusionale 5 4 Flaconi Sangue Intero Plasma Piastrine San Pancrazio, Responsabile Qualità UdR Federico Rosselli Pag. 19 di 18