MANUALE UTENTE TIROCINANTE TIROCINI GARANZIA GIOVANI REGIONE ABRUZZO

Transcript

1 MANUALE UTENTE TIROCINANTE TIROCINI GARANZIA GIOVANI REGIONE ABRUZZO

2 1 Accesso al sistema Il sistema informativo è raggiungibile dalla rete Internet (anche in presenza di proxy e firewall) attraverso il seguente link: Figura 1: Pagina di accesso al sistema informativo Tirocini Garanzia Giovani Le credenziali di accesso alla piattaforma sono strettamente personali. Al momento del primo accesso è sufficiente cliccare su Forgotten User Name / Password? e inserire nell apposito campo di richiesta l indirizzo indicato in fase di registrazione al Programma Garanzia Giovani. Sullo stesso indirizzo, immediatamente, il sistema invia le credenziali di accesso. La password può essere modificata in ogni momento; consigliamo, tuttavia, di modificarla al primo accesso. La modifica della password può essere effettuata, una volta dentro il sistema, cliccando sul proprio nome (in alto a destra) e utilizzando al funzione Cambia Password. Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 2

3 2 Invio e consultazione documenti Utilizzando le credenziali si accede alla home page del sistema. All'interno della finestra I miei siti, nella parte sinistra della propria home page personale, si clicca sul link Tirocini Garanzia Giovani. Figura 2: Home page accesso Tirocini Garanzia Giovani Una volta entrati nella pagina del sito Tirocini Garanzia Giovani, in alto a destra c è il pulsante Invia i documenti che consente di accedere al proprio archivio documentale e caricare i nuovi documenti. Figura 3: La pagina interna della sezione di caricamento dei documenti Figura 4: La pagina interna della sezione di caricamento dei documenti Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 3

4 Sarà mostrata a video la cartella contenente tutti i documenti relativi al tirocinio come da figura sottostante: Figura 5: Visualizzazione della cartella Cliccando su tale cartella sono visualizzate: una sottocartella Gestione; una sottocartella Rimborsi. Figura 5: La strutturazione in sottocartelle dello spazio documentale dedicato Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 4

5 Nella sottocartella Gestione i Soggetti Promotori caricano tutti i documenti relativi al tirocinio: convenzione, progetto formativo, calendario in formato pdf e in formato excel, check di validazione quando richiesta. E ancora variazioni di calendario, comunicazioni di chiusura per ferie del Soggetto Ospitante e, in generale, tutta la documentazione di riferimento per il tirocinio. In questa cartella gli stessi tirocinanti possono caricare eventuali comunicazioni, certificati e quant altro sia possibile caricare come documento. Per le comunicazioni inviate via mail sarà la Regione a provvedere a caricare direttamente il messaggio in formato msg. Nella sottocartella Rimborsi, i tirocinanti possono caricare la documentazione relativa al rimborso. In particolare Rimborsi è a sua volta composta da sottocartelle, progressivamente numerate da 1 a 6, una per ciascuna richiesta mensile. I rimborsi già inviati via mail sono stati o saranno caricati automaticamente dal sistema. Si precisa che l assenza della documentazione relativa a mensilità già maturate non ha alcun riflesso sulla procedura di pagamento. Pertanto è necessario che il tirocinante provveda a caricare i rimborsi ancora da chiedere, man mano che le indennità sono maturate. Per i tirocini avviati il 1 aprile: dal 1 al 5 settembre è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 5, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta di rimborso n. 6; Per i tirocini avviati il 16 aprile: dal 16 al 21 agosto è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 4, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta n. 6; Per i tirocini avviati il 1 maggio: dal 1 al 5 settembre è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 4, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta n. 6; Per i tirocini avviati il 16 maggio: dal 16 al 21 agosto è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 3, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta n. 6; Per i tirocini avviati il 1 giugno: dal 1 al 5 settembre è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 3, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta n. 6; Per i tirocini avviati il 16 giugno: dal 16 al 21 agosto è possibile caricare la richiesta di rimborso n. 2, e così via per le indennità successive da richiedere mensilmente fino alla richiesta n. 6. In tal modo sarà possibile avere immediata certezza della acquisizione da parte del sistema della documentazione, evitando le problematiche relative all invio via . Si ricorda che la documentazione da caricare sul sistema è la seguente: Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 5

6 richiesta di indennità, debitamente compilata con l indicazione chiara della modalità di pagamento (Mod. 8ATIR); copia fronte retro del documento di identità del tirocinante; scansione del registro mensile delle presenze vidimato (Mod. 7A TIR), debitamente compilato e firmato per ogni giorno di tirocinio, dal giovane e dal tutor, con l indicazione dei giorni come previsti dal calendario (fatti salvi i casi di assenze comunicate in anticipo) e dell ora di ingresso e di uscita; dichiarazione del soggetto ospitante (All. Mod 7A TIR), redatta dal datore di lavoro; copia fronte retro del documento di identità del responsabile aziendale che sottoscrive la dichiarazione del soggetto ospitante. Per caricare i documenti all'interno di ciascuna cartella occorre aprire la cartella nella quale inserire i documenti e procedere con una delle seguenti modalità: cliccare sul tasto Carica e selezionare il o i file dal proprio computer e/o dal dispositivo di memorizzazione esterna (modalità consigliata). E' possibile anche effettuare la selezione multipla degli stessi effettuando un'unica operazione di upload. Figura 6: finestra per il caricamento file effettuare un trascinamento (drag&drop) dei documenti da caricare dalla cartella direttamente all'interno del browser. Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 6

7 Figura 7: caricamento dei file mediante il trascinamento Il rilascio dei file deve avvenire all'interno del riquadro centrale della pagina comprendente la scritta Trascina e rilascia per caricare i file. Una volta che i documenti sono stati controllati e l indennità è stata pagata al tirocinante non è più consentito modificare i documenti presenti nelle cartelle relative ai rimborsi. Si precisa che per ogni cartella l accesso è autorizzato per: - Amministratore di sistema (ARIT, Agenzia Regionale per l Informatica e la Telematica) - Regione Abruzzo, sia team di Gestione che di Controllo; - Soggetto Promotore; - Tirocinante. Il Soggetto Promotore può vedere i documenti inseriti dal tirocinante o dalla Regione Abruzzo ma non può cancellarli. Lo stesso vale per il tirocinante che può vedere i documenti caricati dal Soggetto Promotore e dalla Regione Abruzzo, ma non può cancellarli. Sia il Soggetto Promotore, sia il Tirocinante possono caricare documenti sia nella sottocartella Gestione, sia nelle sottocartelle relative ai Rimborsi. Per comunicazioni, informazioni o supporto relativamente al sistema si prega di utilizzare esclusivamente l indirizzo helpgg@regione.abruzzo.it. Manuale Tirocinanti_Garanzia Giovani upload documenti 13/08/2015 7