MANUALE UTENTE. TeamPortal Console Dipendente

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1 MANUALE UTENTE

2 INTRODUZIONE... 3 PERMESSI (ACLA / ACLE)... 4 FUNZIONI DISPONIBILI... 5 Menu del modulo Consolle... 5 Documenti dipendente... 7 Cronologia / Novità...7 Consultazione documenti...8 Ricerca Gestione viste Statistiche Documenti aziendale Comunicazioni (dipendente/aziendale) Modifica anagrafica Varie Gestione Configurazione azienda Tipi documenti Inserimento manuale documenti Inserimento automatico documenti Manutenzione Modelli comunicazioni Organigramma Gestione Ruoli Unità organizzative Amministrazione Configurazione Utilizzo licenze Manuale utente 2

3 Introduzione Per poter organizzare al meglio la propria impresa ed ottenere rapidamente i risultati voluti in termini di produttività ed efficienza, servono soluzioni e tecnologie innovative. nasce dall'esperienza e dalla conoscenza delle dinamiche e delle esigenze delle imprese, sia di quelle di piccole dimensioni, sia di quelle più strutturate, fino ai gruppi di aziende o Corporate, le quali devono fare affidamento su strumenti e servizi sempre raggiungibili attraverso le specificità, l'organizzazione ed i canali tipici del Web. Integrare le tradizionali attività amministrative e di gestione aziendale con le specificità, l'organizzazione, le strategie tipiche del Web, è una scelta di valore, se si vuole far crescere la propria organizzazione ed il proprio business. L Azienda che vuole migliorare i processi ed i metodi di lavoro tra i propri dipendenti e collaboratori e che al tempo stesso vuole far crescere le sinergie di comunicazione interne o verso l esterno, trova in la risposta alle proprie esigenze Da questi presupposti nasce del la nuova applicazione pensata per gestire al meglio ed in modo semplice ed efficace la comunicazione tra azienda e dipendente e collaboratore aziendale. Il principale obiettivo della del è quello di fornire all utente dell azienda uno strumento web che semplifichi e velocizzi l accesso e lo scambio di informazioni con gli uffici di gestione del personale (Risorse Umane,Gestione paghe/stipendi). I documenti pubblicati in questa applicazione sono prodotti prevalentemente dall applicativo Paghe o da applicativi che producono documenti per il dipendente Manuale utente 3

4 Permessi (Acla / Acle) Rispetto ad altre applicazioni in al momento non è prevista una gestione di Permessi su Dati (ACLE), visto che a livello logico/applicativo esistono due possibilità di consultazione : - L utente può vedere i propri dati/documenti o quelli dei suoi subordinati in base all organigramma aziendale se gestito. - L utente può vedere i dati di tutti gli utenti/dipendenti/collaboratori dell azienda. Nella funzione di consultazione dei propri documenti l utente può accedere a tutti i documenti di cui è proprietario. Nella funzione di consultazione dei documenti di personale di cui si è referenti, è possibile consultare tutti i documenti dei subordinati, ma che siano stati emessi dall azienda di lavoro che in quel momento è selezionata. Nel caso di studio l utente può cambiare azienda, altrimenti essa coincide con quella di login. Questo meccanismo permette di conservare la riservatezza di documenti emessi da altre aziende. Manuale utente 4

5 Funzioni disponibili Vengono descritte di seguito le funzioni disponibili nel modulo Documentali. Le diverse funzioni sono accessibili per mezzo dell apposita voce di menu Consolle presente nella sezione delle Applicazioni. Menu del modulo Consolle Tutte le voci sono soggette alle restrizioni ACLA, quindi sono utilizzabili solamente se l utente di login ha gli opportuni permessi (fare riferimento alla Gestione ACLA di ). Documenti dipendente o Novità o Cronologia o Consultazione o Ricerca o Viste o Statistiche Documenti aziendale o Novità o Cronologia o Consultazione globale o Ricerca o Viste o Statistiche Comunicazioni dipendente o Modifica anagrafica o Varie Comunicazioni aziendale o Modifica anagrafica o Varie Gestione o Configurazione Azienda o Tipi Documenti o Inserimento Manuale o Inserimento Automatico o Manutenzione o Modelli comunicazioni Organigramma o Gestione o Ruoli o Unità organizzative Amministrazione o Configurazione o Utilizzo licenze Informazioni Guida Manuale utente 5

6 I M P O R T A N T E Le funzioni in Documenti dipendente e Documenti aziendale sono analoghe. L unica differenza è che, mentre in Documenti dipendente, l utente può operare solo in base alla sua visibilità dell organigramma, chi ha l accesso alle aree in Documenti aziendale può vedere tutti gli utenti dell azienda selezionata. Manuale utente 6

7 Documenti dipendente In queste sezioni sono presenti tutte le funzioni disponibili ad un Utente. In tutte le attività che un Utente svolge, verrà data la possibilità di accedere/gestire i dati dei dipendenti che a livello gerarchico secondo l organigramma dipendono da lui. Cronologia / Novità In Cronologia l utente accede agli ultimi documenti pubblicati. E possibile vedere gli ultimi n documenti o i documenti pubblicati negli ultimi gg giorni o mm mesi o scegliere in un range da data a data. Questa funzionalità si apre in automatico all accesso nell applicativo e parte di default visualizzando gli ultimi 10 documenti. La griglia mostra tutti i documenti disponibili in ordine cronologico. Per ogni documento sono riportati una breve descrizione, la data di emissione, il tipo documento, un link di accesso al download, un link per la consultazione In-Line, un link a popup che visualizza i dettagli del documento (data creazione, applicativo generante, ecc ). In Novità l utente può vedere i documenti che non ha ancora consultato. La tabella dei documenti mette a disposizione dell utente alcune semplici funzionalità. Tramite il tasto ZIP selezionando uno o più documenti è possibile comprimere i documenti scelti in un file.zip e scaricare tale file. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella. Il tasto Guida visualizza questo documento. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. Figura 1 Manuale utente 7

8 La colonna Letto mostra un immagine con spunta verde visionato. se l utente proprietario del documento lo ha già La colonna Letture indica il totale di visualizzazioni e download del documento. Cliccando il numero visualizzato si apre una finestra con il dettaglio delle visualizzazioni che riporta per ogni utente il totale di visualizzazioni e download e le date di prima e ultima visualizzazione e download. Figura 2 Consultazione documenti Questa funzione permette all utente di navigare per tutti i documenti (i propri ed eventualmente quelli relativi agli utenti subalterni in base all organigramma aziendale) La composizione del menu ad albero di sinistra è guidata da viste selezionabili dall utente. Alla selezione del ramo di dettaglio verrà mostrata una grid con l elenco dei documenti raggruppati sotto la vista selezionata. L utente ha la possibilità di definire delle proprie viste, inoltre dispone delle seguenti viste preconfigurate: Anno/mese Tipo Documento/anno/mese Anno/Tipo Documento/mese /anno Prima di scegliere la vista di visualizzazione l utente deve selezionare dall organigramma i dipendenti per i quali si vogliono consultare i documenti. Il campo anno è sempre ordinato in modo decrescente in modo da avere sempre in primo piano i documenti più recenti. Manuale utente 8

9 La grid mostrata alla destra del menu ad albero avrà le stesse caratteristiche della grid gestita nella funzione cronologia. Figura 3 Nella sezione del Tree è possibile selezionare il tipo di visualizzazione e, se è un utente di studio/corporate, l azienda di lavoro e i dipendenti. La ricerca dei documenti viene sempre eseguita per azienda e anagrafica dipendente/utente (codice fiscale). E inoltre possibile per l utente definire proprie viste elencando i campi desiderati in un apposita sezione del programma (vedi Gestione viste). I M P O R T A N T E Se alcuni campi della vista selezionata risultano campi nulli la ricerca potrebbe non dare nessun risultato. In questo caso è opportuno scegliere una vista differente, crearne una nuova o usare la funzione ricerca. Nella sezione di destra appare una griglia con elencati i documenti trovati. Si tenga presente che se dalla ricerca si ottiene un numero molto grande di documenti il programma potrebbe chiedere di definire dei criteri di ricerca più restrittivi, nella fattispecie di selezionare un altra vista o crearne una nuova. Nella tabella vengono riportati i documenti trovati, e per ogni documento vengono riportati: (nel caso non sia presente nella vista selezionata) Descrizione del documento Data creazione Tipo documento Manuale utente 9

10 La tabella dei documenti mette a disposizione dell utente alcune semplici funzionalità. Tramite il tasto ZIP selezionando uno o più documenti è possibile comprimere i documenti scelti in un file.zip e scaricare tale file. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella utilizzando i criteri della vista selezionata. Il tasto Guida visualizza questo documento. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. Cliccando sulla descrizione del documento il documento viene aperto a video (tale funzione è utilizzabile solo se installato un software in grado di aprire il tipo di file associato). L icona nella seconda colonna della tabella permette di effettuare il download del documento. L icona nella terza colonna della tabella permette di aprire una finestra dove viene riportato il dettaglio delle informazioni legate al documento (vedi immagini seguenti). Il controllo Ordina per permette di ordinare i risultati in base al criterio selezionato. Il controllo Filtra per permette di filtrare i risultati in base al criterio selezionato e al testo inserito nel campo adiacente. L icona L icona permette di visualizzare una versione stampabile della griglia. permette di esportare i risultati su file di diverso formato (PDF, CSV, ) Manuale utente 10

11 Ricerca La funzione di ricerca visualizza una maschera in cui compaiono tutti i campi disponibili. In questo modo è possibile definire i criteri di ricerca che si preferiscono (Data di pubblicazione, Nome documento, Tipo documento, Descrizione ecc..). Una volta eseguita la ricerca il programma mostra una seconda finestra che riporta una tabella con l elenco dei documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati. Tale visualizzazione mostra le stesse informazioni della Consultazione. La funzione di Manutenzione nel gruppo Gestione funziona analogamente alla Ricerca, ma mette a disposizione la possibilità di cancellare i file. Figura 4 Manuale utente 11

12 Gestione viste Questa funzione permette all utente di costruirsi viste specifiche da usare poi in consultazione dei documenti. E consentito generare una o più viste combinando tra loro i campi disponibili fino a raggiungere un massimo di 6 livelli. Per creare una vista basta cliccare il tasto Nuovo nella prima schermata o inserire un Codice interno non utilizzato. Nella schermata successiva basta dare un nome alla vista e inserire i campi per i quali si vuole parametrizzare la vista nell ordine di priorità desiderato (massimo 6). Inserendo il codice di una vista esistente è anche possibile eseguire delle modifiche o cancellare la vista scelta. Figura 5 Manuale utente 12

13 Statistiche La funzione di statistiche visualizza due sezioni (Frame). Nella parte di sinistra viene visualizzato il Tree che rappresenta i raggruppamenti dei documenti (Viste) e nella sezione di destra sono mostrati i grafici relativi a tali documenti, a seconda del nodo selezionato nell albero di sinistra. Nella sezione del Tree è possibile selezionare il tipo di visualizzazione e, se è un utente di studio/corporate, l azienda di lavoro e i dipendenti. Di default sono sempre presenti le seguenti viste: 1. Anno fiscale / Mese fiscale 2. Anno fiscale / Tipo documento / Mese fiscale 3. / Anno fiscale 4. Tipo documento / Anno fiscale / Mese fiscale La ricerca dei documenti viene sempre eseguita per azienda e anagrafica dipendente/utente (codice fiscale). E inoltre possibile per l utente definire proprie viste elencando i campi desiderati in un apposita sezione del programma (vedi Gestione viste). Nella sezione di destra appaiono i grafici che sintetizzano le visualizzazioni o i download dei documenti da parte degli utenti. Si tenga presente che se dalla ricerca si ottiene un numero molto grande di documenti il programma potrebbe chiedere di definire dei criteri di ricerca più restrittivi, nella fattispecie di selezionare un altra vista o crearne una nuova. E possibile scegliere 2 tipi di grafici: Dettaglio: permette di visualizzare le statistiche dettagliate per il singolo nodo tramite un grafico a barre; Globale: permette di visualizzare le statistiche generali, sempre riferite al nodo selezionato, tramite un grafico a torta; I M P O R T A N T E Il tree si espande solo fino al penultimo livello rappresentato dalla vista scelta. L ultimo livello è rappresentato sotto-forma di grafico dettagliato nella sezione di destra. Manuale utente 13

14 E S E M P I O Selezionando la vista Anno fiscale / Tipo documento / Mese fiscale, è possibile espandere l albero solo fino al Tipo Documento. Una volta selezionato, nella sezione di destra posso visualizzare le visite dettagliate per singolo mese, riferite a quel tipo di documento, per l anno fiscale di riferimento. Figura 6 - Statistiche dettagliate Manuale utente 14

15 Figura 7 - Statistiche globali Manuale utente 15

16 Documenti aziendale In Documenti aziendale sono presenti tutte le funzioni disponibili in Documenti dipendente con in più la possibilità di accedere i dati di tutti gli utenti senza limiti gerarchici. Tipicamente accedono alle seguenti funzionalità utenti della Direzione o dell area Risorse Umane o Uffici del Personale. I M P O R T A N T E Se non è stato definito l organigramma, in Documenti dipendente sarà possibile vedere solo i propri documenti, mentre in Documenti aziendale sarà possibile vedere tutti i documenti degli utenti dell azienda selezionata. Manuale utente 16

17 Comunicazioni (dipendente/aziendale) In questa sezione sono presenti tutte le funzioni necessarie ad un utente per verificare i propri dati e comunicare eventuali variazioni all ufficio del personale e/o a chi preposto comunque alla gestione delle paghe e stipendi. Modifica anagrafica Questa funzione consente all utente di comunicare eventuali modifiche dei propri dati anagrafici: indirizzo residenza, banca di appoggio, ecc.. All inserimento dei dati seguirà la comunicazione automatica ai referenti dell azienda e all utente stesso, tramite (destinatari impostati in Gestione / Configurazione azienda come illustrato nelle slide successive). L utente viene guidato in maniera semplice ed intuitiva per impostare i propri dati da inviare. In una prima videata può selezionare la classe di dati che deve modificare (Coordinate bancarie, Doppio accredito, Recapiti, Residenza, Domicilio). In base a quelli selezionati nella seconda finestra vede solo i dati interessati. Per ogni gruppo di dati c è un campo per indicare la Data di inizio validità (viene proposta la data attuale). I gruppi e i dati selezionabili sono i seguenti: Coordinate bancarie o IBAN o Intestatario C/C o IBAN estero Doppio accredito o IBAN o Intestatario C/C o IBAN estero o Quantità (Importo fisso / Percentuale) Dati anagrafici o Stato civile o Titolo di studio Recapiti o o Telefono o Cellulare Residenza o Comune o Provincia o Tipologia o Indirizzo o Frazione/CAP o Presso o Edificio Domicilio o Comune Manuale utente 17

18 o o o o o Provincia Tipologia Frazione/CAP Presso Edificio Figura 8 Al termine dell elaborazione viene creato un file xml e le modifiche vengono inviate ai destinatari configurati nell apposita tabella (vedi Configurazione azienda). In aggiunta tramite checkbox (di default abilitato) è possibile inviare per conoscenza (Cc) gli stessi dati all utente che ha inserito le modifiche e se non coincidono anche al dipendente a cui le modifiche si riferiscono. I M P O R T A N T E I dati non vengono modificati (né in, né nell applicativo Paghe). Al termine dell elaborazione viene creato un file xml e le modifiche vengono inviate ai destinatari configurati nell apposita tabella (vedi Configurazione azienda). In aggiunta tramite checkbox (di default abilitato) è possibile inviare per conoscenza (Cc) gli stessi dati all utente che ha inserito le modifiche e se non coincidono anche al dipendente a cui le modifiche si riferiscono. Manuale utente 18

19 Varie Analogamente a quanto succede per la funzionalità di Modifica anagrafica, questa sezione consente all utente di inviare comunicazioni agli indirizzi prestabiliti in fase di configurazione dell applicazione. In questo caso le varie classi di comunicazioni utilizzabili sono completamente configurabili tramite l apposita sezione Modelli comunicazioni. Nella prima finestra vengono mostrate tutte le classi create per l azienda corrente e l utente può selezionare quali intende compilare per l invio. Figura 9 Come di consueto le funzioni dipendente e aziendale sono del tutto identiche con la differenza che nella sezione aziendale si possono selezionare tutti gli utenti senza limiti gerarchici. Manuale utente 19

20 Gestione Questa sezione permette di effettuare operazioni di configurazione parametri specifici per l azienda, modalità e template relativo per le notifiche della pubblicazione di documenti Configurazione azienda Questa funzione permette di definire i destinatari delle variazioni anagrafiche comunicate dal dipendente Ad esempio è possibile inserire i riferimenti all ufficio Risorse umane dell azienda o anche ad non classificate in. La finestra che si presenta è divisa in due schede. Nella scheda Gestione notifiche pubblicazione è possibile abilitare/disabilitare i diversi tipi di notifica ( , sms, messaggistica interna) e definire i template dei messaggi di notifica. Se non è stato definito un template per una determinata azienda, in fase di pubblicazione dei documenti, se richiesta la notifica, viene utilizzato il template definito in Amministrazione Configurazione. Figura 10 Nella scheda Destinatari comunicazioni dipendente si possono inserire i destinatari che riceveranno le modifiche dell anagrafica del dipendente (vedi Modifica anagrafica). Nella parte superiore è disponibile un campo per l inserimento di Riferimenti liberi in cui è possibile inserire degli indirizzi ai quali le comunicazioni verranno inviate per conoscenza (Cc). E poi presente una griglia in cui vengono visualizzati tutti gli altri destinatari aggiunti. Manuale utente 20

21 Figura 11 La griglia mette a disposizione dell utente le seguenti funzionalità: Tramite il tasto Destinatario A è possibile inserire un destinatario che verrà inserito negli indirizzi di tipo A nell invio delle comunicazioni. Tramite il tasto Destinatario Cc è possibile inserire un destinatario che verrà inserito negli indirizzi di tipo Cc nell invio delle comunicazioni. Tramite il tasto Destinatario Ccn è possibile inserire un destinatario che verrà inserito negli indirizzi di tipo Ccnnell invio delle comunicazioni. Il tasto Elimina permette di eliminare dall elenco gli utenti selezionati. L icona L icona indica che per un utente è abilitato l invio e permette di disabilitarlo. indica che per un utente è disabilitato l invio e permette di abilitarlo. L icona indica che per un utente è abilitato l invio di sms che notifica l invio di comunicazioni del dipendente e permette di disabilitarlo. L icona indica che per un utente è disabilitato l invio di sms che notifica l invio di comunicazioni del dipendente e permette di abilitarlo. L icona L icona indica che per un utente è abilitato l invio di messaggi interni e permette di disabilitarlo. indica che per un utente è disabilitato l invio di messaggi interni e permette di abilitarlo. Nella parte in basso della finestra poi ci sono i seguenti pulsanti di funzionalità generali: Manuale utente 21

22 Il pulsante Salva permette di salvare la Configurazione Il pulsante Elimina cancella la Configurazione Il pulsante Guida visualizza questo documento. Il pulsante Chiudi permette di uscire dalla funzione. Manuale utente 22

23 Tipi documenti La funzione Tipi Documenti permette di visualizzare e gestire l elenco dei tipi documenti (è la stessa utilizzata in Documenti da Gestionali) Inserendo il codice di un tipo documento esistente è anche possibile eseguire delle modifiche o cancellare il tipo documento scelto. Figura 12 - Gestione Tipi Documenti Inserimento manuale documenti La funzione permette di inserire un nuovo documento (upload), in modo manuale. La finestra presenta due schede, nella prima è possibile inserire i riferimenti del documento, nella seconda i dati di provenienza del documento. I campi obbligatori sono Azienda,, Archivio/Db, Tipo documento, Descrizione e ovviamente va selezionato il documento da caricare. Se abilitata è possibile inviare notifica dell inserimento del documento. Figura 13 Manuale utente 23

24 Inserimento automatico documenti La funzione di Inserimento Automatico permette di inserire, eliminare, aggiornare documenti in modo automatico elaborando i file inviati dagli applicativi gestionali GECOM/GAMMA. Gestisce inoltre l inserimento dei tipi documento. Le informazioni (azienda/data/filiale ) relative al documento sono riportate in un file XML. Il pannello, oltre a permettere l elaborazione dei file importati dall esterno tramite il pulsante Esegui, permette di inserire in Attività pianificate la procedura in modo che venga ripetuta regolarmente (pulsante Pianifica attività ). Il file di log generato dalla funzione (cd_import2tp.log) può essere consultato/eliminato sia nella sezione dei Log del che nella stessa schermata di Inserimento automatico. Figura 14 - Inserimento Automatico Manuale utente 24

25 Manutenzione La funzione di manutenzione visualizza una maschera in cui compaiono tutti i campi disponibili. In questo modo è possibile definire i criteri di ricerca che si preferisce (Data upload, Nome documento, Tipo documento, Descrizione ecc..). Una volta eseguita la ricerca il programma mostra una seconda finestra che riporta una tabella con l elenco dei documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati. Tale visualizzazione è la stessa disponibile per il modulo di Consultazione e mette a disposizione le stesse funzionalità con, in aggiunta, la possibilità di cancellare i file. Modelli comunicazioni Questa funzione permette di creare le classi di modelli che verranno visualizzate in Comunicazioni (dipendente / aziendale) Varie. In fase di creazione di un nuovo modello viene richiesto un nome, che verrà poi visualizzato nella prima schermata delle comunicazioni. Inoltre è possibile specificare se si vuole che alla comunicazione sia associato un file.xml che riporti gli stessi dati comunicati dall utente. Figura 15 Scelto un nome esplicativo si deve premere il pulsante Salva, a questo punto si entra nella vera e propria configurazione del modello. Per prima cosa viene richiesto per quali aziende tale modello deve essere disponibile. In un area Aziende disponibili sulla sinistra viene riportato l elenco delle aziende disponibili. Con l apposito comando si possono scegliere le aziende che utilizzeranno il modello in questione e aggiungerle nell area Aziende selezionate di destra. Manuale utente 25

26 Figura 16 Selezionate le aziende si passa nella sezione Parametri in cui si può creare la struttura del modello. La parte sinistra di tale sezione mette a disposizione diversi tipi di controllo: Campo di testo, Campo numerico, Campo data, Campo flag, Selezione multipla. Ogni oggetto è configurabile scegliendo le caratteristiche che dovrà avere. Campo di testo Per i campi di tipo testo si possono definire le seguenti caratteristiche: Etichetta, l etichetta descrittiva del campo Dimensioni, la larghezza del campo Valore di default, un eventuale valore che vogliamo sia suggerito all accesso Campo obbligatorio, da selezionare se vogliamo che il campo testo sia un campo obbligatorio Figura 17 Campo numerico Per i campi di tipo numerico si possono definire le seguenti caratteristiche: Etichetta, l etichetta descrittiva del campo Dimensioni, la larghezza del campo Valore minimo, il valore minimo che vogliamo sia inseribile nel campo Valore massimo, il valore massimo che vogliamo sia inseribile nel campo Valore di default, un eventuale valore che vogliamo sia suggerito all accesso Campo obbligatorio, da selezionare se vogliamo che il campo numerico sia un campo obbligatorio Manuale utente 26

27 Figura 18 Campo data Per i campi di tipo data si possono definire le seguenti caratteristiche: Etichetta, l etichetta descrittiva del campo Valore di default, un eventuale data che vogliamo sia suggerita all accesso Campo obbligatorio, da selezionare se vogliamo che il campo data sia un campo obbligatorio Figura 19 Campo flag Per i campi di tipo flag si possono definire le seguenti caratteristiche: Etichetta, l etichetta descrittiva del campo Valore di default, un eventuale valore che vogliamo sia suggerito all accesso Figura 20 Campo selezione multipla Per i campi di tipo selezione multipla si possono definire le seguenti caratteristiche: Etichetta, l etichetta descrittiva del campo Dimensioni, la larghezza del campo Campo obbligatorio, da selezionare se vogliamo che il campo testo sia un campo obbligatorio Opzioni risposte, l elenco delle risposte che verranno proposte nel campo a selezione multipla Manuale utente 27

28 Figura 21 Scelte le caratteristiche che si vuole abbia il campo selezionato si preme il pulsante Inserisci >> a questo punto nella sezione di destra della videata viene riportata un anteprima di come verrà visualizzato il controllo appena creato. Di fianco ad ogni controllo ci sono le seguenti icone che permettono di gestire il controllo stesso: Sposta il controllo in alto nella maschera del modello Sposta il controllo in basso nella maschera del modello Permette di modificare le caratteristiche del controllo Permette di eliminare il controllo Figura 22 Una volta terminata la configurazione del modello e salvate le modifiche, il nome da noi scelto verrà mostrato tra quelli selezionabili nella prima videata in Comunicazioni varie e la maschera sarà del tutto analoga a quella vista nell anteprima in fase di configurazione. Manuale utente 28

29 Organigramma Questa sezione permette di creare e gestire l organigramma aziendale che potrà essere utilizzato nelle varie funzionalità di dipendente. In questo modo un utente che acceda ai servizi dipendente potrà selezionare dall oggetto organigramma uno qualsiasi dei nominativi che risultano sotto di lui nella linea gerarchica, diversamente se non esistesse un organigramma, potrebbe accedere solo alle funzionalità relative a sé stesso. Chi ha i permessi per poter accedere ai servizi di tipo aziendale, invece, potrà selezionare qualsiasi utente presente nell organigramma, se invece non esistesse l organigramma potrebbe accedere agli utenti definiti nella rubrica aziendale (in ogni caso in Consultazione globale potrà sempre decidere se visualizzare l organigramma o la rubrica). Gestione Questa è la funzione principale per la gestione dell Organigramma. La finestra è suddivisa in due aree, nella sezione di sinistra si vede l albero dell organigramma e le funzionalità per inserire o rimuovere elementi. Quando viene selezionato un elemento, nella sezione di destra è possibile gestire le caratteristiche di tale elemento. Figura 23 Vediamo nel dettaglio le funzionalità della sezione sinistra. In alto viene visualizzata l azienda selezionata e nel caso di uno studio è possibile scegliere una diversa azienda per gestirne l organigramma. Una volta scelta l azienda viene visualizzato tutta la struttura dell organigramma. Se un organigramma non è ancora stato definito il programma propone di crearne uno e sarà visualizzato un unico pulsante Crea che permette di creare un nuovo organigramma vuoto. Sopra e sotto la struttura dell organigramma ci sono due controlli tramite i quali si può accedere ai vari controlli di gestione. Le opzioni sono le seguenti: Manuale utente 29

30 Inserisci permette di inserire un elemento in organigramma nella stessa posizione dell elemento selezionato. Nella sezione di destra vengono visualizzati i controlli per inserire i dati dell elemento da inserire (vengono proposti Ruolo e Unità organizzativa dell elemento selezionato). Inserisci sotto permette di inserire un elemento in organigramma come subordinato dell elemento selezionato. Nella sezione di destra vengono visualizzati i controlli per inserire i dati dell elemento da inserire (viene proposta l Unità organizzativa dell elemento selezionato). Inserisci sopra permette di inserire un elemento in organigramma di cui l elemento selezionato sarà subordinato. Nella sezione di destra vengono visualizzati i controlli per inserire i dati dell elemento da inserire (viene proposta l Unità organizzativa dell elemento selezionato). Copia permette di copiare un elemento o un ramo dell organigramma. Nella schermata successiva appare il pulsante Incolla che permette, dopo aver selezionato un elemento, di incollare ciò che era stato copiato sotto l elemento selezionato. Il pulsante Annulla permette di annullare l operazione. Taglia permette di tagliare un elemento o un ramo dell organigramma. Nella schermata successiva appare il pulsante Incolla che permette, dopo aver selezionato un elemento, di incollare ciò che era stato tagliato sotto l elemento selezionato. Il pulsante Annulla permette di annullare l operazione. Nella parte inferiore della sezione di sinistra ci sono poi due pulsanti. Aggiorna permette di ricreare la struttura dell organigramma per visualizzare eventuali modifiche effettuate da un altro utente. Proprietà visualizza nella sezione di destra le principali caratteristiche che definiscono l organigramma, come Sigla, ovvero il nome identificativo dell organigramma, Descrizione, una descrizione dell organigramma e Stato che definisce lo stato dell organigramma. Lo stato di un organigramma può essere Attivo, quindi l organigramma sarà operativo e utilizzabile nelle varie sezioni di dipendente, o In vestizione pertanto l organigramma non sarà attivo e le varie funzionalità di dipendente si comporteranno come se l organigramma non fosse definito. Quando viene selezionato un elemento dell organigramma nella sezione di destra vengono visualizzate tutte le caratteristiche dell elemento stesso che possono eventualmente essere modificate. Nella parte superiore ci sono le caratteristiche proprie dell elemento. Anagrafica individua l identità in anagrafica dell elemento. Ruolo definisce il ruolo dell elemento nell organigramma. Unità organizzativa definisce l unità organizzativa di cui fa parte l elemento. Descrizione permette di definire una descrizione (opzionale) dell elemento. Supporto (staff) permette di definire che l elemento non è di tipo line (ovvero un elemento che ha autorità gerarchica sugli enti sottoposti), ma di tipo staff (ovvero che è di supporto ad elementi di tipo line) Il controllo Ad interim permette di definire che il ruolo dell elemento in questione è ad interim. Il pulsante Salva permette di memorizzare le impostazioni scelte. Il pulsante Elimina permette di cancellare l elemento selezionato e tutti gli elementi a lui subordinati. Manuale utente 30

31 Sotto i dati dell elemento selezionato, viene visualizzata una griglia con tutti gli elementi a lui subordinati. In questo modo è possibile selezionarne uno o più ed eliminarli tramite l apposito pulsante Elimina posto sotto la griglia. In ogni riga della griglia c è anche un icona lente di ingrandimento che permette di passare alla visualizzazione dei dati dell elemento selezionato. Cliccando tale icona nella parte superiore verranno visualizzate le caratteristiche dell elemento scelto dalla griglia e apparirà il pulsante <Indietro per tornare alla visualizzazione dell elemento padre di quello visualizzato. Ruoli Semplice funzionalità che permette di inserire, modificare o eliminare i ruoli utilizzabili per gli elementi dell organigramma. Unità organizzative Semplice funzionalità che permette di inserire, modificare o eliminare le unità organizzative di cui possono far parte gli elementi dell organigramma. Manuale utente 31

32 Amministrazione Questa funzione permette di eseguire funzioni di amministrazione dell ambiente legato ad una specifica azienda. Configurazione La voce di Amministrazione Configurazione permette di definire dei default per gestire l importazione automatica dei documenti (vedi Inserimento automatico documenti) ed altre opzioni generali dell applicazione. Figura 24 - Configurazione Nella scheda Generale è possibile definire dei template per le notifiche analogamente a quanto succede nella finestra di Gestione Configurazione azienda. Tali template vengono utilizzati in fase di pubblicazione documenti ove richiesta la notifica e non sia stato definito un template in Configurazione azienda. Numero massimo documenti visualizzabili definisce il numero massimo di documenti che possono essere visualizzati nella griglia di consultazione o cronologia. Se viene superato questo valore il programma avverte che i risultati sono troppi e che necessario utilizzare un filtro di ricerca più dettagliato. Numero massimo documenti definisce il numero massimo documenti che possono essere mostrati in griglia, in Cronologia/Novità. Numero massimo giorni definisce il numero massimo di giorni che possono essere mostrati in griglia, in Cronologia/Novità. Numero massimo mesi definisce il numero massimo di mesi che possono essere mostrati in griglia, in Cronologia/Novità. Manuale utente 32

33 Generazione automatica utenti, se si abilita questa opzione, gli utenti per i quali vengono pubblicati i documenti, vengono automaticamente creati e associati all azienda. Abilita gli utenti, selezionando questa opzione gli utenti creati in automatico vengono anche abilitati ad eseguire la login al portale. Figura 25 - Configurazione Nella scheda Permessi consultazione è possibile configurare la Generazione automatica Permessi Applicazione (ACLA) di consultazione per: tutti gli utenti dell'azienda se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) a tutti gli utenti dell azienda tutti gli utenti del Gruppo Aziendale "supervisors" se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) a tutti gli utenti del Gruppo Aziendale supervisors (Gruppo Aziendale di sistema) l'utente "supervisor" se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) all utente supervisor dell azienda nessuno se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, non vengano impostate ACLA di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste). Le ACLA di consultazione possono essere impostate sia per l azienda proprietaria del documento che, se presente la licenza 5014, per l azienda destinataria. Manuale utente 33

34 Figura 26 - Configurazione Nella scheda Notifiche è possibile configurare Template dei messaggi per le notifiche da ricevere via sms, , gestione messaggi. Manuale utente 34

35 Utilizzo licenze La funzionalità di Amministrazione di Utilizzo Licenze permette di verificare le informazioni relative alla licenza Nello schema in alto si può immediatamente verificare quante sono le licenze disponibili e quanto sono quelle utilizzate per ogni tipo. La quantità specificata in questa licenza corrisponde al numero dei dipendenti per i quali si pubblicano documenti. Grazie al bottone Dettagli è poi possibile verificare il dettaglio della Anagrafiche proprietarie e per ognuna di esse il numero di documenti pubblicati. Figura 27 Manuale utente 35