Responsabile del Progetto: Segr. Leg. Gaia Lucilla Danese, Console a Montevideo. Referente per successivi contatti con l Amministrazione:

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Silvana Costa
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1 Montevideo Re-ingegnerizzazione dei servizi Responsabile del Progetto: Segr. Leg. Gaia Lucilla Danese, Console a Montevideo Referente per successivi contatti con l Amministrazione: Dottoressa Gaia Lucilla Danese

2 Descrizione sintetica del progetto. Le pesanti riduzioni di bilancio sono state trasformate in una proficua occasione per l ottimizzazione delle risorse umane e finanziarie a disposizione e per una riorganizzazione dei servizi e delle iniziative socio-culturali del Consolato d Italia a Montevideo ispirata a creatività, trasparenza, pari opportunità, empatia recettività e flessibilità alle specifiche esigenze del pubblico con il doppio obiettivo: 1) di rendere la sede più moderna, accessibile e vicina agli utenti, quale punto di riferimento civile e culturale per l italianità ed esempio di buona e dinamica amministrazione; 2) di avvicinare la comunità italiana, i suoi talenti professionali ed artistici e soprattutto le giovani generazioni all istituzione consolare e all italianità all estero quale cittadinanza viva, responsabile,solidale ed inclusiva, valore aggiunto per costruire un ponte tra due patrie.

iniziative socio-culturali del Consolato d Italia a Montevideo ispirata a creatività, trasparenza, pari opportunità, empatia recettività e flessibilità alle specifiche esigenze del pubblico con il

3 Settori interessati L iniziativa ha interessato i servizi consolari al pubblico e l insieme dell attività consolare, in particolare nei settori dell assistenza, dell insegnamento della lingua italiana e in campo socio-culturale.

consolare, in particolare nei settori dell assistenza,

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. L attività consolare seppur caratterizzata da efficienza e correttezza, presentava nella nuova e molto più adeguata sede margini di miglioramento nella vicinanza al pubblico, nell accessibilità della sede e dei servizi e nei tempi di risposta. In particolare non era costante il coinvolgimento della collettività e delle imprese italiane nella solidarietà verso i connazionali e la limitata attività culturale del Consolato non favoriva direttamente processi di integrazione ed inclusione. Nell insegnamento della lingua italiana erano pochi gli scambi culturali con la madre patria e non vi erano iniziative ad hoc per i neo-cittadini ed i minori.

nell accessibilità della sede e dei servizi e nei tempi di risposta.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto/1 Nei servizi consolari: ampliamento dell orario di apertura al pubblico. La sala di attesa è stata dotata di un angolo giochi/lettura per bambini. Le difficoltà del centralino sono state il più possibile contenute intensificando l uso dell anche con nuovi indirizzi per informazioni/ commenti/ suggerimenti e rendendo più dinamico e leggibile il sito WEB. Sono stati inoltre potenziati i canali di comunicazione e dialogo con i connazionali rendendo immediatamente accessibile a tutti la figura del Console. E stato razionalizzato a parità di risorse umane l ufficio passaporti, anche con il ricorso ad appuntamenti via mail (ma con attenzione personalizzata) e gestione sempre immediata delle urgenze. Nel settore dell assistenza: attività di raccolta fondi attraverso eventi di alto livello, sponsorizzati da aziende italiane e locali e realizzati in collaborazione con associazioni ed enti della collettività.

Le difficoltà del centralino sono state il più possibile contenute intensificando l uso dell e-mail anche con nuovi indirizzi per informazioni/ commenti/ suggerimenti e rendendo più dinamico e

6 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto/2 Nel settore dell insegnamento e diffusione della lingua italiana: con l Ufficio scuola della sede, corsi gratuiti di introduzione all italiano per bambini in età prescolare e per neo-cittadini (basati questi ultimi sulla costituzione e sulla carta dei valori); viaggi di studio ed inserimento nella realtà scolastica e in famiglie italiane per studenti di italiano delle scuola superiori in Uruguay; elaborazione di un libro di testo multimediale per l insegnamento dell italiano nelle scuole primarie in Uruguay. Nel settore socioculturale: è stata inaugurata una giornata annuale culturale e ricreativa nella sede del Consolato aperta alle famiglie italiane;si sono realizzate, in collaborazione con il Ministero affari esteri uruguayano - nel contesto del concorso artistico Tracce dell italianità ideato dal Consolato e premiato da aziende italiane esposizioni di artisti contemporanei discendenti di italiani. E stata infine istituita un agenda culturale, con un apposita sezione costantemente aggiornata nel sito del Consolato, per la diffusione di eventi culturali italiani - rendendo più organica, accessibile ed integrata l offerta culturale per la collettività.

italiane per studenti di italiano delle scuola superiori in Uruguay; elaborazione di un libro di testo multimediale per l insegnamento dell italiano nelle scuole primarie in Uruguay.

7 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Numerosi i miglioramenti in termini di efficacia e efficienza dei vari servizi e attività: Si è smaltito, in pochi mesi, l arretrato di sei mesi nel cruciale settore passaporti con la riduzione a 7/15 giorni dei tempi ordinari di attesa per rilascio e rinnovo passaporti dal momento della richiesta e trattazione di richieste urgenti anche in giornata. Si è attivato un circolo virtuoso di solidarietà all interno della collettività, coinvolgendo con eccellenti risultati e notevole partecipazione imprese e cittadini nel sostegno alle fasce più deboli. Il Consolato si è affermato, anche presso le autorità locali, quale punto di riferimento e motore di aggregazione ed impulso di produzione culturale italiana per la collettività e sostanziale valorizzazione dei talenti italiani in Uruguay. Si sono cosi ottenute numerose e vantaggiose offerte di collaborazione istituzionale ed ottenuto un durevole avvicinamento dei giovani alla collettività, rendendoli parte attiva nella creazione culturale ispirata all italianità.

8 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto In fase iniziale una certa sfiducia, da parte di enti ed associazioni della collettività nella possibilità di raggiungere gli obiettivi fissati ed alcune resistenze a modificare prassi consolidate. Il coinvolgimento di imprese italiane, da tempo piuttosto lontane dall istituzione consolare, ha richiesto notevole impegno. Tali ostacoli sono stati comunque rapidamente superati.

alcune resistenze a modificare prassi consolidate.

9 Modalità di coinvolgimento del personale Il personale è stato attivamente coinvolto in tutte le fasi del progetto di riorganizzazione, in linea con le rispettive competenze. Si è privilegiato lo strumento delle riunioni, impostate con criteri di apertura e di ascolto ai suggerimenti del personale, pur mantenendo chiara e ferma la proposta di innovazione. Sono state raccolte continuamente anche proposte informali, commenti e valutazioni dai vari uffici. Raggiungendo di fatto gli obiettivi quale risultato di tutta la squadra.

Si è privilegiato lo strumento delle riunioni, impostate con criteri di apertura e di ascolto ai suggerimenti del personale, pur

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