PIANIFICAZIONE ACQUISTI Rev. 00 del 30/10/2015

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1 Pag. 1 di 5 RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2008 Par. Manuale SEZ UNI EN ISO 14001:2004 Par. Manuale SEZ REVISIONI REV. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA PARAGRAFI 00 30/10/2015 Prima emissione Tutti Data Redazione ACQ Verifica RDD Approvazione DG 30/10/2015

2 Pag. 2 di 5 Sommario 1. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE DOCUMENTI ALLEGATI... 5

3 Pag. 3 di 5 1. SCOPO La presente istruzione descrive le modalità e le responsabilità relative all iter di procedura per la pianificazione di servizi, forniture e lavori. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le procedure di acquisto di servizi, forniture e lavori di importo, a prescindere dalla tipologia di procedura attuata. 3. TERMINI E DEFINIZIONI CdA: Consiglio di Amministrazione Servizio Fruitore: servizio che richiede l iter di acquisto in quanto presenta un fabbisogno che deve essere soddisfatto. 4. RESPONSABILITÀ L Ufficio Gestione e Contrattuale, il Servizio fruitore e lo Staff sono responsabile dell attivazione e della gestione della procedura di pianificazione, compilando e/o predisponendo tutta la documentazione richiesta. Il Servizio Fruitore ha l onere della tenuta sotto controllo dei processi inerenti all esecuzione di quanto previsto dal piano di acquisti redatto in conformità a quanto previsto dalla procedura di pianificazione.

4 Pag. 4 di 5 5. MODALITÀ OPERATIVE FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. Nel periodo dell anno che va dal mese di Ottobre a quello di Dicembre si provvede a mettere in atto incontri presieduti dai responsabili dei vari servizi fruitori e quelli GAC; Staff; 1 dell Ufficio Gestione e Servizio Definizione Contrattuale, al fine di stabilire di concerto Fruitore; fabbisogno quali che siano i fabbisogni dell azienda aziendale per l anno venturo e decidere di concerto le tipologie di procedure d acquisto da adottare. Sulla base delle informazioni ricavate dal punto precedente, entro la fine di Gennaio l Ufficio Gestione e Contrattuale provvede alla compilazione del Piano di per l anno corrente, tramite l inserimento dei dati all interno del software gestionale autoprodotto dall azienda per tale scopo Gestione Contratti. 2 Redazione Piano Per ognuno degli impegni contrattuali considerati, il Piano riporta le seguenti informazioni: ID Contratto; RUP (Responsabile Unico di Procedimento) Rif N Contratto Precedente; Area; Gruppo ; Referente; Tipologia Budget; Tipologia; Oggetto; Durata (anni); Valore annuale; Valore TOT; Tipologia Contratto; Tipologia di Procedura adottata; Data richiesta di perfezionamento del contratto; Margine residuo per consegna fascicolo acquisti ad ACQ; Data ultima consegna fascicolo acquisti ad ACQ; Note. GAC; Staff; Servizio Fruitore; MOD1 IST

5 Pag. 5 di 5 FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. 3 Validazione CdA 4 Messa a conoscenza dei servizi fruitori 5 Integrazione al piano Affinchè il Piano risulti effettivo, l Ufficio Gestione e Contrattuale provvede ad inviarlo al CdA perché sia convalidato da esso. Dopo aver ricevuto efficacia dalla validazione del CdA, l Ufficio Gestione e Contrattuale distribuisce il Piano d a tutti i responsabili dei servizi fruitori. Da quel momento su di essi ricade l onere della tenuta sotto controllo della pianificazione e della necessità di interfacciarsi con l Ufficio Gestione e Contrattuale per richiedere le informazioni necessarie a proposito. Può accadere che durante l anno si appalesino dei fabbisogni non pianificati: il Servizio Fruitore evidenzia il nuovo fabbisogno redigendo il Fascicolo, secondo quanto riportato dall IS2 PRS 8, avendo cura di specificare che il fabbisogno non è pianificato secondo quanto previsto dalla compilazione del Modello di Condivisione. E onere dell Ufficio Gestione e Contrattuale in fase di acquisizione CIG andare ad integrare il Piano (attraverso il software autoprodotto) in modo che lo stesso comprenda il nuovo fabbisogno. In tal caso il modello di condivisione, in aggiunta alla doppia firma, dovrà riportare anche quella del legale rappresentante di A.S.M. GAC; CdA; Staff; Servizio Fruitore; GAC; Staff; Servizio Fruitore Modello condivisione requisiti MOD1 IST2 PRS 8 affidamenti diretti MOD2 IST2 PRS 8 procedura di gara MOD3 IST2 PRS 8 affidamenti professionisti MOD4 IST2 PRS 8 affidamenti fiduciari 6. DOCUMENTI ALLEGATI d acquisti