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1 Regolamento per la gestione delle attività di ispezione di materiali, prodotti e servizi nel settore industriale per l impiantistica, le opere e le costruzioni 00 24/04/2013 Annulla e sostituisce il documento Regolamento per la gestione delle attività di ispezione di materiali, prodotti e servizi nel settore industriale per l impiantistica, le opere e le costruzioni in rev. 3 IS DIR AD Rev. Data Descrizione Redatto Verificato Approvato IDENTIFICAZIONE: pag. 1 di 7

2 SOMMARIO 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DEFINIZIONI ISPETTORATO PROCESSO ISPETTIVO Richiesta di ispezione Attività di ispezione Utilizzo di prodotti o servizi da parte di terzi Rapporto di ispezione e certificazione dell ispezione Gestione delle prove di laboratorio UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL RAPPORTO DI ISPEZIONE RISERVATEZZA E TUTELA DEL DIRITTO DI PROPRIETÀ RECLAMI E RICORSI RESPONSABILITÀ CIVILE CONTROVERSIE 7 pag. 2 di 7

3 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ICIM S.p.A., nel seguito ICIM, attraverso l Area di business Ispezioni IS, opera in qualità di Organismo indipendente di Parte Terza e provvede ad effettuare su richiesta di Aziende private ed Amministrazioni Pubbliche, per il campo di attività oggetto del presente Regolamento, servizi di Ispezione in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2005 "Criteri Generali per il funzionamento dei vari tipi di Organismi di Ispezione". ICIM non effettua, né direttamente né tramite subfornitori alcun servizio di consulenza nell ambito dei settori nei quali possiede un accreditamento. IS è organizzato all'interno di ICIM e ne fa riferimento a livello statutario per tutto ciò che concerne gli scopi e le finalità. Il campo di attività in cui opera ICIM è quello dell impiantistica, che riguarda in particolare la produzione dei materiali e prodotti e la realizzazione di opere ed impianti, ed anche i servizi di supporto delle varie attività. Ai servizi erogabili da ICIM possono accedere tutti coloro che ne fanno richiesta. La gestione del servizio ispezioni viene condotta in modo non discriminatorio. Il presente Regolamento definisce i rapporti, riferiti a IS, tra ICIM ed i soggetti che intendono avvalersi di un servizio di Ispezione e/o controllo e/o verifica. A valle di tale intervento eseguito da ICIM sulla base dei riscontri ottenuti saranno predisposti e trasmessi al Cliente i Rapporti di Ispezione ed eventualmente i Certificati di Ispezione. Il Rapporto di Ispezione costituisce il documento formale con cui viene dettagliata l'ispezione ed i relativi risultati mentre il Certificato costituisce una dichiarazione sintetica e formale circa il risultato ottenuto. Entrambi riguardano la conformità o meno a quanto il soggetto richiedente fa riferimento, siano esse leggi, regolamenti, capitolati di appalto, normative o regole tecniche o, più in generale, documenti contrattuali fra le parti. I documenti di riferimento utilizzati per l'attività ispettiva sono da considerarsi parte integrante del presente Regolamento ai fini dell'attività. 2.0 RIFERIMENTI Le normative ed i documenti di riferimento sono i seguenti, da intendersi nell ultima edizione in vigore: UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2005 Criteri generali per il funzionamento dei vari tipi di organismi che effettuano attività di ispezione(iso/iec 17020) EA/ILAC-IAF A4:2004 EA IAF/ILAC Guidance on the Application of ISO /IEC UNI CEI EN ISO/IEC 17025: Corrigendum 2007 UNI EN ISO 19011: 2003 Doc. ACCREDIA RG 03 Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e di taratura Linea Guida per gli audit di sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Ispezione Regolamento ACCREDIA RG 09 Regolamento per l'utilizzo del marchio di accreditamento pag. 3 di 7

4 3.0 DEFINIZIONI La terminologia fa riferimento alle definizioni riportate nelle norme e nei documenti di cui ai riferimenti del presente regolamento. Valgono le seguenti definizioni. Ispezione Rappresenta la valutazione tecnica di materiali prodotti, servizi, processi, opere ed impianti e la determinazione della loro conformità a requisiti specifici o, sulla base di "un giudizio professionale", a requisiti di carattere generale. Organismo di Ispezione Organismo che effettua attività di Ispezione. 4.0 ISPETTORATO Le attività di verifica previste dal presente Regolamento, ai fini della emissione del Certificato o del Rapporto di Ispezione, possono essere svolte da singoli valutatori esperti nel proprio campo professionale o da gruppi di valutatori. Gli Ispettori vengono selezionati da ICIM, sulla base dei curriculum vitae CV, e scelti tra professionisti regolarmente iscritti ad Albi professionali tra esperti tratti da vari settori produttivi, campi di attività o di studio o tra esperti dipendenti/legati contrattualmente ad ICIM. Gli Ispettori sono iscritti in un apposito elenco di ICIM, da cui si sceglierà l'ispettore o gli Ispettori che dovranno effettuare l'ispezione in base ai requisiti tecnici richiesti per l attività. Gli Ispettori attestano, con l'assunzione del proprio incarico, di non avere o avere avuto rapporti, negli ultimi tre anni, con entità coinvolte nel processo di progettazione e/o esecuzione delle opere oggetto dell'ispezione e si impegnano inoltre a non intrattenere rapporti professionali con le medesime entità per i successivi due anni. Il richiedente, nel caso di palese conflitto di interessi, può fare obiezione sulla nomina di un singolo Ispettore o degli Ispettori qualora si manifesti una situazione come sopra descritto. 5.0 PROCESSO ISPETTIVO 5.1 Richiesta di ispezione Tutte le attività di Ispezione sono precedute da una fase preliminare, che può svolgersi con modalità diverse (con trattativa privata o pubblica), durante la quale il soggetto interessato potrà operare nel seguente modo: precisare gli obiettivi e le finalità della verifica, i riferimenti legislativi/normativi/contrattuali che il soggetto da verificare deve rispettare, definizione dei tempi ed eventuali modalità specifiche richiesti per l'esecuzione; fornire tutte le informazioni che consentono a ICIM di valutare le risorse necessarie per l'esecuzione dell'ispezione. ICIM, dopo avere verificato la fattibilità delle attività ispettive sulla base delle proprie competenze e risorse, predispone un'offerta scritta ed invia copia del presente regolamento e della "Richiesta di Ispezione" da restituire compilata e firmata dal soggetto richiedente l'ispezione nel caso ne decida l'avvio. pag. 4 di 7

5 Dopo la fase preliminare, il richiedente l'ispezione, unitamente all'ordine di esecuzione della stessa, sulla base degli accordi intervenuti, è tenuto ad inviare a ICIM la "Richiesta di Ispezione" con cui dichiara l'accettazione del presente regolamento. ICIM, al ricevimento della "Richiesta di Ispezione" e dopo accettazione della stessa, potrà richiedere eventuali ulteriori informazioni ai fini del corretto svolgimento dell attività ispettiva. La composizione dei gruppi di ispezione si intende accettata da parte del Cliente, qualora non pervengano entro 5 giorni lavorativi dall invio della proposta, motivazioni giustificate e scritte per un eventuale ricusazione. 5.2 Attività di ispezione ICIM, ricevuta la formalizzazione dell'ordine da parte del Committente: attua la scelta dell'ispettore e ne dà comunicazione al Committente; si attiva per dare inizio all attività tenendo informato il Committente sugli sviluppi della stessa; definisce la metodologia di Ispezione; stabilisce, con il Committente e con l ispettore designato, gli obiettivi, i riferimenti e le caratteristiche dell'ispezione; concorda con i soggetti interessati il programma delle attività ispettive. Il programma delle attività ispettive può essere variamente articolato a seconda delle caratteristiche e complessità delle verifiche da effettuare. In qualche caso la verifica può svolgersi nel tempo in parallelo alla attività da verificare. Nei casi più complessi possono essere necessarie riunioni di allineamento commessa con il Cliente, per la discussione dei risultati e delle problematiche emerse durante le ispezioni; da tali riunioni attraverso il confronto con il Cliente ed il suo grado di soddisfazione possono scaturire azioni correttive per il miglioramento del processo ispettivo ICIM. ICIM esegue le verifiche in modo autonomo. È comunque richiesta la disponibilità dei soggetti implicati nell'ispezione per fornire le necessarie informazioni e chiarimenti. ICIM si riserva di ritenere decaduta la domanda di Ispezione se entro 6 mesi dalla sottoscrizione dell'incarico di Ispezione, il Committente non avrà ancora ottemperato alle richieste dell'organismo per poter procedere all'attività ispettiva. La domanda può essere successivamente riformulata dal Committente seguendo il medesimo iter. Durante l attività di ispezione, l azienda deve garantire agli ispettori ICIM, il libero accesso alle aree operative, alle informazioni e alla documentazione necessarie per svolgere l attività. Tale diritto di accesso deve essere esteso, quando richiesto, agli ispettori in accompagnamento ad ICIM per l accreditamento. L azienda deve informare adeguatamente ICIM ed i suoi Ispettori, circa i rischi specifici presenti in azienda e fornire le relative istruzioni per la sicurezza. 5.3 Utilizzo di prodotti o servizi da parte di terzi Nel caso vengano utilizzati prodotti o servizi o parti di essi eseguiti da terzi, é facoltà di ICIM il richiedere la possibilità di ispezionare anche l'attività dei terzi interessati. 5.4 Rapporto di ispezione e certificazione dell ispezione ICIM, sulla base dei rapporti ricevuti dall Ispettore e dei risultati delle eventuali prove effettuate e della valutazione di rapporti e risultati, emette il Rapporto di Ispezione ed eventualmente il relativo Certificato. pag. 5 di 7

6 Nel caso di esiti negativi o non completamente positivi il Committente potrà concordare con ICIM l'effettuazione di eventuali ispezioni successive, finalizzate a verificare il superamento di non conformità rilevate. ICIM mantiene in archivio tutti i rapporti di ispezione emessi insieme agli eventuali certificati. 5.5 Gestione delle prove di laboratorio Qualora l ispezione lo richieda, o per desiderio del Committente, o perché i documenti di riferimento lo esigono o perché se ne ravvisa la necessità da parte di ICIM, l'esecuzione di prove su materiali, prodotti o opere di qualsivoglia natura, ICIM può avvalersi di un laboratorio esterno di prova qualificati per le grandezze, i campi e le incertezze relative alle prove interessate. 6.0 UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL RAPPORTO DI ISPEZIONE Il Committente l ispezione ha la possibilità di utilizzare, esibire o citare il Certificato ed il Rapporto di Ispezione per tutti gli scopi legali, promozionali o commerciali, purché non inducano in errore il destinatario sul suo effettivo significato. Il Committente non può duplicare il Rapporto di Ispezione se non in forma integrale, in caso contrario necessita di espressa approvazione di ICIM. Il Committente si impegna, nel caso in cui si rendano necessarie modifiche che portino ad una nuova emissione del Certificato e/o del Rapporto di Ispezione, a restituirne a ICIM la versione non più in vigore. 7.0 RISERVATEZZA E TUTELA DEL DIRITTO DI PROPRIETÀ Tutti i dati e le notizie relative alle Aziende presso cui si svolgono ispezioni, di cui ICIM verrà a conoscenza nell'espletamento del suo mandato, hanno carattere riservato. Il personale di ICIM che, nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni, ne venga a conoscenza, è tenuto al segreto professionale. ICIM si impegna a tutelare il diritto di proprietà del Cliente e dell azienda dove si svolta l ispezione. Tutte le registrazioni effettuate durante un ispezione che sono archiviate su qualsiasi supporto e per un periodo specificato, sono opportunamente protette in modo da impedirne la perdita ed un accesso a persone non autorizzate. Qualora i requisiti di Legge prevedano la comunicazione all autorità preposta delle informazioni contenute in tali registrazioni, ICIM informerà in maniera scritta il Cliente. 8.0 RECLAMI E RICORSI Il Committente o qualsiasi altra parte interessata nell attività ispettiva può ricorrere entro 30 giorni dalla comunicazione del completamento dell ispezione, contro il contenuto del certificato e/o del rapporto di Ispezione o contro le decisioni di ICIM, esponendo le ragioni del proprio dissenso. Entro 3 mesi dal ricevimento del ricorso, ICIM deve esaminare in maniera indipendente il ricorso e deve esprimere il proprio parere. Le eventuali spese per l'attività derivante dal ricorso sono a carico del ricorrente qualora il ricorso risulti infondato. Il richiedente può altresì presentare reclami e contestazioni scritte ai quali sarà data risposta scritta. pag. 6 di 7

7 9.0 RESPONSABILITÀ CIVILE Per tutto quanto non previsto dal presente Regolamento e negli altri documenti contrattuali, nell'eventualità che sorgano problemi di responsabilità civile relativamente all'impiego di prodotti e/o servizi ispezionati, da parte del Committente l'ispezione o dell'azienda ispezionata, questi faranno riferimento a quanto espresso dal Codice Civile e dalle Leggi vigenti nella materia specifica. Il Committente ed i soggetti coinvolti nell'ispezione agiscono per proprio nome e conto e sotto la loro completa responsabilità. Di conseguenza essi sono i soli responsabili nei confronti del fruitore dei loro prodotti e/o servizi, per cui la responsabilità di ICIM non può essere impugnata da parte loro. Il Committente e i soggetti coinvolti sollevano ICIM da ogni responsabilità civile e/o penale e quindi nessuna azione può essere intrapresa contro ICIM per eventuali infrazioni CONTROVERSIE Ogni e qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le parti nell esecuzione, applicazione o interpretazione delle clausole del presente Regolamento, che non potesse essere risolta amichevolmente dalle parti, sarà devoluta alla competenza del Tribunale di Milano. pag. 7 di 7