Unità didattica 3. La gestione dei clienti nelle fasi live-in e check-out

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1 Unità didattica 3 Unità didattica 3 La gestione dei clienti nelle fasi live-in e check-out La maincourante Grazie alla procedura maincourante è possibile registrare una volta assegnato il conto del cliente dopo l inserimento della prenotazione tutti gli extra fruiti dall ospite, disporre in ogni momento della situazione aggiornata e del riepilogo voce per voce nonché stampare il documento del conto (al momento della partenza del cliente) scegliendo tra le opzioni ricevuta, fattura fiscale o conti pro forma. Cliccando sulla casella maincourante appare l elenco di tutte le camere che risultano occupate. Poiché il programma effettua un controllo sui conti aperti per procedere all addebito automatico della retta, potrebbe comparire il messaggio Attenzione: il conto di Rossi Mario con arrivo il... e partenza il... è rimasto aperto. In questo caso, per procedere alla visualizzazione delle camere occorre premere OK; ma occorre anche verificare il conto segnalato che non risulta regolarmente chiuso con l emissione di un documento fiscale (conto non visualizzato in maincourante in quanto la data di partenza del cliente è trascorsa, ma ancora aperto) (vedi Fig. 1). Fig. 1 La prima operazione da svolgere consiste nel selezionare la camera o il nominativo del quale si desidera consultare il conto. È possibile accedere ai conti relativi alle sole prenotazioni per le quali è stata effettuata l assegnazione camera da Gestione Prenotazioni. La selezione può avvenire digitando il numero della camera oppure 221

2 Modulo 5 scegliendo la camera dall elenco di quelle occupate che viene visualizzato. Qualora a una camera corrispondano più prenotazioni a causa della gestione dei conti separati, la selezione deve essere eseguita cliccando il nominativo dalla lista visualizzata (vedi Fig. 2). Fig. 2 Nel caso di conti di gruppi, selezionando la camera di uno qualsiasi dei componenti sarà visualizzato il conto dell intera comitiva. Per ottenere l elenco degli extra fruiti dal gruppo completo di indicazione del numero di camera dei singoli fruitori, oltre ad agire sulla Scheda addebiti come spiegato più avanti, è possibile servirsi dell Elenco addebiti in corso disponibile negli Archivi Contabili (vedi Figg. 3-4). Fig

3 Fig. 4 Unità didattica 3 Una volta scelto il conto da aprire, viene visualizzata una scheda bipartita nelle cartelle Scheda addebiti e Riepilogo per voce (vedi Fig. 4). Agendo sull una o sull altra delle due cartelle è possibile avviare la stampa del conto. Nella sezione superiore della Scheda addebiti vengono visualizzati nome e cognome, indirizzo, agenzia di riferimento, data di arrivo e di partenza, camera e arrangiamento del cliente selezionato. Come già ricordato, nella scheda addebiti sono indicati in nero gli addebiti che saranno pagati dal cliente, mentre sono evidenziati in blu gli addebiti di soggiorno (in caso di cliente half credit) e gli extra (in caso di cliente full credit) che saranno successivamente fatturati all agenzia o alla ditta indicate nella prenotazione come facentisi carico del conto del cliente. Per registrare gli addebiti occorre cliccare sul pulsante NUOVO. Sul campo Data, appare la data odierna (per cambiarla, cliccare due volte sulla casella di inserimento, digitare la data senza barre e premere INVIO). Per inserire la VOCE DI ADDEBITO, cliccare sulla freccia posta a fianco della casella e selezionare la voce richiesta dalla lista delle tipologie degli extra (opportunamente redatta nel menu Tabelle selezionando VO- CI ADDEBITO). Cliccando sulla freccia posta a fianco della casella di accesso al campo successivo, Descrizione extra, si apre una lista di extra diversi in base alla tipologia scelta precedentemente dalla quale selezionare la voce che interessa per poi premere INVIO. In questo modo, l importo della consumazione selezionata (precedentemente impostato nella scheda Voci di addebito, Listino extra nel menu Tabelle ) appare automaticamente nella casella IMPORTO e, digitando nella casella Q.TÀ la quantità consumata, la tabella riepilogativa sarà automaticamente aggiornata (data e ora della registrazione, voce di addebito, descrizione, quantità, importo ed eventuali note). Per confermare la registrazione, cliccare su OK. Desiderando inserire altri addebiti, cliccare sul pulsante NUOVO e procedere come indicato sopra. A PPLICAZIONE 1 Inserisci extra a piacere ai clienti arrivati il giorno 28/06/06 e per i quali sono già stati aperti i conti in maincourante. 223

4 Modulo 5 La stampa del documento fiscale e il check-out del cliente In maincourante è inoltre possibile accorpare o scorporare due o più conti appartenenti a persone e/o camere diverse. Per accorpare due o più conti, occorre cliccare in corrispondenza della camera il cui conto si intende unificare a quello di un altra camera e, quindi, sul pulsante ACCORPA; alla richiesta del programma, inserire il numero della seconda camera: il primo dei due conti sarà automaticamente estinto e tutti gli addebiti riversati sul secondo conto specificato (vedi Figg ). Fig. 5 Fig

5 Fig. 7 Unità didattica 3 Fig. 8 L operazione Scorpora attiva, invece, la funzione di Conto immediato per effettuare lo scorporo su un conto diverso da stamparsi al momento di parte degli addebiti di una camera. Sia dalla Scheda addebiti sia dal Riepilogo per voce è possibile avviare la stampa del conto e, per ciascun conto, è possibile stampare uno dei seguenti documenti. Ricevuta fiscale Può essere stampata in diversi formati (corrispondenti a diversi modelli di modulistica) in base alle impostazioni stabilite nei Parametri (nel menu Sistema alla voce Configurazione ), e valide anche per la stampa delle fatture. 225

6 Modulo 5 Nella casella % di sconto è possibile indicare una percentuale di sconto da applicare al totale per praticare uno sconto finale. L importo dello sconto viene detratto dalla chiusura contabile del giorno in cui si emette il conto dalla voce specificata. Se l importo indicato nella casella RISCOSSO non è stato realmente incassato, occorre cliccare sulla casella e cancellarlo: l importo sarà trasferito automaticamente nella casella SOSPESO accanto alla quale è visualizzata la casella per l eventuale selezione di una Carta di credito (le carte di credito accettate devono essere state precedentemente codificate nella voce Tabelle del menu Clienti ). Per procedere con la stampa, cliccare sul pulsante STAMPA e selezionare la stampante alla quale inviare la stampa del documento. A stampa ultimata, un messaggio chiederà di confermare se essa è stata eseguita correttamente. In caso affermativo, la prenotazione relativa al conto stampato sarà cancellata e le camere corrispondenti liberate, a meno che non sia stata disattivata la casella Libera la camera (vedi Fig. 9). Fig. 9 Ricevuta fiscale intestata Valgono le considerazioni fatte per la ricevuta fiscale, con la differenza che, in questo caso, nella stampa compare l intestazione del cliente in un riquadro contenente i suoi dati anagrafici (eventualmente modificabili) oppure gli estremi di un agenzia o di una ditta selezionate dall apposita casella. Qualora si desideri inserire una nuova agenzia/ditta nell archivio Agenzie/Ditte da utilizzare per intestare il documento, è sufficiente cliccare sul tasto Nuova e digitare i dati richiesti. Per inserire un anagrafica diversa da quella proposta nel riquadro relativo all intestazione senza che la modifica risulti memorizzata in archivio, cliccare nell apposito riquadro e digitare le righe (max 4) della nuova intestazione utilizzando i tasti CTRL + INVIO per passare da una riga all altra. Sulle ricevute fiscali non riscosse sarà barrata la casella Corrispettivo non pagato e, per il loro incasso, occorrerà emettere un ulteriore ricevuta o fattura da Gestione sospesi in caso di privati o da Gestione agenzie/ditte nel caso di aziende o agenzie di viaggi (vedi Fig. 10). 226

7 Fig. 10 Unità didattica 3 Fattura Valgono le stesse considerazioni effettuate a proposito della ricevuta fiscale intestata. Nella fattura, il totale del conto viene scorporato tra totale imponibile e IVA (in base alle aliquote impostate nel menu Voci di addebito ) (vedi Figg ). Fig

8 Fig. 12 Modulo 5 A PPLICAZIONE 1 Dopo aver aperto un conto inserendo dati a piacere per quanto riguarda l arrangiamento e le consumazioni extra fruite dagli ospiti, chiudilo ed effettua la stampa dei documenti fiscali appropriati. 228

9 Unità didattica 3 La gestione dei sospesi Nella scheda sono visualizzati i documenti fiscali dichiarati sospesi (e quindi con corrispettivo non pagato) al momento della loro emissione. È possibile inserire nuovi sospesi relativi a documenti emessi manualmente e registrare l incasso dei sospesi riscossi. La visualizzazione dei documenti è parametrica ed è possibile filtrare, agendo sui relativi pulsanti, il tipo di sospeso (derivante da documenti emessi ad agenzie, a privati o incassati con carta di credito), il periodo di emissione o direttamente il nominativo al quale i documenti sono stati emessi. È possibile scegliere se visualizzare tutti i sospesi oppure solo quelli da incassare (in colore blu), solo quelli incassati (in colore verde) o solo quelli annullati (in colore rosso) (vedi Fig. 13). Fig. 13 Per ottenere una lista dei sospesi incassati in base alla data dell incasso, cliccare sulla casella Data incasso (posta a fianco della dicitura Filtra per ). Per ogni sospeso sono visualizzati il nominativo del cliente, il tipo di documento, il numero e la data di emissione del documento, l importo totale del documento, l importo sospeso e, per i documenti incassati con carta di credito, l importo della commissione. Le operazioni sui sospesi si effettuano tramite i pulsanti posizionati lungo il margine superiore della finestra che, nell ordine, sono i seguenti. NUOVO SOSPESO: utile per inserire documenti sospesi emessi manualmente; occorre inserire il tipo di sospeso, il nominativo del cliente (privato o agenzia/ditta, che deve essere già presente in archivio) e i dati relativi al documento (tipo, data, numero, importo). ANNULLA SOSPESO: utile per cancellare dall archivio un sospeso da annullare selezionandolo con il mouse e, quindi, premendo il pulsante (il documento annullato sarà evidenziato in rosso). INCASSA SOSPESO: effettua l incasso del sospeso o dei sospesi selezionati. Per selezionare un solo sospeso, cliccare con il mouse sulla riga corrispondente; per selezionare più sospesi contemporaneamente, mantenere premuto il tasto CTRL mentre li si seleziona cliccando con il mouse. Quando si incassano delle ricevute fiscali, è emessa obbligatoriamente un ulteriore ricevuta fiscale o fattura con i ri- 229

10 Modulo 5 ferimenti dei documenti incassati. Le fatture, invece, sono incassate direttamente evitando la stampa di altri documenti. STAMPA: avvia la stampa della scheda sospesi visualizzata. COMPATTA SOSPESI: cancella definitivamente dall archivio tutti i documenti incassati (in verde) o annullati (in rosso) lasciandovi solo quelli da incassare. La chiusura giornaliera La chiusura giornaliera riepiloga la produzione del giorno, cioè il totale degli addebiti di competenza del giorno e l importo dei documenti che sono stati emessi, evidenziando eventuali importi sospesi. Per la corretta valorizzazione degli importi, la chiusura contabile definitiva deve essere effettuata ogni giorno, come ultima operazione contabile della giornata. Cliccando su Archivi contabili è visualizzata direttamente la chiusura provvisoria della giornata, comprendente le rette dei clienti alloggiati (l addebito automatico delle rette può essere disabilitato da SISTEMA CONFIGURAZIONE PARAMETRI). Poiché il programma effettua un controllo sui conti aperti per procedere all addebito automatico della retta, potrebbe comparire il messaggio Attenzione: il conto di Rossi Mario con arrivo il... e partenza il... è rimasto aperto. In questo caso, per procedere alla visualizzazione della chiusura contabile occorre premere OK; ma occorre anche verificare il conto segnalato che non risulta regolarmente chiuso con l emissione di un documento fiscale (conto non visualizzato in maincourante in quanto la data di partenza del cliente è trascorsa, ma ancora aperto). È possibile richiedere la data della chiusura che si intende visualizzare (automaticamente sarà proposta la chiusura provvisoria della data odierna, ma è possibile richiedere la visualizzazione di una chiusura antecedente). Nella tabella visualizzabile sulla sinistra della scheda sono evidenziate le voci di addebito movimentate nel giorno e il cui totale indica la produzione giornaliera (vedi Fig. 14). Fig. 14 Al centro, invece, sono riportati i totali derivanti dai documenti emessi che, nell ordine, sono i seguenti. 230

11 Unità didattica 3 Importo ricevute fiscali: totale delle ricevute fiscali emesse nel giorno. Importo fatture: totale delle fatture emesse nel giorno. R/f ex sospese: storno di r/f sospese che sono state trasformate in un nuovo documento (tramite l emissione di una fattura o r/f) a sua volta sospeso (in caso di fatture) o pagato (vedi Fig. 15). Fig. 15 Totale: somma algebrica degli importi precedenti. Cassa fatture ricevute: totale delle entrate in cassa relative all incasso di fatture e ricevute fiscali. Cassa sospesi caparre: totale incassato per caparre o sospesi. Commissioni carte di credito: commissioni su incassi di r/f effettuati tramite carte di credito. Sospesi: per differenza tra i documenti emessi e quelli incassati, questo importo indica l incremento o decremento subito nel giorno dai sospesi. Entrate conti emessi: corrisponde alla Cassa fatture ricevute. Altre entrate: riepiloga le entrate diverse da quelle indicate al punto precedente (per esempio, incasso di sospesi o incassi diversi). Totale di cassa: totale delle entrate di cassa. Vengono inoltre visualizzati (vedi Fig. 16): il numero delle ricevute fiscali e delle fatture emesse nel giorno; il totale degli sconti praticati; il totale delle caparre detratte dai documenti fiscali; il numero delle camere occupate e la percentuale di occupazione; il numero delle persone arrivate e partite nel giorno. Sulla destra è inoltre riportata la scomposizione della voce di produzione relativa al soggiorno (pensione) nei cinque trattamenti praticabili; per ogni trattamento è riportato il valore di produzione (cioè il totale degli addebiti relativi a quel trattamento) e il numero delle presenze. Il pulsante DEFINITIVA serve a consolidare la chiusura contabile e a incrementare i progressivi. Una chiusura è definitiva può essere modificata solo premendo il pulsante MODIFICA (vedi Fig. 17). 231

12 Fig. 16 Modulo 5 Fig. 17 A PPLICAZIONE 1 Dopo aver aperto una serie di conti clienti (almeno 3) inserendo dati a piacere per quanto riguarda l arrangiamento e le consumazioni extra fruite dagli ospiti, effettua la chiusura provvisoria e quella definitiva della giornata. 232