Il processo di Budgeting nelle aziende sanitarie

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1 Master EMSS VIII edizione Lugo, 15 Aprile 2010 Il processo di Budgeting nelle aziende sanitarie Prof.ssa Monia Castellini Monia Castellini Università di Ferrara 1 Obiettivi conoscitivi Il Budget nel sistema di programmazione e controllo I documenti che compongono il budget Le finalità e gli obiettivi di budget Il processo di budgeting Quali le problematiche nelle aziende sanitarie Applicazione logiche di budget Monia Castellini Università di Ferrara 2 1

2 I sistemi di P&C Sono strumenti di governo interno utilizzati dalle aziende per formulare e articolare obiettivi con la possibilità di valutare i risultati conseguiti sia durante la gestione che a termine della stessa Monia Castellini Università di Ferrara 3 Le finalità Orientare i comportamenti degli operatori verso il perseguimento degli obiettivi (efficacia gestionale) attraverso il miglior impiego possibile delle risorse (scarse) disponibili (efficienza) Monia Castellini Università di Ferrara 4 2

3 Le fasi dei sistemi di P&C Programmazione: formulazione piani e programmi aziendali collocata all interno di attività progettuali pluriennali; Formulazione del Budget; Svolgimento dell attività e misurazione; Reporting e valutazione. Anthony & Young, 1992 Monia Castellini Università di Ferrara 5 Processo di P&C Informazioni esterne Informazioni esterne Formulazione del Budget strategia Programmazione Revisione programmi Revisione budget Azioni correttive Svolgimento attività e misurazione Informazioni esterne Modifica delle strategie Reporting e valutazione Informazioni esterne Monia Castellini Università di Ferrara 6 3

4 Il processo Budgeting Il Budgeting è il processo formale con cui periodicamente i diversi organi aziendali raggiungono un accordo sull impiego e sull allocazione delle risorse disponibili, definiscono gli obiettivi e i risultati, al fine sia di valutare le prestazioni di ogni organo, sia di migliorare il processo decisionale (F. Amigoni, I sistemi di controllo direzionale, Giuffré, 1979) Monia Castellini Università di Ferrara 7 Definizioni di budget (1) Il budget è il programma di gestione aziendale, tradotto in termini economico-finanziari, che guida e responsabilizza i manager verso obiettivi di breve periodo, definiti nell ambito di un piano strategico o di lungo periodo Monia Castellini Università di Ferrara 8 4

5 Definizioni di budget (2) È l insieme dei documenti che, per ogni Centro di responsabilità (CdR) in cui è suddivisa l azienda, definiscono gli obiettivi in termini di risultati da conseguire e di risorse ad essi correlate Monia Castellini Università di Ferrara 9 Definizioni di budget (3) Il budget è un piano espresso in termini quantitativi (solitamente monetari), riferito ad un periodo di tempo determinato e articolato per centri di responsabilità. Mentre la programmazione articola le azioni in termini di programmi, il budget le articola in termini di responsabilità (Anthony e Young, 1992) Monia Castellini Università di Ferrara 10 5

6 Budget: Quali funzioni definizione della mappa degli obiettivi e dei mezzi necessari per il conseguimento degli stessi; esplicitare gli obiettivi generali per mezzo di quelli particolari, di modo da creare un canale di comunicazione tra i responsabili; distribuire razionalmente le risorse complessive tra i vari utilizzatori; disporre di valori parametrici per valutare il livello di performance conseguito dai manager; incentivare e motivare il personale. Monia Castellini Università di Ferrara 11 Budget nelle piccole aziende Il budget nelle aziende di piccole dimensioni svolge principalmente il ruolo di strumento di programmazione, senza possedere implicazioni organizzative particolarmente forti. Non svolge un ruolo di responsabilizzazione incisivo, in quanto manca una complessa struttura organizzativa. (es case di cura) Monia Castellini Università di Ferrara 12 6

7 Budget nelle medie-grandi aziende In queste realtà convivono entrambi gli aspetti del budget: sia l aspetto della simulazione dei risultati che si conseguiranno, sia l impegno manageriale di attuare i programmi predefiniti, raggiungere gli obiettivi prestabiliti in conseguenza della responsabilizzazione sui risultati. (es. Aziende Ospedaliere; ASL) Monia Castellini Università di Ferrara 13 Obiettivi del Budget Simulare le conseguenze economico-finanziarie volti a fornire ipotesi di gestione Guidare il management nel corso del periodo (anno) di budget ad operare in conformità agli obiettivi prestabiliti Valutare e responsabilizzare il management sui risultati conseguiti Motivare i manager attraverso il meccanismo della gestione per obiettivi (incentivazione) Formare il management alle logiche di gestione programmata Monia Castellini Università di Ferrara 14 7

8 Budget: efficienza ed efficacia??!! Affinché il Budget possa costituire l espressione dell orientamento all efficienza e all efficacia è necessario che: il processo di pianificazione e controllo coinvolga tutti gli operatori e soprattutto i responsabili di area e servizio; il processo di budget venga formalizzato definendo le responsabilità di esecuzione delle attività, i tempi, le risorse i metodi per la valorizzazione economica delle risorse umane e strumentali utilizzate nel corso dell esercizio; Monia Castellini Università di Ferrara 15. il sistema informativo esistente sia in grado di recepire ed elaborare i dati consuntivi relativi ai costi e alle prestazioni secondo diversi livelli di sintesi, in rapporto alla posizione ricoperta dai destinatari delle informazioni; si riesca a sensibilizzare i professionisti medici sulla loro capacità di influire sul processo di impiego delle risorse, e di conseguenza attribuire loro una responsabilità sulla combinazione economica delle stesse; Monia Castellini Università di Ferrara 16 8

9 . In funzione degli obiettivi i responsabili dovrebbero essere in possesso: delle conoscenze specifiche, delle capacità tecniche, delle capacità di negoziazione, delle capacità di leadership, nell ambito della propria area di responsabilità. Monia Castellini Università di Ferrara 17 Budget È possibile affermare che il budget è un programma: Globale Articolato per sub sistemi Tempificato Tradotto in termini monetari Sufficientemente flessibile Monia Castellini Università di Ferrara 18 9

10 Globale in quanto abbraccia la gestione aziendale nella sua totalità, relativamente al tempo considerato Articolato in sub-sistemi Tempificato in quanto traccia le linee di comportamento differenziato a seconda dei periodi inclusi nell anno di budget Monia Castellini Università di Ferrara 19 La traduzione in termini monetari rappresenta il momento finale della redazione del budget. Avviene solitamente con la redazione di un bilancio preventivo suddiviso nelle tre parti: economico, finanziario e patrimoniale La flessibilità è una caratteristica fondamentale del budget, la sua mancanza renderebbe superfluo l esistenza stessa del budget. Il budget deve guidare l azienda nei cambiamenti interni ed esterni. Monia Castellini Università di Ferrara 20 10

11 Obiettivi di budget Devono essere: Espressi in termini quantitativi, sintetici, prevalentemente monetari; Misurabili Controllabili dal CdR a cui sono assegnati (Controllabilità-responsabilizzazione) Condivisi: Budget come impegno bilaterale (processo negoziazione) Monia Castellini Università di Ferrara 21 Documenti contabili del Budget Budget elementari: singoli documenti in cui trovano quantificazione analitica i programmi di attività e gli obiettivi di breve periodo specifici di parti aziendali Budget parziali: insieme di budget elementari (budget servizi centrali) Budget operativi, finanziari e degli investimenti, bilancio preventivo, sistema di budget, master budget Monia Castellini Università di Ferrara 22 11

12 Budget operativo Raggruppa i budget relativi a unità organizzative la cui attività rientra nell ambito della gestione caratteristica (Es. per ASL: servizi sanitari sì, immobili in locazione no) Monia Castellini Università di Ferrara 23 Budget degli investimenti Riguarda tutti gli investimenti che si intendono effettuare nel periodo di budget A prescindere dal momento della decisione Monia Castellini Università di Ferrara 24 12

13 Budget finanziari Concerne l impatto finanziario e monetario sia dei programmi di azione sia delle politiche correnti e non correnti Verifica la fattibilità finanziaria e monetaria dei programmi di azioni Monia Castellini Università di Ferrara 25 Bilancio preventivo e sistema di budget Bilancio preventivo: Aggregazione dei valori contenuti nei budget sopra riportati Sistema di budget: composto da tutti i budget elementari e parziali e bilancio preventivo Monia Castellini Università di Ferrara 26 13

14 Componenti sistema di budget Aspetti di struttura: 1. definizione piani di CdR 2. definizione del contenuto di responsabilità 3. definizione dell organizzazione a supporto del sistema di budget (comitato di budget; ufficio di budget) Aspetti di processo: 1. modello di contrattazione (autoritario, contrattuale, partecipativo) 2. direzione del processo decisionale (top-down; bottom-up) 3. attori coinvolti (livelli di CdR, direzione generale, comitato di budget) 4. specifica delle fasi Monia Castellini Università di Ferrara 27 Le aziende sanitarie sono: 1. Aziende pubbliche (in prevalenza) 2. Assenza di mercato propriamente detto 3. Aziende di servizi alla persona 4. Organizzazioni professionali 5. Inserite in un SSN Elevata complessità Monia Castellini Università di Ferrara 28 14

15 Inoltre: Strutture organizzative spesso definite in modo arbitrario Struttura organizzativa: variabile organizzativa fondamentale (mansionario) Elevata frammentazione: aggravata da autonomia clinica, elevata specializzazione, settorializzazione processi Monia Castellini Università di Ferrara 29 Conseguenze: Budget possibile risposta alla gestione della crescente complessità: responsabilizza CdR sui risultati e sulle risorse, ma non interferisce sulle combinazione delle risorse o sui processi importante strumento di coordinamento Minore o parziale rilevanza degli obiettivi monetari verso opportuni indicatori quantitativi non monetari: indicatori di processo, di risultato e di efficacia Finanziamento a tariffa parziale semplificazione Monia Castellini Università di Ferrara 30 15

16 Indicatori non monetari Maggiore soggettività Necessità di condivisione degli obiettivi Rilevanza della negoziazione Monia Castellini Università di Ferrara 31 Progettazione sistema di Budget Occorre definire chiaramente a priori: Il ruolo del Budget nell azienda Il processo di budgeting: Direzione del processo Articolazione delle responsabilità Fasi del processo La scheda di budget Monia Castellini Università di Ferrara 32 16

17 Ruolo del Budget Spazio decisionale degli attori: Chi si occupa di che cosa?? Modalità di gestione degli obiettivi: Modificare o meno gli obiettivi iniziali non conseguiti?? Monia Castellini Università di Ferrara 33 Processo di Budgeting Direzione del processo: Top-down: definizione obiettivi spetta alla direzione strategica aziendale, poi imposte gerarchicamente Bottom-up: i programmi sono definiti attraverso ampia partecipazione della classe dirigenziale Monia Castellini Università di Ferrara 34 17

18 Buttom-up L elevata complessità delle AS rende difficile accentrare tutte le conoscenze indispensabili alla formulazione del budget su pochi individui Limitata standardizzazione dei servizi per il loro elevato grado di professionalizzazione e personalizzazione rende il controllo più difficoltoso Autonomia clinica non favorisce approcci gerarchici Monia Castellini Università di Ferrara 35 Articolazione responsabilità Soggetti che formulano obiettivi e ne sono responsabili nei confronti dell azienda Definizione dei livelli organizzativi ai quali si inseriscono i CdR e quale ruolo assegnare ai dirigenti di livello superiore e inferiore Livelli: 1. Responsabile articolazione organizzativa strutturale interna (ex moduli) 2. Responsabile UO autonoma (Strutture complesse) 3. Responsabile di dipartimento Monia Castellini Università di Ferrara 36 18

19 CdR All interno di un CdR si possono trovare più operatori con incarico dirigenziale: STRUTTURALI: attribuzione e responsabilità risorse (umane, tecnologiche) PROFESSIONALI: no responsabilità su risorse Alimenta la necessità di una logica bittom-up Monia Castellini Università di Ferrara 37 La struttura degli obiettivi Obiettivi Azioni Indicatori Livelli Obiettivi Strategici Azioni Strategiche Misure Strategiche DG Obiettivi di Dipartimento Azioni di Dip.to Misure di Dipartimento Dip.to Obiettivi Centro di Responsabilità Azioni CdR Misure Centro Responsabilità CdR Monia Castellini Università di Ferrara 38 19

20 I DIVERSI LIVELLI DEL BUDGET 1 Livello Governo 2 Livello Gestionale Negoziazione tra Regione e Aziende Sanitarie Negoziazione tra la Direzione Generale e le Macroaree RUOLO STRATEGICO RUOLO DELLA COMMITTENZA Prevalentemente di tipo TOP-DOWN Equilibrio TOP-DOWN E BOTTOM-UP 3 Livello Operativo Negoziazione obiettivi e risorse di ogni Macroarea con Centri di Responsabilità RUOLO DELLA PRODUZIONE Equilibrio TOP-DOWN E BOTTOM-UP Monia Castellini Università di Ferrara 39 Fasi di sviluppo 1. Acquisizione informazioni esterne in termini di risorse finanziarie, obiettivi nazionali e regionali: determinazione documento di base da parte della direzione strategica 2. Scomposizione indirizzi generali in indirizzi specifici (distretto, presidio) 3. Coinvolgimento CdR comunicazione indirizzi generali per formulazione proposte (rapporti interni tra CdR) Monia Castellini Università di Ferrara 40 20

21 4. Analisi e valutazione da parte del comitato di budget di tutte le schede di proposta di budget 5. Incontri di budget con i CdR e redazione di un primo consolidato (distretto presidio 6. Analisi budget sintetici di distretto presidio tra Dir. Strat. e Com. di Budgetp per verificare la coerenza rispetto agli indirizzi aziendali: può prevedere assestamento del budget Monia Castellini Università di Ferrara Formalizzazione e presentazione del Budget: - in azienda - Regione o provincia autonoma Monia Castellini Università di Ferrara 42 21

22 ATTIVITA COSTI E RICAVI CONTROLLABILI Negoziati con ogni Dip.to e CdR COSTI E RICAVI NON CONTROLLABILI Negoziati con ogni Gestore di risorse/ Ufficio Acquisti Monia Castellini Università di Ferrara 43 Schede di Budget Le risorse Personale Strutturato Si negozia a livello di Dipto - CdR Beni Sanitari Prestazioni Intermedie Prestazioni Acquisti all esterno Monia Castellini Università di Ferrara 44 22

23 Schede di Budget Le risorse Si negozia Direttamente con il CdR Personale Strutturato Beni Sanitari Prestazioni Intermedie Prestazioni acquisti all esterno Si negozia Direttamente con il Dip.to Collaborazioni Formazione (?!) Investimenti Monia Castellini Università di Ferrara 45 Schede di Budget Le Attività Indicatori di Ricovero Si negozia a livello di Dipto - CdR Primi 30 DRG Provenienza Pazienti Prestazioni Erogate Monia Castellini Università di Ferrara 46 23

24 Dai CDR al Dipartimento CDR 1 PERSONALE BENI SANITARI DIPARTIMENTO X CDR 2 PERSONALE BENI SANITARI CDR 3 PERSONALE BENI SANITARI Monia Castellini Università di Ferrara 47 Processo di Negoziazione (1) CONCLUSIONE CONCERTAZIONE REGIONALE NEGOZIAZIONE CdR CON MACROAREE / DIPARTIMENTI NEGOZIAZIONE MACROAREE / DIPARTIMENTI CON DIREZIONE GENERALE ADOZIONE BILANCIO ECONOMICO PREVENTIVO Monia Castellini Università di Ferrara 48 24

25 Processo di Negoziazione (2) PREDISPOSIZIONE LINEE GUIDA E SCHEDE DI BUDGET NEGOZIAZIONE CdR CON MACROAREE / DIPARTIMENTI NEGOZIAZIONE MACROAREE / DIPARTIMENTI CON DIREZIONE GENERALE ADOZIONE BILANCIO ECONOMICO PREVENTIVO Monia Castellini Università di Ferrara 49 Dopo l approvazione del budget (1) periodico monitoraggio, da parte del Servizio Controllo di Gestione mediante l invio di report trimestrali, della congruità dell attività svolta e dei costi sostenuti rispetto a quanto negoziato; (2) eventuale rinegoziazione in presenza di rilevanti scostamenti, dovuti a cause non prevedibili, dei dati correnti rispetto a quelli negoziati: stesura di un nuovo budget (3) definizione, a settembre, di un preconsuntivo di budget che costituirà base dell avvio del nuovo budget. Monia Castellini Università di Ferrara 50 25

26 La Scheda di budget La scheda di budget è lo strumento tecnico per la formalizzazione delle proposte di budget che devono essere formulate da ogni livello di responsabilità dell'organizzazione aziendale al livello sovraordinato L'obiettivo sostanziale della scheda di budget è quello di consentire una sintesi organica degli elementi più significativi che devono essere valutati nella fase di negoziazione ed una lettura integrata delle varie proposte di budget Monia Castellini Università di Ferrara 51 La Scheda di budget Documento operativo: al suo interno sono esplicitati gli obiettivi che si vuole perseguire Rispetto agli obiettivi: Modalità gestionali e organizzative Tipologia e qualità risorse: Definizione linee di attività Definizione standard fisici unitari Definizione sprezzi standard Definizione volumi Monia Castellini Università di Ferrara 52 26

27 La Scheda di budget La scheda di budget viene articolata in due sezioni: La prima contenente indicazioni qualitative, di carattere tecnico organizzativo, La seconda contenente indicazioni quantitative in ordine alle attività / prestazioni / servizi che costituiscono l'output e in ordine alle risorse che ne costituiscono l'input. Monia Castellini Università di Ferrara 53 La Scheda di budget INDICAZIONI QUALITATIVE CARATTERISTICHE TECNICO - ORGANIZZATIVE E STRUTTURALI LINEE DI EVOLUZIONE TENDENZIALE PROBLEMI, DIFFICOLTÀ E RELATIVE IPOTESI DI SOLUZIONE OBIETTIVI DI BUDGET INDICAZIONI QUANTITATIVE ATTIVITÀ - PRESTAZIONI - SERVIZI PERSONALE ATTREZZATURE FARMACI MATERIALI SANITARI MATERIALI NON SANITARI INDICATORI DI SINTESI Monia Castellini Università di Ferrara 54 27

28 La Scheda di budget: es. unità di cura Tendenze evolutive DELLA DOMANDA (modificazioni del mix di patologie e delle prestazioni richieste, in relazione alla modificazione del quadro epidemiologico, della struttura della popolazione per età e per sesso, degli stili di vita e dei fattori di rischio correlati) DELL OFFERTA (in termini di opportunità diagnostico terapeutiche connesse con l evoluzione delle conoscenze mediche, delle tecnologie, dell articolazione dell offerta esterna ed interna) Monia Castellini Università di Ferrara 55 La Scheda di budget PROBLEMI RISCONTRATI E SOLUZIONI PROSPETTATE AREA PROBLEMATICA PROBLEMI RISCONTRATI SOLUZIONI PROSPETTATE FUNZIONI ATTRIBUITE ATTIVITÀ/PRESTAZIONI/SERVIZI EROGATI DOTAZIONE DI PERSONALE ORGANIZZAZIONEDEL LAVORO DOTAZIONE STRUMENTALE ARTICOLAZIONE SPAZIO/FUNZIONALE INTERRELAZIONI INTERNE/ESTERNE SISTEMA INFORMATIVO ALTRI Monia Castellini Università di Ferrara 56 28

29 La Scheda di budget PRESTAZIONI EROGATE RICOVERI IN REGIME ORDINARIO DRG denominazione tariffa consuntivo budget differenza n Tot. Entrata DRG n Tot. Entrata DRG n Tot. DRG TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 57 La Scheda di budget PRESTAZIONI EROGATE RICOVERI IN REGIME DI DAY HOSPITAL DRG denominazione tariffa consuntivo budget differenza n Tot. Entrata DRG n Tot Entrata DRG n TOT DRG TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 58 29

30 La Scheda di budget PRESTAZIONI EROGATE PRESTAZIONI AMBULATORIALI codice denominazione tariffa consuntivo budget differenza n Tot codice n Tot Codice n Tot Codice TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 59 La Scheda di budget COSTI DIRETTI PER CENTRO DI COSTO E PER COMPONENTE DI COSTO CONSUNTIVO (valori espressi in di euro) costi PERSONALE CONSUMI TOTALE centri di costo medici infermieri tecnici altri totale farmaci protesi presidi altro totale TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 60 30

31 La Scheda di budget COSTI DIRETTI PER CENTRO DI COSTO E PER COMPONENTE DI COSTO BUDGET (valori espressi in. di euro) costi PERSONALE CONSUMI TOTALE centri di costo medici infermieri tecnici altri totale farmaci protesi presidi altro totale TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 61 La Scheda di budget COSTI DIRETTI PER CENTRO DI COSTO E PER COMPONENTE DI COSTO DIFFERENZA (BUDGET - CONSUNTIVO) (valori espressi in di euro) costi PERSONALE CONSUMI TOTALE centri di costo medici infermieri tecnici altri totale farmaci protesi presidi altro totale TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 62 31

32 La Scheda di budget PERSONALE situazione al 31 dicembre budget differenza numero costo medio annuo costo complessivo numero costo medio annuo costo complessiv o numero costo medio annuo costo complessivo MEDICI ALTRI LAUREATI INFERMIERI TECNICI AUSILIARI AMMINISTRATIVI ALTRI TOTALE Monia Castellini Università di Ferrara 63 Valutazione degli obiettivi L anno successivo, il Nucleo di Valutazione procede alla verifica del raggiungimento degli obiettivi assegnati. Tale verifica fornisce dei riferimenti per la riformulazione delle strategie aziendali e per la definizione del nuovo budget. Monia Castellini Università di Ferrara 64 32

33 Considerazioni sulla Tempistica Il budget di esercizio dovrebbe essere articolato in periodi infra-annuali, il che è possibile solo dopo una fase di consolidamento dell' intero processo Disponendo inizialmente di un solo budget annuale, si pone un ovvio problema di confrontabilità dei dati Al fine di rapportare le previsioni di budget annuale a consuntivi infra-annuali possono essere applicati due metodi: Il primo, più grossolano, consiste nell'applicare un semplice criterio di proporzionalità Il secondo, più corretto ma certamente più complesso, consiste nella preliminare individuazione, partendo dall'analisi di serie storiche, di una funzione statistica di variabilità Monia Castellini Università di Ferrara 65 GRAZIE Monia Castellini Dipartimento di Economia Istituzioni e Territorio Via Voltapaletto 11 Ferrara monia.castellini@unife.it Monia Castellini Università di Ferrara 66 33