La conservazione su supporti informatici Aspetti normativi. Daniela Redolfi

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1 La conservazione su supporti informatici Aspetti normativi Daniela Redolfi

2 Decreto legislativo 82/05 Codice dell amministrazione digitale Articolo 20 comma 5 bis Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell articolo 71. Articolo 43 commi 1 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell articolo 71

3 Decreto legislativo 82/05 Codice dell amministrazione digitale Articolo 44 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento l'integrità del documento; la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; il rispetto delle misure di sicurezza previste a protezione dei dati personali Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile.

4 Decreto legislativo 82/05 Codice dell amministrazione digitale Articolo 44 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

5 Le regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione DMEF 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto

6 Le regole tecniche I modelli organizzativi Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. La conservazione può essere svolta: a) all'interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l'agenzia per l'italia digitale.

7 Le regole tecniche I pacchetti informativi pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le regole tecniche e il manuale di conservazione. E preparato e sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta

8 Produttore Le regole tecniche I ruoli Persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento Utente Persona fisica o giuridica che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse Responsabile della conservazione. Persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

9 Le regole tecniche Il processo di conservazione (1) l'acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con i formati accettati dal sistema; il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche abbiano evidenziato delle anomalie; la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento e la sua eventuale sottoscrizione digitale; la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati definite;

10 Le regole tecniche Il processo di conservazione (2) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell'esibizione richiesta dall'utente; ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione; la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato dei documenti lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore

11 Le regole tecniche I compiti del Responsabile della Conservazione (selezione) gestisce il processo di conservazione effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione assicura la verifica periodica dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stesso; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico: adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema assicura agli organismi competenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico

12 Le regole tecniche Il Manuale della conservazione i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema la struttura organizzativa la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del relativo rapporto la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione; la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche; la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità e di verifica; la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; i tempi di conservazione; le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

13 Il decreto del ministero delle finanze 17 giugno 2014 I documenti informatici sono conservati in modo tale che siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Il processo di conservazione e effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

14 La fattura elettronica DPR 633/72 Articolo 21 comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario. ( ) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. ( ) Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;

15 La fattura elettronica Per distinguere una fattura elettronica da una fattura cartacea circostanza determinante non è il tipo di formato originario utilizzato per la sua creazione (elettronico o cartaceo) ma il fatto che essa sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta e accettata dal destinatario. Se l emittente trasmette o mette a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest ultimo non accetta il processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con i conseguenti obblighi (ad esempio di conservazione)

16 La fattura elettronica Autenticità dell'origine Identità del fornitore/prestatore di beni e servizi o dell emittente della fattura devono essere certi Integrità del contenuto Il contenuto della fattura e in particolare i dati obbligatori non possono essere alterati Sono garantite: mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la prestazione ad essa riferibile mediante firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente mediante sistemi EDI Leggibilità è soddisfatta se: ll documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa; è possibile verificare che le informazioni non siano state alterate La fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, prescrivendo il legislatore esclusivamente l obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l uomo.

17 Fatture elettroniche alla PA Articolo 1 comma 209 della legge 244/07 Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del d.lgs. 52/04, e del codice dell amministrazione digitale, di cui al d.lgs. 82/05. DM 3 aprile 2013 n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.

18 Fatture elettroniche alla PA Le fatture vengono trasmesse alla pubblica amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio. La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna Le fatture alla pubblica amministrazione debbono essere conservate elettronicamente. Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilità fiscali dell'ente emittente la fattura nei confronti delle PA.

19 Fatture elettroniche B2B D.Lgs 127/15 1. A decorrere dal 1 luglio 2016, l'agenzia delle entrate mette a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Per specifiche categorie di soggetti passivi dell'imposta sul valore aggiunto, individuate con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze viene messo a disposizione, anche con riferimento alle fatture elettroniche emesse nei confronti di soggetti diversi dalle PA, il servizio gratuito di generazione, trasmissione e conservazione realizzato da Agid in collaborazione con Unioncamere per le pmi. 2. A decorrere dal 1 gennaio 2017, il Ministero dell'economia e delle finanze mette a disposizione dei soggetti passivi dell'imposta sul valore aggiunto il Sistema di Interscambio ai fini della trasmissione e della ricezione delle fatture elettroniche relative a operazioni che intercorrono tra soggetti residenti nel territorio dello Stato. 3. Con riferimento alle operazioni rilevanti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto effettuate dal 1 gennaio 2017, i soggetti passivi possono optare per la trasmissione telematica all'agenzia delle entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni, effettuata anche mediante il Sistema di Interscambio

20 Fatture elettroniche B2B D.Lgs 127/15 1. A decorrere dal 1 gennaio 2017, i commercianti al minuto (e attività assimilate) possono optare per la memorizzazione e la trasmissione elettronica all Agenzia delle entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi. La memorizzazione elettronica e la connessa trasmissione dei dati dei corrispettivi sostituiscono gli obblighi di registrazione e di emissione dello scontrino fiscale. ( ) 3. La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l'inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.