Gestioni di messaggi di posta elettronica tramite regole*

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1 Gestioni di messaggi di posta elettronica tramite regole* Area per il benessere organizzativo, l'innovazione e la diffusione di strumenti informatici Università degli Studi Roma Tre A cura di Maria Grazia Mazzoccoli *Microsoft Outlook

2 Cosa sono le regole Le regole sono delle azioni eseguite automaticamente da Microsoft Outlook sui messaggi di posta elettronica inviati o ricevuti in base a condizioni specificate dall'utente nella Creazione guidata regole. Le regole permettono, quindi, di essere sempre organizzati e aggiornati. N.B. Le regole non funzionano sui messaggi che sono già stati letti! 2

3 Creazione di una regola 1/10 Una volta avuto accesso alla propria casella di posta Outlook: 1. Fare clic sulla scheda File; 2. Scegliere Regole -> Gestisci regole e avvisi; 3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola ; 3

4 Creazione di una regola 2/10 A questo punto si aprirà la scheda Creazione guidata regole (Iniziare da un modello o da una regola vuota) suddivisa in: Passaggio 1: selezionare un modello Passaggio 2: modificare la descrizione della regola facendo clic sul testo sottolineato Vediamoli ora in dettaglio nelle seguenti diapositive 4

5 Creazione di una regola 3/10 Nel Passaggio 1 si può selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli oorganizza: per semplificare l'archiviazione e il completamento dei messaggi; oavvisa: per essere avvisati alla ricezione di un determinato messaggio; ocrea nuova regola: per creare regole senza l'ausilio di un modello e che possono essere personalizzate interamente. 5

6 Creazione di una regola 4/10 Nel Passaggio 2, si fa clic su utenti o gruppo pubblico e verrà aperta la Scheda indirizzo regola e si dovrà riportare nel campo Da l indirizzo selezionato e fare clic su OK. 4. tornati sulla scheda Creazione guidata regole scegliere Avanti; 6

7 Creazione di una regola 5/10 Si aprirà la scheda Creazione guidata regole (Condizioni da verificare) anch essa suddivisa in: Passaggio 1: selezionare le condizioni viene segnalata la voce selezionata nella scheda precedente; Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic sul testo sottolineato selezionando specificata apparirà la scheda Regole e avvisi in cui occorrerà scegliere la cartella in cui spostare i messaggi tramite la regola che si sta impostando Infine scegliere Avanti;

8 Creazione di una regola 6/10 Si aprirà la scheda Eccezioni in cui è possibile esplicitare le eccezione che si vogliono applicare alla regola che si sta impostando. Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti. Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic sul testo sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore. 7. Scegliere Avanti. 8

9 Creazione di una regola 7/10 Nella scheda Creazione guidata regole (Completare la creazione della regola). Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome. Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate come si vede nella figura sottostante oper eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella della posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in «Inbox» o in «Posta in arrivo». 9

10 Creazione di una regola 8/10 ola nuova regola, appena creata, è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola. onel caso in cui si abbia più di un account di posta elettronica Outlook, selezionare la casella di controllo tramite Crea regola per tutti gli account. Passaggio 3: controllare la descrizione della regola (fare clic sul testo sottolineato); 8. Scegliere Fine. 10