GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE

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Gabriela Villa
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1 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 1 di 8 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Copia N. copia controllata copia non controllata Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Fasi Redazione Verifica Approvazione Funzione RGQ RGQ DS Nominativo Carmen Bisogni Carmen Bisogni Andrea Monteduro Firma MODIFICHE AL DOCUMENTO Revisione Capitolo/paragrafo modificato Descrizione modifica Data: Firma:

2 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 2 di 8 INDICE 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE COMPITI E RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE Programmazione delle verifiche ispettive interne Pianificazione ed organizzazione delle verifiche ispettive interne Esecuzione della verifica ispettiva Allegati...7

3 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 3 di 8 1 SCOPO Il Liceo Artistico Statale pianifica ed esegue le Verifiche Ispettive Interne, allo scopo di accertare in modo sistematico, l attuazione e l adeguatezza del Sistema del sistema di gestione per la Qualità, l efficacia dei processi e intraprendere, se necessario, le opportune Azioni Correttive. La Verifica Ispettiva consiste in un esame sistematico e indipendente, teso a valutare se tali attività siano svolte in accordo con le regole generali e le procedure specificate; la verifica inoltre accerta se le regole e le procedure di riferimento risultino idonee e adeguate al conseguimento degli obiettivi definiti nella politica per la Qualità. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica a tutte le Verifiche Ispettive Interne sullo stato del Sistema Qualità condotte sulle attività e aree seguenti: Struttura Organizzativa dell istituto Vengono qui indicate le metodologie per pianificare, preparare, eseguire, registrare e concludere Verifiche Ispettive Interne della Qualità. Le Verifiche Ispettive Interne della Qualità interessano tutte le Funzioni e i processi del Liceo Artistico al fine di valutare: La formazione del personale docente e non docente Le modalità di gestione della documentazione e delle registrazioni. Il grado di comprensione ed applicazione delle Procedure del sistema di gestione per la Qualità/Istruzioni Operative. La capacità di tenere sotto controllo i Processi e le metodologie di erogazione del Servizio. La Conformità del Servizio ai requisiti specificati.

4 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 4 di 8 Le modalità di esecuzione dei controlli sul Servizio e sui Processi. 3 COMPITI E RESPONSABILITÀ RGQ RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Il Responsabile Gestione per la Qualità ha il compito di: Programmare le Verifiche Ispettive interne della qualità Definire il gruppo di verifica ispettiva; Nominare il responsabile del gruppo di verifica ispettiva garantendo l indipendenza di tale figura rispetto alla funzione verificata; Controllare che tutte le funzioni verificate abbiano la documentazione di riferimento (PGQ Istruzioni ecc..); Archiviare i Rapporti di verifica RGDVI- RESPONSABILE DEL GRUPPO DI VERIFICA ISPETTIVA Il Responsabile del gruppo di verifica ispettiva ha il compito di: Eseguire le Verifiche Ispettive a lui assegnate; Redigere i Rapporti di verifica Eseguire il follow up relativamente alla funzione verificata. 4 MODALITÀ OPERATIVE 4.1 Programmazione delle verifiche ispettive interne Le Verifiche Ispettive Interne della Qualità sono coordinate dal Responsabile del sistema di gestione per la Qualità e sono condotte da personale addestrato e indipendente da quello avente diretta responsabilità nell esecuzione dell attività soggetta a verifica.

5 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 5 di 8 Il Responsabile Gestione Qualità stabilisce ed approva un Programma delle Verifiche Ispettive (PVI 8.2.2). Il Programma delle Verifiche Ispettive Interne è redatto in modo tale da prevedere almeno un Audit l anno per ciascuna Funzione Aziendale. Tale Programma non è da intendersi limitante; infatti il Responsabile Gestione Qualità (RGQ) ha l autorità di promuovere Verifiche Ispettive non programmate (e quindi non presenti in pianificazione) comunicando alle funzioni da verificare, la data della Verifica con almeno sette giorni di anticipo. Ciò qualora si ritenga necessario verificare l applicazione del Sistema Qualità, vi siano motivi per dubitare dell efficacia del Sistema Qualità, oppure dopo variazioni sostanziali delle Procedure. Le Verifiche Ispettive sono condotte dal Gruppo di Verifica (GdVI); uno di essi svolge il ruolo di RGdVI (Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva). Il personale incaricato della Verifica Ispettiva deve essere formato in maniera adeguata all adempimento dei questa attività anche mediante partecipazione ad un corso sulle Verifiche Ispettive. Il Responsabile Gestione Qualità è libero di definire la composizione del GdVI e autonominarsi o nominare il RGdVI. Il GdVI può essere formato da una o più persone appartenenti a qualsiasi campo di attività ad esclusione del personale avente responsabilità diretta nell esecuzione delle attività sottoposte a verifica. Nella scelta del Responsabile si deve tenere conto di di corsi tecnici specialistici effettuati (almeno 10 ore), di precedenti esperienze (almeno due verifiche ispettive), delle caratteristiche personali e del grado di istruzione. 4.2 Pianificazione ed organizzazione delle verifiche ispettive interne Per l esecuzione di una Verifica Ispettiva il Responsabile Gestione Qualità dovrà:

6 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 6 di 8 Assegnare il numero progressivo della Verifica per permetterne la successiva registrazione. Selezionare il personale che farà parte del GdVI e coordinare la formazione Nominare il Responsabile del GdVI (Responsabile Gruppo di Verifica RGdV) Confermare con il Responsabile della Funzione interessata alla Verifica, le date di esecuzione della stessa Assicurare che gli eventuali membri del GdVI abbiano a disposizione tutte le informazioni pertinenti all attività da verificare: Procedure del sistema di gestione per la Qualità, Istruzioni Operative, normative, documenti, precedenti Rapporti Verifiche Ispettive, Richieste di Azioni Correttive, ecc. 4.3 Esecuzione della verifica ispettiva L esecuzione della Verifica Ispettiva prevede tre fasi: INCONTRO INTRODUTTIVO Deve essere tenuta una breve riunione preliminare tra il GdVI e il Responsabile di Funzione sottoposto a Verifica Ispettiva, allo scopo di illustrare l oggetto della verifica e di concordare la sequenza e la durata degli incontri. ESECUZIONE DELLE VERIFICHE La Verifica Ispettiva ha lo scopo di: riesaminare le Procedure del sistema di gestione per la Qualità, le Istruzioni Operative per valutarne la completezza e l adeguatezza verificare nelle aree di lavoro la corretta esecuzione delle operazioni in conformità alla suddetta documentazione esaminare la documentazione a disposizione del personale e il livello di comprensione della stessa ricontrollare a campione la documentazione già sottoposta a controlli e accettata, per verificare la corretta applicazione delle procedure di controllo e dei criteri di accettazione. STESURA DEL RAPPORTO DI VERIFICA

7 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 7 di 8 Al termine della fase di verifica, il RGdVI redige un rapporto formale (RVI 8.2.2) Il Rapporti Verifica Ispettiva contiene: Funzione o attività verificata Composizione del gruppo di Verifica Motivo della Verifica Oggetto della Verifica e Osservazioni Rimandi ai Rapporti di non conformità Incontro finale. A conclusione della Verifica Ispettiva e dopo aver redatto il RVI, deve essere tenuta una riunione di chiusura tra il GdVI ed il Responsabile di Funzione interessato dalla verifica, per presentarne i risultati e chiarire eventuali dubbi. È opportuno che nel corso di questa riunione venga raggiunto un accordo sui rilievi emersi in sede di Verifica Ispettiva. Al riguardo il Rapporto Verifica Ispettiva viene firmato dal Responsabile del GdVI e dai Responsabili di Funzione interessati dalla Verifica stessa. Il Rapporto Verifica Ispettiva viene archiviato e conservato secondo le modalità della procedura Registrazione dei Documenti di qualità Il personale che ha condotto la Verifica Ispettiva, in caso di non conformità rilevate, trascorso l intervallo di tempo indicato nel rapporto di non conformità e azioni correttive e preventive RNC 8.3 (non conformità azione correttiva), esegue presso la funzione verificata in precedenza una successiva attività di verifica (follow up), al fine di accertare l attuazione e l efficacia delle Azioni correttive svolte. 5 ALLEGATI PVI Programma delle Verifiche Ispettive

8 GESTIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Pagina 8 di 8 RVI PAV RNC 8.3 Rapporto di Verifica Ispettiva Piano annuale delle Verifiche Ispettive interne Rapporto di non conformità e piano delle azioni correttive e preventive Flow Chart Inizio Pianificazione annuale PAV Programmazione Preparazione Visite Ispettive PVI Esecuzione Visite Ispettive NC SI Definizione AC/AP RNC 8.3 No NC NO SI Fine RVI 8.2.2

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GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI Pagina 1 di 6 INDICE: 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITÁ 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÁ 4.1 Pianificazione degli Audit 4.2 Preparazione degli Audit 4.3 Esecuzione degli Audit 4.4 Documentazione