R I L E V A Z I O N E O R A R I : U T I L I Z Z O D E L C A R T E L L I N O O R A R I O E L E T T R O N I C O S U W E B

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1 R I L E V A Z I O N E O R A R I : U T I L I Z Z O D E L C A R T E L L I N O O R A R I O E L E T T R O N I C O S U W E B Perché il cartellino web: - consentire ai Responsabili di Cdr di avere una situazione aggiornata delle risultanze orarie ai fini di un più incisivo ed efficiente controllo delle attività dei dipendenti; - ridurre le trasmissioni di materiale cartaceo tra articolazioni organizzative aziendali e Servizio Gestione Personale; - azzerare i tempi di trasmissione dei dati utilizzando l intranet aziendale; - ridurre le richieste di informazioni dirette al Servizio Gestione Personale in merito alle presenzeassenze da parte dei dipendenti. Che cosa si vede: - le timbrature del mese di riferimento e quelle dei mesi precedenti; - le risultanze delle ore lavorate eccedenti dei tre mesi precedenti rispetto a quello di elaborazione e - i saldi delle ferie anno in corso e anno precedente aggiornate al mese di riferimento. Da chi può essere utilizzato: - dal dipendente abilitato, che potrà solo visualizzarlo; - dal referente abilitato, autorizzato dal Responsabile di Cdr, che potrà gestire il cartellino dei dipendenti assegnati al Cdr; - dal Responsabile di Cdr che dovrà validare le presenze-assenze. Procedura: - per l inserimento dei dati: Il referente autorizzato dal Responsabile del Cdr, appositamente abilitato, potrà accedere alla gestione dei cartellini dei dipendenti assegnati al Cdr per: - inserire eventuali mancate timbrature; il dipendente dovrà continuare ad utilizzare il modulo di mancata timbratura e farlo sottoscrivere dal proprio Responsabile. Tale modulo dovrà essere utilizzato dal referente che procederà all inserimento manuale nel cartellino. Tale modulo dovrà essere conservato presso l articolazione organizzativa di appartenenza; - inserire modifiche di E/U timbrature nel caso di errori di passaggio del tesserino magnetico, debitamente segnalate dal dipendente; - inserire ferie; il dipendente dovrà continuare ad utilizzare il modulo di ferie e farlo sottoscrivere dal proprio Responsabile. Tale modulo dovrà essere utilizzato dal referente che procederà all inserimento manuale nel cartellino. Tale modulo dovrà essere allegato al tabulato mensile che continuerà ad essere inviato dal Servizio Gestione Personale. - per la validazione dei dati: Il Responsabile dovrà validare le presenze-assenze dei propri dipendenti assegnati. La gestione del cartellino e la validazione dello stesso dovrà essere effettuata di norma settimanalmente e dovrà essere ultimata entro il primo giorno lavorativo successivo al mese di riferimento. Considerata la tempistica dell invio dei tabulati mensili è necessario che vengano rispettati i termini per la validazione per evitare di avere una stampa degli stessi non aggiornata. Nel caso non fosse possibile rispettare tale tempistica il cartellino provvisorio che verrà inviato dal Servizio Gestione Personale non risulterà completo e quindi necessiterà di ulteriori operazioni di chiusura. Essendo la procedura di validazione dati riservata solo al Responsabile, se lo stesso dovesse prevedere un assenza prolungata a cavallo tra un mese e l altro, dovrà provvedere alla validazione prima di assentarsi. - per la trasmissione dei tabulati mensili: Il Servizio Gestione Personale continuerà ad inviare i cartellini provvisori cartacei del mese di riferimento entro la prima settimana del mese successivo. I cartellini, debitamente firmati da parte del Responsabile

2 del Cdr o da suo delegato, dovranno essere ritornati al Servizio di cui sopra entro la data fissata nella nota accompagnatoria e comunque di norma entro il giorno 15 di ogni mese. In caso contrario, si dovranno ritenere confermati i risultati dei tabulati stessi. Successivamente alla data indicata non potranno essere apportate correzioni alla situazione del dipendente. I tabulati da restituire al Servizio Gestione Personale dovranno essere accompagnati obbligatoriamente dai moduli di ferie e di mancata timbratura (per i Responsabili di C.d.R.) e solo dai moduli di ferie (per il restante personale). - per gli inserimenti da effettuarsi dopo l invio dei tabulati provvisori: Nel caso in cui si rendesse necessario effettuare inserimenti di mancate timbrature o ferie dopo l invio dei tabulati provvisori, tali indicazioni dovranno essere inseriti sul tabulato mensile e verranno inseriti dal Servizio Gestione Personale. Il Servizio Gestione Personale provvederà ad effettuare i dovuti controlli effettuando stampe periodiche delle presenze. C A R T E L L I N O O R A R I O S U W E B Guida all utilizzo A c c e s s o a l c a r t e l l i n o L accesso è possibile utilizzando lanciando Internet Explorer, dalla home-page dell Intranet Aziendale si deve cliccare sul bottone La schermata seguente (Fig. 1) richiede l inserimento dell UTENTE di windows e della PASSWORD, (la stessa con la quale si accede ai computer nella rete dell ASL). Figura 1 Appena entrati comparirà il Menù Principale, che elenca le due sezioni Gestione Cartellino e Visualizzazione Presenze: Figura 2 Per uscire dal programma cliccare sulla scritta (in alto a destra). Pag 2 di 6

3 M e n ù G e s t i o n e C a r t e l l i n o Selezionando il Menù gestione cartellino verranno proposte altre tre scelte, cioè Gestione Cartellino Personale, Gestione del Referente e Gestione del Responsabile: Figura 3 Le operazioni consentite su ogni cartellino sono legate ai tre tipi di utente. L utente normale può accedere alla sezione Gestione Cartellino Personale, mentre gli utenti Responsabili di CdR oppure quelli individuati come Referenti, avranno la possibilità di usare anche le sezioni Gestione del Responsabile o Gestione del Referente. UTENTE NORMALE Scegliendo Gestione Cartellino Personale comparirà l elenco dei propri cartellini che sarà possibile consultare: Figura 4 Cliccando su visualizzazione verrà quindi visualizzato il cartellino del mese scelto: Figura 5 Cliccando su GEST.ORE è possibile visualizzare la situazione oraria del mese di competenza e la situazione oraria dei mesi precedenti: Pag 3 di 6

4 PROGRESSIVO ORE AL MESE PRECEDENTE Figura 6 PROGRESSIVO ORE AL MESE CORRENTE ECCEDENZA MESE CORRENTE Cliccando su RIEPILOGHI è possibile visualizzare la situazione delle ferie aggiornate all ultimo mese chiuso: Figura 7 UTENTE REFERENTE : La Gestione del Referente sarà accessibile solo a chi è stato incaricato di effettuare l inserimento di assenze e timbrature dal sistema web per conto di altri dipendenti. Cliccando sull apposita sezione il Referente vedrà quindi l elenco dei dipendenti dei quali potrà consultare/correggere il cartellino : Figura 8 L inserimento o la modifica di assenze e timbrature nel cartellino sarà possibile solo per i mesi in fase di correzione, indicati a video in gestione anziché visualizzazione (come in fig.9). Pag 4 di 6

5 Figura 9 Per inserire timbrature o assenze bisogna perciò ciccare sul simbolo interessato: a lato delle timbrature, in corrispondenza del giorno Queste sono le maschere di inserimento dati da completare: Figura 10 Figura 11 Figura 12 N.B. E obbligatorio compilare il campo motivazione risultante dal modulo mancata timbratura. UTENTE RESPONSABILE : L ultima scelta, la Gestione del Responsabile, consente le stesse operazioni di inserimento e modifica che ha il Referente, con in più la possibilità di validare oppure rifiutare i dati inseriti, tramite appositi pulsanti funzione. L operazione di convalida può essere effettuata su ogni timbratura o assenza oppure una volta sola per mese (fig. 13). Quest ultima operazione corrisponde in pratica all autorizzazione scritta che il responsabile trasmette all ufficio personale, firmando il cartellino provvisorio con le correzioni apportate. Pag 5 di 6

6 Figura 13 V i s u a l i z z a z i o n e P r e s e n z e La Visualizzazione Presenze è uno strumento di consultazione, che consente la ricerca delle sole timbrature (non delle assenze) già raccolte dall ufficio personale. Il programma richiede di specificare le date tra cui cercare le timbrature, e poi cliccare sul tasto Ricerca per visualizzarle (Figura 3). Figura 14 Pag 6 di 6

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