Gara con presentazione di offerta valutata secondo

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1 Gara con presentazione di offerta valutata secondo il criterio del prezzo più basso Manuale per i Fornitori

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI 1 DEFINIZIONI ACCESSO AL PORTALE ISTRUZIONI INVITO DEL FORNITORE ALLA GARA COME VISUALIZZARE LA GARA A CUI SI È STATI INVITATI COME VISUALIZZARE LA DOCUMENTAZIONE DI GARA, ALLEGATI E INFORMAZIONI FORNITE DALL AREA APPROVVIGIONAMENTI VISUALIZZARE DOMANDE A CUI SI DOVRÀ RISPONDERE COME STAMPARE LA RICHIESTA DI OFFERTA CONFERMA SULL INTERESSE ALLA PARTECIPAZIONE ALLA GARA RICHIESTE DI CHIARIMENTI DURANTE LA GARA COME INSERIRE I PREZZI DI OFFERTA E LE ALTRE INFORMAZIONI RICHIESTE Come inserire i prezzi Come inserire gli allegati Come rispondere alle domande inserite nella gara Controllo e conclusione della preparazione dell offerta Gestione Area Collaborativa SUCCESSIVI ROUND DI NEGOZIAZIONE (SE PREVISTI) COMUNICAZIONE ESITO GARA REQUISITI TECNICI

3 1 DEFINIZIONI Nel prosieguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi: SRM SQM SUS cfolders RDQ VR Il portale degli acquisti del Gruppo Dolomiti energia Il portale di qualificazione dei fornitori del Gruppo Dolomiti energia Il portale per lo scambio di ordini e contratti per i fornitori del Gruppo Collaboration Folders Area collaborativa con i fornitori per lo scambio di documenti e informazioni in formato elettronico Richiesta di Qualifica Vendor Rating valutazione dei Fornitori 3

4 2 ACCESSO AL PORTALE Il Fornitore può accedere al Portale Acquisti del Gruppo Dolomiti Energia tramite il link Inserire le proprie credenziali nei seguenti campi: ID Utente = user_id di accesso al Portale Acquisti Password = password per l accesso al Portale Acquisti Cliccare sul tasto per entrare. ATTENZIONE Se si inseriscono le credenziali errate, il sistema risponde con un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima di bloccare l utenza. Per richiedere lo sblocco è necessario contattare l Area Approvvigionamenti con le modalità indicate all indirizzo 4

5 ATTENZIONE: Al primo accesso, il sistema restituirà il messaggio Password Scaduta e consentirà al Fornitore di cambiare la password ricevuta dal Gruppo Dolomiti Energia per impostarne una propria. Per fare ciò, inserire la password ricevuta dal Gruppo Dolomiti Energia nel campo password precedente e la nuova nel campo nuova password. Confermare la nuova password e cliccare su Modifica. 5

6 3 ISTRUZIONI Questa sezione è dedicata alla fase di presentazione delle offerte a gare con valutazione secondo il criterio del prezzo più basso ed eventuale loro negoziazione attraverso il Portale Acquisti del Gruppo Dolomiti Energia. Verrà illustrato il processo di presentazione delle offerte, ovvero: 1. come il fornitore riceve l invito ad una Gara; 2. come crea la propria offerta; 3. come questa potrà essere inviata all Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia. 3.1 Invito del Fornitore alla Gara Per ogni Gara alla quale il Fornitore è invitato, lo stesso riceve una nella casella di posta della persona di contatto indicata in sede di registrazione, contenente il riferimento alla Gara che è stata emessa dall Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia. Il testo della mail è il seguente: 6

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8 3.2 Come visualizzare la gara a cui si è stati invitati Il Fornitore accede al Portale Acquisti usando la User Id e password in proprio possesso (vedi cap. 2 - ACCESSO AL PORTALE), entra nella sezione Appalti e Aste Appalti online e ricerca la Gara di interesse cliccando sulla VISTA Pubblicato. Per effettuare una ricerca più dettagliata, il Fornitore può utilizzare i criteri rapidi di ricerca, inserendo, per esempio, il numero dell evento (Gara); in questo modo il sistema restituirà soltanto la Gara desiderata. ATTENZIONE: Nel caso la lista pubblicato dovesse essere vuota (ovvero restituire 0 a fianco di pubblicato ) nonostante si sia ricevuta una di invito, cliccare su pubblicato e premere su aggiorna. Il refresh può essere indispensabile per la visualizzazione della gara. Una volta trovata la Gara di interesse premere sul numero della stessa per visualizzarla. Il sistema apre una nuova finestra che contiene i dettagli della Gara che è stata selezionata. 8

9 In Informazioni Appalto Parametri Appalto si trovano le seguenti informazioni relative alla Gara: Data inizio: data e ora prima della quale non è possibile creare offerta, nonché, se non diversamente indicato nella documentazione di gara, data e ora entro la quale è possibile richiedere chiarimenti. Termine presentazione offerta: data e ora entro cui deve essere presentata l offerta. In Posizioni è possibile visualizzare il dettaglio di ogni posizione richiesta. 3.3 Come visualizzare la documentazione di Gara, allegati e informazioni fornite dall Area Approvvigionamenti Nella sezione Note e Allegati potranno essere presenti alcuni testi e/o allegati inseriti dal Gruppo Dolomiti Energia specifici per la Gara. 9

10 La sezione va quindi sempre controllata, in quanto contiene informazioni e documenti che precisano, anche ai fini di un eventuale contratto, le condizioni tecniche e contrattuali di approvvigionamento. NB: nella mail di invito alla Gara sono già presenti e scaricabili i documenti necessari alla predisposizione dell offerta, contenuti anche in questa sezione. I testi e/o allegati possono riferirsi alla Gara nella sua generalità o ad una singola posizione richiesta. Per visualizzare i testi e/o allegati, cliccare sui link corrispondenti (come evidenziato in figura) capitolo 4. ATTENZIONE: Per un corretto download degli allegati consultare i requisiti tecnici contenuti nel Potrà inoltre essere attivata dal Gruppo Dolomiti Energia un area collaborativa qualora la documentazione di gara fosse particolarmente consistente. Ad essa si può accedere premendo sul tasto Collaborazione. 10

11 si accede in tal modo all area collaborativa dalla quale è possibile scaricare i documenti depositati dal Gruppo Dolomiti Energia 3.4 Visualizzare Domande a cui si dovrà rispondere Potranno essere presenti delle domande alle quali il Fornitore sarà obbligato a rispondere, tali domande saranno visibili nel tab Informazioni Appalto nella sezione Domande. 11

12 Le domande con * sono obbligatorie, per cui il Fornitore non potrà presentare l offerta fino a quando non avrà risposto alle stesse. Le domande possono essere inserite ai fini di: 1) Precisare alcuni contenuti di dettaglio delle condizioni di offerta 2) Aiutare il fornitore a verificare la completezza della propria offerta 3.5 Come stampare la richiesta di offerta Attraverso il pulsante Anteprima di stampa il fornitore ha la possibilità di visualizzare e stampare, a proprio uso interno, la richiesta di offerta in formato PDF. 12

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14 3.6 Conferma sull interesse alla partecipazione alla Gara Per tutte le Gare il Fornitore può esprimere la propria volontà di partecipare o non partecipare all evento attraverso gli appositi pulsanti sotto evidenziati. Va tenuto presente che tale scelta è modificabile. Il Fornitore potrà tornare successivamente sulla Gara per poi procedere alla creazione dell offerta vera e propria. 3.7 Richieste di chiarimenti durante la Gara Quando il Fornitore necessita di un chiarimento, cliccando sul tasto Domande e risposte, ha l opportunità di chiedere chiarimenti con le modalità di seguito indicate. Cliccando sul tasto Domande e risposte si apre la seguente finestra; inserire la richiesta di chiarimento e cliccare sul tasto inviare : 14

15 Quando viene data risposta da parte del Gruppo Dolomiti Energia, il Fornitore riceve una mail all indirizzo della persona di contatto indicata in fase di registrazione. Il chiarimento può inoltre essere visionato anche in Domande e risposte. Con le stesse modalità possono essere inviate dal Gruppo Dolomiti Energia anche comunicazioni/chiarimenti di carattere generale. Entrando in Domande e risposte il Fornitore può visualizzare la cronologia dei messaggi inviati e ricevuti 3.8 Come inserire i prezzi di offerta e le altre informazioni richieste Entrando in visualizzazione della Gara si procede a creare una bozza dell offerta tramite il tasto Creare offerta. In alternativa, l offerta può essere creata direttamente dalla lista delle Gare in Appalti e aste selezionando la riga corrispondente all appalto desiderato e cliccando su Creare Risposta, come evidenziato in figura. 15

16 In entrambi i casi il sistema crea una bozza dell offerta che potrà poi essere lavorata. ATTENZIONE: Se i tasti creare offerta o creare risposta non sono attivi o non sono presenti, ci possono essere due motivazioni: - la gara non è ancora aperta la data e ora inserite nel campo data inizio non sono ancora superate - l offerta è già stata creata in bozza per verificare tale ipotesi andare sulla pagina principale Appalti e Aste, premere aggiornare e verificare se è presente il numero offerta sulla gara di interesse NB: In qualunque momento è possibile salvare l offerta premendo il tasto salvare. Per rientrare successivamente e completare l offerta, cliccare sul numero offerta da Appalti e Aste e poi sul tasto Elaborare. 16

17 Una volta creata la bozza dell offerta, si devono eseguire le seguenti operazioni: - Inserire il prezzo per ogni posizione - Aggiungere gli allegati (se richiesto nell invito) - Rispondere alle domande (se presenti) Come inserire i prezzi Accedere al tab Posizioni e per ogni riga presente valorizzare il campo prezzo (il sistema calcolerà il valore complessivo dell offerta). 17

18 ATTENZIONE: L inserimento del prezzo è possibile solo se si è in modalità Elaborare. Pertanto se si visualizza il pulsante Elaborare premerlo prima di procedere all inserimento del prezzo. ATTENZIONE: Il pulsante Elaborare, e di conseguenza la possibilità di inserire il prezzo, saranno visibili solo entrando nel numero offerta e NON nel numero evento Come inserire gli allegati Se nella Gara si richiede di allegare dei documenti, andare sul tab Note e allegati e premere il tasto Aggiungere allegato. 18

19 ATTENZIONE: Il pulsante Aggiungere allegato è visualizzabile solo se si è in modalità Elaborare. Pertanto se si visualizza il pulsante Elaborare premerlo prima di procedere ad allegare documenti Come rispondere alle domande inserite nella gara Potrà essere richiesto al Fornitore di indicare alcune condizioni specifiche di offerta anche rispondendo ad alcune domande visibili nel tab Informazioni Appalto nella sezione Domande : In tal caso, andare nel tab Domande e rispondere alle stesse. Se il campo Commento è attivo si può dettagliare meglio la risposta. Nel caso in cui la risposta alla domanda debba essere dettagliata si può inserire un rimando ad un allegato. ATTENZIONE: I campi per le risposte non saranno editabili qualora non si fosse entrati nel numero offerta ed in modalità Elaborare Controllo e conclusione della preparazione dell offerta Una volta completate le operazioni di cui sopra premere Controllare e se il controllo non ha rilevato errori, dovranno essere eseguite le seguenti operazioni: A) Salvare l offerta premendo il tasto salvare ; B) Inviare l offerta cliccando sul tasto inviare, dopo aver cliccato su elaborare. Solo a seguito di questa operazione l offerta verrà inviata al Gruppo Dolomiti Energia. In alto a sinistra viene visualizzato un messaggio di conferma dell avvenuta presentazione dell offerta. 19

20 L offerta, sia salvata che inviata, può essere modificata fino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte. Lo stato dell offerta è visualizzabile in Appalti e aste. Per essere certi che lo stato sia aggiornato cliccare su AGGIORNARE Gestione Area Collaborativa Normalmente l uso dell area collaborativa è limitato alle Gare che prevedono la gestione di documenti particolarmente consistenti. L area collaborativa è presente solo se il Gruppo Dolomiti Energia ha provveduto alla sua creazione (vedi punto 3.3). Nell area collaborativa il Fornitore può effettuare il caricamento della documentazione di offerta accedendo al Tab Note e Allegati e cliccando su Collaborazione. Le operazioni necessarie per inserire un nuovo documento all interno della cartella presente sono: 1. Cliccare sul tasto Creare ; 2. Selezionare il link Documento ; 3. Specificare un nome (può essere anche diverso dal nome del documento sul proprio PC); 20

21 4. Inserire eventualmente una descrizione estesa; 5. Proseguire nell elaborazione cliccando Continuare ; 6. A questo punto apparirà l interfaccia per il caricamento di un file dal proprio PC (in locale), cliccare Sfoglia, cercare tra le proprie cartelle e selezionare l allegato che si desidera caricare; 7. Cliccare Salvare. 3.9 Successivi round di negoziazione (se previsti) Una volta inviata l offerta, al Fornitore potrebbe essere richiesto di prendere parte ad eventuali ulteriori round di negoziazione. In questo caso riceverà una contenente alcune indicazioni specifiche e, in particolar modo, il nuovo termine di presentazione delle offerte. L offerta precedentemente inviata, a questo punto, diviene nuovamente modificabile. I successivi round di negoziazione possono richiedere le seguenti operazioni: l inserimento di nuova documentazione; la modifica di documenti esistenti; la ridefinizione del valore economico complessivo dell offerta stessa. 21

22 Per accedere all offerta precedentemente inviata e modificarla, individuare in Appalti e aste la Gara di interesse e cliccare sul numero di offerta corrispondente. All interno della pagina dell offerta premere Elaborare e procedere alla rielaborazione dell offerta come indicato ai punti precedenti Comunicazione esito Gara In Appalti e Aste è possibile vedere l esito della Gara. Nella colonna Stato offerta si visualizza lo stato corrente dell offerta inviata: - Presentato: l offerta è stata inviata ma non è ancora stata valutata dal Gruppo Dolomiti Energia. - Rifiutato: l offerta non è risultata la migliore in graduatoria. - Accettato: l offerta è risultata la migliore nella graduatoria della gara o di parte della stessa. Al momento dell accettazione o rifiuto dell offerta da parte del Gruppo Dolomiti Energia il Fornitore riceve anche una mail. 22

23 4 REQUISITI TECNICI Dal punto di vista tecnico il Fornitore, per poter usufruire delle funzionalità del Portale Acquisti deve avere a disposizione uno dei seguenti browser: - Internet Explorer versione 7.0 o successive; - Mozilla Firefox versione 2.0 o successive (scaricabile gratuitamente online). N.B. Se si utilizza un browser differente da quelli sopra elencati (Chrome, Safari, etc.), le funzionalità del Portale possono risultare alterate. Il fornitore deve inoltre abilitare la propria connessione agli applet Java, al download documenti, alla visualizzazione di compatibilità e allo sblocco pop-up secondo la seguente procedura: 1) Collegarsi al browser e seguire il percorso Strumenti Opzioni Internet Protezione 2) Nel TAB "Protezione" scegliere "Livello personalizzato". Scorrere la lista fino a "esecuzione script delle applet java" e impostare "Attiva". Sempre in livello personalizzato, impostare su attiva anche l opzione esecuzione automatica del download dei file (sezione downloads). Inoltre, mettere flag su Disabilita per il blocco pop-up (questa impostazione può essere bypassata se viene richiesto dal browser di consentire i pop-up. In quel caso, consentire i pop-up e ignorare questa impostazione). 23

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25 3) Infine, se la propria versione Explorer è successiva alla 8, abilitare la vista di compatibilità: Strumenti Internet Vista di compatibilità. 25