ECM Solution v.4.2. Il software per la gestione degli eventi ECM

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1 ECM Solution v.4.2 Il software per la gestione degli eventi ECM I provider accreditati ECM (sia nazionali che regionali) possono trovare in ECM Solution un valido strumento operativo per la gestione delle attività formative riconosciute idonee per l Educazione Continua in Medicina. OBBLIGHI E SCADENZE: Al termine di ogni evento, entro e non oltre 90(novanta) gg, il Provider deve comunicare all Ente accreditante ed al COGEAPS, i crediti attribuiti ai singoli partecipanti. L invio dei dati viene effettuato tramite un tracciato XML opportunamente firmato digitalmente dal legale rappresentante. COSA CONSENTE DI FARE ECM SOLUTION: La gestione delle attività formative di un provider accreditato, comporta un notevole impegno in termini di tempi e risorse. ECM Solution consente di gestire il singolo evento formativo in tutte le sue fasi, ottimizzando tempi e qualità del lavoro svolto. ALCUNE FUNZIONALITA DEL SOFTWARE: Calendarizzazione eventi per codice ed edizioni: è possibile pianificare i corsi di formazione utilizzando un vero e proprio planning digitale. ITLAV s.r.l. Tel. 0828/ mail:info@itlav.com -

2 Anagrafica partecipanti e storico crediti formativi: nella sezione di anagrafica partecipanti, il software genera per singolo discente lo storico eventi, il numero di crediti acquisiti e l archivio documentale in termini di attestati Archivi di base: a corredo del software gli archivi di base richiamati nella gestione dell evento durante l inserimento dei dati (Tabella A; Tabella B; Tabella C; Tabella D; Tabelle E; Tabella F; Tabella G) Funzionalità di buckup e restore Stampe: Attestato di frequenza, Attestato ECM per singolo partecipante; Registro presenze partecipanti, auditor, docenti Esportazione personalizzata di dati dall elenco partecipanti, auditor e docenti in formato Excel Storico documentale per evento e partecipante Personalizzazione template per la stampa degli attestati ITLAV s.r.l. Tel. 0828/ mail:info@itlav.com -

3 Esportazione dati dell evento secondo lo standard previsto (tracciato XML) Personalizzazione griglie per esportazione dati e ricerche avanzate Visualizzazione dello storico formativo in ogni singola anagrafica Generazione attestati anche in formato.pdf protetto Invio automatizzato di documenti (attestati di frequenza, attestati ECM) grazie ad una specifica funzione (l invio potrà essere effettuato con normale o con PEC) Gestione Docenti: possibilità di ricevere un credito formativo ogni 30 (trenta) minuti di lezione, viene data la possibilità all utente di definire i crediti assegnati ed i costi Importazione anagrafiche partecipanti, auditor ed Enti da file in formato Excel o CSV SCHEDA ANAGRAFICA: autorizzazione del partecipante al trattamento dei dati personali attraverso l inserimento di un check (Legge sulla Privacy DL.196/2003) Importazione docenti da EXCEL tramite procedura guidata Importazione docenti per ogni evento da Foglio Excel;

4 Gestione attestati: possibilità di stampa degli attestati per singolo partecipante, docente ed uditore Stampa registro presenze per docenti e uditori Gestione costi e ricavi: calcolo automatico dei ricavi da partecipanti e costi sponsor; personalizzazione delle voci di ricavo e di costo, inserimento per ogni singolo evento della voce di costo e ricavo con il relativo importo, stampa report di costi e ricavi SCHEDA FINANZIARIA : dettaglio delle voci di costo e di ricavo con riepilogo modalità di emissione e ricezione pagamenti raggruppati per tipologia (Banca, Cassa, Pay pal, etc.) Creazione di un nuovo evento come Riedizione Filtro rapido degli eventi per anno e per stato (aperti, chiusi, etc.) EVASIONE SCADENZA EVENTO : per ogni evento il software calcola 90 giorni a partire dalla data di fine evento, ripropone la scadenza in calendario dando la possibilità di evaderla entro tale termine.

5 Gestione Sponsor: archivio e indicazione quote erogate Inserimento crediti del docente Stampa dell attestato di Partecipazione secondo le nuove direttive A.GE.NA.S con l aggiunta del campo di : ISCRIZIONE ORDINE/COLLEGIO/ASSOCIAZIONE PROFESSIONALE Stampa registro presenze con doppia firma di entrata e uscita Generazione automatica MODULISTICA EVENTO (Scheda Anagrafica - Valutazione Evento Residenziale - Valutazione Evento FAD-Conflitto di Interessi - Reclutamento Partecipanti- Fabbisogno Formativo) Indicazione nell elenco Partecipanti/Auditor dello STAUS DI PRESENZA e dell ESITO DEL CORSO; Esportazione personalizzata delle griglie in file.excel del: ELENCO ANAGRAFICHE/ELENCO EVENTI/ELENCO ENTI Aggiornamento automatico del software Registro Presenza: aggiornato, con l inserimento della firma di inizio e fine pausa Inserimento campi Professioni e Discipline all interno dell evento: all interno di ogni evento è possibile indicare e visualizzare il campo Professioni/ Discipline per cui l evento è stato accreditato. In fase di scelta dei partecipanti, il sistema filtrerà quest ultimi rispettando le Professioni/Discipline selezionate.

6 INVIO ATTESTATI: in fase di INVIO DIFFERENZIATO sarà possibile visualizzare lo storico invio e- mail con controllo valido; è possibile l invio degli attestati non in formato.zip, infine il sistema rileva l errore durante l invio degli attestati nel caso in cui un indirizzo e-mai risultasse non essere valido. Stampa report STATO delle inviate

7 Modulistica Evento: per ciascun evento è possibile stampare in formato Microsoft Word i seguenti moduli : Stampe => Attestati Frequenza/Partecipazione/ECM: in fase di generazione degli attestati vi è la possibilità di stampa in.pdf con o senza protezione da password ELENCO EVENTI => PARTECIPANTI: è possibile visualizzare e modificare la DATA ASSEGNAZIONE CREDITI (data trasmessa all A.GE.N.A.S nel file xml) RILEVAZIONI STATISTICHE con filtro per anni

8 Impostazioni => Impostazioni Utility: possibilità di interfacciamento con DB SQL SERVER (versione minima 2008 R2) Service Pack 1 - Release Funzione Marketing: il programma consente l invio delle comunicazioni mezzo con uno o più allegati per la divulgazione e pubblicizzazione degli eventi (l invio sarà effettuato solo a coloro che hanno autorizzato il trattamento dei dati personali). Esportazione in formato Microsoft Excel dei destinatari Newsletter; Notifica di lettura delle ;

9 Relazione annuale: creazione guidata tramite i sette punti previsti dall AGE.NA.S con stampa del documento finale e stampa di ogni singolo punto; CLIENT SERVER - MULTIUTENTE: ECM Solution può essere utilizzato in rete, fornendo l accesso a più utenti e definendo i permessi di scrittura e lettura per ognuno di essi. ITLAV s.r.l. Tel. 0828/ mail:info@itlav.com -

10 ECM Solution v.4.2 Modulo Fatture I l M o d u l o F a t t u r e è u n mo d u l o a g gi u n t i v o d i ECM Solution per fornire ai provider un valido strumento per la gestione fatture legate ad uno specifico evento. COSA CONSENTE DI FARE: Il modulo Fatture di ECM Solution consente di gestire il singolo evento formativo, a n c h e p e r q u a n t o c o n c e r n e l a s e z i o n e d e d i c a t a a l l E M I S S I O N E F A T T U R E, p e r t u t t i i s o g g e t t i : p a r t e c i p a n t i / e n t i / u d i t o r i c o n g e n e r a z i o n e a u t o m a t i c a d e l l o s t o r i c o f a t t u r e e m e s s e. ALCUNE FUNZIONALITA : Emissione fatture per qualsiasi soggetto: Partecipante/auditor/ente; Generazione cronologica fatture emesse, in regola con l art. 21 del DPR IVA in vigore dal ; Storico Fatture per singolo soggetto; CODICE IBAN e Banca di riferimento: è possibile inserire direttamente dalla scheda Provider il Codice Iban e la Banca di riferimento. Archivio Modalità di pagamento: è possibile assegnare a ciascun partecipante/uditore/ente, la modalità di pagamento concordata; Emissione Nota d accredito, in regola con l art. 21 del DPR IVA in vigore dal ; Archivio causali cod. IVA con relativa descrizione; Informazioni commerciali: Tel. 0828/ dal lunedì al venerdì ore: mail: info@itlav.com ITLAV s.r.l. Tel. 0828/ mail:info@itlav.com -