SCHEMA DEL PIANO DI LAVORO

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1 PIANO D'AZIONE E COESIONE Programma Nazionale Servizi di cura alla prima infanzia e agli anziani non autosufficienti SCHEMA DEL PIANO DI LAVORO Bozza di lavoro per il CIS del

2 Indice del documento 1. Premessa Timesheet e soggetti coinvolti Documento complessivo Specifica attività-soggetti Specifica attività-tempistica Ipotesi di strutturazione del Piano di Lavoro Articolazione del piano Modello di deployment delle attività Conclusioni /15

3 1. Premessa Il Si.Ge.Co., nel definire il modello di Governance multi-livello del Programma Nazionale di cura alla prima infanzia e agli anziani non autosufficienti, individua nel Comitato di Indirizzo e Sorveglianza dell'attuazione (CIS) la sede primaria di riflessione per l'evoluzione e precisazione del Programma (indirizzo) e il luogo della discussione di merito sull'andamento, efficacia e qualità dell'attuazione (sorveglianza). In tale ambito, il CIS è investito anche del compito di discutere ed approvare il Piano di Lavoro complessivo del Programma, predisposto come da prassi comunitaria e secondo quanto indicato dal Si.Ge.Co. dall'autorità di Gestione (AdG). Tale Piano di Lavoro costituisce la declinazione di tutte le attività da svolgersi da parte degli attori del Sistema di Governance, con l'indicazione dei ruoli e di una tempistica di massima. Il Piano di Lavoro, inoltre, soggetto ad aggiornamento periodico, comprende una pianificazione di massima delle attività fino alla conclusione del Programma una pianificazione di maggior dettagli o per step temporali più limitati Alla luce di tali caratteristiche, il presente documento costituisce il framework con il quale l'adg sta procedendo alla predisposizione della proposta di Piano di Lavoro, da sottoporre al CIS nell'ambito delle prerogative prima ricordate. In particolare, in quel che segue, viene riportata: una ipotesi di declinazione di massima di tutte le attività da compiersi fino alla fine del programma, redatta sotto forma di timesheet e con l'indicazione dei soggetti coinvolti per ciascuna attività una ipotesi di strutturazione del Piano di Lavoro, redatta sotto forma di indice del documento da redarre; all'interno di tale struttura, è prevista 3/15

4 la pianificazione di massima dell'intero Programma la pianificazione di maggior dettaglio per le attività da svolgersi entro il 28 febbraio 2014, data in cui sarà presumibilmente conclusa la fase di istruttoria e approvazione di tutti i progetti presentati nell'ambito del 1 Riparto una ipotesi di livello di specifica delle attività previste nella pianificazione di massima, presentato come modello di deployment Il documento, quindi, ha lo scopo di condividere con il CIS tale framework di lavoro e, recepite le eventuali indicazioni, modifiche e/o integrazioni, di consentire all'adg di completare la predisposizione della bozza di Piano di Lavoro da sottoporre al Comitato per la sua discussione ed approvazione 4/15

5 2. Timesheet e soggetti coinvolti 2.1. Documento complessivo AdG Cosa Cosa Cosa Cis Cis Cis AT PM Regioni Benef Ses.Pl. Inf. Anz. Ses. Pl. Inf. Anz. nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu Attività Generali Attività di aggiornamento strategico del Programma Affinamento strategico Analisi dei fabbisogni territoriali Analisi dei dati di attuazione Eventuale aggiornamenti del "Documento di Programma" Azioni di ascolto del partenariato sociale ed economico Elaborazione e monitoraggio dei 4 Piani Regionali Elaborazione indirizzi per la redazione dei 4 piani regionali Definizione degli obiettivi specifici in termini di aumento presa in carico, riequilibrio territoriale e miglioramento qualitativo Definizione delle priorità, modalità di attuazione e requisiti formali specifici Approvazione dei 4 Piani Regionali 1 Monitoraggio dei 4 Piani Regionali Eventuale aggiornamento dei 4 piani regionali Attivazione supporti tecnologici ed gestionali Attivazione piattaforma informatica per la presentazione dei piani Attivazione piattaforma per il monitoraggio BDU Igrue Attivazione piattaforma per la rendicontazione Azioni di informazione, sensibilizzazione e pubblicità Gestione delle azioni di pubblicità, informazione attraverso il sito web 1 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 1 Riparto 1 2 Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 1 Riparto 2 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 2 Riparto Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 2 Riparto Informazione su Progetti Pilota Diffusione dello stato di attuazione del Programma Diffusione dei risultati raggiunti dal Programma Completamento/affinamento del Si.Ge.Co Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento CIS Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento COSA Predisposizione documentazione e manualistica per l'attuazione Vademecum per l'attuazione degli interventi Manuale e modelli di rendicontazione Linee guida e manuale per il monitoraggio (ai fini IGRUE) Manuale e Piste di controllo per il controllo di 1 livello Manuale Piste di controllo per il controllo di 2 livello Manuale per la gestione delle irregolarità Definizione Convenzioni con le Regioni Definizione Disciplinare per i Beneficiari 1 2 Start Up degli Uffici Regionali per il controllo di 1 livello e per il monitoraggio Monitoraggio del Programma in relazione al Piano Azione e Coesione 1a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma 1 2 2a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma 1 2 Relazione finale di attuazione del programma 1 2 1a fase di attuazione (1 RIPARTO) Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento 1 2 Presentazione Piani di Intervento 1 2 Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello /15

6 AdG Cosa Cosa Cosa Cis Cis Cis AT PM Regioni Benef Ses.Pl. Inf. Anz. Ses. Pl. Inf. Anz. nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu Attività Generali 2a fase di attuazione Attivazione di iniziative non competitive a regia dell'adg Attuazione del 2 Riparto Elaborazione dei criteri del 2 riparto 1 2 Individuazione delle condizionalità di accesso alle risorse 1 2 Individuazione dei criteri di selezione dei beneficiari 1 2 Individuazione di eventuali riparti sub-regionali 1 2 Adozione del 2 Riparto 1 Elaborazione dei Formulari e delle Linee Guida 1 2 Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento Presentazione Piani di Intervento Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello Attivazione di iniziative competitive a regia AdG Individuazione delle tipologie di progetti pilota da attuare Formulazione ed approvazione di contenuti tecnici, criteri di selezione, dotazione finanziaria ed elementi di governance dei progetti pilota 1 2 Elaborazione degli avvisi/bandi 1 2 Valutazione/istruttoria 1 2 Approvazione 1 Attuazione Erogazioni Finanziarie acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello Attivazione iniziative a gestione AdG Precisazione dei bisogni di AT per le Amministrazioni centrali Precisazione dei bisogni di AT per le Regioni Definizione del Piano di AT Eventuale aggiornamento del Piano di AT /15

7 2.2. Specifica attività-soggetti AdG Cosa Cosa Cosa Cis Cis Cis AT PM Regioni Benef Ses.Pl. Inf. Anz. Ses. Pl. Inf. Anz. Attività Generali Attività di aggiornamento strategico del Programma Affinamento strategico Analisi dei fabbisogni territoriali Analisi dei dati di attuazione Eventuale aggiornamenti del "Documento di Programma" Azioni di ascolto del partenariato sociale ed economico Elaborazione e monitoraggio dei 4 Piani Regionali Elaborazione indirizzi per la redazione dei 4 piani regionali Definizione degli obiettivi specifici in termini di aumento presa in carico, riequilibrio territoriale e miglioramento qualitativo Definizione delle priorità, modalità di attuazione e requisiti formali specifici Approvazione dei 4 Piani Regionali Monitoraggio dei 4 Piani Regionali Eventuale aggiornamento dei 4 piani regionali Attivazione supporti tecnologici ed gestionali Attivazione piattaforma informatica per la presentazione dei piani Attivazione piattaforma per il monitoraggio BDU Igrue Attivazione piattaforma per la rendicontazione Azioni di informazione, sensibilizzazione e pubblicità Gestione delle azioni di pubblicità, informazione attraverso il sito web 1 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 1 Riparto Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 1 Riparto 2 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 2 Riparto Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 2 Riparto Informazione su Progetti Pilota Diffusione dello stato di attuazione del Programma Diffusione dei risultati raggiunti dal Programma Completamento/affinamento del Si.Ge.Co Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento CIS Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento COSA Predisposizione documentazione e manualistica per l'attuazione Vademecum per l'attuazione degli interventi Manuale e modelli di rendicontazione Linee guida e manuale per il monitoraggio (ai fini IGRUE) Manuale e Piste di controllo per il controllo di 1 livello Manuale Piste di controllo per il controllo di 2 livello Manuale per la gestione delle irregolarità Definizione Convenzioni con le Regioni Definizione Disciplinare per i Beneficiari Start Up degli Uffici Regionali per il controllo di 1 livello e per il monitoraggio Monitoraggio del Programma in relazione al Piano Azione e Coesione 1a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma 2a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma Relazione finale di attuazione del programma 1a fase di attuazione (1 RIPARTO) Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento Presentazione Piani di Intervento Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello 7/15

8 AdG Cosa Cosa Cosa Cis Cis Cis AT PM Regioni Benef Ses.Pl. Inf. Anz. Ses. Pl. Inf. Anz. Attività Generali 2a fase di attuazione Attivazione di iniziative non competitive a regia dell'adg Attuazione del 2 Riparto Elaborazione dei criteri del 2 riparto Individuazione delle condizionalità di accesso alle risorse Individuazione dei criteri di selezione dei beneficiari Individuazione di eventuali riparti sub-regionali Adozione del 2 Riparto Elaborazione dei Formulari e delle Linee Guida Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento Presentazione Piani di Intervento Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello Attivazione di iniziative competitive a regia AdG Individuazione delle tipologie di progetti pilota da attuare Formulazione ed approvazione di contenuti tecnici, criteri di selezione, dotazione finanziaria ed elementi di governance dei progetti pilota Elaborazione degli avvisi/bandi Valutazione/istruttoria Approvazione Attuazione Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello Attivazione iniziative a gestione AdG Precisazione dei bisogni di AT per le Amministrazioni centrali Precisazione dei bisogni di AT per le Regioni Definizione del Piano di AT Eventuale aggiornamento del Piano di AT 8/15

9 2.3. Specifica attività-tempistica nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu Attività Generali Attività di aggiornamento strategico del Programma Affinamento strategico Analisi dei fabbisogni territoriali Analisi dei dati di attuazione Eventuale aggiornamenti del "Documento di Programma" Azioni di ascolto del partenariato sociale ed economico Elaborazione e monitoraggio dei 4 Piani Regionali Elaborazione indirizzi per la redazione dei 4 piani regionali Definizione degli obiettivi specifici in termini di aumento presa in carico, riequilibrio territoriale e miglioramento qualitativo Definizione delle priorità, modalità di attuazione e requisiti formali specifici Approvazione dei 4 Piani Regionali 1 Monitoraggio dei 4 Piani Regionali Eventuale aggiornamento dei 4 piani regionali Attivazione supporti tecnologici ed gestionali Attivazione piattaforma informatica per la presentazione dei piani Attivazione piattaforma per il monitoraggio BDU Igrue Attivazione piattaforma per la rendicontazione Azioni di informazione, sensibilizzazione e pubblicità Gestione delle azioni di pubblicità, informazione attraverso il sito web 1 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 1 Riparto 1 2 Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 1 Riparto 2 Riparto Attività di informazione,sensibilizzazione sulla partecipazione dei beneficiari al 2 Riparto Attività di informazione, pubblicità sull'avvio e avanzamento dei Piani del 2 Riparto Informazione su Progetti Pilota Diffusione dello stato di attuazione del Programma Diffusione dei risultati raggiunti dal Programma Completamento/affinamento del Si.Ge.Co Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento CIS Predisposizione ed approvazione Regolamento funzionamento COSA Predisposizione documentazione e manualistica per l'attuazione Vademecum per l'attuazione degli interventi Manuale e modelli di rendicontazione Linee guida e manuale per il monitoraggio (ai fini IGRUE) Manuale e Piste di controllo per il controllo di 1 livello Manuale Piste di controllo per il controllo di 2 livello Manuale per la gestione delle irregolarità Definizione Convenzioni con le Regioni Definizione Disciplinare per i Beneficiari 1 2 Start Up degli Uffici Regionali per il controllo di 1 livello e per il monitoraggio /15

10 nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu Attività Generali Monitoraggio del Programma in relazione al Piano Azione e Coesione 1a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma 1 2 2a relazione sintetica sullo stato di attuazione del programma 1 2 Relazione finale di attuazione del programma 1 2 1a fase di attuazione (1 RIPARTO) Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento 1 2 Presentazione Piani di Intervento 1 2 Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello a fase di attuazione Attivazione di iniziative non competitive a regia dell'adg Attuazione del 2 Riparto Elaborazione dei criteri del 2 riparto 1 2 Individuazione delle condizionalità di accesso alle risorse 1 2 Individuazione dei criteri di selezione dei beneficiari 1 2 Individuazione di eventuali riparti sub-regionali 1 2 Adozione del 2 Riparto 1 Elaborazione dei Formulari e delle Linee Guida 1 2 Supporto nella predisposizione dei Piani di Intervento Presentazione Piani di Intervento Istruttoria dei Piani di intervento Approvazione dei Piani di Intervento Attuazione dei Piani di intervento Erogazioni Finanziarie 1 acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello /15

11 nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu Attività Generali Attivazione di iniziative competitive a regia AdG Individuazione delle tipologie di progetti pilota da attuare Formulazione ed approvazione di contenuti tecnici, criteri di selezione, dotazione finanziaria ed elementi di governance dei progetti pilota 1 2 Elaborazione degli avvisi/bandi 1 2 Valutazione/istruttoria 1 2 Approvazione 1 Attuazione Erogazioni Finanziarie acconto pagamenti intermedi Saldo Eventuali azioni per il recupero di somme/compensazione Monitoraggio Rendicontazione Controlli di 1 Livello Controlli di 2 Livello Attivazione iniziative a gestione AdG Precisazione dei bisogni di AT per le Amministrazioni centrali Precisazione dei bisogni di AT per le Regioni Definizione del Piano di AT Eventuale aggiornamento del Piano di AT /15

12 3. Ipotesi di strutturazione del Piano di Lavoro 3.1. Articolazione del piano Di seguito si riporta una proposta di indice, attraverso il quale articolare il Piano di Lavoro del Programma, sia in relazione al deployment di massima delle attività, sia in relazione al primo step di attuazione (da concludersi entro il 28 febbraio p.v.) *** 1. Premessa 2. Attività già svolte 3. Articolazione complessiva del Programma. Il Piano di Lavoro di Massima 3.1 Timesheet di Massima 3.2 Attività generali Attività di affinamento strategico del Programma Elaborazione e monitoraggio dei Piani Regionali Completamento del Sistema di Gestione e Controllo (Si.Ge.Co) Attività collegate al Monitoraggio Rafforzato del Piano di Azione e Coesione 3.3 Attività trasversali Attivazione supporti tecnologici e gestionali Azioni di informazioni, sensibilizzazione e pubblicità Predisposizione ed attuazione del Piano di Assistenza Tecnica del Programma 3.4 Attività gestionali Attuazione del Primo Riparto Definizione ed attuazione del Secondo Riparto Definizione ed attuazione di ulteriori progetti pilota 4. Il primo step di attuazione: obiettivi 5. Le attività del primo step: il percorso di lavoro fino al 28 febbraio Timesheet di dettaglio 5.2 Attività per l'assegnazione definitiva delle risorse programmate con il 12/15

13 primo Riparto Modalità di svolgimento dell'istruttoria Regolazione delle attività di istruttoria/valutazione di primo e secondo livello Programmazione delle attività di Valutazione finale Predisposizione del Disciplinare di attuazione degli interventi Predisposizione ed adozione dei decreti di finanziamento 5.3 Avvio delle attività per l'adozione del 2 riparto 5.4 Avvio delle attività per l'elaborazione dei 4 Piani Regionali 5.5 Attivazione e/o rilascio dei supporti informatici 5.6 Rafforzamento delle attività di sensibilizzazione sul 1 Riparto 5.7 Elaborazione delle bozze di manualistica e dei format per i controlli 5.8 Start-Up degli Uffici Regionali per il controllo di 1 livello 5.9 Piano di Assistenza Tecnica del Programma 13/15

14 3.2. Modello di deployment delle attività Le singole attività previste nella programmazione di massima (e specificate nel punto 3 dell'indice precedente) saranno specificate utilizzando il modello riportato di seguito: Titolo dell'attività Obiettivo: Descrizione dell'obiettivo da raggiungere Output: Descrizione del risultato atteso, in termini di prodotto e/o di servizio Soggetti Coinvolti: Autorità di Gestione Cis Cis - Infanzia Cis - Anziani Cosa Cosa - Infanzia Cosa - Anziani Assistenza Tecnica Program Manager Regioni Beneficiari Descrizione delle attività di specifica competenza (se previste) svolte per il raggiungimento dell'obiettivo e la produzione dell'output atteso 14/15

15 4. Conclusioni Gli elementi riportati nei paragrafi precedenti costituiscono il framework all'interno del quale gli uffici dell'adg stanno predisponendo la bozza di Piano di Lavoro da sottoporre alla discussione del CIS. In tale contesto, quindi, risulta opportuno che detto framework sia oggetto di una discussione di massima preliminare, onde consentire all'autorità di Gestione di recepire eventuali suggerimenti ed indicazioni. 15/15