Conservazione Sostitutiva Libro Unico del Lavoro

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1 Manuale Operativo Conservazione Sostitutiva Libro Unico del Lavoro (Adempimenti B.Point verso ARKManager) UR

2 Wolters Kluwer Italia s.r.l. - Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questi documenti può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico o altri, senza la preventiva autorizzazione di Wolters Kluwer Italia s.r.l. I manuali/schede programma sono costantemente aggiornate, tuttavia i tempi tecnici di redazione possono comportare che le esemplificazioni riportate e le funzionalità descritte non corrispondano esattamente a quanto disponibile all utente. L utente potrebbe avere attive tutte o solamente alcune delle funzioni descritte nel presente documento, per le diverse condizioni commerciali a cui ha aderito.

3 INDICE PREMESSA NORMATIVA... 4 TABELLA AUTORIZZAZIONI... 5 STAMPA DEFINITIVA LUL... 6 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL... 7 MANUTENZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL INIBIZIONE OPERATORI ALLA CONSERVAZIONE Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 3/13

4 PREMESSA NORMATIVA La tenuta e la Conservazione del Libro Unico del Lavoro può essere effettuata in modo tradizionale (elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo o stampa laser, previa autorizzazione da parte dell'inail alla stampa e generazione della numerazione automatica) oppure su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art.71 del D.Lgs. 07/03/2005, n.82 (le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA n.11/2004 e nel DPCM 30 gennaio 2009). I sistemi di tenuta e Conservazione informatica del Libro Unico del Lavoro (LUL) sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, da consegnare anche a mezzo Fax o posta PEC, alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della loro messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. I documenti informatici che compongono il Libro Unico del Lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità tra un periodo di paga e l'altro. Il processo di Conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro la fine del mese successivo, con l'apposizione di una ulteriore firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente o associazione di categoria), oltre che di una marca temporale da apporre quindi, all'intera scritturazione di paghe e presenze in scadenza. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 4/13

5 TABELLA AUTORIZZAZIONI Per attivare la Conservazione Sostitutiva del Libro Unico del Lavoro è necessario inserire all'interno della Tabella Autorizzazione Libro Unico del Lavoro le seguenti informazioni: Campo Modalità LUL Data Inizio Data Fine Conservazione Descrizione Valori ammessi: [C]artacea (valore predefinito) [S]ostitutiva Nella forma [gg/mm/aaaa] Viene richiesta solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a [S]ostitutiva. Indicare il giorno di inizio della tenuta del LUL con la modalità di Conservazione Sostitutiva. Nella forma [gg/mm/aaaa] Viene richiesta solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a [S]ostitutiva. Indicare il giorno di termine della tenuta del LUL con la modalità di Conservazione Sostitutiva. Lasciare la data a zero se non è prevista una data di termine Conservazione Sostitutiva. A partire dal Numero LUL Viene richiesto solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a [S]ostitutiva. Indicare il numero di pagina del LUL di inizio della tenuta con la modalità di Conservazione Sostitutiva. Nel caso in cui, all'interno della stessa configurazione siano gestite più autorizzazioni LUL per le quali si intenda passare alla Conservazione Sostitutiva, occorre indicare le suddette informazioni per ognuna di esse. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 5/13

6 STAMPA DEFINITIVA LUL Per poter garantire l'integrità dei dati ai fini della Conservazione Sostitutiva, effettuando la stampa in ìbollato del cedolino, la procedura provvede a generare, all'interno di un'apposita cartella, per ogni pagina stampata un file in formato PDF con le stesse caratteristiche e informazioni del LUL. La generazione dei file PDF viene effettuata per: le pagine retribuzioni le pagine calendario le pagine retribuzioni+calendario le eventuali pagine utilizzate ai fini della stampa dei cedolini riepilogativi Quest'ultime, anche se non obbligatorie devono essere conservate per mantenere la progressività e consecutività delle pagine del LUL stampate nel bollato. Esempio di generazione file PDF: I file PDF vengono generati all'interno di un'apposita cartella, suddivisa per numero di autorizzazione (per es. c:\bpoint\arc\condiv\dispag\lul\[numero autorizzazione]). Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 6/13

7 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL Al termine di ogni periodo di paga occorre trasmettere ad ARKmanager ogni pagina del LUL stampata. Campo Numero autorizzazione Opzioni Trasmessi/Da Trasmettere Descrizione Selezionare il numero di autorizzazione per la quale si intende effettuare la Conservazione Sostitutiva del LUL. Il campo non viene richiesto in caso di unica autorizzazione presente in archivio. Utilizzare l'opzione [Trasmessi] per visualizzare le pagine del LUL già trasmesse. Utilizzare l'opzione [Da trasmettere] per visualizzare le pagine del LUL ancora da trasmettere. Se è stata selezionata l'opzione [Da trasmettere] viene visualizzato automaticamente il primo numero di LUL da trasmettere. Bollato di partenza Bollato di partenza non può essere modificato. Se è stata selezionata l'opzione [Trasmessi], tramite il tasto funzione [F7-Bollati Trasmessi] è disponibile l'elenco degli invii effettuati in cui sono indicate le pagine di inizio e fine trasmissione. I successivi campi [Stampati fino alla data del] e [Periodo Conservazione] sono di sola visualizzazione. Stampati fino alla data del Periodo Conservazione Nella Forma gg/mm/aaaa. Il campo viene richiesto se è stata selezionata l'opzione [Da trasmettere]. Indicare la data di stampa del LUL da considerare ai fini dell'invio alla Conservazione Sostitutiva. Tramite il tasto funzione [F2-Help di Campo] è disponibile l'elenco ordinato per data con i numeri del LUL di inizio e fine stampa. Nella forma mm/aaaa. Il campo viene richiesto se è stata selezionata l'opzione [Da trasmettere]. Indicare il periodo di Conservazione nella forma mm/aaaa. Esempio di videata: Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 7/13

8 Tramite il bottone [Ricerca] viene visualizzato il dettaglio delle pagine del LUL rispondenti alle opzioni inserite: Tramite il bottone è possibile visualizzare il contenuto di ogni singola pagina visualizzata. Selezionare il bottone [Esporta] per inviare ad ARKmanager le pagine visualizzate. Sono disponibili le seguenti modalità di invio: Tramite WebServices (modalità automatica) Tramite file compresso s2s.fcp su postazione locale Tramite file compresso s2s.fcp su postazione server Selezionando le modalità file compresso s2s.fcp verrà successivamente richiesta la cartella in cui dovrà essere depositato il file contenente le pagine del LUL da inviare alla Conservazione Sostitutiva. Il file dovrà essere prelevato e acquisito manualmente all'interno di ARKmanager: Il processo di trasmissione ad ARKmanager può essere effettuato in più riprese nel corso dello stesso periodo di paga oppure, in un'unica soluzione al termine dello stesso. I file PDF trasmessi contenenti le pagine del LUL vengono mantenuti anche dopo la trasmissione. Nella scelta "Gestione Fogli Utilizzati" per ogni pagina del LUL trasmessa, vengono memorizzate la data e l'ora di Trasmissione: Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 8/13

9 La data e l'ora sono riferite alla data di trasmissione da B.Point ad ARKmanager. La data e ora di effettiva Conservazione Sostitutiva sono gestite da ARKmanager e pertanto sono visibili da quest'ultimo. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 9/13

10 MANUTENZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL Per esigenze di spazio fisico su disco e/o per ridurre la quantità di file presenti, è possibile eliminare i PDF trasmessi ad ARKmanager. Tramite la stessa procedura è anche possibile riabilitare all'invio di ARKmanager, le pagine del LUL trasmesse in precedenza. Quest'ultima funzione non è disponibile se sono stati eliminati i PDF trasmessi. Campo Numero autorizzazione Opzioni Rimuovi PDF/Ripristina invio Descrizione Selezionare il numero di autorizzazione per la quale si intende eliminare i pdf o ripristinare l'invio dei pdf ad ARKmanager. Il campo non viene richiesto in caso di unica autorizzazione presente in archivio. Utilizzare l'opzione [Rimuovi PDF] per rimuovere i PDF relativi alle pagine del LUL già trasmesse. Utilizzare l'opzione [Ripristina Invio] per ripristinare l'invio dei PDF relativi alle pagine del LUL già trasmesse. Tramite il tasto funzione [F2-Help di campo] è disponibile l'elenco degli invii effettuati in cui sono indicate le pagine di inizio e fine trasmissione, la data di stampa, il periodo paga, l'operatore che ha effettuato la trasmissione, la relativa data e ora di trasmissione. Bollato partenza di Esempio di videata Tramite il bottone [Ricerca], viene visualizzato il dettaglio delle pagine del LUL rispondenti alle opzioni inserite: Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 10/13

11 Tramite il bottone [Esegui] si procede alla funzione selezionata (Rimuovi PDF / Ripristina invio). Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 11/13

12 INIBIZIONE OPERATORI ALLA CONSERVAZIONE E' possibile inibire ad alcuni operatori l'accesso alle funzioni di Conservazione Sostitutiva e Manutenzione Conservazione Sostitutiva collegando all'operatore un Profilo P.A.C. come indicato: In corrispondenza del campo <Elenco PAC> tramite gli appositi tasti funzione collegare il PAC PAGCLUL: Collegare il Profilo PAC agli operatori per i quali si vuole inibire l'accesso alle funzioni di Conservazione e manutenzione del LUL: Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 12/13

13 Per gli operatori a cui viene collegato il Profilo PAC, come descritto in precedenza, accedendo alle funzioni di Conservazione e manutenzione del LUL, viene visualizzato il seguente messaggio e non è consentito l'accesso: Per gli operatori a cui viene collegato il Profilo PAC è comunque consentita la stampa del LUL in bollato per la quale, in presenza di Conservazione Sostitutiva, viene generata per ogni pagina stampata il rispettivo PDF che sarà successivamente trasmesso ad ARKmanager tramite gli operatori abilitati. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Conservazione Sostitutiva LUL Pag. 13/13