Il sistema di gestione documentale e BPM di Filas (chi è Filas)

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Franco Giglio
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1 e BPM di Filas Stefano Gasparri Responsabile tecnologico, FILAS Finanziaria della Regione Lazio che promuove, con differenti strumenti (tecnici, finanziari, agevolativi, ecc.), lo sviluppo Pag. 1

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3 Le strutture Filas dispongono di personale molto competente sui temi trattati. Esistono problemi di reportistica e integrazione tra le varie Aree operative. Infatti alcune persone sono costrette ad utilizzare apposite tabelle (Excel o Word) per tenere traccia dello svolgimento della parte di processo loro affidata, con perdita di tempo e, a volte, anche di Nel 2009 è stato adottato il sistema delle Domande on line : non più plichi più o meno voluminosi allegati alla domanda presentata, ma compilazione on line della domanda e invio della documentazione in formato elettronico, con trasmissione cartacea della sola domanda firmata dal richiedente (2-3 Pag. 3

4 Finanziaria della Regione Lazio che promuove, con differenti strumenti (tecnici, finanziari, agevolativi, ecc.), lo sviluppo Le strutture Filas dispongono di personale molto competente sui temi trattati. Esistono problemi di reportistica e integrazione tra le varie Aree operative. Infatti alcune persone sono costrette ad utilizzare apposite tabelle (Excel o Word) per tenere traccia dello svolgimento della parte di processo loro affidata, con perdita di tempo e, a volte, anche di Nel 2009 è stato adottato il sistema delle Domande on line : non più plichi più o meno voluminosi allegati alla domanda presentata, ma compilazione on line della domanda e invio della documentazione in formato elettronico, con trasmissione cartacea della sola domanda firmata dal richiedente (2-3 Pag. 4

5 e BPM di Filas (Obiettivi del progetto) L OBIETTIVO FINALE AUMENTARE L EFFICIENZA OPERATIVA DEL SISTEMA FILAS e BPM di Filas (Obiettivi del progetto) L OBIETTIVO FINALE AUMENTARE L EFFICIENZA OPERATIVA DEL SISTEMA FILAS ATTRAVERSO L AUTOMAZIONE DEI Pag. 5

6 e BPM di Filas (Obiettivi del progetto) L OBIETTIVO FINALE AUMENTARE L EFFICIENZA OPERATIVA DEL SISTEMA FILAS ATTRAVERSO L AUTOMAZIONE DEI E IN PARALLELO 1. ELIMINAZIONE TOTALE DELLA CARTA DA TUTTI GLI UFFICI 2. UNIFICAZIONE DEGLI ARCHIVI GESTIONALI e BPM di Filas (Piano operativo) PIANO OPERATIVO ADOZIONE DI UNO STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA josh Protocol! Pag. 6

7 e BPM di Filas (Piano operativo) PIANO OPERATIVO ADOZIONE DI UNO STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA josh Protocol! FORMALIZZAZIONE GRADUALE DEI Manuale delle procedure vivo e BPM di Filas (Piano operativo) PIANO OPERATIVO ADOZIONE DI UNO STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA josh Protocol! FORMALIZZAZIONE GRADUALE DEI Manuale delle procedure vivo AUTOMAZIONE GRADUALE DEI josh e altri strumenti Microsoft Pag. 7

8 e BPM di Filas (Piano operativo) PIANO OPERATIVO ADOZIONE DI UNO STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA josh Protocol! FORMALIZZAZIONE GRADUALE DEI Manuale delle procedure vivo AUTOMAZIONE GRADUALE DEI PROCESSI OPERATIVI josh e altri strumenti Microsoft ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA e BPM di Filas (I primi passi) Nel 2011 è stato adottato il Protocollo elettronico (con l utilizzo di josh Protocol!) che consente di far circolare all interno le immagini della corrispondenza (IN/OUT) archiviando il cartaceo in contenitori fisici a bassa movimentazione. Da Aprile 2011 è iniziata la sperimentazione sulla automazione dei processi operativi. Nei 2011 saranno implementati i seguenti processi: Parte del ciclo acquisti Parte del ciclo passivo. Parte del ciclo di gestione delle domande. Molti servizi interni (Richieste ferie, permessi, accessi alla rete, ecc.) In base all esito della sperimentazione (risultati conseguiti e assorbimento da parte dell utenza) si deciderà come, dove e quando intervenire. In parallelo è stato rivisto ed aggiornato il Manuale delle procedure Pag. 8

9 e BPM di Filas (I primi problemi) Abitudine a vedere le informazioni stampate su carta e a firmare i documenti. Abitudine ad operare secondo regole consolidate nel tempo e descritte in un manuale delle procedure non completo e non sempre aggiornato. Elevato utilizzo di comunicazioni interne informali. Stretta correlazione con le strutture regionali con necessità di adattare i processi alle esigenze del Cliente. e BPM di Filas (Elementi positivi) Coinvolgimento favorevole della Direzione. Convinzione reale del Management sulla necessità di migliorare l efficienza della struttura e la sicurezza delle Fiducia nel piano di graduale inserimento di tecnologie informatiche per la gestione dei processi. Progetto presentato come attivazione graduale di nuovi strumenti in parallelo alla capacità di assorbimento della struttura Disponibilità di una struttura informatica efficiente e sufficiente a gestire i nuovi programmi. Pag. 9

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