Il sistema informativo aziendale

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1 Università degli Studi di Messina Facoltà di Ingegneria AA 2005/2006 Lezione n. 6 Prof. S. Loprevite Il sistema informativo aziendale 1

2 Sistema informativo Controllo di gestione Per attuare il controllo di gestione è necessario disporre di un sistema informativo aziendale che raccolga i dati ed elabori le informazioni da utilizzare a fini decisionali dalle persone responsabili degli andamenti aziendali In tale prospettiva, il sistema informativo può essere visto come uno strumento del controllo (funzione strumentale del sistema informativo rispetto al controllo) Una definizione di sistema informativo aziendale Il sistema informativo è il processo mediante il quale si raccolgono i dati e si elaborano le informazioni utili per l assunzione delle decisioni per gli organi direzionali di vario livello Raccolta ed elaborazione dei dati Informazione Decisioni Azioni 2

3 Sistema informativo aziendale Sistema informativo contabile Sistema informativo non contabile (extracontabile) Tratto e adattato da L. Brusa, Sistemi manageriali Piano strategico Strumenti contabili del controllo (o contabilità per la direzione, o contabilità direzionale) Contabilità generale e bilancio di esercizio Contabilità analitica Reporting Piano strategico Budget e altre misurazioni preventive Rilevazioni extracontabili Insieme delle informazioni di vario tipo (contabili ed extra-contabili) che vengono opportunamente selezionate e presentate, sotto forma di report o rendiconti periodici di controllo, al management affinché questo possa effettuare le sue scelte. Un report può essere inteso, in senso cartaceo, come un documento che mette a confronto risultati attesi (ad esempio di budget) con risultati effettivi (ad esempio rilevati dalla contabilità analitica) e ne evidenzia gli <<scostamenti>>. 3

4 Gli oggetti del controllo di gestione. Le fasi e i meccanismi del controllo di gestione Gli oggetti del controllo di gestione Di quali <<oggetti>> bisogna monitorare l efficacia e l efficienza? Ovvero, cosa bisogna controllare? 4

5 La scomposizione dell azienda in sub-sistemi Azienda Risultati Sub-sistemi Sub-sistemi Sub-sistemi Risultati Risultati Risultati Riduzione del livello di complessità Individuazione delle cause dei risultati e delle leve di azione Individuazione dei soggetti cui compete la responsabilità dei risultati I criteri di disaggregazione Prodotti, famiglie di prodotti ASA Clienti Aree geografiche Canali distributivi Progetti Aree funzionali Processi (e loro fasi <<attività>> Aree di responsabilità? Aree di risultato Controllo per aree di risultato e per aree di responsabilità. Controllo per processi 5

6 Le fasi del controllo di gestione Si parla di fasi del controllo perché esso si svolge in più momenti nel corso della gestione Controllo antecedente Controllo consuntivo Controllo concomitante Il controllo antecedente Mira ad accertare la fattibilità, la adeguatezza e la convenienza dei programmi operativi di gestione (Budgeting) Richiede un confronto tra risultati previsti dal piano per l arco di tempo abbracciato dal budget e i risultati conseguibili con il budget da approvare 6

7 Il controllo concomitante Controllo periodico con cui si misura il grado di raggiungimento degli obiettivi nel corso del periodo amministrativo (razionalizzazione della gestione) Richiede il confronto tra risultati intermedi, riferiti ad un periodo infraannuale ed esplicitati nel budget, e risultati intermedi effettivi riferiti a quel periodo infra-annuale Il controllo consuntivo Realizza il confronto tra i risultati di fine periodo realizzati e i risultati programmati Richiede il confronto tra risultati attesi per il periodo e risultati finali effettivi del periodo 7

8 Il controllo consuntivo Il controllo consuntivo è, quindi, un controllo finale, che interviene quando non vi è più alcuna possibilità di influenzare i risultati della gestione. Esso è, tuttavia, utile perché consente: - Di migliorare la programmazione futura - Di valutare le prestazioni dei manager I meccanismi di controllo Con il termine meccanismi di controllo si indicano le regole (procedure) mediante le quali si realizza il confronto tra obiettivi e risultati. 8

9 Il meccanismo di feed-back Confronto tra risultati attesi e risultati effettivi Definizione degli obiettivi Azioni Confronto obiettivi/risultati Analisi scostamenti Interventi correttivi Rilevazione consuntivi Il controllo ad obiettivi incrementali impliciti Confronto tra risultati realizzati e risultati di periodi precedenti Azioni Confronto risultati di periodo/risultati periodo precedente Rilevazione consuntivi 9

10 Il meccanismo di feed-forward Confronto periodico tra obiettivi e risultati prevedibili in assenza di interventi correttivi Obiettivi attesi nel budget Confronto obiettivi attesi/ risultati prevedibili Monitoraggio precoce Risultati prevedibili in assenza di interventi correttivi Azioni correttive 10