Ambito legale. Professional Dictation Systems. Ambito legale

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1 Ambito legale Professional Dictation Systems Ambito legale

2 2 3 Le tradizionali modalità operative legate alla dettatura devono evolversi per permettere ai professionisti del diritto di lavorare con maggiore rapidità ed efficienza. Olympus lo sa. Da decenni, Olympus aiuta i professionisti del diritto a lavorare in modo più efficace ed efficiente. Conosciamo le sfide che dovete affrontare e vi offriamo le soluzioni. La carriera legale può essere una sfida. Innumerevoli scadenze, pressione costante per lavorare di più in minor tempo e maggiore concorrenza sul mercato: tutti questi fattori spingono le aziende a tagliare i costi e a ottimizzare le risorse. Molti flussi di lavoro quotidiani devono essere rivisti e ottimizzati laddove possibile. Siate testimoni del passaggio alla dettatura digitale Da molti anni i professionisti del diritto utilizzano dispositivi di dettatura per risparmiare tempo prezioso e incrementare la qualità del proprio lavoro. Noi di Olympus siamo convinti che il futuro della dettatura sia ora rappresentato dall evoluzione dall analogico al digitale, in grado di assicurare un efficienza ancora maggiore. Al posto di un supporto fisico, come un nastro, le registrazioni verranno elaborate come file audio digitali, che possono essere modificati e distribuiti in ogni rete IT esistente o tramite Internet. A sostegno della dettatura digitale Miglioramenti tangibili Velocizzare il flusso di lavoro e il processo di trascrizione significa poter inviare più rapidamente lettere e documenti di carattere legale, riducendo il rischio di mancare una scadenza importante. L attesa dei clienti sarà inferiore, i casi verranno chiusi più rapidamente e potrete accettare un carico di lavoro maggiore per un fatturato maggiore. Azioni più rapide, maggiore trasparenza Tramite la dettatura digitale, le informazioni chiave sono trasparenti in tutta l organizzazione. Grazie ai vantaggi generati dalla rapidità di modifica dei file, è possibile raggiungere uno standard professionale La dettatura digitale migliora il vostro lavoro Ovunque vi porti la vostra attività, la dettatura digitale vi consente di modificare più facilmente i file registrati e raggiungere risultati migliori in meno tempo. Ad esempio, è possibile inserire in un file passaggi di testo proprio nel punto corretto, senza bisogno di omettere aspetti importanti. Inoltre, gli assistenti potranno accedere direttamente ai file per garantire una trascrizione e una distribuzione immediate. Aggiungete la possibilità di allegare le vostre annotazioni vocali e otterrete un processo più efficiente. L esperienza Olympus Le soluzioni Olympus Professional Dictation Systems possono essere personalizzate in modo da adattarsi all ambiente lavorativo esistente, garantendo trasparenza del flusso di lavoro, migliore utilizzo delle risorse e convenienza ottimale. Ogni minuto di dettatura digitale corrisponde a un ritorno di investimento reale e vi consente di fornire un servizio migliore ai vostri clienti. e qualitativo più elevato in meno tempo. Inoltre, invece di essere limitate a una singola registrazione su nastro, le dettature sono disponibili a tutti, in ogni momento e in ogni luogo. Sicurezza maggiore La dettatura digitale aumenta anche la sicurezza, un aspetto universalmente considerato fondamentale oggi, specialmente in ambito legale. Mentre è quasi impossibile proteggere i nastri contro il furto o l accesso non autorizzato, le dettature digitali possono essere crittografate e protette mediante password. Sono inoltre facili da conservare e archiviare, non richiedendo alcuno spazio fisico.

3 4 5 Le prove parlano da sole Per ottime ragioni, il concetto di dettatura si è ormai consolidato come una prassi lavorativa vantaggiosa. Da anni viene utilizzata in molti settori da professionisti altamente specializzati, come strumento per risparmiare tempo. Tuttavia, solo di recente sono stati integrati i vantaggi della tecnologia digitale. Con la gamma Olympus Professional Dictation Systems, potete creare documenti molto più rapidamente che in passato e con maggiore flessibilità. Registrate la vostra dettatura, trasferitela come file digitale sul computer, quindi inviatela via a un servizio di trascrizione, I vantaggi principali comprendono: Una maggiore efficienza Il team è sempre sincronizzato grazie all elaborazione e alla condivisione immediata delle dettature con tutti i membri interessati, via , rete o FTP Possibilità di integrare le registrazioni con le applicazioni software del vostro ufficio legale Creazione più rapida dei documenti, con un attesa minore tra la registrazione e la trascrizione Centralizzazione rapida di dati importanti, al fine di velocizzare i tempi di elaborazione dei procedimenti legali L assegnazione di priorità consente di definire in modo semplice e chiaro i lavori urgenti Sicurezza intelligente Lo staff può accedere alle registrazioni in modo sicuro da ogni PC della rete Garanzia di piena conformità alle normative sulla tutela dei dati Possibilità di collegare facilmente le registrazioni alla pratica corretta del singolo procedimento mediante uno scanner per codici a barre Protezione contro l accesso non autorizzato grazie alla crittografia dei dati e alla sicurezza biometrica Dettatura professionale Possibilità di scegliere tra una vasta gamma di dispositivi di dettatura e accessori facili da usare, tutti progettati per adattarsi ai requisiti professionali dei moderni studi legali interno od esterno, oppure importatela in un programma di riconoscimento vocale. Il documento verrà elaborato in modo rapido ed efficiente e inviato al destinatario senza ritardi, risparmiando tempo da impiegare con i clienti o per gestire i pressanti problemi quotidiani. Annotazioni verbali e commenti garantiscono risultati perfetti in prima battuta, senza verifiche o richieste dispendiose in termini di tempo Risparmio di tempo: è sufficiente posizionare il dispositivo di dettatura in una docking station per un elaborazione automatica dei file Controllo continuo grazie al sofisticato software Olympus per la gestione delle dettature, che garantisce un flusso di lavoro aziendale senza interruzioni Trascrizione semplificata Trascrizione più semplice e rapida grazie alla migliore qualità audio, alle annotazioni verbali e a un funzionamento più preciso rispetto alla trascrizione da nastro Ottimizzazione del flusso di lavoro: i trascrittori ricevono le notifiche relative a nuove attività, con la possibilità di pianificare e assegnare priorità Condivisione di file digitali con più membri del personale in diverse sedi: si tratta di un utilizzo più efficiente delle risorse, impossibile con i nastri Gestione più snella Gestione del flusso di lavoro complessivo da una prospettiva centralizzata relativamente a stato delle attività e controllo delle impostazioni Outsourcing delle attività ad agenzie di trascrizione esterne o possibilità di lavoro a distanza per il personale, ovunque si trovi Creare documenti più rapidamente che mai, con maggiore flessibilità e sicurezza. Grazie a Olympus.

4 6 7 Soluzioni che si integrano perfettamente negli ambienti legali esistenti, accelerando i flussi di lavoro e aumentando la produttività. I risultati di Olympus. La vostra scelta migliore: Olympus Pro fessional Dictation Systems Noi di Olympus siamo convinti che non esistano due organizzazioni uguali ma siamo anche consapevoli che esistono sfide comuni nella professione legale. Di conseguenza le seguenti funzioni e tecnologie back-end sono state specificatamente implementate per permettervi di vincere tali sfide: Approccio modulare o su misura Sia che lavoriate in uno studio legale internazionale di grandi dimensioni, in una società di dimensioni medie o in un piccolo studio indipendente, grazie a Olympus potrete sfruttare appieno i vantaggi della dettatura digitale. Aggiornatevi rapidamente grazie a una vasta scelta di moduli software o collaborate con un partner autorizzato Olympus per l integrazione di una soluzione su misura per i vostri sistemi informatici esistenti. Soluzione completa Per evitare costi continui e sempre più elevati, Olympus fornisce tutte le funzionalità di cui avete bisogno in un unico contratto di licenza di facile acquisto. Non sono presenti costi nascosti e fastidiosi messaggi con richieste di aggiornamento. Amministrazione centralizzata Scadenze e organizzazione sono di vitale importanza nel vostro lavoro. È per questo che ci siamo concentrati a fondo sulla facilità di gestione. Il software Olympus DSS Player Pro fornisce una chiara panoramica di tutte le attività di dettatura e fornisce automaticamente notifiche di nuove attività, corredate da informazioni su urgenza o priorità. Accesso ovunque Olympus supporta ambienti informatici basati su server (Citrix, Windows Terminal Server, Linux Thin Clients), in modo che il personale possa accedere alle registrazioni da ogni terminale connesso in rete. Abbiamo sviluppato un canale ICA/RDP dedicato per il trasferimento audio e per il trasferimento in tempo reale dei comandi da microfono e da pedale. Assistenza a 360 Desideriamo che le nostre soluzioni siano quanto più funzionali possibile, in modo da ottimizzare la vostra produttività giornaliera. Pertanto, il nostro software di gestione può essere personalizzato in modo da corrispondere ai vostri requisiti specifici e integrarsi con i sistemi informatici legali esistenti. Dato che ogni organizzazione è diversa dalle altre, Olympus e la rete di partner autorizzati Olympus sono pronti ad aiutarvi a pianificare, installare e applicare la vostra soluzione secondo le vostre necessità. Contattate Olympus Professional Dictation Systems per ulteriori informazioni. Progettati per i professionisti del diritto Scegliete tra la nostra gamma di dispositivi di dettatura, periferiche e accessori, progettati specificatamente per ottimizzare la produttività e l efficienza della vostra vita professionale. Registratore vocale DS-5000 / DS-5000iD Con funzioni di crittografia dati e uno scanner biometrico a impronte digitali (solo DS-5000iD), questi dispositivi offrono standard di sicurezza ottimali, essenziali per chi lavora a procedimenti legali. Soluzioni di dettatura desktop Directrec DR-2000 / DR-1000 Progettati ergonomicamente anche per utenti mancini e per chi ha problemi di vista, questi sistemi desktop con microfono e altoparlante di alta qualità garantiscono una dettatura facile direttamente sul PC. Kit di trascrizione AS-5000 Effettuate trascrizioni con il massimo comfort grazie all elevata qualità audio, alla regolazione della velocità e alle funzioni di controllo del carico di lavoro. Il kit contiene il comando a pedale, le cuffie e il software di trascrizione DSS Player Pro. Supporta vari ambienti informatici basati su server ed , oltre a SSL per e FTP. Modulo scanner per codici a barre SC1 Questo accessorio opzionale per i registratori vocali DS-5000 / DS-5000iD offre una maggiore sicurezza per le vostre procedure di dettatura. Una volta terminata la registrazione, è sufficiente acquisire mediante scansione il codice a barre della pratica corrispondente e la vostra dettatura verrà automaticamente caricata sul record del procedimento corretto nel vostro sistema IT. (In alto: registratore vocale Adattatore TP-7 DS-5000iD con il modulo scanner per codici a barre SC1 collegato) Un microfono ultrasensibile, un auricolare e un dispositivo per la registrazione di conversazioni telefoniche vi consentiranno di catturare ogni parola durante importanti conferenze telefoniche. Conference Kit ME-30W Registrate un audio chiaro e cristallino in spazi ampi. Se utilizzato con i registratori stereo di fascia alta Olympus, garantisce una registrazione audio a 360 grazie ai microfoni con riduzione del rumore per i canali destro e sinistro. Potrete catturare ogni dettaglio e non perdere più alcun intervento. (In alto: microfoni per conferenza ME-30W)

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