Guida Pratica CompEd. Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale

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1 Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale Vers. Aggiornata 2 ottobre 2007 Salvo errori e omissioni Quale fonte unica autorevole si rimanda alle Gazzette Ufficiali La presente guida ha funzione di mero supporto all'analisi della normativa vigente: si raccomanda quindi di effettuare sempre, prima di adottare eventuali decisioni o soluzioni, adeguate verifiche con i propri consulenti legali e fiscali ovvero direttamente presso l'agenzia delle Entrate Copyright CompEd Software Design Srl, Genova - Tutti i diritti riservati

2 Normativa di riferimento Norme principali Regole tecniche per i documenti informatici DPCM 13/1/2004, pubblicato sulla G.U. n. 98 del 27/4/2004 (sostituisce il DPCM 8/2/99) Deliberazione CNIPA n. 11/2004, G.U. n. 57 del 9/3/2004 (sostituisce la Deliberazione AIPA 42/2001) Deliberazione CNIPA n. 4/2005, G.U. n. 51 del 3/3/2005 Codice dell amministrazione digitale Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, G.U. n. 112 del 16/5/2005, S.O. n. 93 Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie, Direttiva del 18 Novembre 2005, Linee Guida per la Pubblica amministrazione digitale, G.U. n. 16 del 20/1/2006 Obblighi fiscali relativi ai documenti informatici Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 23/1/2004, G.U. n. 27 del 3/2/2004 Circolare dell Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005 Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 12/1/2006, G.U. n. 60 del 13/3/2006 Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36E del 6 Dicembre 2006 Fatture elettroniche attuazione della direttiva 2001/115/CE D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, G.U. n. 49 del 28/2/2004 Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 45 del 19 Ottobre 2005 Abbreviazioni: AIPA: Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione CE: Comunità Europee CNIPA: Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione D.Lgs.: Decreto Legislativo DPCM: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri DPR: Decreto del Presidente della Repubblica G.U.: Gazzetta Ufficiale S.O.: Supplemento Ordinario Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 2 di 17

3 Normativa di riferimento Altre norme Schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell informazione DPCM 30/10/2003, G.U. n. 98 del 27/4/2004 Privacy Codice in materia di protezione dei dati personali D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, G.U. n. 174 del 29/7/2003 e successive modifiche e integrazioni (tra cui legge 26 febbraio 2004, n. 45, di conversione con modificazioni del decreto legge 24 dicembre 2003, n. 354; deliberazione del Garante per la protezione dei dati personali 31 marzo 2004, n. 1, G.U. 6/4/2004, n. 81) Normativa di riferimento Direttive europee Firme elettroniche negli stati membri dell Unione Europea Direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 Dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche (G.U. delle Comunità europee L13 del 19/1/2000) Obbligo per gli stati membri dell Unione Europea di consentire l utilizzo delle fatture elettroniche, con la relativa conservazione in formato elettronico Direttiva 2001/115/CE del Consiglio dell Unione Europea del 20 Dicembre 2001, finalizzata a semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di valore aggiunto(g.u. delle Comunità europee L 15 del 17/1/2002) Problemi aperti Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola (Decreto Ministeriale 30 Ottobre 2002) Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003 Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 3 di 17

4 Sostituzione dei documenti contabili tradizionali su carta con documenti informatici a norme Rif. D.M. Econ. e Fin. 23/1/2004, Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. 1. Premessa Naturalmente è necessario utilizzare un sistema informatico di emissione, sottoscrizione, conservazione ed esibizione dei documenti contabili che sia conforme ai requisiti di legge. 2. Emissione, conservazione ed esibizione Ai fini tributari, l'emissione, la conservazione e l'esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici, nonché la conservazione digitale di documenti analogici avvengono in applicazione delle disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 (sostituito dal Codice dell'amministrazione digitale D.Lgs 82/2005), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 (sostituito dal DPCM 13/1/2004), della deliberazione dell'aipa del 13 dicembre 2001, n. 42 (sostituita dalla deliberazione del CNIPA 11/2004) e secondo quanto previsto dal D.M. Econ. e Fin. 23/1/2004. Il Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 23/1/2004 (e quindi quanto sopra indicato) non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane, fatto salvo quanto precisato nella circolare dell Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio La conservazione elettronica dei documenti informatici può essere effettuata a partire dal 3 febbraio 2004, data di entrata in vigore del decreto del Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.27 del 3 febbraio 2004); il contribuente può comunque scegliere, a partire da tale data, di conservare anche tutti o alcuni dei documenti relativi ai periodi d'imposta precedenti il 2004 in base alle nuove modalità. Trattandosi, in questi casi, di documenti su supporto cartaceo, andrà preventivamente acquisita la relativa immagine attraverso il processo di memorizzazione previsto dalle norme. Per ogni singolo cliente o fornitore è possibile adottare modalità di conservazione diverse (su carta o elettroniche), purché siano le stesse per tutto il periodo d'imposta (anno fiscale), a partire dal suo inizio; qualora il contribuente decida nel corso del periodo d'imposta di procedere alla conservazione elettronica di alcuni tipi di documenti, dovrà applicare le medesime regole per gli stessi documenti formati o emessi a partire dall'inizio del periodo d'imposta. 3. Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie Forma di documenti statici non modificabili (1) (1) (2) emessi con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica devono essere resi leggibili e, a richiesta di chi effettua il controllo, disponibili su supporto cartaceo e informatico, presso il luogo di conservazione delle scritture contabili possono anche essere esibiti per via telematica, secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali possono essere memorizzati su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o loro associazioni logiche processo di conservazione: Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 4 di 17

5 con le modalità di memorizzazione sopra indicate e con il procedimento di cui all art. 3 della deliberazione AIPA 42/2001 (attualmente sostituita dalla deliberazione CNIPA 11/2004) deve terminare con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale da parte del responsabile della conservazione di cui all art. 5 della delib. AIPA 42/2001 (sostituita dalla delib. CNIPA 11/2004) deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti (3) la riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene con le modalità di cui all art. 1 lettere o) e p) della delib. AIPA 42/2001 (sost. dalle delib. CNIPA 11/2004, lettere n) e o) sempre art. 1 - riversamento diretto e riversamento sostitutivo (4) ). Note (1) I documenti prodotti o convertiti da CompEd Legal Document System (utilizzando quelli originati dal sistema gestionale dell utente), soddisfano questo requisito e gli altri requisiti del Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 23/1/2004 e delle norme da esso richiamate; le funzioni di elaborazione automatica di Legal Document System includono anche la creazione di - conversione in - documenti PDF sottoscritti elettronicamente secondo le norme vigenti. (2) La firma digitale certificata di CompEd DigitalSign consente di apporre il riferimento temporale. (3) La conservazione elettronica delle fatture può, a discrezione del contribuente, avere luogo anche ad intervalli più ravvicinati. L'obbligo di conservazione elettronica delle fatture e di tutti gli altri documenti informatici deve essere anticipato rispetto alla scadenza stabilita dalla norma, nell'ipotesi in cui siano in corso controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti. (4) Considerato che ogni documento informatico conservato è sottoscritto con firma elettronica qualificata, ne discende che il riversamento sostitutivo di tali documenti si perfeziona con l'apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte del pubblico ufficiale. Anche per il riversamento sostitutivo di un documento analogico originale unico conservato è richiesto l'ulteriore intervento del pubblico ufficiale. 4. Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici Il processo di conservazione digitale (1) di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari: avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, con le modalità precedentemente descritte per i documenti informatici (riferimento temporale e sottoscrizione elettronica inclusi) può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici (2), purché sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta se applicato a documenti analogici originali (*), richiede l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale (per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine). La distruzione di documenti analogici, di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Limitatamente ai documenti analogici originali unici, la distruzione degli stessi può avvenire dopo l'apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. (1) Consigliamo per la conservazione ai fini fiscali di utilizzare un apposito PC al fine di evitare che eventuali ispezioni e verifiche si estendano all'intero sistema informativo dell'azienda. (2) Sebbene analoga previsione non sia stata contemplata per i documenti informatici, sulla base di un'interpretazione logico sistematica, la Circolare dell'agenzia delle Entrate n.36/e del 6/12/2006 ritiene che la stessa debba estendersi anche ai documenti informatici. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 5 di 17

6 (*) Per quanto riguarda le fatture passive ricevute su carta si veda l apposita sezione di questa Guida Pratica. 5. I supporti di memorizzazione Per la memorizzazione digitale è possibile utilizzare supporti che applicano la tecnologia laser, come dischi ottici (Worm riscrivibili dall'utente, Cd-R non modificabili una volta scritti, DVD che hanno maggiore capacità di memorizzazione) e magneto-ottici. Oltre ai supporti a tecnologia laser è possibile utilizzare ogni altro tipo di supporto di memorizzazione digitale purché siano garantiti la conformità dei documenti agli originali e la leggibilità nel tempo. Un esempio di tecnologia diversa da quella laser è rappresentato dai dischi magnetici (memorie di massa magnetiche realizzate con materiale plastico o metallico ricoperto da superficie ferromagnetica) quali floppy disk, hard disk del computer, dat (nastri magnetici a cartucce utilizzati per effettuare i back-up). 6. Il pubblico ufficiale Il pubblico ufficiale è una figura indispensabile per ultimare il processo di conservazione dei documenti analogici originali unici, nonché per effettuare il riversamento sostitutivo (nota 4 del paragrafo 3). Per pubblico ufficiale si intendono, oltre al notaio, anche il cancelliere, il segretario comunale ed il funzionario incaricato dal Sindaco che provvede ad autenticare le copie dei documenti di cui ha in deposito gli originali, o comunque le copie dei documenti originali che gli vengono esibiti (articolo 1, comma 1, lettera q della delibera CNIPA e articolo 18, comma 2, del Testo Unico); nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di pubblico ufficiale è svolto da un soggetto (...) della stessa amministrazione ma diverso dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti. La funzione del pubblico ufficiale consiste nell'attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. L'intervento del pubblico ufficiale è limitato ai processi di: conservazione elettronica di documenti analogici originali unici, ai sensi dell'art. 4 della delibera CNIPA riversamento sostitutivo di documenti analogici originali unici, ai sensi dell'art. 4 della delibera CNIPA riversamento sostitutivo dei documenti informatici sottoscritti, ai sensi dell'art. 3 del decreto Min. Econ. Fin. e dell'art. 3 della delibera CNIPA 7. Comunicazione alla competente Agenzia fiscale dell impronta relativa ai documenti informatici Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/1998 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'irap (Imposta Regionale sulle Attività Produttive) e all'iva (Imposta sul Valore Aggiunto), il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, se designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette per via telematica alle competenti Agenzie fiscali una comunicazione contente l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (1) con provvedimento del Direttore dell'agenzia delle Entrate, in corso di emanazione, saranno approvate le specifiche tecniche necessarie per la trasmissione telematica della comunicazione di cui all'articolo 5 del decreto Ministro Economia e Finanze 23/01/2004; in particolare saranno indicati gli ulteriori dati ed elementi identificativi da trasmettere unitamente all'impronta dell'archivio informatico, alla relativa sottoscrizione elettronica e alla marca temporale le Agenzie fiscali rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo fino all'approvazione del provvedimento indicato sopra, il contribuente non è tenuto ad effettuare la comunicazione suddetta, pur potendo optare per la conservazione elettronica Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 6 di 17

7 dei documenti; dovranno naturalmente essere osservati gli obblighi contemplati dalle norme (1) Il termine in questione si intende innanzitutto riferito alle dichiarazioni che devono essere presentate tramite il modello Unico entro il 31 ottobre dell'anno successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta per le persone fisiche, le società, le associazioni di cui all'articolo 6 del D.P.R. n.600 del 1973, ovvero entro l'ultimo giorno del decimo mese successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta per i soggetti Ires. Nel caso di esercizio non coincidente con l'anno solare, considerata la possibilità di un disallineamento dei termini previsti per la presentazione della dichiarazione dei redditi e della dichiarazione IVA, il termine per l'invio dell'impronta dell'archivio deve essere collegato alle singole date previste per le differenti dichiarazioni; in tal modo il contribuente dovrà procedere a distinti invii dell'impronta, con riferimento, rispettivamente, alla contabilità conservata rilevante ai fini IVA ed a quella rilevante ai fini delle imposte dirette. 8. Assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici Viene corrisposta mediante versamento nei modi di cui al D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 237 l'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta (1) entro il mese di gennaio dell'anno successivo, l interessato presenta all'ufficio delle Entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato con i modi sopra indicati, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione (2) l'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso l'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al DPR 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed è versata nei modi sopra indicati. Tutti i registri per i quali, se tenuti su supporto cartaceo, è previsto il pagamento dell'imposta di bollo devono assolvere tale imposta qualora siano tenuti con modalità diversa. (1) Tale comunicazione consente di stabilire l'imposta presunta da versare e pertanto deve contenere: il numero di atti e documenti informatici, distinti per tipologia, in conformità agli articoli della tariffa, che si presume saranno emessi nel corso dell'anno l'imposta dovuta su ogni singolo documento l'importo globale dell'imposta relativo ad ogni articolo della tariffa la somma complessivamente dovuta gli estremi dell'avvenuto pagamento Il versamento deve essere eseguito tramite modello F23 utilizzando il codice tributo 458T. (2) Nella comunicazione consuntiva relativa al pagamento dell'imposta di bollo i documenti informatici devono essere distintamente indicati per tipologia rispetto alle indicazioni della tariffa, con l'indicazione dell'imposta di bollo dovuta e dell'importo versato; l'agenzia delle Entrate ritiene, inoltre, che le comunicazioni di cui all'articolo 7 del decreto Min Econ. Fin. 23/01/2004, possano essere spedite tramite raccomandata con avviso di ricevimento all'ufficio dell'agenzia delle Entrate competente. Qualora il contribuente sia già autorizzato al pagamento dell'imposta di bollo in modo virtuale ai sensi dell'articolo 15 del D.P.R. n.642 del 1972, deve assolvere agli obblighi previsti con riferimento ai documenti diversi da quelli ricompresi nel decreto; in questo caso il contribuente deve osservare le disposizioni di cui al decreto - compresa quella relativa all'ufficio dell'agenzia delle Entrate competente - relativamente ai documenti informatici, e le disposizioni di cui all'articolo 15 del D.P.R. n.642 del 1972 per tutti gli altri documenti per i quali sia stata rilasciata l'autorizzazione. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 7 di 17

8 9. Riepilogo cronologico sintetico degli adempimenti previsti dal Decreto Ministro dell Economia e delle Finanze 23/1/2004 (1) Nomina del Responsabile della Conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali, con informazione riguardo ai suoi compiti (si veda anche l art. 5 della delib. CNIPA 11/2004) (2) il R.d.C. si dota di firma digitale certificata e di idoneo sistema di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti (3) il R.d.C. definisce e documenta le procedure di sicurezza che regolano l associazione del riferimento temporale (data e ora) ai documenti informatici (4) per l assolvimento dell imposta di bollo sui documenti che ne necessitano, deve essere presentata all Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno, nonché l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta (5) il R.d.C. effettua il processo di conservazione con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti (6) entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/1998 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all IRAP e all IVA, il R.d.C., al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmette alla competente Agenzia fiscale l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, oltre agli ulteriori dati ed elementi identificativi disposti con apposito provvedimento da tale Agenzia fiscale (si veda però il paragrafo 7) (7) conserva la ricevuta rilasciata per via telematica dall Agenzia con relativo numero di protocollo (v. paragrafo 7) (8) entro il mese di gennaio dell anno successivo alla comunicazione di cui al punto 4 precedente, deve essere presentata all Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta rispetto a quella di cui al punto precedente, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione (9) l importo complessivo corrisposto, risultante da tale comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 8 di 17

9 10. Dalla deliberazione CNIPA 11/2004 ART. 5 Responsabile della conservazione 1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 9 di 17

10 Fatture elettroniche D.Lgs. del 20/2/2004 n. 52, Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Il D. Lgs. 52/2004, che recepisce la direttiva comunitaria, modifica il DPR 26 Ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione. Riepiloghiamo i punti principali, per quanto riguarda le fatture elettroniche (emissione, conservazione, esibizione): La fattura si ha per emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte ovvero all'atto della sua trasmissione per via elettronica. La fattura e' datata e numerata in ordine progressivo per anno solare e contiene le seguenti indicazioni: In caso di più fatture trasmesse in unico lotto, per via elettronica, allo stesso destinatario da parte di un unico fornitore o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni. La trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario. L'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l'apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità. La fattura in formato cartaceo è compilata in duplice esemplare di cui uno è consegnato o spedito all'altra parte. Le spese di emissione della fattura e dei conseguenti adempimenti e formalità non possono formare oggetto di addebito a qualsiasi titolo." Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma. Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica. Il luogo di archiviazione delle stesse può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, ivi compresi i certificati destinati a garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità delle fatture emesse in formato elettronico, di cui all'art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. L'ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l'accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali.. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 10 di 17

11 Ricevuta fiscale In base alla normativa vigente la ricevuta fiscale deve essere emessa in duplice copia su appositi bollettari stampati dalle tipografie autorizzate (Decreto Ministro delle Finanze 30 marzo 1992 n ) e deve contenere una numerazione progressiva prestampata per anno solare. Viste le particolari modalità di formazione, la ricevuta fiscale potrà essere emessa solo in formato analogico ed eventualmente conservata in formato digitale secondo quanto stabilito dalle norme. Ricordiamo che, in luogo della ricevuta fiscale, il contribuente può liberamente decidere di emettere la normale fattura (DPR n.696 del 21 dicembre 1996). Fattura - ricevuta fiscale Le fatture - ricevute fiscali sono un particolare tipo di ricevuta fiscale (previste dal DM Fin. 30/3/1992 art. 2) in cui, su richiesta del cliente, sono aggiunti alcuni dati che permettono alla stessa di avere i medesimi effetti giuridico - fiscali della normale fattura. Le fatture - ricevute fiscali sono quindi soggette allo stesso regime della ricevuta fiscale e non possono essere emesse direttamente come documento informatico. Vale naturalmente quanto già riferito al punto precedente in merito alla possibilità di emettere sempre la normale fattura in luogo della ricevuta fiscale. Scontrino fiscale Lo scontrino fiscale deve essere emesso utilizzando esclusivamente apparecchi misuratori fiscali secondo quanto stabilito dal D.M. Fin. 30 marzo 1992 n art.4). Anche lo scontrino fiscale potrà quindi essere emesso solo in forma cartacea ma, a differenza della ricevuta fiscale, il contribuente potrà beneficiare di un sistema di conservazione elettronica del giornale di fondo, in alternativa alla conservazione cartacea. Il DM stabilisce infatti che i dati fiscalmente rilevanti stampati sullo scontrino fiscale devono essere memorizzati dall'apparecchio misuratore fiscale o mediante stampa su supporto cartaceo oppure mediante registrazione su idoneo supporto non cartaceo denominato giornale di fondo. I libri sociali obbligatori I libri sociali e i registri contabili elencati nell'art c.c. possono essere considerati documenti rilevanti ai fini fiscali e quindi possono essere emessi in formato elettronico nel rispetto del Decreto Min. Econ. Fin. del 23/01/2004. Nel caso in cui tali documenti siano invece emessi in formato analogico, è possibile in alternativa alla conservazione cartacea, la conservazione elettronica secondo le modalità dei documenti informatici unici (con l'intervento del pubblico ufficiale). A tale proposito, tuttavia, occorre sottolineare che per i libri sociali obbligatori sono previsti dal c.c. adempimenti difficilmente assolvibili con un documento informatico. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 11 di 17

12 Fatture passive ricevute su carta Osserviamo quanto segue: 1) la conservazione delle fatture è sottoposta sia ad obblighi di natura fiscale che civile 2) sugli obblighi di natura fiscale, la normativa da osservare è quella emanata dal Ministro dell Economia e delle Finanze, alla luce di circolari e risoluzioni che possono fornire integrazioni, se previste dalle norme del Ministro, o chiarimenti interpretativi 3) la Circolare n.36/e dell'agenzia delle Entrate del 6 dicembre 2006 chiarisce che il documento fattura è da considerarsi come documento originale non unico e, quindi, la fattura passiva risulta sostituibile, ai fini fiscali, con un documento elettronico che ne riproduca l'immagine secondo le norme, senza l'intervento del notaio 4) nel caso in cui il contribuente opti per la conservazione elettronica delle fatture passive, dovrà procedere alla memorizzazione ed alla conservazione secondo l'ordine cronologico, rispettando, cioè, la numerazione progressiva delle stesse 5) se il contribuente intende adottare la conservazione elettronica delle sole fatture ricevute elettronicamente (e aventi le caratteristiche della fattura elettronica vera e propria), è consentita in parallelo la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture ricevute in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo d'imposta. In tale evenienza, per ogni singolo cliente o fornitore dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro 6) la conservazione delle fatture passive deve avvenire con cadenza almeno quindicinale ma può avere luogo anche ad intervalli più ravvicinati; i compilatori della Circolare n.36/e dell'agenzia delle Entrate ritengono anche che tale processo di conservazione debba effettuarsi entro i quindici giorni dal ricevimento delle fatture, fermi restanti i termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dal DPR n.633 del ) da un punto di vista civilistico (eventuali contenziosi), eliminando la carta senza l intervento del pubblico ufficiale, perderemmo il documento originale del fornitore. Questo aspetto assume importanza nel caso in cui il documento contenga, per esempio, la quietanza di pagamento; in questo caso saremmo di fronte ad un documento originale unico che, se conservato in modalità sostitutiva senza l'intervento del pubblico ufficiale, perderebbe la forza propria della quietanza. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 12 di 17

13 Tabella riepilogativa dei principali documenti e scritture contabili che, allo stato attuale, possono essere sostituiti con equivalenti informatici senza autentica notarile (a) Tipo di documento Emiss./tenuta Conservazione elettronica solo elettr. Vidimazione preventiva Imposta di bollo Fatture attive SI (1) SI NO NO(2) Documenti di Competenza Ag Dog NO NO - - Ricevute fiscali emesse NO (3) SI NO NO Ricevute fiscali ricevute - SI NO NO Scontrini fiscali emessi NO SI NO NO Giornale di fondo scontr. fisc. em. SI (4) SI (4) NO NO Scontrini fiscali ricevuti - SI NO NO Fattura-ricevuta fiscale attiva NO SI NO NO Fattura-ricevuta fiscale passiva - SI NO NO Fatture passive - SI NO NO Bilancio d esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz SI SI NO NO gest., relaz. sindaci e rev.) Dichiarazioni fiscali (tutte) SI SI NO NO Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24) SI SI NO NO Libro giornale SI SI NO SI Registro IVA delle vendite SI SI NO NO Registro IVA degli acquisti SI SI NO NO Registro dei corrispettivi SI SI NO NO Registro IVA riepilogativo SI SI NO NO Mastri SI SI NO NO Libro inventari SI (5) SI (5) NO SI Libro giornale di magazzino SI SI NO NO Scrit aus elem patrim e reddituali SI SI NO NO Libro dei cespiti (reg beni ammort.) SI SI NO NO Buste paga (Cedolini paga) SI (6) SI (7) NO NO Libro paga NO (8) NO (8) INPS o INAIL NO Libro matricola NO (8) NO (8) INPS o INAIL NO Libro infortuni NO (9) NO (9) ASL NO Libro dei Soci NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro assemblee dei soci NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro adunanze cons. di amm. NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro assemblee coll. sindacale NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro adun. comitato esecutivo NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro assemblee obbligazionisti NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Libro delle obbligazioni NO (9) NO (9) Not. o Reg Imp SI Lettere da spedire SI SI (7) NO NO Lettere ricevute - SI (7) NO NO Telegrammi spediti - SI (10) NO NO Telegrammi ricevuti - SI (10) NO NO Proposte contrattuali / offerte SI SI (7) NO NO Accettazioni di contratti SI SI (7) NO NO Fax spediti e ricevuti SI SI NO NO Documenti di trasporto emessi SI (11) SI (11) NO NO Documenti di trasporto ricevuti SI (11) SI (11) NO NO Altri docum. equiparati al d.d.t. SI (12) SI (12) NO NO Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 13 di 17

14 Tipo di documento Emiss./tenuta elettronica Conservazione solo elettr. Vidimazione preventiva Imposta di bollo Per CED / Commercialisti Registro multiaziendale x CED SI SI NO NO Registro carico e scarico x CED SI SI NO NO Registro cronologico SI SI NO NO Note (a) La presente tabella ha scopo puramente indicativo: si raccomanda di verificare sempre, con i propri consulenti legali e fiscali, i singoli casi specifici. (1) La trasmissione della fattura elettronica è consentita previo accordo con il destinatario. (2) Si, per le fatture riguardanti operazioni esenti IVA di importo > 77,47 euro. (3) Al posto della ricevuta fiscale il contribuente può decidere di emettere lo scontrino fiscale. (4) Qualora il misuratore fiscale ( registratore di cassa) sia in grado di rispettare le norme per la tenuta del giornale di fondo elettronico (si veda la Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36 E del 6/12/2006). (5) Da verificare, in funzione delle modalità pratiche di tenuta/gestione del documento. (6) Previa richiesta di autorizzazione all INAIL (non necessaria per le PPAA secondo la Legge Finanziaria del 2005). (7) Se il documento originale è elettronico. (8) Al momento di redazione del presente documento, la normativa di sostituzione risulta tecnicamente non attuabile. (9) Si veda il paragrafo I libri sociali obbligatori a pag. 11. (10) Da un punto di vista fiscale, qualora il telegramma sia trasmesso a (o ricevuto da) soggetto obbligato alla conservazione, è possibile conservarne copia elettronica; da un punto di vista civilistico (validità probatoria in caso di controversie) sono da valutarne le implicazioni in caso di distruzione del documento originale. Il problema civilistico (validità probatoria) non si porrebbe nel caso di servizi speciali di terzi che garantiscano la disponibilità di documenti utilizzabili in giudizio. (11) Tali documenti sono sostituibili con documenti elettronici dal punto di vista fiscale; dal punto di vista civilistico, la mancanza di una valida sottoscrizione attestante la ricezione dei beni da parte del destinatario (o la presa in carico da parte del vettore), può comportare problemi in caso di contestazioni. (12) Per questo tipo di documenti (quali, ad esempio, la nota di consegna, le lettera di vettura e la polizza di carico) valgono le stesse considerazioni fatte per i documenti di trasporto (si veda la nota n 11). Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 14 di 17

15 Cenni alle norme sulla Privacy in relazione a Legal Document System 3.3 Rif. Codice in materia di protezione dei dati personali, D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 Da un punto di vista pratico informatico, è ragionevole che il titolare del trattamento dei dati, ai fini di adempiere alle obbligazioni del Codice (rif. Capo I Misure di sicurezza e Capo II Misure minime di sicurezza, artt , e Allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza ), faccia uso di idonei strumenti informatici che garantiscano le misure di sicurezza adeguate a livello di sistema operativo (protezione degli accessi, profili di autorizzazione, protezione/cifratura dei dati, funzioni di back-up, restore, re-start, mirroring, ) Gestire protezione, sicurezza e profili di autorizzazione a livello di ciascuna singola applicazione software che gira sul sistema operativo non risulterebbe, infatti, né più sicuro né, tanto meno, più comodo. Ci si troverebbe a dover gestire N sistemi di autenticazione / protezione, uno per ciascuna applicazione, per tutta la comunità di utenti del sistema informativo. Anzi, è possibile ritenere che una gestione della sicurezza a livello di ogni singola applicazione, comportando una maggiore complessità e quindi, conseguentemente, una maggiore delicatezza sistematica, ridurrebbe il livello di sicurezza rispetto ad una gestione complessiva effettuata a livello di intero sistema operativo / sistema informativo. In ogni caso, con riferimento a Legal Document System, e in particolare ai suoi componenti di archiviazione e conservazione dei documenti e a DigitalSign, il suo componente di firma digitale, precisiamo quanto segue: il livello di sicurezza è dipendente (oltre che, in primo luogo, dal sistema operativo) dall ambiente database scelto dal Titolare del trattamento dei dati ; per quanto ci risulta, uno dei più elevati livelli di sicurezza a livello di ambiente database è offerto dall ambiente Oracle ; il prodotto offre funzioni di cifratura dei documenti per fini di riservatezza basate su dispositivi di firma digitale a norma di legge, stato dell arte della tecnologia; tali funzioni sono tra le più sicure commercialmente disponibili. Rimane comunque compito e responsabilità del Titolare del trattamento dei dati fare tutte le opportune valutazioni, e adottare tutte le adeguate misure di sicurezza, in base ai dati, ai documenti e alle informazioni che deve gestire. Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 15 di 17

16 APPENDICE A DEFINIZIONI (Dalla Circolare dell Agenzia delle Entrate n 36 del 6/12/2006) Per decreto, si intende il decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 23 Gennaio "documento": rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo; 2. "documento analogico": si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro; 3. "documento analogico originale": documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi; 4. "documento digitale": testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine; 5. "documento informatico": rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; 6. "firma elettronica": l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica; 7. "firma elettronica avanzata": firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; 8. "sottoscrizione elettronica": apposizione della firma elettronica qualificata; 9. "firma elettronica qualificata": firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica; 10. "firma digitale": particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; 11. "certificato qualificato": certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati all'allegato II della medesima direttiva. Il certificatore è colui che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime. 12. "impronta": sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash; 13. "funzione di hash": funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali; 14. "evidenza informatica": sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica; 15. "riferimento temporale": informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione elettronica ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso; Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 16 di 17

17 16. "marca temporale": evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale; 17. "processo di conservazione": processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 del decreto; 18. "documento statico non modificabile": documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati; 19. "supporto ottico" di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD); 20. "memorizzazione": processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici; 21. "archiviazione elettronica": processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione; 22. "processo di conservazione": processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 del decreto; 23. "esibizione": operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia; 24. "riversamento diretto": processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità; 25. "riversamento sostitutivo": processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo 4, comma 4, della deliberazione CNIPA n. 11 del 19/2/2004; 26. "pubblico ufficiale": oltre al notaio, anche i cancellieri, i segretari comunali, o altri funzionari incaricati dal sindaco (articolo 1, comma 1, lettera q), della deliberazione CNIPA e articolo 18, comma 2, del Testo Unico). Guida Pratica CompEd ai Documenti Informatici con Valore Legale e Fiscale - vers. 2 ottobre pag. 17 di 17