C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I PROVINCIA DI UDINE
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1 C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I PROVINCIA DI UDINE Verbale di deliberazione della GIUNTA COMUNALE Registro delibere di Giunta Comunale COPIA N 51 OGGETTO: Conservazione sostitutiva dei documenti informatici Adozione del manuale, affidamento alla Regione FVGINSIEL del processo di conservazione a norma, nomina Responsabile L anno 2015 il giorno 22 del mese di APRILE Giunta Comunale con l intervento dei signori: alle ore 18:00, nella casa Comunale si è riunita la Presente/Assente SAVINO Gianluigi Sindaco Presente BUDA DANCEVICH Marina Vice Sindaco Presente COGATO Marco Componente della Giunta Presente GRATTON Federico Componente della Giunta Presente SNIDERO Ivan Componente della Giunta Presente MATASSI Elisabetta Componente della Giunta Presente CASOLA Antonio Componente della Giunta Assente Assiste il Segretario sig MUSTO ANDREA in qualità di Segretario Generale Constatato il numero legale degli intervenuti assume la presidenza il sig SAVINO Gianluigi nella qualità di Sindaco ed espone gli oggetti inscritti all ordine del giorno e su questi la giunta adotta la seguente deliberazione: Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 1
2 OGGETTO: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI ADOZIONE DEL MANUALE, AFFIDAMENTO ALLA REGIONE FVGINSIEL DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE A NORMA, NOMINA RESPONSABILE LA GIUNTA COMUNALE PREMESSO: che la conservazione a norma dei documenti informatici è stata disciplinata con deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n 11, e smi recante Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ; che tale disciplina è stata successivamente integrata dagli artt 43 e ss del DLgs 7 marzo 2005, n82 (Codice dell Amministrazione Digitale), e successive modificazioni ed integrazioni RICHIAMATI: il Codice dell Amministrazione Digitale (DLgs 82/2005), ed in particolare l art 44, comma 1bis, che prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici sia gestito da un responsabile della conservazione; l art 5 della Deliberazione CNIPA n 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali art 6, commi 1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n 445,che disciplina la figura del Responsabile della conservazione RITENUTO opportuno procedere a disciplinare la conservazione a norma dei documenti informatici e in particolare adottare il Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici e relativi allegati PRESO ATTO: che la LR 14 luglio 2011, n 9, recante la Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia (in breve SIIR, affida alla Regione lo sviluppo, la diffusione e l utilizzo integrato delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni e nella società regionale; che il SIIR è costituito dai sistemi informativi, telematici e tecnologici di soggetti diversi, tra cui tra cui gli Enti locali/enti Regionali/Enti pubblici economici, e comprende il complesso delle basi di dati, dei servizi, delle procedure e dei servizi applicativi, nonché delle reti trasmissive dei suddetti soggetti; che nell ambito del SIIR parte fondamentale viene rappresentata dal SIAL, il Sistema Informativo delle Amministrazioni Locali; che, ai sensi del comma 2 dell art 4 della LR 9/2011, i servizi previsti dal SIIR, in quanto resi nell interesse, in funzione e su incarico dell apposito Repertorio ; che, ai sensi dell art 5 della LR 9/2011, la Regione svolge le attività relative allo sviluppo e alla gestione del SIIR tramite l Insiel spa quale società, a totale capitale pubblico, operante per la produzione di beni e fornitura di servizi strumentali alle attività istituzionali della Regione; che il Comune di CERVIGNANO DEL FRIULI e la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia hanno sottoscritto il Protocollo d'intesa avente ad oggetto "LA PRESTAZIONE DI SERVIZI FORNITI NELL'AMBITO DEL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO REGIONALE (SIIR)" che prevede l'erogazione a titolo gratuito dei servizi elencati nel Repertorio"; Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 2
3 che tra i servizi elencati nel suddetto Repertorio vi è il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici e che ciò è disciplinato da una specifica proposta di convenzione, da parte della regione VALUTATO: che ai sensi dell art 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit e dell art 44, comma 1ter, del DLGS n 82/2005, l ENTE intende affidare alla REGIONE il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici; che tale affidamento richiede la stipula di un apposito atto che disciplini i rapporti tra le PARTI e le modalità di svolgimento del Servizio di conservazione; che la REGIONE svolgerà il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici per il tramite della propria società in house INSIEL spa che ha adottato un proprio Manuale del Responsabile del procedimento di conservazione che è intenzione dell ENTE, in qualità di Titolare del trattamento, individuare l Insiel spa quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art 29 del DLgs 30 giugno 2003, n 196 (Codice della Privacy), contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto del Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici VISTO che per potersi procedere all affidamento della conservazione dei documenti informatici è necessario approvare, per quanto sopra riportato, i seguenti atti: SCHEMA DI CONVENZIONE da sottoscrivere con la Regione (Allegato A ); MANUALE DI CONSERVAZIONE (Allegato B); ALLEGATO CLASSI DOCUMENTALI (Allegato C ); ALLEGATO ATTRIBUTI COMUNI a tutte le Classi (Allegato D ); Schema DATI XML corrispondente agli allegati classi documentali e attributi E ) (Allegato RITENUTO, inoltre: di individuare, in questa prima fase di avvio del processo di conservazione, il Segretario Comunale quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell'ente ed il Vice Segretario quale suo sostituto; di incaricare il Responsabile della Conservazione dell'attivazione del sistema di conservazione dei documenti informatici, per tramite della Regione FVG, come previsto dal Protocollo d'intesa per la prestazione di servizi forniti nell'ambito del sistema informativo intergrato regionale (SIIR); di prendere atto che ai sensi dell'art 9 avente per oggetto "Criteri di ripartizione degli oneri": che recita: "Ai sensi dell'art 4, comma 2, della LR 9/2011, gli oneri derivanti dall'oggetto del presente Protocollo gravano sul bilancio regionale" nessun onere peserà sul bilancio comunale VISTO lo Statuto Comunale; VISTO il Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli Enti Locali approvato con DLgs , n 267 ACQUISITI i pareri di cui alla suddetta normativa, come risulta dall allegato al presente atto; CON VOTI UNANIMI E FAVOREVOLI resi per alzata di mano; Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 3
4 D E L I B E R A 1) DI AFFIDARE, per i motivi espressi nelle premesse facenti parte integrante e sostanziale del presente deliberato, alla Regione il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici, ai sensi dell art 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit e dell art 44, comma 1ter, del DLgs n 82/2005, nell ambito del Protocollo d'intesa avente ad oggetto "LA PRESTAZIONE DI SERVIZI FORNITI NELL'AMBITO DEL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO REGIONALE (SIIR)" 2) DI INDIVIDUARE, in qualità di Titolare del trattamento, l Insiel spa quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196 (Codice della Privacy), contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto della conservazione a norma dei documenti informatici 3) DI DISCIPLINARE la conservazione degli atti informatici secondo quanto indicato nel MANUALE DI CONSERVAZIONE e relativi allegati, come sotto approvati 4) DI APPROVARE gli atti necessari alla formalizzazione dell affidamento alla Regione dell incarico per la conservazione dei documenti, facenti parte integrante del presente atto: SCHEMA DI CONVENZIONE da sottoscrivere con la Regione (Allegato A ); MANUALE DI CONSERVAZIONE (Allegato B); ALLEGATO CLASSI DOCUMENTALI (Allegato C ); ALLEGATO ATTRIBUTI COMUNI a tutte le Classi (Allegato D ); Schema DATI XML corrispondente agli allegati classi documentali e attributi E ) (Allegato 5) DI NOMINARE quale Responsabile della conservazione a norma dei propri documenti informatici il Segretario Comunale ed il Vice Segretario quale suo sostituto RAVVISATA L URGENZA, CON SUCCESSIVA VOTAZIONE UNANIME E FAVOREVOLE resa per alzata di mano; D E L I B E R A Di dichiarare il presente provvedimento IMMEDIATAMENTE ESEGUIBILE ai sensi del comma 19 dell articolo 1 della LR N 21 Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 4
5 C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I PROVINCIA DI UDINE Servizio Segretario Comunale PROPOSTA DI DELIBERAZIONE: Conservazione sostitutiva dei documenti informatici Adozione del manuale, affidamento alla Regione FVGINSIEL del processo di conservazione a norma, nomina Responsabile PARERE DI REGOLARITÁ TECNICA Ai sensi dell'art 49, comma 1 del DLgsn 267/2000 del TUEELL, si esprime parere favorevole alla regolarità tecnica della proposta di deliberazione Comune di Cervignano del Friuli, 20/04/2015 IL RESPONSABILE Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 5
6 Letto, confermato e sottoscritto, IL PRESIDENTE fto SAVINO Gianluigi IL SEGRETARIO GENERALE fto MUSTO ANDREA Copia conforme all originale, in carta libera ad uso amministrativo Lì Il Responsabile del Procedimento ATTESTAZIONE DI INIZIO PUBBLICAZIONE Si attesta che la presente deliberazione oggi 27/04/2015 viene affissa all Albo pretorio, ove vi rimarrà a tutto il 12/05/2015 Lì 27/04/2015 Il Responsabile della Pubblicazione fto Davide CIBIC CERTIFICATO DI ESECUTIVITA` La presente deliberazione è stata dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell art 1, comma 19 della LR n 21/2003 Lì 27/04/2015 Comunicata ai Capi Gruppo consiliari in data 27 APRILE 2015 Il Responsabile dell esecutività Davide CIBIC Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n 51 del 22/04/2015 6
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79 ",,,,) / ( / 2,, locazione del documento nell'sgd (fondamentale nell'avvallo della distruzione del cartaceo) Obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D, /, 2,,", /, 2 / 03 / 2, / 1 2,, ordine di presentazione del file in fase di erogazione, / 1 2,, numero di pagine interne al documento, /, algoritmo di calcolo dell'impronta dell'allegato, / / # /, /, / /, 5 / 5 / 5 / 2 / 0 / 1, 0 / 1 /, 0 / 1 0 / 6 / 2, 1 5,"" / 2, 5,"" / 2, 0 /, 5 / 2, 5 / 2, 5* / 2, 2* / 2, 5* / 2,, /, /
80
81 !! """"# $%&'( )*+,+*,+ / + chiave di accesso utilizzata dal SGD cliente campo libero utile a tracciare l'utente attivo nell'sgd + + codice ente + +** 2) 2) ) ( + identificativo del documento valido per l'sgd + ( versione del documento valido per l'sgd Se non presente corrisponde a 0 + ) ( identificativo del documento rettificato dal documento corrente + ( versione del documento rettificato dal documento corrente + 0 & campo opzionale utilizzato per indicare la data massima di chiusura del lotto + + A = analogico, D = digitale / + +) 1+ + obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D N = non è unico, S = è unico (
82 ' 1+ + locazione del documento nell'sgd (fondamentale nell'avvallo della distruzione del cartaceo) Obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D +, ,+ 1 / ordine di presentazione del file in fase di erogazione numero di pagine interne al documento + + algoritmo di calcolo dell'impronta dell'allegato +!,+,+, /1 0 + numero di repertorio o di registro + 213/1 213/1 +213/ / / * ) +$ 213/ ,+ 5213/1 + ordine di presentazione della parte /1 + codice tipo parte +
83 5213/1 + descrizione tipo parte + *5213/ codice fiscale parte contratto /1 + descrizione parte del contratto +, /1 1+, /1 + ente della ragioneria che ha registrato il contratto /1 + data di registrazione della Ragioneria /1 + numero di registrazione della Ragioneria +,+ 6213/1 1+,+ +** /1 + ufficio delle Entrate che ha registrato il contratto /1 + data di registrazione dell'ufficio delle Entrate /1 + numero di registrazione dell'ufficio delle Entrate /1 + numero di registrazione dell'ufficio delle Entrate +, / imposta di registro /1 1+
84 + imposta di bollo / indicatore atto esente imposta di bollo ( + + * 213/ ,+ +** 213/ / / / /1 1+,+,+,+
85 !! """"# $%&'( )*+,+*,+ / + chiave di accesso utilizzata dal SGD cliente campo libero utile a tracciare l'utente attivo nell'sgd + + codice ente + +** 2) 2) ) ( + identificativo del documento valido per l'sgd + ( versione del documento valido per l'sgd Se non presente corrisponde a 0 + ) ( identificativo del documento rettificato dal documento corrente + ( versione del documento rettificato dal documento corrente + 0 & campo opzionale utilizzato per indicare la data massima di chiusura del lotto + + A = analogico, D = digitale / + +) 1+ + obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D N = non unico, S = unico (
86 ' 1+ + locazione del documento nell'sgd (fondamentale nell'avvallo della distruzione del cartaceo) Obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D +, ,+ 1 / ordine di presentazione del file in fase di erogazione numero di pagine interne al documento + + algoritmo di calcolo dell'impronta dell'allegato +!,+,+,+ /112135' /112135' ' ' ' ' ' + 0 = attivo, 1 = annullato ' + indicatore corrispondenza in entrata/uscita A=arrivo/entrata, P=partenza/uscita / '
87 + 0 = non riservato, 1 = riservato ' ' 1+ ) ' 1+ ) )2135' 1+ / ( 2135' 1+ + data di arrivo o di spedizione del documento + 6 /+ 2135' 1+ 6 /+ 2135' 1+ 2* 2135' ) ' 1+ ) ' 1+ ) 2135' ,+ &)2135' + ordine di presentazione + &)2135' + codice tipo + &)2135' + descrizione tipo + &)2135' + descrizione mittente/destinatario + / &)2135' 1+ / &)2135' 1+ /11&)2135' 1+ /11&)2135' 1+ 5&&)2135' 1+ 5&/*&)2135' 1+ ) &)2135' +&)2135' ,+ 3+&)2135' 3+&)2135' 13+&)2135',+,+ * 2135' ,+ +** 2135' 2135' 2135' ' 0 1+
88 ' 1+,+,+,+
89 !"#$% & ' ()** +(),)( ',) / ) chiave di accesso utilizzata dal SGD cliente ) )0 1) ) campo libero utile a tracciare l'utente attivo nell'sgd ) ) codice ente ) )(( % ) identificativo univoco del lotto/fattura nell'archivio documentale ) % &0 1) ) versione del documento valido per l'sgd Se non presente corrisponde a 0 ) + %3 1) ) identificativo del documento rettificato dal documento corrente ) %3 &0 1) ) versione del documento rettificato dal documento corrente ) 0 #2 ' 1) ) campo opzionale utilizzato per indicare la data massima di chiusura del lotto ) ) A = analogico, D = digitale ) 4 ) )/ ) )+ 1) ) obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D N = non unico, S = unico ) 4 ) )& ) )%
90 $ ' 1) ) locazione del documento nell'sgd (fondamentale nell'avvallo della distruzione del cartaceo) Obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D ),) 1))4 ),) 1 /2 1) 0 1) ) ordine di presentazione del file in fase di erogazione ) 0 1) ) numero di pagine interne al documento ) ) algoritmo di calcolo dell'impronta dell'allegato ) *,),),) ( ) /3/ ) Identificativo univoco del flusso fattura, ottenuto concatenando: trasmittentefiscaleidpaese + trasmittentefiscaleidcodice+ progressivoinviofatturalotto ) 5/3/ ) dati ENTE Identificativi fiscali ),) 06/3/ ) Partita IVA: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha2 code ) 4 $ )! 02 /3/ ) Partita IVA: numero di identificazione fiscale )
91 4 $ )! + ' /3/ ) Denominazione ufficiale ente ),) 6 /3/ ) soggetto cedente ),) 6 06/3/ ) Partita IVA: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha2 code ) 4 $ )! 6 02 /3/ ) Partita IVA: numero di identificazione fiscale ) 4 $ )! 6 2 /3/ 1) ) Codice fiscale ) 4 $ )7 6 + ' /3/,) 6 & /3/ 6 2 /3/,),) 2 /3/ 1) ) dati cessionario committente ),) 2 06/3/ 1)
92 ) Partita IVA: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha2 code ) 4 $ )! 2 02 /3/ 1) ) Partita IVA: numero di identificazione fiscale ) 4 $ )! 2 2 /3/ 1) ) Codice fiscale ) 4 $ )7 2 + ' /3/,) 2 & /3/ 2 2 /3/,),) /3/ ) estremi ),) /3/ 4 ) se fattura attiva vale true, vale false se passiva ) + ) /3/ ) Codice tipo documento Valori possibili: TD01 (Fattura); TD02 (Acconto/Anticipo su fattura) TD03 (Acconto/Anticipo su parcella); TD04 (Nota di Credito); TD05 (Nota di Debito); TD06 (Parcella) ) 4 ) )+ ) )+! ) )+ ) )+8 ) )+9 ) )+7 /3/ ) data fattura )
93 0 /3/ ) periodo di imposta ) )8 ) /3/ ) numero della fattura ),) ( /3/ ) estremi firmatario ),) /3/ ) nome del firmatario fattura ) /3/ ) cognome del firmatario fattura ) /3/ ) codice fiscale del firmatario fattura ),) /3/ 1) ) Metadati relativi al Titolario di Classificazione ),) 2(' /3/ ) descrizione della Classificazione del Titolario ) 2 2(' /3/ ) codice completo della Classificazione del Titolario ),),),)
94 !"#$% & ' () *()** +(),)( ',) / ) chiave di accesso utilizzata dal SGD cliente ) )0 1) ) campo libero utile a tracciare l'utente attivo nell'sgd ) ) codice ente ) )(( % ) identificativo univoco del lotto/fattura nell archivio documentale ) % &0 1) ) versione del documento valido per l'sgd Se non presente corrisponde a 0 ) + %3 1) ) identificativo del documento rettificato dal documento corrente ) %3 &0 1) ) versione del documento rettificato dal documento corrente ) 0 #2 ' 1) ) campo opzionale utilizzato per indicare la data massima di chiusura del lotto ) ) A = analogico, D = digitale ) 4 ) )/ ) )+ 1) ) obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D N = non è unico, S = è unico )
95 4 ) )& ) )% $ ' 1) ) locazione del documento nell'sgd (fondamentale nell'avvallo della distruzione del cartaceo) Obbligatorio se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D ),) 1))4 ),) 1 /2 1) 0 1) ) ordine di presentazione del file in fase di erogazione ) 0 1) ) numero di pagine interne al documento ) ) algoritmo di calcolo dell'impronta dell'allegato ) *,),),) ( $%%1*/35 ) Identificativo univoco del flusso fattura, ottenuto concatenando: trasmittentefiscaleidpaese + trasmittentefiscaleidcodice+ progressivoinviofatturalotto ) 5$%%1*/35 ) dati ENTE Identificativi fiscali ),) 06$%%1*/35 ) partita IVA: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha2 code ) 4 $ )!
96 02 $%%1*/35 ) Partita IVA: numero di identificazione fiscale ) 4 $ )! + ' $%%1*/35 ) Denominazione ufficiale ente ),) 0 $%%1*/35 ) Anno di imposta ) )7 $%%1*/35 ) dati della trasmissione del flusso ),) 06$%%1*/35 ) Partita IVA: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha2 code ) 4 $ )! 02 $%%1*/35 ) codice identificativo fiscale ) 4 $ )! 0 $%%1*/35 1) ) progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce ad ogni file che inoltra al SDI ) ( $%%1*/35 ) codice indentificativo del formato/versione con cui è stato trasmesso il documento fattura, ad oggi il valore ammesso è SDI10 )
97 + $%%1*/35 ) Codice IPA del destinatario ) 4 $ )8 %+0$%%1*/35 ) Data e ora in cui la fattura (o il lotto) e' stata trasmessa (attiva) o ricevuta (Passiva) da SDI ),) 6 $%%1*/35 1) ) Metadati della segnatura di protocollo ),) /116 $%%1*/35 ) codice Area Organizzativa Omogenea ) ' /116 $%%1*/35 ) descrizione Area Organizzativa Omogenea ) 3 6 $%%1*/35 ) codice Registro Protocollo del flusso delle fatture ) 6 $%%1*/35 ) anno del Protocollo del flusso delle fatture ) )7 ) 6 $%%1*/35 0 ) numero del Protocollo del flusso delle fatture ) 6 $%%1*/35 ) Verso della protocollazione del flusso delle fatture, ad es: A=arrivo, P=partenza ) 4 ) )/ ) )6
98 ,),),)
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