MANUALE PER L'UTENTE VERSIONE 1.3

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1 MANUALE PER L'UTENTE VERSIONE Luca Borghese 1

2 Indice Introduzione...Pag. 3 PANORAMICA DELL APPLICAZIONE Pagina Login/Logout...Pag. 3 Pagina Amministratore...Pag. 4 Modifica utenti...pag. 6 Inserimento utenti...pag. 7 Cartelle utenti...pag. 9 Area Gruppo...Pag. 9 Area Privata...Pag. 11 Area Pubblica...Pag. 11 FUNZIONALITA SOLO PER AMMINISTRATORI Registrare un nuovo utente...pag. 13 Modificare un utente...pag. 14 FUNZIONALITA COMUNI A TUTTI GLI UTENTI Effettuare il Login/Logout...Pag. 15 Recuperare la password perduta...pag. 16 Caricare un file...pag. 17 Creare una cartella...pag. 19 Rinominare una cartella...pag. 20 Rinominare un file...pag. 20 Navigare fra le cartelle...pag. 22 Scaricare file...pag. 23 Copiare o spostare file...pag. 25 Eliminare un file o una cartella......pag. 30 Modificare profilo utente... Pag. 33 COSA C E DI NUOVO NELLA VERSIONE Pag. 34 2

3 Introduzione Docboxpro è un applicazione web di cloud storage pensata per le piccole/medie aziende. E installabile e configurabile su qualsiasi dominio che supporta Wordpress e che abbia il cpanel. E utile alle aziende per archiviare e condividere documenti (e non solo) in un unico posto accessibile via internet. L applicazione è accessibile tramite login solo agli utenti registrati, gestiti da amministratori. Ogni utente registrato ha accesso ad un Area Privata, un Area Gruppo e un Area Pubblica in modalità diverse. Gli utenti si classificano in 3 ruoli: Amministratori, Manager e Operativi. I permessi di lettura, scrittura ed eliminazione dei file sono attribuiti nel momento della registrazione dell utente in base al ruolo assegnato. Gli Amministratori hanno la possibilità di registrare nuovi utenti, assegnare i ruoli e i gruppi ai vari utenti ed effettuare modifiche sugli utenti stessi. Hanno completo accesso a tutte cartelle e i file presenti sulle tre aree (possono creare, rinominare, cancellare e fare upload). I Manager hanno pieno accesso alle cartelle e ai file relativi ai gruppi di loro competenza, visualizzabili all interno dell Area Gruppo. Possono fare upload, rinominare e cancellare i file e le cartelle. Hanno accesso in sola lettura all Area Pubblica. Gli Operativi hanno invece pieno accesso solo alla loro Area Privata. Hanno accesso in sola lettura all Area Gruppo e all Area Pubblica. Pagina Login/Logout Ecco come si presenta l applicazione quando si apre la pagina internet relativa: Nella pagina Login/Logout è possibile effettuare l accesso riservato tramite il modulo di Login inserendo il proprio nome utente e la password assegnata dall amministratore e cliccando sul pulsante Accedi. 3

4 Pagina Amministratore La pagina Amministrazione è accessibile solo agli utenti con ruolo di amministratore. Gli utenti con ruoli diversi visualizzeranno un messaggio di accesso negato. Ecco le varie sezioni della pagina: 1. Sezione Cartelle Gruppi In questa sezione l amministratore può visualizzare le cartelle dei vari gruppi creati ed eventualmente caricare ed eliminare files al loro interno. Attenzione: gli utenti amministratori hanno la possibilità di rinominare e cancellare le cartelle dei gruppi. Tuttavia tale operazione è fortemente sconsigliata, a meno che un gruppo non sia stato cancellato, e quindi la cartella non ha più motivo di esistere. 2. Sezione Cartelle Utenti In questa sezione l amministratore può visualizzare le cartelle dei vari utenti creati ed eventualmente caricare ed eliminare files al loro interno. Attenzione: gli utenti amministratori hanno la possibilità di rinominare e cancellare le cartelle degli utenti. Tuttavia tale operazione è fortemente sconsigliata, a meno che un utente non sia stato cancellato, e quindi la cartella non ha più motivo di esistere. 4

5 3. Elenco utenti In questa sezione è possibile visualizzare e modificare i dati degli utenti. E possibile anche eliminare un utente. 4. Impostazioni 5

6 In questa sezione è possibile modificare alcuni parametri per l applicazione. Dimensione file massima: è la grandezza massima espressa in MB che un file caricato può avere. Estensioni consentite: sono le estensioni dei file permesse per il caricamento. Scadenza password utenti: è il termine entro il quale la password degli utenti non è più valida e va necessariamente cambiata. Per modificare i parametri è sufficiente modificare il testo nelle caselle e cliccare su Salva. Modifica utenti Nella sezione Elenco Utenti viene visualizzata una tabella con i dati degli utenti già creati. I campi visibili sono: Nome utente, Scadenza password, Nome, Cognome, , ruolo. Scorrendo a destra con la barra di scorrimento sarà visibile anche una serie di campo denominati Gruppo1, Gruppo2, ecc.. E possibile in tali campi inserire e modificare velocemente tutti i gruppi di appartenenza di un utente. Vicino al campo Password sono visibili due pulsanti denominati MOD e ELI: Cliccando su MOD dopo aver modificato un campo di un utente vengono salvate le modifiche relative a quell utente. Cliccando su ELI viene eliminato l utente e la riga corrispondente. E' possibile ordinare la tabella in ordine crescente o decrescente in base a un determinato campo. Per farlo basta cliccare sull'intestazione della colonna relativa. 6

7 Inserimento utenti Subito sotto l elenco di utenti è presente una riga vuota. Per inserire un nuovo utente è sufficiente compilare i campi vuoti e cliccare sul pulsante identificato con la M. L elenco a questo punto verrà automaticamente aggiornato. Cartelle Gruppi Gli utenti con ruolo di Amministratori in questa sezione possono accedere con permessi di lettura e scrittura alle cartelle di tutti i gruppi. Ecco come si presenta la sezione. 7

8 Per caricare un file in una cartella ecco i passi da seguire: 5. Entrare nella cartella desiderata cliccando sopra il nome 6. Cliccare sul pulsante + Scegli File 7. Selezionare il File dalla finestra di dialogo che compare 8. Cliccare sul pulsante Carica 9. Cliccare sul pulsante Aggiorna per aggiornare l elenco dei file. Per rinominare un file o una cartella cliccare sulla voce Rinomina della riga corrispondente Per eliminare un file o una cartella cliccare sulla voce Elimina della riga corrispondente Per creare una nuova cartella cliccare sul +nuovo presente nella prima riga e nella prima colonna Funzione Selezione Multipla Cliccando su questa voce si può abilitare o disabilitare la selezione multipla. La funzione è disabilitata di default. Se si abilita appaiono questi controlli: Con questa funzione si può Scaricare, copiare, spostare ed eliminare più file contemporaneamente. Basta Scegliere l azione desiderata, cliccare su ciascuna riga dell elenco per selezionare i file e cliccare sul pulsante Conferma. Se si sceglie l azione Copia o Sposta comparirà un campo obbligatorio per selezionare la cartella di destinazione. Se si vogliono selezionare tutti i file all interno di una cartella basta spuntare la casella Seleziona tutto. 8

9 Cartelle utenti Gli utenti con ruolo di Amministratori in questa sezione possono accedere con permessi di lettura e scrittura alle cartelle di tutti gli utenti. Ecco come si presenta la sezione: Il funzionamento è identico alla sezione Cartelle Gruppi. Area Gruppo Ecco come si presenta la schermata dell Area Gruppo: 9

10 Verranno visualizzate una o più cartelle in un'unica tabella. Le cartelle visualizzate saranno le cartelle corrispondenti al gruppo/ai gruppi collegati all utente. Ovviamente se accede all applicazione un utente con ruolo operativo avrà alcune opzioni disabilitate. Potrà solo scaricare o aprire i file. Non potrà creare cartelle, rinominare o eliminare file/cartelle, e caricare files. Tali permessi sono concessi solo ad utenti con ruolo manager o amministratore. Tutti gli utenti appartenenti allo stesso gruppo hanno accesso alla stessa cartella e possono quindi condividere i files. Non hanno accesso alle cartelle dei gruppi ai quali sono estranei. Sulla sinistra sono visualizzati 3 diversi riquadri: Il primo visualizza il nome utente attivo con relativo ruolo Il secondo visualizza tutti i gruppi a cui è abbinato l'utente attivo Il terzo visualizza le impostazioni attuali (dimensione massima file, estensioni file consentite, scadenza password) In alto a destra è presente un pulsante denominato "Cerca file". Cliccando su di esso si accederà alla seguente schermata: Questa schermata contiene una tabella con un elenco di tutti i file presenti nelle cartelle dei gruppi a cui l'utente è abilitato e nelle relative sottocartelle. Inserendo alcuni caratteri nel campo "CERCA" l'elenco viene filtrato in tempo reale. 10

11 Area privata Ecco come si presenta la schermata dell Area Privata: La cartella visualizzata sarà la cartella corrispondente al singolo utente (username). Tutti gli utenti hanno permessi di lettura e scrittura sulla loro cartella. Non hanno alcun accesso però alle cartelle degli altri utenti. Sulla sinistra sono visibili due riquadri: Il primo contiene il nome utente attivo con relativo ruolo Il secondo contiere informazioni sulle impostazioni attive (dimensione massima file, estensioni file consentite e scadenza password) Area Pubblica Ecco come si presenta la schermata dell Area Pubblica: 11

12 La cartella visualizzata sarà la stessa per tutti gli utenti. Quindi i file archiviati qui saranno visibili a tutti. Ovviamente se accede all applicazione un utente con ruolo diverso da amministratore avrà alcune opzioni disabilitate. Potrà solo scaricare o aprire i file. Non potrà creare cartelle, rinominare o eliminare file/cartelle, e caricare files. Tali permessi sono concessi solo ad utenti con ruolo amministratore. Sulla sinistra è presente un'area messaggi. Gli utenti con ruolo "amministratore" visualizzeranno due pulsanti: Pubblica messaggio. Dopo aver scritto un messaggio nel campo di testo cliccando su questo pulsante lo pubblicherai nell'area pubblica. Cancella messaggi. Cliccando su questo pulsante verranno eliminati tutti i messaggi pubblicati nell'area pubblica. Gli utenti con ruolo "manager" e "operativo" visualizzeranno solamente i messaggi pubblicati dagli utenti "amministratori". 12

13 FUNZIONALITA SOLO PER AMMINISTRATORI Registrare un nuovo utente 1. Andare alla pagina Amministratore 2. Andare alla sezione "Elenco Utenti" 3. Compilare l ultima riga della tabella con i dati dell utente da creare 4. Cliccare sul pulsante M 13

14 Modificare un utente 1. Andare alla pagina Amministratore 2. Andare alla sezione "Elenco Utenti" 3. Cercare nella tabella l utente da modificare 4. Modificare il campo desiderato nella casella di testo corrispondente 5. Cliccare sul tasto M nella riga dell utente modificato 14

15 FUNZIONALITA COMUNI A TUTTI GLI UTENTI Effettuare il Login/Logout Effettuare il Login 1. Andare alla pagina Login/Logout 2. Inserire nel form l username 3. Inserire la password 4. Premere il pulsante Accedi Effettuare il Logout 1. Andare sulla pagina Login/Logout 15

16 2. Cliccare sulla voce Disconnetti Recuperare la password perduta 1. Andare sulla pagina Recupera Password 2. Inserire il nome utente o l indirizzo nella sezione Recupera Password 3. Cliccare su Richiedi una nuova password 4. Comparirà un messaggio 16

17 5. Controllare la propria casella e cercare il messaggio 6. Aprire il messaggio 7. Cliccare sul link 8. L utente viene indirizzato alla pagina Recupera password e può inserire due volte la nuova password nella sezione Recupera Password 9. Cliccare su Reimposta Password 10. Comparirà un messaggio di conferma e l utente riceverà anche un di conferma con la password scelta Caricare file Premessa: per poter caricare file nelle aree e nelle cartelle occorre avere i permessi per farlo. Gli utenti amministratori possono caricare i file ovunque. 17

18 Gli utenti manager possono caricare i file nell Area Privata e nell Area Gruppo e in qualsiasi delle loro sottocartelle. Gli utenti operativo possono caricare i file nell Area Privata e in qualsiasi sua sottocartella. Ecco i passi da seguire: 1. Cliccare sul pulsante +Scegli 2. Scegliere il/i file da caricare nella finestra di dialogo e Cliccare su Apri 3. Appare una riga per ogni file scelto 4. Cliccare sul pulsante Carica 5. Cliccare sul pulsante Aggiorna" 18

19 6. Il contenuto della cartella viene aggiornato Creare una cartella Premessa: per poter creare una cartella nelle aree e nelle cartelle occorre avere i permessi per farlo. Gli utenti amministratori possono creare una cartella ovunque. Gli utenti manager possono creare una cartella nell Area Privata e nell Area Gruppo e in qualsiasi delle loro sottocartelle. Gli utenti operativi possono creare una cartella nell Area Privata e in qualsiasi sua sottocartella. Ecco i passi da seguire: 1. Cliccare sul +Nuovo 2. Inserire il nome da dare alla cartella 19

20 3. Cliccare sulla voce Salva Rinominare una cartella Premessa: per poter rinominare una cartella nelle aree e nelle cartelle occorre avere i permessi per farlo. Gli utenti amministratori possono rinominare una cartella ovunque. Gli utenti manager possono rinominare una cartella nell Area Privata e nell Area Gruppo e in qualsiasi delle loro sottocartelle. Gli utenti operativi possono rinominare una cartella nell Area Privata e in qualsiasi sua sottocartella. Ecco i passi da seguire: 1. Cliccare sulla voce Rinomina nella riga corrispondente alla cartella da rinominare 2. Inserire il nuovo nome da dare alla cartella 20

21 3. Cliccare sulla voce Salva Rinominare un file Premessa: per poter rinominare un file nelle aree e nelle cartelle occorre avere i permessi per farlo. Gli utenti amministratori possono rinominare un file ovunque. Gli utenti manager possono rinominare un file nell Area Privata e nell Area Gruppo e in qualsiasi delle loro sottocartelle. Gli utenti operativi possono rinominare un file nell Area Privata e in qualsiasi sua sottocartella. Ecco i passi da seguire: 1. Cliccare sulla voce Rinomina nella riga corrispondente al file da rinominare 2. Inserire il nuovo nome del file 3. Cliccare sulla voce Salva 21

22 Navigare fra le cartelle Per entrare in una cartella: 1. cliccare sul nome 2. Sarà visualizzato il contenuto della cartella con indicato il relativo percorso Per salire su di una cartella: 1. Cliccare sulla cartella madre ("Amministratore" nell'esempio) 22

23 2. Verrà visualizzato il contenuto della cartella madre Per cercare una cartella o un file 1. Cliccare sulla lente 2. Inserire il nome da cercare nel campo che appare al posto della lente 3. Il contenuto della cartella viene filtrato in base ai caratteri digitati Scaricare File Scaricare un singolo file Cliccare sull icona del file che si vuole scaricare 23

24 Scaricare più file 1. Abilitare la selezione multipla cliccando sulla voce Disabilitato 2. Scegliere Scarica come Azione 24

25 3. Cliccare sulle righe corrispondenti ai file da scaricare. Le righe selezionate hanno uno sfondo più scuro 4. Cliccare su conferma 5. I file selezionati vengono scaricati in un file compresso.zip Copiare o spostare file Copiare file 1. Abilitare la selezione multipla cliccando sulla voce Disabilitato 25

26 2. Scegliere come Azione Copia 26

27 3. Cliccare sulle righe corrispondenti ai file da copiare. Le righe selezionate hanno uno sfondo più scuro 4. Scegliere la cartella di destinazione 5. Cliccare sul pulsante Conferma 6. Cliccare sul Pulsante Aggiorna per visualizzare il contenuto aggiornato della cartella 27

28 N.B. Se si sceglie come cartella di destinazione la stessa cartella di partenza, verranno create delle copie dei file con nome modificato. Spostare file 1. Abilitare la selezione multipla cliccando sulla voce Disabilitato 28

29 2. Scegliere come Azione Sposta 3. Cliccare sulle righe corrispondenti ai file da spostare. Le righe selezionate hanno uno sfondo più scuro 29

30 4. Scegliere la cartella di destinazione 5. Cliccare sul pulsante Conferma Eliminare un file o una cartella Eliminare un singolo file/cartella 1. Cliccare sulla voce Elimina nella riga corrispondente al file o cartella che si desidera eliminare 2. Confermare cliccando sulla voce Continua 30

31 Eliminare più file contemporaneamente 1. Abilitare la selezione multipla cliccando sulla voce Disabilitato 2. Scegliere come Azione Elimina 3. Cliccare sulle righe corrispondenti ai file da spostare. Le righe selezionate hanno uno sfondo più scuro 31

32 4. Cliccare sul pulsante Conferma 32

33 Modificare il profilo utente 1. Assicurarsi di aver effettuato il Login 2. Andare sulla pagina Modifica Profilo 3. Modificare i campi desiderati 4. Se si desidera inserire 2 volte la password per cambiarla 5. Cliccare su Aggiorna il profilo. 33

34 Cosa c è di nuovo nella versione 1.3 INTRODUZIONE DELLA SCADENZA NELLE PASSWORD UTENTI Nella nuova versione è stata migliorata la sicurezza introducendo la temporizzazione delle password. Nel pannello amministratore è possibile impostare il numero di giorni desiderato. Ogni volta che si crea un nuovo utente o si modifica la password di un utente già esistente la scadenza viene impostata in base a questo parametro. ELENCO UTENTI MIGLIORATO (AREA AMMINISTRATORE) E' stato aggiunto un campo in sola lettura per visualizzare la scadenza della password di ogni utente. Inoltre ora è possibile ordinare la tabella in ordine crescente o decrescente in base alla colonna cliccando sull'intestazione. CANCELLAZIONE AUTOMATICA DELLA CARTELLA UTENTE Nella nuova versione non occorre più eliminare manualmente la cartella privata di un utente che è stato eliminato. Ora la cancellazione avviene in automatico. 34