IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

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1 IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO Normativa di riferimento e impatti relativi all'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di produrre e gestire solo documenti informatici Contributo a cura di Fausto M. Tufariello Commercialista, Revisore Legale, esperto in electronic document and records management system

2 Obbligo di produrre «solo» documenti informatici (proposta di modifica al CAD Riforma Madia) «inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri» CAD - Art. 40. Formazione di documenti informatici 1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71 D.P.C.M. 03/12/2013 PROTOCOLLO INFORMATICO In vigore dal 11/04/2013 D.P.C.M. 13/11/2014 DOCUMENTO INFORMATICO In vigore dal 11/02/2015 D.P.C.M. 03/12/2013 SISTEMA DI CONSERVAZIONE In vigore dal 11/04/ /10/ /08/ /04/2017 Termine già decorso Termine ultimo di adeguamento Termine ultimo di adeguamento

3 Formazione del documento amministrativo informatico D.P.C.M. 13/11/2014 Art. 9. Formazione del documento amministrativo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del Codice, formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice. documenti di ogni genere e tipo, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri istanze, dichiarazioni, dati, scambio di informazioni e documenti (Art. 5-bis) comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica ordinaria o certificata (Art. 40-bis) istanze e dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici (Art. 65) VIETATO L UTILIZZO DI DOCUMENTI ANALOGICI il CAD IMPONE, in via generale, la FORMA ELETTRONICA per i documenti amministrativi

4 Procedimento e fascicolo informatico CAD - Art. 41. Procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente. 1-bis. [omissis] 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell' articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all' articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n Esiste un legame indissolubile e strumentale tra documenti, fascicoli e procedimenti TUDA - DPR 28/12/2000, n. 445 Art. 64 Sistema di gestione dei flussi documentali 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve: a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato.

5 Sostituzione degli archivi cartacei CAD - Art Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni 1 - Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71. D.P.C.M. 13/11/2014 Art. 4 copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici Art. 10 copie per immagine su supporto informatico di documenti amministrativi analogici CAD Art Copie informatiche di documenti analogici Art. 23-ter - co. 3 Documenti amministrativi informatici

6 Reengineering dei processi analogici in ottica digitale CAD - Art. 15. Digitalizzazione e riorganizzazione IMPATTO TECNOLOGICO Utilizzo esteso delle tecnologie ICT per migliorare i processi e le attività in termini di efficacia ed efficienza (art. 15 CAD) IMPATTO ORGANIZZATIVO Modalità di utilizzo delle tecnologie ICT che comporta la sostituzione dei processi tradizionali (per lo più basati sulla carta) con processi informatizzati più efficienti Cosa fare concretamente: 1. riprogettare i flussi di lavoro (process reengineering) 2. rimodulare gli assetti organizzativi 3. formare il personale 4. creare un ambiente di lavoro idoneo 5. e soprattutto occorre la volontà dell alta direzione Ricordiamoci che le soluzioni sono prima umane e organizzative, e solo dopo tecnologiche!!

7 CONTATTI PA Digitale S.p.A. Strategia & Marketing Tel Via A. Vespucci, n. 8, Sassuolo (MO) T: F: Fausto Massimo Tufariello Commercialista Revisore Legale Esperto in sistemi di conservazione digitale Fatturazione elettronica Firme elettroniche Gestione documentale nelle Pubbliche Amministrazioni L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze VIETATA LA PUBBLICAZIONE CON QUALSIASI MEZZO E/O LA RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE Tutti i diritti di sfruttamento economico dell opera appartengono a Fausto M. Tufariello (c) 2016