Utilizzare il gestionale DANEA EASYFATT con il proprio sito ecommerce.

Transcript

1 Utilizzare il gestionale DANEA EASYFATT con il proprio sito ecommerce. Nel momento in quale questa guida è redatta, sono disponibili due moduli per l'interfacciamento del gestionale DANEA EASYFATT DA e VERSO il proprio sito ecommerce: il modulo "Danea EasyFatt" e il modulo "Danea Easyfatt FULL". INTERFACCIAMENTO E SCARICO ORDINI E ANAGRAFICHE CLIENTI Il primo modulo, ossia il "Danea EasyFatt" permette di collegare il gestionale con il proprio sito web e di scaricare gli ordini comprensivi di anagrafiche dei clienti in Danea EasyFatt. In tal modo preparare le fatture al cliente sarà semplice immediato e soprattutto a prova di errore. Sarà possibile effettuare il download contestualmente dei dati di destinazione della merce, del tipo di pagamento e del costo della spedizione (se presente). IMPOSTAZIONI LATO SITO INTERNET Per procedere con il collegamento del gestionale è necessario eseguire preventivamente il login nel proprio sito web in qualità di amministratore e, dal menù di amministrazionene presente in tutte le pagine del sito nel lato sinistro, cliccare su "Procedure" => "Danea Easyfatt". Una volta aperta la pagina delle impostazioni, nel blocco "Impostazioni Generali" occorre selezionare la versione software DANEA in proprio possesso; di solito il campo "Da easyfatt 2009 rev.08 ad oggi" è la scelta giusta. E' inoltre necessario impostare una "login" e una "password", di propria scelta, che come vedremo più avanti andrà inserità nel gestionale DANEA. Subito sotto questo blocco è visualizzato a chiare lettere l'url (indirizzo web) che va inserito sempre in DANEA. L'indirizzo in questione è del tipo: Sempre nella stessa pagina, sotto l'url è presente un blocco "Sezione ordini e anagrafiche"; cliccando sul nome verranno resi accessibili i vari campi relativi alla personalizzazione che è possibile effettuare nel collegamento dei sistemi web e gestionale. E' possibile scegliere se esportare gli ordini dal sito da X giorni/settimane ad oggi, oppure scegliere un preciso intervallo di date (DAL - AL). Questa impostazione normalmente dovrà essere impostata "da 2/3 settimane ad oggi", in tal modo si avrà sempre il polso degli ordini di un periodo abbastanza lungo. Da considerare che una volta importati gli ordini, il gestionale non ne permetterà la duplicazione. Nelle successive sezioni sarà possibile definire: Quale stato dovranno avere gli ordini da importare: (in corso, spedito, parzialmente evaso, ecc ecc), consigliato "in corso" Suffisso numerazione in Danea: scegliere una lettera dell'alfabeto (se si desidera) che verrà inserita in ogni ordine scaricato nel gestionale dal sito per differenziare gli ordini ricevuti sul web da quelli

2 inseriti per proprio conto (nella sede del proprio negozio reale per esempio). Il valore consigliato è "W", che sta per web. Numerazione clienti: è possibile decidere se permettereal gestionale di assegnare un numero identificativo al cliente dell'ordine scaricato, oppure se utilizzare quello assegnato in automatica dal sito web; è consigliabile utilizzare quello del sito web SOLO nel caso non si effettueranno mai vendite al di fuori di esso, altrimenti i numeri potrebbero sovrapporsi e generare degli errori. Unità di misura per Danea: impostare PZ Dove importare la descr. dei costi aggiuntivi...:il sito web creerà una nota descrittiva per specificare come il campo spese spedizione abbia un determinato valore. Esempio, in caso di contrassegno e spedizione con consegna su appuntamento, la nota conterrà il costo della spedizione, del supplemento per il contrassegno e di quello per la consegna su appuntamento. Danea offre 4 campi LIBERI, ossia che possono essere compilati con dati provenienti dal web. In questa opzione và selezionato il campo dove si vuole far apparire la nota descrittiva. Normalmente "Nota 1", si consiglia di fare delle prove per scegliere. Testo nota a piè di pagina: si tratta di un campo di testo libero che verrà stampato staticamente in tutti i documenti emessi. Da compilare se si desidera comunicare un messaggio sempre uguale ai clienti. Forza maiuscolo tutti i campi dell'ordine: se si sceglie "SI" tutti i dati verranno inseriti in formato maiuscolo nel gestionale, indifferentemente se i clienti avranno scritto i dati in maiuscolo o minuscolo. Una volta effettuate tutte le scelte, si dovrà cliccare su "Salva" a fondo pagina. E' il momento di passare sul gestionale DANEA EASYFATT per le ultime impostazioni. IMPOSTAZIONI LATO SOFTWARE DANEA EASYFATT Un premessa importante: DANEA distribuisce più versioni del suo prodotto "EASYFATT" e non sono tutte abilitate all'interfacciamento con i siti ecommerce. E' consigliabile visitare il sito e verificare che la propria versione software sia adatta allo scopo. Lanciare il software DANEA EASYFATT e cliccare su "Strumenti" => "Ecommerce" => "Scarica ordini". Nela finestra popup che apparirà, cliccare per la tabella Impostazioni. Compilare a questo punto i campi "Indirizzo web da cui scaricare gli ordini" con l'url specificato precedentemente, e i campi "Login" e "Password" con i dati scelti e salvati sempre precedentemente sul sito. Cliccare su "Scarica". Nella finestra che si aprirà saranno elencati gli ordini presenti aventi le caratteristiche di "data" e "stato" scelti nelle selezioni di cui sopra. L elenco mostrerà il "documento" (Nr. E data), il "cliente", il "totale" in euro e lo "stato". Quest ultimo potrà essere Già importato oppure potrà presentarsi come un link cliccabile Importa. Cliccandoci su, in questo caso, l ordine verrà immediatamente processato e scaricato DAL sito web NEL proprio gestionale, come nuovo ordine cliente. Oltre l'ordine, verrà contestualmente inserita nel sistema l'anagrafica del cliente stesso. Gli ordini andranno importati uno per uno, ripetendo ogni volta l'operazione "scarica ordini" dal menu strumenti di danea.

3 INTERFACCIAMENTO, CARICAMENTO/AGGIORNAMENTO CATALOGO SUL SITO L'altro modulo disponibile, il "Danea EasyFatt FULL" permette la gestione del catalogo del proprio sito web utilizzando esclusivamente o in parte il software gestionale DANEA EASYFATT. In tale modalità, sara possibile esportare integralmente tutti i prodotti, categorie,marchi, varianti DAL software gestionale VERSO il sito web. Verranno importate per ciascun prodotto tutte le caratteristiche presenti, come il codice, la descrizione, la scheda html, l'immagine, la categoria (o albero categorie), i prezzi di acquisto e vendita, le giacenze, ecc. IMPOSTAZIONI DA EFFETTUARE LATO SITO WEB Per procedere con il collegamento del gestionale per ciò che riguarda la gestione del catalogo, anche in questo caso è necessario eseguire preventivamente il login nel proprio sito web in qualità di amministratore e, dal menù di amministrazionene presente in tutte le pagine del sito nel lato sinistro, cliccare su "Procedure" => "Danea Easyfatt". Una volta aperta la pagina delle impostazioni, se non lo si è ancora fatto, nel blocco "Impostazioni Generali" occorre selezionare la versione software DANEA in proprio possesso; di solito il campo "Da easyfatt 2009 rev.08 ad oggi" è la scelta giusta. E' inoltre necessario impostare una "login" e una "password", di propria scelta, che come vedremo più avanti andrà inserità nel gestionale DANEA. Subito sotto questo blocco è visualizzato a chiare lettere l'url (indirizzo web) che andrà inserito sempre in DANEA nella giusta sezione. L'indirizzo in questione è del tipo: Procedendo di seguito, cliccare su "Sezione prodotti", si accederà così alle impostazioni per la gestione del catalogo con DANEA, di seguito descritte. Gestione listini Il sito web gestisce diversi listini, nel caso dell'interfacciamento con danea ne vengono utilizzati 4: Listino vendita al pubblico Listino offerta al pubblico Listino rivenditore Listino offerta rivenditore In questa sezione è necessario associare ciascun listino del sito a quello corrispondente in DANEA EASYFATT (che invece ne gestisce fino a 10)

4 Assegnazione campi liberi per importazione E' possibile gestire gli stati NOVITA' / PROMO PUBBLICO / IN HOME / PROMO RIVENDITORI prodotto per prodotto sul sito semplicemente inserendo una codifica in un campo a scelta nel gestionale DANEA. DANEA EASYFATT offre 4 campi "liberi" da utilizzare nell'esportazione su web del catalogo prodotti. Scegli quale campo DANEA vuoi utilizzare per gestire questi stati nei singoli articoli e spunta "Attiva gestione stati" sul "SI" per utilizzare questa funzionalità. I valori possibili per ogni prodotto che andranno inseriti in Danea potranno e DOVRANNO essere SOLO i seguenti (altrimenti il sistema non funzionerà): Valore da inserire nel campo in Novità in PROMO PUBBLICO in HOME in PROMO RIVENDITORI X X X X X X X X X X X X X X X - X X X X X - X - Esempio1: il prodotto dovrà apparire solo come novità, inserire: Esempio2: il prodotto dovrà apparire come novità ed essere anche in offerta pubblico, inserire:

5 Assegnazione spedizioni effettuabili per ogni prodotto Con lo stesso concetto precedente dei campi "liberi" disponibili sul gestionale, è possibile definire quali spedizioni sono utilizzabili (selezionabili in cassa da parte del cliente per intenderci) per ogni prodotto, oltre chiaramente a quella predefinita. Anche in questo caso scegli quale campo DANEA vuoi utilizzare per definire le tipologie di spedizione nei singoli articoli e spunta "Attiva gestione spedizioni" sul "SI" per utilizzare questa funzionalità. Sul sito, in corrispondenza di questo settaggio è presente una tabella con tutti i numeri identificativi delle spedizioni che sono state create. In DANEA EASYFATT, nel campo che si è scelto per gestire la funzionalità, andrà inserita la sequenza di numeri separati da " " per specificare quali spedizioni i lprodotto in questione potrà utilizzare. Esempio; nel proprio sito son opresenti le spedizioni e vogliamo che il prodotto abbia associate le prime due spedizioni. In questo caso, nel campo libero deciso, in quel prodotto su danea andrà inserito 4 5 Assegnazione dei costi di spedizione per ogni prodotto tramite preset Sempre con lo stesso concetto, è possibile associare un "preset di spedizione" a ogni prodotto. Scegli quale campo DANEA vuoi utilizzare per specificare i "preset di spedizione" nei singoli articoli e spunta "Attiva gestione costi spedizioni" sul "SI" per utilizzare questa funzionalità. Nel sito è presente la solita tabella che illustra i numeri identificativi per i preset caricati. In questo caso è possibile specificare un unico preset per ciascun prodotto. Se no si conosce la funzionalità dei "preset di spedizione" si consulti la guida specifica "Gestione delle spedizioni". Assegnazione per ogni prodotto di articoli correlati e/o accessori Funzionalità non ancora attiva, in fase di sviluppo Assegnazione del campo "note" di easyfatt nei prodotti del sito E' possibile assegnare il campo "note" presente in ogni prodotto nel gestionale Danea Easyfatt ad uno dei campi prodotto disponibili nel sito, selezionando quello preferito nel menù a tendina qui presente. Il testo inserito nel gestionale in corrispondenza del campo "Note" verrà inserito in ogni prodotto nel campo selezionato tra questi. Le scelte possibili sono le seguenti: Descrizione breve Nome articolo Nota Prodotto 1 Nota prodotto 2 Video script Effettuata la scelta è necessario spuntare "Attiva assegnazione" sul "SI"

6 Assegnazione del campo "descrizione" di easyfatt nei prodotti del sito E' possibile assegnare il campo "descrizione" presente in ogni prodotto nel gestionale Danea Easyfatt ad uno dei campi prodotto disponibili nel sito, selezionando quello preferito nel menù a tendina qui presente. Il testo inserito nel gestionale in corrispondenza del campo "Descrizione" verrà inserito in ogni prodotto nel campo selezionato tra questi. Le scelte possibili sono le seguenti: Descrizione breve Nome articolo Sia in nome articolo che in descrizione breve Effettuata la scelta è necessario spuntare "Attiva assegnazione" sul "SI" Sincronizzazione giacenza da Danea Easyfatt verso il sito Attivando questa funzionalità, il sito web sarà aggiornato con le giacenze reali presenti nel gestionale. Esportazione verso i comparaprezzi E' possibile automatizzare l'esportazione dei prodotti caricati nel sito con il gestionale DANEA EASYFATT VERSO i motori di comparazione prezzi attualmente gestiti dal sito. Spuntare la voce "SI" nella scelta "Comparaprezzi con DANEA" per abilitare a funzionalità. E' sufficiente selezionare il/i motore/i di proprio interesse per far si che tutti i prodotti gestiti con DANEA vengano esportati nei file tracciato relativi di pertinenza. Una volta effettuati tutti i settaggi del caso, cliccare sul pulsante "Salva" a fondo pagina. IMPOSTAZIONI LATO SOFTWARE DANEA EASYFATT Un premessa importante: DANEA distribuisce più versioni del suo prodotto "EASYFATT" e non sono tutte abilitate all'interfacciamento con i siti ecommerce. E' consigliabile visitare il sito e verificare che la propria versione software sia adatta allo scopo. Lanciare il software DANEA EASYFATT e cliccare su "Strumenti" => "Ecommerce" => "Aggiorna Prodotti". Nella finestra popup che apparirà, in "Stato" spuntare la casella "Invia solo voci modificate". Questo velocizzerà notevolmente le operazioni di aggiornamento/caricamento (dalla seconda volta in poi chiaramente), in quanto il gestionale non ricaricherà ogni volta TUTTO il catalogo (con tutte le foto) sul web, ma si limiterà a caricare/modificare/cancellare SOLO ed esclusivamente i prodotti che saranno stati modificati in uno qualsiasi dei campi (giacenza, foto, nome, descrizione o qualsiasi altra caratteristica) dall'ultimo aggiornamento effettuato. In alcuni casi potrà essere necessario ricaricare tutto il catalogo exnovo, in tal caso togliere la spunta "invia solo voci modificate", effettuare l'aggiornamento e alla fine di questo rimettere la spunta attiva. Cliccare poi nella scheda "Impostazioni" per immettere i dati di interfacciamento. Inserire l'"indirizzo web di pubblicazione", la "login" e la "password" come precedentemente impostate sul sito web. Una volta fatto,

7 cliccare su "Invia" ed attendere il termine dell'operazione. La prima volta, a seconda della quantità di prodotti da caricare e dalle immagini presenti, può impiegare parecchio tempo; è tuttavia indicato lo stato di avanzamento dell'upload. In caso di qualsiasi errore visualizzato, si prega di ricontrollare che le voci siano state ben impostate ovunque, dopodichè ritentare il caricamento. Nel caso l'errore si protragga, scrivere una al proprio webmaster allegando uno screenshot dell'errore stesso. cliccare per la tabella Impostazioni. Compilare a questo punto i campi "Indirizzo web da cui scaricare gli ordini" con l'url specificato precedentemente, e i campi "Login" e "Password" con i dati scelti e salvati sempre precedentemente sul sito. Cliccare su "Scarica".