PROCEDURA DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

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1 Pagina 1 di 8 PROCEDURA DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE 17/11/ /11/ DICEMBRE 2014 INDICE DI CAPITOLO/PARAGRAFO DATA DI APPROVAZIONE MOTIVO DELLA REVISIONE REVISIONE MODIFICATO REVISIONE 00 Emissione del documento CONTROLLO DELLA DISTRIBUZIONE Copia n consegnata a: il Firma RGQ 1

2 Pagina 2 di 8 INDICE 1.1 Scopo e campo di applicazione 1.2 Riferimenti 1.3 Acronimi e definizioni 1.4 Responsabilità 1.5 Rilevanza ai fini della compliance delle attività operative 1.6 Gestione della documentazione 1.7 Redazione dei documenti 1.8 Identificazione dei documenti 1.9 Revisione e aggiornamento dei documenti 1.10 Distribuzione dei documenti 1.11 Indicatori di controllo del processo 1.12 Allegati SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per garantire un efficace gestione dei documenti e delle registrazioni del Sistema di Controllo Interno e di Gestione del Rischio (SCIGR), con particolare riferimento alle modalità di redazione, approvazione, aggiornamento, revisione, conservazione e distribuzione dei dati e dei documenti interni del SCIGR, quali: Manuale Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio (MCIGR) e relative Procedure (P), Moduli (M), Allegati (A); Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC); Programma triennale per la trasparenza (PTT); Piano della performance (PP); Standard di qualità; Codice di comportamento; Codice Etico; Dati sui servizi erogati, sul personale e CV, sui provvedimenti, su autorizzazioni e concessioni, bilanci e conti consuntivi, concorsi, ecc. 2

3 Pagina 3 di 8 e dei documenti esterni, quali: Norme cogenti (Legge 190/2012, D.Lgs. 33/2013, D.Lgs.150/2009, ) Delibere ANAC applicabili La presente procedura si applica a tutta la documentazione del SCIGR da parte di tutte le risorse operanti in nome e per conto dell Università della Tuscia. RIFERIMENTI Manuale della Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio Piano Nazionale Anticorruzione (P.N.A) Delibere ANAC UNI EN ISO 9001:2008 ACRONIMI E DEFINIZIONI Manuale (MCIGR): Procedura (P): Istruzione operativa (IO): Modulo (M): Registrazione: E il documento che contiene la descrizione del SCIGR, la dichiarazione documentata di Politica della Qualità e gli obiettivi per la Qualità definiti. E il documento che definisce la sequenza e l interazione dei processi inerenti ad attività specifiche; definisce condizioni e modalità per l esecuzione di tali attività, autorità e responsabilità delle funzioni coinvolte. È un documento derivante da una Procedura che dettaglia ulteriormente lo svolgimento di un processo complesso. E un foglio di raccolta dati, sia di input che di output, in formato standard. E utile per la raccolta e la verifica dei dati e per attestare e dare evidenza dello svolgimento di alcune attività (soprattutto quelle di controllo). Si presenta come uno schema vuoto da compilare e una volta compilato ha la funzione di fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del SCIGR. È un modulo compilato su supporto cartaceo o informatico che evidenzia le attività eseguite e risultati ottenuti. 3

4 Pagina 4 di 8 SCIGR: Sistema di Controllo Interno e di Gestione del Rischio. RA: Responsabile Audit. Per ulteriori definizioni si rimanda al MCIGR e alla normativa vigente. RESPONSABILITÀ Nell ambito della presente procedura sono individuate e definite le seguenti responsabilità: Direttore Generale Dirigenti Capi Servizio Capi Ufficio Responsabile della prevenzione della corruzione Responsabile trasparenza Referente per l audit Ufficio di staff Presidio Qualità La responsabilità dell approvazione dei documenti che descrivono il SCIGR è sempre del Direttore Generale, la verifica viene svolta dal Referente per l Audit. La responsabilità per la gestione (aggiornamento, archiviazione, distribuzione) è assegnata al servizio di competenza. RILEVANZA AI FINI DELLA COMPLIANCE DELLE ATTIVITA OPERATIVE Questo punto definisce l eventuale rilevanza dell emettendo documento organizzativo rispetto agli adempimenti richiesti per garantire la conformità delle attività operative rispetto alla normativa relativa a: Sistema sicurezza sul lavoro (SSL) Sistema di sicurezza ambientale (SSA) Piano TPC 4

5 Pagina 5 di 8 L emittendo documento organizzativo può definire controlli interni aventi rilevanza generica rispetto alla prevenzione dei rischi di non-compliance relativi ai sistemi sopra citati, oppure avere rilevanza specifica in quanto descrivono attività specifiche di prevenzione dei rischi stessi. 1. Rilevanza generica ricorre quando le regole stabilite dall emettendo documento organizzativo vanno a configurare l ambiente di controllo generale dell università e quindi non riguardano in maniera specifica alcuna attività sensibile ai sensi dei sistemi sopra citati. Si intendono regole di carattere generico quelle riferiti ai seguenti principi qualificanti il sistema di controllo interno generale di ateneo quali: a. Segregazione delle attività: chiara attribuzione e suddivisione dei compiti e delle responsabilità relative a fasi di svolgimento del processo tra soggetti diversi dell organizzazione b. Esistenza di norme: fa riferimento al sistema di norme che regolano le attività indipendentemente dal documento organizzativo c. potere di firma ed autorizzativi: fanno riferimento all esercizio di un potere specificatamente previsto dai documenti organizzativi o dalle norme d. tracciabilità: fa riferimento alle modalità di archiviazione, conservazione e accesso alla documentazione degli atti/azioni relativi al processo. documentale può essere cartacea o informatizzata. La tracciabilità 2. di natura specifica se le regole stabilite dall emettendo documento organizzativo riguardano una o più attività sensibili ai sensi dei sistemi di prevenzione sopra descritti. In questo secondo caso (rilevanza specifica) verrà verificato che l emettenda documentazione organizzativa sia corredata dell allegato appositamente previsto. GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Generalità La procedura di gestione della documentazione del SCIGR riguarda i seguenti documenti dell Ateneo: Documenti di origine interna: Manuale SCIGR Procedure (P) Istruzioni operative (IO) Moduli e allegati 5

6 Pagina 6 di 8 Circolari, note Documenti di origine esterna: Norme italiane e internazionali Direttive e regolamenti comunitari Disposizioni, comunicazioni, circolari provenienti dalle istituzioni pubbliche di riferimento (MIUR, ANVUR, ANAC, ecc.) Contratti Il processo di gestione della documentazione si articola nelle seguenti attività: 1. redazione; 2. verifica; 3. approvazione / emissione; 4. distribuzione o messa a disposizione; 5. modifica / aggiornamento; 6. conservazione e archiviazione; 7. rimozione. Le responsabilità delle attività di gestione della documentazione sono riportate nella seguente Matrice delle Responsabilità. Funzione Direttore Dirigente Capo Capo Referente Doc Generale divisione Servizio Ufficio per l Audit Manuale SCIGR R C Procedure e Istruzioni operative C R C C C PTPC R C C PTT R C C PP R C C Standard qualità R C C C Legenda: 6

7 Pagina 7 di 8 R = responsabilità primaria C = responsabilità contributoria Manuale SCIGR Il Manuale del Sistema di Controllo interno e Gestione dei Rischi è identificato con la sigla MCIGR. Gli allegati sono indicati con AM e numero progressivo dell allegato (es. AM01 = allegato 01 al Manuale). Il manuale è redatto dal Referente per l Audit. Il Direttore Generale verifica la congruenza del MCIGR con le norme interne ed esterne e lo approva. L approvazione e l autorizzazione all emissione del manuale compete esclusivamente al Direttore Generale con il supporto dell ufficio staff per gli aspetti operativi di gestione documentale. L iter di approvazione prevede 2 livelli di firma: firma di redazione, a cura del Referente per l Audit; firma di verifica e autorizzazione all emissione a cura del Direttore Generale. Il documento è emesso in numero finito di copie, singolarmente numerate e approvate, distribuite a tutti i soggetti interni e/o esterni interessati. Il controllo della distribuzione delle copie del manuale avviene tramite la Lista di Distribuzione. La copia elettronica è pubblicata in rete nella cartella dropobox Manuale delle procedure in formato pdf, ed è consultabile e scaricabile dai soggetti autorizzati. Lo stato di aggiornamento del manuale è individuato dal numero di revisione, riportato sulla prima pagina e nelle successive. Lo stato di aggiornamento di ogni sezione del manuale è individuabile dalla relativa tabella, che riporta la revisione, la descrizione della modifica e relativa data. Le modifiche / aggiornamenti del manuale sono redatte dallo staff. La verifica e l approvazione del manuale revisionato avvengono come già descritto sopra. Direttore Generale Referente per l Audit Redazione e modifiche - R Verifica - R Approvazione R - Distribuzione/conservazione - R 7

8 Pagina 8 di 8 Procedure, Istruzioni operative e Moduli L esigenza di definire delle procedure e delle istruzioni operative nasce dalla necessità di avere una chiara e trasparente modalità di svolgimento dei processi fondamentali dell Ateneo. Le Procedure le Istruzioni operative, con allegati i relativi moduli, sono destinate al solo uso interno e pertanto vengono messe a disposizione del personale sia in forma cartacea che in pdf. La differenza tra procedure e istruzioni operative è che le prime hanno carattere organizzativo e interfunzionale, le seconde tecnico-operativo. Per la definizione di una procedura/istruzione operative l ufficio responsabile elabora una bozza della procedura/istruzione operative e della relativa modulistica. Il dirigente della divisione verifica la congruenza della procedura/istruzione operativa e le sottopone per approvazione al Direttore Generale. L approvazione e l autorizzazione all emissione sia delle procedure nuove che di quelle modificate compete esclusivamente al Direttore Generale con il supporto del Dirigente per gli aspetti operativi di gestione documentale. L iter di approvazione prevede tre livelli di firma: firma di redazione, a cura del Responsabile dell ufficio; firma di verifica, a cura del Dirigente e del Referente per l'audit; firma di autorizzazione, a cura del Direttore Generale. L ufficio staff provvede alla messa a disposizione delle procedure e delle istruzioni operative nella cartella dropbox Manuale delle Procedure, informando via i Responsabili dei servizi. L ufficio staff conserva gli originali cartacei. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento alle procedure l ufficio provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete. Annualmente l ufficio responsabile della procedura/istruzione operativa riesamina la documentazione e ne individua eventuali miglioramenti o correzioni. La modifica di una procedura/istruzione operativa esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione di una nuova. Le parti modificate sono evidenziate in giallo. Le revisioni possono essere in numero illimitato ma progressivo. La registrazione del livello di revisione viene attuata dallo staff utilizzando l apposito spazio della pagina 1 di ciascuna procedura. La verifica e l approvazione delle procedure modificate avvengono come già descritto precedentemente. L ufficio staff provvede a: aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione della copia elettronica; 8

9 Pagina 9 di 8 segnalare via la procedura modificata. DG Dirigente Divisione Capo Ufficio Referente per l Audit Redazione e modifiche - - R C Verifica - R - R Approvazione R C - - Distribuzione/conservazione - - R C In linea generale l indice delle procedure è il seguente: 1. Scopo della procedura 2. Generalità 3. Aree di applicazione 4. Descrizione della procedura 5. Riferimenti 6. Modulistica richiamata I moduli al momento della compilazione diventano registrazioni e come tali sono gestiti secondo quanto previsto nella presente procedura. Per alcune procedure possono essere realizzati i diagrammi di flusso utilizzando, a livello grafico, la seguente simbologia: INIZIO E FINE PROCESSO ATTIVITÀ DOCUMENTO 9

10 Pagina 10 di 8 DOCUMENTI DECISIONE IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DEL SCIGR Ogni documento è identificato in modo univoco attraverso un codice alfanumerico. Le procedure sono identificate univocamente dalla sigla P associata a un numero progressivo attribuito per ciascun gruppo a partire da 01 (Pxx); le istruzioni operative relative a una procedura sono identificate dalla sigla della procedura (Pxx) seguita dalla sigla IO anch essa associata a un numero progressivo (ad esempio P01_OI02 = istruzione operativa 02 della procedura 01); M è la codifica relativa a un modulo che può essere allegato a una procedura o a un istruzione operativa. Le singole procedure e istruzioni operative possono prevedere degli allegati indicati dalla sigla A preceduta dalla codifica della procedura o dell istruzione di riferimento (es. P01_A01 = allegato alla procedura 01; P01_IO01_A01 = allegato dell istruzione operativa 01 della procedura 01). REVISIONE E AGGIORNAMENTO DEI DOCUMENTI DEL SCIGR Eventuali necessità di modificare un documento devono essere richieste al Dirigente il quale provvederà a valutare la richiesta e a darne corso seguendo l iter di prima emissione. Lo stato di revisione dei documenti è visibile sul frontespizio del documento. DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI DEL SCIGR Il manuale è distribuito a tutto il personale dell Ateneo. E cura del Referente per l Audit rendere immediatamente disponibili nella cartella dropbox Manuale delle Procedure i documenti descrittivi del SCIGR (procedure, istruzioni operative, moduli). Tale cartella deve essere accessibile al autorizzato. Direttore Generale, il Rettore e chi da loro 10

11 Pagina 11 di 8 I suddetti documenti devono essere disponibili in modalità lettura anche per i membri del Presidio di Qualità di Ateneo. L eventuale distribuzione, su richiesta, dei documenti è sempre in forma controllata ovvero con trasmissione degli aggiornamenti. CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI I documenti vanno conservati per almeno 5 anni, salvo diverse disposizioni. Per ciascun documento del SCIGR, le modalità di conservazione e archiviazione sono riportate nella seguente tabella. Documento Manuale SCIGR Procedure e Istruzioni operative Registrazioni PTPC PTT PP Standard qualità Conservazione Per quanto riguarda le registrazioni, le specifiche per la conservazione e archiviazione sono riportate nella procedura a cui si riferiscono. L eliminazione della documentazione non può avvenire prima della scadenza del tempo di conservazione. 11