SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO Ambiente e Sicurezza Non conformità, infortuni, azioni correttive e preventive INDICE

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Fulvio Oliva
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1 INDICE 1. DISTRIBUZIONE SCOPO APPLICABILITÀ RIFERIMENTI ACRONIMI E DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ Responsabile di funzione/servizio Rappresentante della direzione RSPP RSQ Resp. Ufficio Personale PROCEDURA Rilevazione Correzione Azione correttiva Valutazione dell efficacia Azioni REGISTRAZIONI ALLEGATI SINTESI DELLE MODIFICHE...6 Rev. Motivo ultima revisione Redatto Verificato Approvato data 00 Prima emissione RSQ Rapp. Direzione Rapp. Direzione Firma Firma Firma pag. 1 di 6

2 1. DISTRIBUZIONE Amministratore Delegato (AD) Responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) Rappresentante della direzione (RdD) Responsabili di Funzione/Servizio Responsabile SGQ (RSQ) Responsabile Ufficio Personale Preposti 2. SCOPO Gestione di situazioni indesiderabili (accadute o potenziali) quali: non conformità; infortuni; incidenti e mancati infortuni; per la correzione della situazione e l adozione delle opportune: azioni correttive; azioni. 3. APPLICABILITÀ La presente procedura si applica all unità produttiva Azienda di via NomeVia, Città (PROV). 4. RIFERIMENTI Manuale del sistema di gestione integrato P (Audit) P (Acquisti di beni e servizi) Mod A (N/C, AC, AP) 5. ACRONIMI E DEFINIZIONI Non-conformità (N/C) Correzione/trattamento della N/C Azione correttiva (AC) Mancato soddisfacimento di un requisito, quale: norme legislative o regolamentari; accordi volontari o impegni sottoscritti; norme, procedure e istruzioni o altre responsabilità previste dal sistema di gestione; limiti di legge o limiti interni;; caratteristiche di impianti, prodotti o imballaggi; suscettibili di creare o provocare impatti ambientali non previsti o rischi di salute e sicurezza del lavoro. Azione per eliminare una non conformità rilevata Nota: una correzione può essere effettuata anche nell ambito di un azione correttiva Azione per eliminare la/e causa/e di una non conformità rilevata o di altre situazioni indesiderabili rilevate Nota: un azione correttiva si adotta per prevenire la ripetizioni di una non conformità, mentre l azione preventiva si adotta per prevenirne il verificarsi pag. 2 di 6

3 Azione preventiva (AP) Azione per eliminare la/e causa/e di una non conformità potenziale o di altre situazioni indesiderabili potenziali Nota: un azione preventiva si adotta per prevenire il verificarsi di una non conformità, mentre un azione correttiva si adotta per prevenirne la ripetizione Tra le situazioni indesiderabili, reali o potenziali, ai fini della procedura vengono considerate: Incidente/quasi infortunio Emergenza Infortunio Evento non pianificato che ha la possibilità di determinare un emergenza o un infortunio Evento non pianificato che determina un danno all azienda, un rischio per i collaboratori o un impatto ambientale e che richiede un pronto intervento per la sua risoluzione Evento incidentale che, causando danni fisici al lavoratore, determina un assenza dal lavoro di almeno un giorno 6. RESPONSABILITÀ 6.1 Responsabile di funzione/servizio Registrazione delle situazioni indesiderabili (eventualmente segnalate dai collaboratori) Gestione delle correzioni e delle azioni correttive/ necessarie 6.2 Rappresentante della direzione Coordinamento delle attività Gestione delle correzioni e delle azioni correttive necessarie Valutazione dell efficacia dell AC/AP 6.3 RSPP Indaga su infortuni ed incidenti di salute e sicurezza Propone delle azioni correttive/ necessarie 6.4 RSQ Collabora con il RdD per la gestione delle correzioni e delle azioni correttive 6.5 Resp. Ufficio Personale Compila la modulistica per la gestione degli infortuni 7. PROCEDURA 7.1 Rilevazione Le situazioni indesiderabili sono rilevate sotto la responsabilità del: Responsabile di funzione: per situazioni indesiderabili riscontrate nella funzione di competenza. Egli invia al Rappresentante della Direzione la documentazione relativa a tali rilevazioni; pag. 3 di 6

4 Resp. Ufficio Personale: compilazione Modulo INAIL in caso infortunio Rappresentante della direzione: per tutti gli altri casi (anche in collaborazione con il RSQ) Esse sono formalizzate utilizzando il modulo Mod A (N/C, AC, AP). Il modulo compilato è inviato al Rappresentante della Direzione Situazioni di emergenza Sono gestite come definito nella procedura P o le specifiche istruzioni operative Infortuni Nel caso di infortunio il preposto, l infortunato (se possibile) e il Resp. Ufficio Personale compilano il Modulo INAIL e l apposito registro per l apertura dell infortunio. Il modulo viene inviato all Amministratore Delegato per la firma e la denuncia dell infortunio secondo i termini di legge. Il preposto avvisa inoltre il RSPP che stabilisce, in collaborazione con il Rappresentante della Direzione le correzioni e/o azioni correttive necessarie. Il trattamento degli infortuni è documentato sul modulo Mod A Non conformità derivanti da audit Il Responsabile dell audit documenta la non conformità su modulo Mod A, allegandola al rapporto di audit (vedi P-55-01) Non conformità derivanti da fornitori critici dal punto di vista ambientale Deve essere chiaramente identificato il nome e la ragione sociale del fornitore, al fine di permettere al Rappresentante della direzione di classificarle annualmente. Si veda quanto disposto dalla procedura P Correzione Ciascuno dei Responsabili della correzione individuati dal RdD organizza il trattamento della situazioni indesiderabile coinvolgendo le funzioni ritenute necessarie, eventualmente chiedendo assistenza allo stesso RdD (o al RSPP per aspetti di salute e sicurezza sul lavoro) e compila il -Mod A nella sezione Trattamento della NC / Correzione. 7.3 Azione correttiva Ciascuno dei Responsabili valuta l adozione di un azione correttiva oppure, completata la chiusura dell anomalia, invia il rapporto al Rappresentante della direzione. Il Rappresentante della Direzione, ricevuta la registrazione della situazione indesiderata, e qualora non sia stata avviata un azione correttiva ne valuta la necessità. Nel caso che la situazione riguardi aspetti di S&SL, il RdD coinvolge il RSPP in tale valutazione; consulta inoltre il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza; in ogni caso il Rappresentante della direzione coinvolge le Funzioni corresponsabili e/o quelle ritenute più idonee. La elaborazione di un azione correttiva richiede: la scelta di un responsabile di tale azione (generalmente il Responsabile della Funzione/Servizio in cui si è verificata la N/C); la ricerca delle cause che hanno provocato la N/C; pag. 4 di 6

5 la determinazioni dei provvedimenti da adottare per l eliminazione di tali cause; l implementazione delle azioni correttive; la verifica che le azioni correttive siano state intraprese e che le stesse si siano dimostrate efficaci. Tutte le fasi sono registrate su modulo. Qualora l azione correttiva/preventiva da adottare esuli dai poteri del responsabile dell azione correttiva/preventiva stessa, viene avvisato il Rappresentante della Direzione, il quale comunica tale necessità all amministratore delegato, per le opportune determinazioni Infortunio In caso d infortunio viene sempre effettuata l indagine, da parte del RSPP, sulla causa per l eventuale azione correttiva Non conformità da errore umano Qualora la non-conformità sia provocata da un errore umano, l azione correttiva prevede un'azione di formazione o addestramento, se necessario rivedendo i piani definiti con la procedura P (Gestione della formazione) Non conformità dovute a strumenti non tarati La mancanza di evidenza oggettiva della taratura della strumentazione è considerata una non-conformità. L azione correttiva potrà considerare la revisione degli intervalli di taratura. 7.4 Valutazione dell efficacia Il Rappresentante della direzione ha il compito di verificare l attuazione dell azione correttiva e, dopo un periodo di tempo congruente, l efficacia dell azione correttiva proposta, compilando a tal scopo la sezione Verifica dell efficacia nel modulo P Mod.A. Ogni cambiamento delle procedure a seguito di azioni correttive è gestito come da Procedura P (Gestione dei documenti e delle registrazioni). 7.5 Azioni Il Rappresentante della direzione analizza le comunicazioni, i mancati infortuni, gli infortuni, gli andamenti delle prestazioni ambientali e di salute e sicurezza per l adozione delle opportune azioni. Esse sono documentate nel modulo Mod A. 8. REGISTRAZIONI Registrazione Archiviazione Responsabile Mod A (N/C, AC, AP) Cartacea Rappresentante della direzione Modulo INAIL infortuni Cartacea Resp. Ufficio Personale 9. ALLEGATI Mod A (N/C, AC, AP) pag. 5 di 6

6 10. SINTESI DELLE MODIFICHE Prima emissione pag. 6 di 6

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