Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali. Computer-Assisted Audit Technique (CAAT)

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1 Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Computer-Assisted Audit Technique (CAAT)

2 Indice degli argomenti Introduzione Metodologia Esempi Conclusioni Slide 2

3 Introduzione Metodologia Esempi Conclusioni

4 Definizione CAAT CAAT è l acronimo di Computer-Assisted Audit Technique Con tale termine si intende qualsiasi test di audit che è automatizzato attraverso l uso di un computer e di software particolare ad esso associato Slide 4

5 Introduzione CAAT I CAAT possono essere usati per facilitare e svolgere più efficientemente ed efficacemente i processi di monitoraggio del controllo interno per mezzo di: Automatizzazione di test che possono essere eseguiti manualmente (ad es. test della accuratezza dei calcoli matematici di un report) Esecuzione di test che non sono eseguibili manualmente se non con tempistiche proibitive (ad es. identificazione di transazioni superiori a un limite specifico nel caso di aziende di grandi dimensioni) Slide 5

6 Introduzione CAAT I vantaggi dell utilizzo dei CAAT risiedono: - nella possibilità di sottoporre a test l intera popolazione oggetto di esame in tempi accettabili - nell eliminazione del rischio di errore nell esecuzione del test, rischio che è maggiore nel caso di test eseguiti manualmente a causa del calo di attenzione a cui il revisore va fisiologicamente incontro quando esegue in modo ripetitivo le stesse verifiche per periodi continuati Slide 6

7 Introduzione CAAT L utilizzo di CAAT riduce di una percentuale compresa fra il 40 e il 60% le risorse impiegate nel compiere un test rispetto a quanto sarebbe necessario per realizzare lo stesso test manualmente, già dal primo anno di applicazione L efficienza è ancora maggiore negli anni successivi Slide 7

8 Introduzione CAAT Nell ambito del processo di revisione, le principali aree nelle quali si può introdurre l utilizzo di CAAT sono: Valutazione del rischio di revisione Verifiche di conformità - a livello di processi aziendali - a livello ITGC Verifiche di sostanza - procedure analitiche - test di dettaglio Slide 8

9 Categorie CAAT In funzione della frequenza di elaborazione dei dati e delle modalità di rilevazione dei risultati, possiamo suddividere i CAAT in due categorie: Point-in-time : l elaborazione del test viene eseguita su dati estratti ad una certa data e si riportano i risultati dell elaborazione Monitoraggio continuo : l elaborazione del test viene eseguita in modo periodico su dati che vengono aggiornati frequentemente e vengono riportati i risultati solo nel caso si riscontrino anomalie Slide 9

10 Categorie CAAT Point-in-Time Estrarre e Analizzare Progettazione del test in funzione dell obiettivo da raggiungere Sistemi del Cliente Monitoraggio Continuo Procedure di monitoraggio automatico continuo Progettazione del test in funzione dell obiettivo da raggiungere Elaborare i dati ed eseguire i test pianificati Modificare il test se necessario Dati da monitorare Estrazione frequente di dati Monitoraggio automatico continuo Riportare i risultati No Anomalie Si Sistemi del Cliente Riportare le anomalie Slide 10

11 Principali applicativi utilizzati per CAAT Slide 11

12 Introduzione Metodologia Esempi Conclusioni

13 Metodologia per l utilizzo di CAAT Affinchè l utilizzo dei CAAT avvenga in modo efficace ed efficiente, va applicata una metodologia che prevede sei fasi sequenziali: Identificare gli obiettivi del test Condividere con il cliente le modalità di esecuzione Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formalizzare le conclusioni Slide 13

14 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Definire gli obiettivi dell analisi. Identificare i dati chiave necessari all analisi. Preparare un elenco dettagliato di domande a cui l analisi deve dare una risposta. Slide 14

15 Identificare i dati chiave CODIMP NOME STIP CODREP DESCRIZIONE CITTA' BUDGETREP 100 MACERA 3000 R5 DIREZIONE MILANO NEWMANN 2500 R3 CONTABILITA' GENOVA GERE 5000 R5 DIREZIONE MILANO KIDMAN 2700 R3 CONTABILITA' GENOVA MACERA 1900 R4 PERSONALE ROMA WILLIS 2900 R4 PERSONALE ROMA BOND 2900 R3 CONTABILITA' GENOVA 15000

16 Identificare i dati chiave CODREP DESCRIZIONE CITTA' BUDGETREP R3 CONTABILITA' GENOVA R4 PERSONALE ROMA R5 DIREZIONE MILANO CODIMP NOME STIP REPCOD 100 MACERA 3000 R5 200 NEWMANN 2500 R3 300 GERE 5000 R5 400 KIDMAN 2700 R3 500 MACERA 1900 R4 600 WILLIS 2900 R4 700 BOND 2900 R3

17 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Ottenere l autorizzazione all estrazione da parte della funzione responsabile dei dati richiesti. In collaborazione con la funzione IT del cliente, pianificare il modo migliore per ottenere i dati. Inviare alla funzione IT una richiesta in merito ai dati che si desidera ottenere. Slide 17

18 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Ottienere i dati assieme al tracciato record e a totali di controllo, se necessario. Formalizzare e documentare i passi eseguiti per l ottenimento dei dati ai fini di semplificare una successiva richiesta Slide 18

19 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Verificare l integrità e la completezza dei dati forniti prima di iniziare le analisi. Slide 19

20 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Possibili modi di elaborare i dati: totalizzare dati ordinare in sequenza isolare dati con determinate caratteristiche correlare dati presenti su archivi diversi unire archivi diversi campionare dati con metodi statistici effettuare operazioni matematiche o logiche Slide 20

21 Metodologia CAAT Identificare il test Condividere con il cliente Ottenere i dati Verificare i dati Elaborare i dati e rilevare i risultati Analizzare i risultati e formulare le conclusioni Una volta estratti di dati è opportuno: verificare ragionevolezza investigare i falsi positivi fornire l estrazione a chi ha richiesto l analisi informarsi sull esito di eventuali test documentali una volta completati (per poter affinare in futuro l analisi) Slide 21

22 Metodologia CAAT Ipotesi Accettata Rifiutata Valida Vero Positivo Falso Positivo Errata Falso Negativo Vero Negativo Esempio (falso positivo (falso allarme)): Ipotesi: Tutti i saldi sono inferiori a una soglia limite. Rifiuto l ipotesi: Alcuni saldi sono superiori alla soglia limite. In realtà non esistono saldi superiori alla soglia. Slide 22

23 Introduzione Metodologia Esempi Conclusioni

24 Esempi di CAAT a supporto di verifiche di conformità a livello di processi aziendali Fatture registrate e approvate per il pagamento da una stessa persona Transazioni di vendita duplicate Identificazione di conti inattivi per lunghi periodi Verifica dell accuratezza dello scadenziario clienti Slide 24

25 Esempi di CAAT a supporto di verifiche di conformità a livello ITGC Analisi dei profili utente e individuazione di eventuali utenti con profili non adatti alle loro responsabilità Analisi delle attività di manutenzione ai sistemi e individuazione di eventuali modifiche ai sistemi prive di approvazione Analisi delle attività di back-up e individuazione di eventuali back-up non eseguiti secondo le policies aziendali Dati non mappati correttamente tra l applicativo di nuova implementazione e quello precedente Slide 25

26 Esempi di CAAT a supporto di verifiche di sostanza Campionamento statistico di clienti o fornitori da sottoporre a procedure di conferma saldo Analisi della competenza temporale delle vendite Identificazione di merce in magazzino con costi anomali (negativi o elevati) Ricalcolo della svalutazione della merce in magazzino Slide 26

27 Un caso pratico Analisi del libro giornale Obiettivo dell analisi = estrarre dal libro giornale della società tutte le registrazioni contabili effettuate in giorni festivi Slide 27

28 Un caso pratico Analisi del libro giornale Pianificazione della richiesta di dati: archivio contenente le registrazioni contabili (libro giornale) per il periodo di indagine bilancio di verifica alla data di inizio del periodo bilancio di verifica alla data di fine del periodo Slide 28

29 Un caso pratico Analisi del libro giornale Quali dati sono necessari all analisi? numero di registrazione data di competenza contabile data di registrazione (inserimento a sistema) codice conto contabile descrizione del conto contabile importo dare / avere altri dati Slide 29

30 Un caso pratico Analisi del libro giornale Come verifico l integrità e la completezza dei dati forniti? verifico, per ogni singolo conto, che: - saldo iniziale + totale registrazioni = saldo finale Slide 30

31 Un caso pratico Analisi del libro giornale Con quale logica analizzo i dati? Estrazione delle registrazioni dove viene rispettata la condizione: - data registrazione = giorno festivo devo quindi definire giorno festivo : - sabato, domenica, Natale, Capodanno, ecc. Slide 31

32 Introduzione Metodologia Esempi Conclusioni

33 Conclusioni L utilizzo di CAAT: E un aspetto importante da considerare durante la fase di pianificazione del lavoro Riduce il tempo e le risorse allocate a certi test Aumenta l efficienza ed efficacia dei test Automatizza e facilita l esecuzione di test analoghi per diversi clienti / applicativi Permette di verificare la totalità delle transazioni Slide 33

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