Definizione di un conto corrente

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1 Definizione di un conto corrente Un conto corrente non è un conto bancario ma un semplice conto nel sistema contabile dell'ufficio (SAP/R3), incluso nel libro mastro dei conti clienti. Tutti i fondi ricevuti da un particolare cliente (bonifici) sono accreditati sul conto, tranne i singoli pagamenti specifici. Tutte le tasse e spese sono dedotte dal conto, sempre che nella richiesta non sia specificato che il pagamento sarà effettuato per bonifico bancario (BB). Sistema di addebitamento automatico Il sistema di conti correnti è un sistema di addebito automatico. Tutte le tasse e le tariffe da pagare sono addebitate automaticamente sul conto corrente della parte che avvia le procedure dinanzi all'ufficio. Ove un mandatario abilitato ai sensi dell'articolo 93 del regolamento sul marchio comunitario (RMC) agisca per conto della parte del procedimento, le tasse e le tariffe sono addebitate sul conto corrente del mandatario, se quest'ultimo ha aperto un conto di questo tipo. Il sistema di addebito automatico garantirà sempre il pagamento entro i termini fissati, sempre che il conto corrente sia sufficientemente coperto. Ogniqualvolta che una tassa debba essere addebitata, si daranno le istruzioni interne necessarie al dipartimento Finanze dell'ufficio, che verificherè la disponibilità di fondi sufficienti sul conto corrente. Apertura di un conto corrente Le persone fisiche o giuridiche de possono essono essere titolari di marchi comunitari, le persone che rappresentano terzi dinanzi all'ufficio o le associazioni di rappresentanti possono aprire un conto corrente. L'apertura di un conto corrente è soggetta al deposito di una domanda firmata di apertura di conto indirizzata a: 1

2 UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE NEL MERCATO INTERNO Dipartimento Risorse - Contabilità e Tesoreria Avenida de Europa, 4 E ALICANTE SPAGNA Fax fee.information@oami.europa.eu Sarà in viata tutta la documentazione necessaria, in particolare una dichiarazione da sottoscrivere, in cui si accettano le condizioni e modalità dei conti correnti, in particolare il sistema di addebito automatico. In caso di apertura di un conto corrente, l'ufficio chiederà di affettuare un deposito iniziale minimo di per rendere il conto corrente operativo. Non esiste nessun obbligo di mantenere un saldo di sul conto corrente. Approvvigionamento di un conto corrente Mezzi di pagamento: L'approvvigionamento di un conto corrente può essere effettuato mediante bonifico. Il versamento è accreditato sul conto a norma dell'art. 8 del regolamento relativo alle tasse da pagare all'ufficio per l'armonizzazione nel Mercato Interno (regolamento (CE) n. 2869/95 della Commissione), in forza del quale: I pagamenti effettuati mediante bonifico sono accreditati sul conto alla stessa data in cui l'importo è effettivamente accreditato dalla banca sul conto intestato all'ufficio. Qualora il cliente intenda approvvigionare il proprio conto corrente, l'ufficio suggerisce di iniziare le procedure di pagamento con sufficiente anticipo, affinché che i fondi arrivino entro il termine previsto. 2

3 Attribuzione di un pagamento al conto corrente: In modo di assicurare il corretto accredito dei pagamenti sul conto corrente, consigliamo di rispettare le indicazioni dell'articolo 7 del summenzionato regolamento: "Tutti i pagamenti devono indicare il nome della persona che li effetue e contenere tutte le informazioni necessarie a consentire all'ufficio di identificare immediatamente l'oggetto del pagamento." I pagamenti effettuati dai correntisti devono pertanto recare le informazioni necessarie sull'intestatario del conto corrente nonché il numero di conto. Non essendo quindi necessario fornire ulteriori indicazioni relative a marchi e/o tasse particolari, si prega di non accluderle. I pagamenti individuali, per esempio i, pagamenti che indicano marchi comunitari particolari e/o tasse come causale di pagamento, non saranno accreditati sul conto corrente e, di conseguenza, non appariranno sull'estratto conto. L'Ufficio verificherà la pratica dei titolari di conti correnti, in modo tale da evitare che i clienti effettuino pagamenti individuali anziché approvvigionare il conto corrente. I pagamenti individuali devono costituire un eccezione, altrimenti il conto corrente si considererebbe usato in modo inadeguato (vedi punto sull'utilizzo inadeguato del conto corrente). 3

4 Nomenclatura dell'estratto conto Richiesta d'informazione addizionale sul conto corrente Per qualsiasi informazione addizionale relativa al pagamento delle tasse addebitate sul conto, approvvigionamento del conto ed altri movimenti, gli utenti possono rivolgersi via lettera o fax al servizio Finanze dell'ufficio: UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE NEL MERCATO INTERNO Dipartimento Risorse - Contabilità e Tesoreria Avenida de Europa, 4 E ALICANTE SPAGNA Fax fee.information@oami.europa.eu 4

5 Meccanismo di controllo per l'ottimizzazione del saldo del conto corrente: I correntisti che desiderano gestire il conto corrente con un saldo minimo, evitando in questo modo un eccesso di fondi, dovrebbero mettere in pratica un meccanismo di controllo, considerando i seguenti elementi: Sapere in che momento saranno prelevate le tasse (proroghe nei pagamenti) e stabilire una lista d'importi e scadenze. Adeguare le proprie previsioni all'estratto del conto corrente. L'ordine di addebito delle tasse per i vari marchi comunitari del cliente non corrisponde alla data di registrazione, ma dipende dall'iter di esame presso l'ufficio. In ogni modo, sarebbe consigliabile disporre di un saldo minimo. Procedura amministrativa di prelievo delle tasse dai conti correnti tenuti presso l'ufficio: 5

6 La procedura comprende : 1. Determinazione dell'importo della tassa e richiesta di addebito da porte dell'esaminatore. 2. Controllo di disponibilità, quotidianamente effettuato dal servizio di contabilità. 3. Processo di registrazione. 4. Addebito della tassa dal conto corrente. Fondi insufficienti conseguenze Qualora, alla data in cui l'ufficio intende addebitare una tassa, i fondi disponibili non siano sufficienti, l'ufficio inizia la procedura di notificazione per insufficienza di fondo. 1. Non appena constatata l'insufficienza di fondi, il conto corrente viene bloccato e non possono essere effettuati altri addebiti, che vengono temporaneamente sospesi fino ad ulteriore verifica. Tale misura non determina conseguenze di natura legale per il procedimento di marchio comunitario corrispondente. 2. Verifica dell'insufficienza di fondi dopo la chiusura del relativo periodo contabile; la constatazione di eventuali fondi in arrivo è suscettibile di evitare la notificazione e sbloccare così il conto corrente. 3. Se persiste l'insufficienza di fondi, la procedura segue il suo corso. Il conto corrente rimane bloccato ed i nuovi addebiti vengono sospesi. Si procede alla redazione della lettera di notificazione, che comprendei costi amministrativi, alla quale viene accluso un estratto conto effettuato il giorno dell'avvenuta constatazione dell'insufficienza di fondi. 4. Dopo la verifica completa della notificazione da parte dei servizi amministrativi interni dell'ufficio, essa viene inviata al cliente via fax o posta. Conseguenze di una notificazione per insufficienza di fondi: A decorrere dalla data di ricevimento della suddetta notificazione, il cliente ha un mese di tempo per versare sul proprio conto corrente i fondi necessari a coprire l'importo delle tasse e dei costi amministrativi: 6

7 Se i fondi sufficienti a coprire le suddette spese giungono entro il termine stabilito, non ci sono conseguenze di natura giuridica per il procedimento di marchio comunitario corrispondente. Se, al contrario, i fondi sufficienti a coprire le suddette spese non giungono entro il termine stabilito, l'ufficio considera che le tasse di cui alla notificazione non sono state pagate e continua il procedimento di marchio comunitario adottando le misure del caso. Possibilità di reclamo: Qualora il cliente ritenga che la notificazione sia ingiustificata, l'ufficio l'invita a presentare un reclamo. In tal caso, è sufficiente inviare il reclamo tramite fax al dipartimento Finanze dell'uami. Secondo l'esperienza dell'uami, i reclami più frequenti riguardano il trasferimento di fondi a favore dell'ufficio che non sono stati presi in considerazione al momento dell'invio della notificazione. In questo caso, e a fine di evitare uno scambio superfluo di corrispondenza, l'ufficio prega i propri clienti di inviare il reclamo accludendo una copia dell'ordine di trasferimento per la banca e una copia del documento bancario relativo al suddetto trasferimento. Conseguenze del non approvvigionamento tempestivo dopo una notificazione per insufficienza di fondi: Quando una notificazione del dipartimento Finanze invita ad approvvigionare il conto, il correntista deve pagare, entro il mese fissato, un importo minimo uguale all'importo delle tasse maggiorato dei costi di amministrazione. Qualora non si fosse proceduto alla copertura del conto corrente, le tasse non saranno ritenute effettuate. Le posteriori conseguenze giuridiche dipendono dal tipo di tasse da pagare: Qualsiasi ricorso, opposizione contro una domanda di registrazione o tassa d'iscrizione saranno considerati non depositati. 7

8 Quando la tassa è una tassa di base si dovrà emettere una comunicazione conformemente alla regola 9 paragrafo 1, REMC. Il sistema di addebito automatico, scopo del sistema dei conti correnti, sarà a quel punto considerato interrotto. Se il correntista vuole pagare la tassa, lo può fare in due modi diversi: Dando una orden clara, por escrito, de cargar una tasa específica en su cuenta corriente (si el cargo en la cuenta corriente no puede realizarse, por segunda vez, debido a una insuficiencia de fondos, se considerará la tasa definitivamente no pagada). Inviando per iscritto un'istruzione chiara di addebitare il conto corrente per la tassa in questione (se l'addebito del conto corrente non funziona, per la seconda volta, per insufficienza di fondi, la tassa sarà definitivamente considerata non pagata). Effetuando un bonifico per la tassa in questione. Chiusura di un conto corrente Il correntista che desidera chiudere il suo conto corrente deve soltanto inviare una lettera al dipartimento Finanze dell'uami dando le istruzioni pertinenti: UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE NEL MERCATO INTERNO Dipartimento Risorse - Contabilità e Tesoreria Avenida de Europa, 4 E ALICANTE SPAGNA Fax fee.information@oami.europa.eu Preghiamo il correntista di indicare il conto bancario completo (includendo il codice SWIFT) dove dovranno essere trasferiti i fondi. Una volta ricevuto l'ordine di chiusura del conto corrente, l'ufficio avvia l'iter di chiusura, che consiste in vari passi: 8

9 Il conto corrente viene bloccato per evitare posteriori istruzioni di addebito dai dipartimenti operativi (dipartimento Esame, dipartimento Opposizione, etc.). Le operazioni correnti di addebito di tasse vengono sospese. L'estratto conto finale è inviato al cliente per la sua approvazione. Dopo la conformità del cliente, l'ufficio trasferisce i fondi al suo conto bancario. Il correntista deve assicurare che le tasse relative alle registrazioni di marchi comunitari continuino a essere pagate anche durante e dopo la chiusura del conto corrente. Il correntista deve sapere quali marchi possono ancora generare tasse da pagare. Utilizzo inadeguato del conto corrente In applicazione dell'articolo 12 della decisione del presidente dell'ufficio relativa ai conti correnti, l'ufficio si riserva il diritto di chiudere un conto corrente mediante notifica scritta al correntista. Essendo il sistema dei conti correnti un sistema di addebito automatico, l'utilizzo inadeguato del conto corrente occorre quando il cliente non rispetta il carattere di questo sistema, ostacolando il suo corretto funzionamento. Prendendo in considerazione l'esperienza acquisita negli ultimi anni, il dipartimento Finanze ha stabilito alcuni utilizzi inadeguati dei conti correnti: Pagamenti individuali di marchi anziché di approvvigionamenti del conto corrente: A volte i correntisti inviano bonifici indicando come oggetto di pagamento una tassa particolare anziché approvvigio nare il conto corrente. Questo tipo di situazione occorre specialmente nei casi in cui il cliente aveva rifiutato di utilizzare il suo conto corrente per una tassa determinata. Il Dipartimento Supporto alle Operazioni (OSD) considera il pagamento ripetuto di tasse individuali invece dall'approvvigionamento normale del conto corrente come utilizzo inadeguato, perché non permette l'addebito automatico. Situazioni ripetute di insufficienza di fondi: Qualche volta i correntisti dimenticano di approvvigionare il conto corrente con fondi sufficienti, provocando di conseguenza notificazioni per insufficienza di fondi e costi di 9

10 amministrazione. Questo tipo di situazione può presentarsi, ma il sistema dei conti correnti risolverle. Il Dipartimento Supporto alle Operazioni (OSD) considera è in grado di farvi fronte le situazioni ripetute e di lunga durata di insufficienza di fondi come utilizzo inadeguato, perché non permettono l'addebito automatico. Il Dipartimento Supporto alle Operazioni (OSD) è disposto ad aiutare ichienti nell'utilizzo corretto del sistema dei conti correnti. Nei casi in cui si presenta un utilizzo inadeguato del conto corrente, i clienti saranno contattati con l'oggetto di trovare soluzioni che evitano la chiusura definitiva del conto corrente. 10