la presente per esporre una breve descrizione della nostra Società e le descrizioni dei Servizi che potremmo offrirvi.

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1 Oggetto: Descrizione Società e descrizione dei Servizi. Spett.le Azienda, la presente per esporre una breve descrizione della nostra Società e le descrizioni dei Servizi che potremmo offrirvi. La nostra Società è specializzata nella gestione degli archivi in maniera "classica" e "informatizzata" nonché nella gestione degli archivi di Enti Pubblici e Privati, utilizzando attrezzature idonee e a norma di legge. Dal 1991 operiamo nel settore dell`archiviazione fisica e della gestione ottica dei documenti. Nel corso degli anni la nostra Società si è caratterizzata per una crescita strutturale e tecnologica che ci ha permesso di sviluppare un`elevata specializzazione dei nostri Servizi forniti ai Clienti pubblici e privati. I nostri punti di forza sono: Esperienza: il confronto continuo con i nostri Clienti e la professionalità maturata negli anni, ci consente di individuare le necessità e di riuscire ad offrire la soluzione più adeguata a qualsiasi tipo di archivio. Flessibilità: rispondiamo alle esigenze sia delle piccole che delle grandi organizzazioni. Affidabilità: rispettiamo tutte le norme legali e di sicurezza per la conservazione e la gestione dei documenti Modularità: il Cliente può avvalersi di ogni singolo servizio in modo autonomo e indipendente, e nel tempo può decidere di effettuare integrazioni o modificare la tipologia di servizio. Sicurezza e riservatezza: nel rispetto delle disposizioni previste dell`art. 29 del Dlgs. 196/2003, effettuiamo il trattamento dei dati attraverso la sottoscrizione di una lettera di nomina al 1

2 responsabile del trattamento, attenendoci rigorosamente alle disposizioni impartite dal Titolare Committente. Nel pieno rispetto del Codice sulla Privacy, individuiamo gli Incaricati del trattamento adottando le misure minime previste dal Codice nonché ogni misura di sicurezza ritenuta idonea nell`analisi dei rischi riportata nel Documento Programmatico per la Sicurezza. I Servizi d Archivi che la nostra Società svolge, sono: Servizio Basic Arc. È il servizio di base per l archiviazione classica dei documenti. Tale servizio prevede un ritiro presso il Cliente, un inscatolamento ed un posizionamento su Europallet. In caso di richiesta prevede una semplice ricerca del cartaceo depositato, una indicizzazione di uscita del documento e la consegna presso il Cliente entro 24 ore dalla richiesta in originale. Servizio Pro Arc. Tale servizio prevede un ritiro della documentazione e un posizionamento su scaffalature, seguito da una indicizzazione classica dei documenti con parametri di ricerca utilizzati anche dal Cliente. In caso di richiesta, si procede con una individuazione del documento originale depositato, la scannerizzazione dello stesso e l invio in formato pdf alla casella mail del Cliente entro brevissimo tempo dalla richiesta, (in media 10/15 minuti!), protetto da password specifica che inviamo preventivamente al Cliente. 2

3 Servizio Full Arc. È la soluzione più completa per i sistemi di Archiviazione e di gestione documentale. Tale servizio prevede un ritiro della documentazione e un posizionamento su scaffalature, seguito da una scansione dell interro documento. In caso di richiesta, si procede con un invio in pdf alla casella mail del Cliente entro brevissimo tempo dalla richiesta, (10/15 minuti!), protetto da password specifica che inviamo preventivamente al Cliente. Ma non solo! E possibile, in questo servizio, alla fine di ogni mese di lavoro di scansione, l invio della documentazione salvata al cliente contenuta in un DVD, di modo che il Cliente possa, a piacimento e quante volte desidera, ricercare, stampare o solo visionare il documento scansionato! Servizio At Home È il servizio di totale tranquillità di gestione interna documentale. Tale servizio prevede l utilizzo di nostro personale qualificato, per un rapido riordino dell Archivio esistente nei locali del Cliente, con l utilizzo informatico del posizionamento e tanto altro ancora! I nostri operatori saranno in grado anche di ottemperare alle richieste di ricerca nei locali Archivio, consegnare e reinserire i documenti prelevati con la massima sicurezza e qualità. 3

4 Servizio Eco È il servizio di gestione materiale economale. Tale servizio dà la possibilità al Cliente di poter depositare nei nostri magazzini tutto il materiale economale di proprio interesse (carta A4, carta A3, buste da lettera intestate, carta intestata, modelli vari, ) facendoselo recapitare negli uffici di necessità, risparmiando tempo, fatica e personale! Tutto questo a costi agevolati, garantendo al Cliente tempestività nella consegna (entro 24 ore max dalla richiesta), e monitorando tutte le uscite e tutti i nuovi carichi. Servizio Research È il servizio di reperimento documenti. Tale servizio prevede varie possibilità di domiciliazione dei documenti richiesti. Entro una settimana, 3 giorni, 1 giorno, 1 ora,. Servizio Web to Print Questo Servizio dà la possibilità al Cliente di poter accedere a un Area Clienti direttamente dal nostro sito internet per poter richiedere, ricercare, visionare e stampare i documenti precedentemente inseriti. Utile e veloce, semplice e funzionale! 4

5 Servizio Multipass È il servizio più innovativo. Questo servizio dà la possibilità ai piccoli e ai grandi ambienti, di monitorare tutti i beni mobili, semplicemente con l ausilio elettronico per ogni bene Multipass: la soluzione innovativa di monitoraggio dei Vostri ambienti! Servizio Scan Doc E' il servizio di Conservazione sostitutiva. Questo servizio prevede la scansione dei documenti sulla base di determinate quantità. Le scansioni sono riferite ai formati A3 e A4. La scansione prevede: una 'sgraffettatura', una riduzione di 'orecchiette' sugli angoli, una creazione del file in pdf con risoluzione di 300 dpi. In successione verrà effettuata la scansione, il salvataggio su cartelle idonee e separate in base alla tipologia del documento, con nome standard o definito dal Cliente in base alla tipologia del documento. E' possibile altresì ripinzare i documenti così come in origine. In caso contrario i documenti verranno riposizionati nell'ordine di origine. E' comprensivo l'invio del materiale scansionato in un DVD, di modo che il Cliente possa, a piacimento e quante volte desidera, ricercare, stampare o solo visionare il documento scansionato! 5

6 Servizio Transport Questo è un Servizio che consente il trasferimento di documentazione fra le varie Filiali del Cliente, con furgoni idonei e capienti, ed un rapido accesso anche nelle zone a traffico limitato Servizio Movimentazioni La nostra Società mette a disposizione dei Clienti personale idoneo e qualificato per diverse tipologie di servizi, quali: movimentazione interna di uffici, piccoli traslochi, portierato, distribuzione interna fra le filiali di posta e comunicazioni garantendo massima serietà e accuratezza sulla privacy. 6

7 I VANTAGGI PER LE AZIENDE Recuperare spazio disponibile in azienda, altrimenti occupato da faldoni, scatole ed altra documentazione in genere. Nessun costo per ottemperare alle severe normative antincendio. Massima efficienza del personale Minor spreco di carta - Possibilità di visionare o stampare solo parte del documento inviato. Nessuna probabilità di perdita del documento, in quanto l originale è sistemato nel nostro archivio. Nessuna necessità di installare software. Nessun tempo morto nella gestione amministrativa. Eliminazione dei costi di consegna URGENTE. Maggiore conformità all originale. Velocità di consegna al Paziente / Cliente. Velocità del servizio di consultazione documento. 7